Planilha de controle de estoque: como montar e automatizar

Veja como fazer uma planilha de estoque

Uma planilha de controle de estoque é essencial para quem trabalha com vendas e precisa de uma gestão adequada das mercadorias armazenadas. Neste post, você vai aprender como utilizar essa e outras ferramentas para minimizar perdas e otimizar seus resultados.

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Sem a tecnologia e a automatização, essa tarefa se torna ainda mais complicada.

E como o estoque é uma das principais engrenagens das vendas e do faturamento, a falta de um bom controle pode causar rupturas.

Mesmo que você aceite que perdas eventuais fazem parte do dia a dia de quem comercializa produtos no varejo e no atacado, é possível melhorar o controle de estoque não apenas para evitar prejuízos, mas também para vender mais e aumentar a satisfação do cliente.

Tudo isso é facilitado com o uso de uma planilha de controle de estoque. Então, se você estiver pensando em utilizar esse tipo de ferramenta e até em adotar um sistema de gestão mais avançado, siga a leitura.

Como fazer uma planilha de controle de estoque

Você pode personalizar uma planilha de controle de estoque com campos que mais combinem com as atividades da empresa, mas há algumas informações essenciais que se aplicam a qualquer tipo de negócio.

Confira o que não pode faltar no seu documento de controle:

  • Coluna de entradas
  • Coluna de saídas
  • Código do produto
  • Descrição
  • Unidade de medida
  • Especificação de datas: dia, mês e ano
  • Registro de quantidade de unidades
  • Registro do custo de cada unidade
  • Inserção com nome e contato do fornecedor.

Informações sobre datas, quantidades e valores devem ser registradas tanto na entrada quanto na saída dos produtos. Nesse último caso, vale ainda incluir o motivo da saída da mercadoria do estoque.

Vale lembrar também que a quantidade pode ser descrita no número de unidades, variando conforme a natureza do produto em estoque.

Outra dica importante é relacionada ao momento de preenchimento dos principais campos da planilha: registros de entrada devem ocorrer quando do recebimento dos itens, e registros de saída são feitos de acordo com as requisições de retirada de materiais.

Essa saída de estoque não se restringe ao processo de venda, mas também ao de possíveis perdas, como no caso de danos provocados pela manipulação, produtos vencidos, itens deteriorados e até furtos.

Assim, ao fazer uma planilha de controle de estoque, é importante pensar na praticidade do seu manuseio diário, já que ela terá que ser atualizada constantemente (idealmente, em tempo real).

Ou seja, esteja pronto para se dedicar a esse importante instrumento de controle e seja rigoroso quanto às informações nele registradas.

Se preferir, você pode baixar uma planilha já pronta.

vários modelos disponíveis na internet - basta uma rápida pesquisa para localizar diversas opções.

Mas para facilitar a sua vida, disponibilizamos abaixo duas opções que devem ser bastante úteis para a gestão de mercadorias na sua empresa: a planilha do EdSouza e do Rei das Planilhas.

Planilha de controle de estoque na prática

Para organizar melhor o seu controle de estoque, vamos mostrar alguns exemplos de procedimentos que você vai utilizar a partir do momento em que aderir a uma planilha.

A base deste passo a passo são as planilhas a seguir, disponibilizadas de forma gratuita.

Estes dois modelos de planilha Excel podem ser utilizados com o software da Microsoft ou editados online com o Google Planilhas, como você preferir.

Planilhas Controle de Estoque  Disponibilizamos duas planilhas para ajudar você a registrar as movimentações  do estoque. Baixar as planilhas agora

Primeiro, faça o download e depois acompanhe as ações abaixo. Preparado?

Como você pode notar, a planilha possui três abas: “Controle”, “Entrada” e “Saída”. A aba Controle é atualizada automaticamente, de acordo com os dados registrados na Entrada e Saída.

O primeiro passo para utilizar a planilha é selecionar, na aba Controle, o nível mínimo de estoque para a sua empresa (se houver). Esta será a única alteração que você fará na aba Controle.

O restante será atualizado automaticamente, conforme forem inseridas as informações de entrada e saída. Vamos supor, neste exemplo, que o estoque mínimo para a sua empresa são cinco unidades do produto.

Em seguida, preencha, na aba Entrada, os itens que foram incorporados ao estoque. O primeiro passo é especificar referências do fabricante para cada item, como modelo e tipo, e depois selecionar quantas unidades foram adquiridas para o estoque em cada dia do mês.

Imagine, por exemplo, que você possui uma loja de departamentos. A primeira linha da aba Entrada será destinada a televisores de LED com 32 polegadas de uma marca nacional.

Depois de selecionar o saldo anterior (se houver), insira a quantidade de televisores deste modelo adquirida em cada dia do mês. A coluna “Total” será atualizada automaticamente com a soma de todos os dias do mês.

Agora é hora de preencher a aba Saída, referente à retirada ou venda dos produtos do estoque.

Em primeiro lugar, localize os itens, porque a planilha foi montada de maneira a atualizar automaticamente as referências de descrição e modelo dos produtos. Depois, indique, em cada dia do mês, as peças que saíram do estoque.

Fazendo isso diariamente e, de preferência, a cada entrada e saída do estoque, você terá, na aba Controle, um panorama completo do seu estoque, mostrando quais itens devem ser solicitados ao fornecedor, quais devem ser priorizadas para venda e quais estão encalhados nas prateleiras.

Essa aba também mostra um resumo das entradas e saídas de cada item ao longo do mês. Fácil e prático, né?

Por que controlar o estoque

Controlar o estoque não é uma tarefa que possa ficar em segundo plano. Afinal, se a rotatividade é alta, você pode ficar sem matéria-prima para produzir ou produtos para vender. Já se o giro for lento, mercadorias podem estragar ou ocuparem espaço por longos períodos sem saída.

Nos dois cenários, há prejuízos financeiros possíveis de evitar.

A ideia de controlar o estoque consiste em registrar entradas e saídas de produtos na empresa, fiscalizar essas etapas e gerenciá-las da forma mais vantajosa possível.

Um exemplo está no setor alimentício, onde vale muito o conceito PVPS: o Primeiro que Vence é o Primeiro que Sai.

É através de uma gestão eficiente nessa área da empresa que o empreendedor consegue identificar informações importantes sobre vendas, inclusive podendo prever com maior exatidão as necessidades de compras futuras e evitando aquisições em excesso de artigos sem tendência de saída.

Outra vantagem está na própria organização do espaço, facilitando a identificação de itens, e de como isso causa efeitos positivos na produtividade.

E quando o assunto é finanças, sua empresa também sai ganhando quando há um controle preciso da movimentação no estoque.

É parecido com o monitoramento da conta bancária, com a diferença de que não há o entra e sai de dinheiro, mas de bens, que também são parte do capital do negócio.

Tipos de estoque para monitorar

 

O estoque não se restringe aos produtos finalizados para venda ao consumidor final. Na verdade, tudo que você usa para tocar o seu negócio pode ser considerado como parte do seu estoque e, por isso, esse assunto merece toda a sua atenção.

Veja os quatro principais tipos de estoque

  • Matéria-prima e componentes para a produção
  • Produtos em produção, mas ainda não acabados
  • Produtos já finalizados e prontos para a venda
  • Itens de consumo, como materiais de escritório.

Mas por que é importante entender sobre os diferentes tipos de estoque?

Porque cada um deles exige um tratamento diferente, e isso se reflete na quantidade de cada produto que você deve manter armazenada.

Quanto manter em estoque

É importante salientar que a quantidade ideal para a armazenagem não depende apenas da categoria do estoque, mas de vários outros fatores.

Para o produto final, é essencial lembrar da sazonalidade, das quantias vendidas mensalmente e da facilidade e velocidade de reposição.

Além disso, vale ter atenção a sua capacidade de armazenamento.

Em alguns casos, é possível solucionar a falta de espaço fazendo um acordo com o fornecedor para que ele faça entregas de acordo com a demanda.

Mas esse planejamento prévio não vai adiantar de nada se você não monitorar com atenção o inventário e controlar devidamente cada entrada e saída de produto.

Não controlar o estoque significa perder dinheiro

Ao lidar com o estoque, é preciso lembrar que cada mercadoria tem um preço.

Por isso, a entrada de um produto no estoque significa um “depósito”, enquanto saídas representam “saques”. A relação parece óbvia, mas tende a ser negligenciada por empreendedores de primeira viagem, interessados apenas em aumentar a produtividade ou as vendas da empresa.

Com essa relação em mente, você vai olhar de outra maneira para o seu estoque. Não são apenas produtos ou mercadorias que estão armazenados ali: é dinheiro propriamente dito.

E é justamente por isso que o controle sobre os itens do estoque é essencial para a sustentabilidade financeira da sua empresa.

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Os riscos de não fazer controle de estoque

Empreendedores que negligenciam o controle de estoque costumam enfrentar experiências negativas até se convencerem a priorizar essa área da empresa.

Suponha, por exemplo, que você investiu para alugar, montar e decorar a sua loja física de eletroeletrônicos.

Depois de colocar dinheiro em marketing e publicidade, você começa a perceber um crescimento no movimento de clientes. Um deles se interessa por um drone, produto com a maior taxa de lucro da sua loja.

Ele é atendido pelo vendedor (que você pagou para treinar) e se convence a adquirir o item ali mesmo.

Chega ao fim um longo, complexo e caro processo de aquisição de clientes.

Na hora de consultar o estoque, porém, a surpresa: você não tem o item disponível porque a última unidade foi vendida há três dias.  

Decepção para você e frustração para o cliente, que talvez não retorne ao estabelecimento depois dessa experiência negativa.

Não é isso que você deseja para a sua empresa, certo?

Outro exemplo clássico do que pode acontecer se você não controlar o estoque é o vencimento dos itens.

Em supermercados, o controle de estoque é extremamente rígido porque mercadoria vencida é dinheiro jogado diretamente no lixo.

Mas a comida não é o único produto com prazo para venda. Há itens sazonais, ligados a estações do ano ou a datas comemorativas, que merecem a mesma atenção.

Gestão do estoque: vá além da planilha

Agora que já sabe que controlar o estoque é uma boa ideia, pode estar se perguntando: como fazer isso?

A primeira opção você já tem, que são as planilhas, com modelos para criar ou mesmo baixar e só preencher.

Mas com tanta tecnologia disponível no momento, fazer as inserções manualmente pode não ser a melhor ideia quando se você deseja otimizar o tempo e dedicar-se aos aspectos operacionais do negócio.

É aí que partir para um sistema de gestão online começa a aparecer como opção interessante.

Isso sem falar na menor chance de erros e também de retrabalho, somando ainda a vantagem de poder gerar e analisar relatórios que dão suporte para tomar decisões na empresa.

Conheça outras quatro razões para apostar em um sistema de controle de estoque online:

1. Monitore o giro de estoque ideal

Acompanhar o giro de estoque à fundamental para as finanças da empresa e, com um software de controle online, essa tarefa é facilitada, pois permite identificar automaticamente quando um produto está acabando (possibilitando programar as compras e economizar) e também quando algo tem menor rotatividade e pesa enquanto custo de armazenamento.

2. Concentre informações

Se você realiza rotineiramente o inventário dos artigos armazenados no estoque, vai gostar de saber que pode contar com essas informações em um único local. É isso que um sistema de gestão faz: reúne os dados em uma única tela, permitindo acessar, consultar e atualizar por diferentes dispositivos, incluindo smartphones e tablets - basta estar conectado à internet.

3. Atualize o controle de inventário

Com um sistema de gestão, você não precisa de uma planilha e muito menos de tabelas em papel para ter total controle sobre o inventário do estoque. Em uma só tela, você encontra as informações divididas por categoria, código, fornecedor ou nome, o que garante o acesso rápido, fácil e eficiente ao que precisa.

4. Identifique o estoque mínimo

Uma das principais vantagens do uso desse tipo de ferramenta está na gestão de vendas. Com um sistema online, basta cadastrar um produto e informar a quantidade de estoque mínimo. Sempre que chegar a esse patamar, um alerta é enviado, o que permite se antecipar para que não falte mercadoria para vender ou matéria-prima para produzir, repondo em tempo de suprir a demanda.

Dedique atenção ao controle do estoque

Você viu neste artigo que não faltam razões para qualificar a gestão do estoque, o que pode ser feito de forma fácil e automática, no computador ou em dispositivos móveis.

Na hora de escolher um sistema para essa tarefa, priorize aqueles que funcionam de forma online, com armazenamento das informações na nuvem, pois isso facilita a consulta e atualização.

Mas não use a tecnologia para se abster da sua responsabilidade de gestor.

Uma inspeção física rotineira no estoque também deve ser integrada à rotina. Isso sem falar que é você quem insere as informações e toma as decisões que garantem os rumos do negócio - para o sucesso ou para o fracasso.

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