Equipe Conta Azul 
Sobre o que estamos falando?
- O controle de caixa é um processo essencial para a gestão financeira das empresas;
- É por meio dele que o empreendedor sabe a situação financeira atual do negócio;
- A gestão de caixa pode ser otimizada ao utilizar um sistema que automatize processos e gere relatórios.
O controle de caixa é um processo essencial para a gestão financeira de uma empresa. É por meio dele que o empreendedor fica sabendo quanto entrou e saiu de dinheiro e pode verificar rapidamente a situação atual do caixa.
Ter conhecimento dessas informações permite que o dono de negócio tome decisões baseadas em dados. Com eles, é possível fazer uma análise rápida dos resultados, e não tomar atitudes que prejudiquem a saúde financeira da empresa.
Essa operação, que é dividida em várias etapas, precisa ser feita com cuidado e atenção. Por isso, nesse conteúdo vamos explicar quais são os principais desafios que te esperam nessa operação diária e ajudar a superá-los.
Acompanhe os tópicos e tenha uma boa leitura!
- O que é controle de caixa?
- Diferença entre controle de caixa e fluxo de caixa
- Quais são as etapas do controle de caixa?
- 5 principais desafios no controle de caixa
- Como facilitar o controle de caixa?
O que é controle de caixa?
O controle de caixa é o processo de registrar e acompanhar as entradas e saídas de dinheiro que acontecem diariamente em uma empresa.
Ele permite uma visão da situação atual do caixa, permitindo que o gestor saiba o valor que o negócio tem à disposição naquele momento.
Esse processo permite que você tenha um controle real do que aconteceu no dia para prever lucros e prejuízos, planejar investimentos monitorar a saúde financeira do negócio, fazer balanços e mais.
Por meio dele, também é possível localizar erros de gerenciamento de estoque, furtos e outras irregularidades.
Diferença entre controle de caixa e fluxo de caixa
Muitas pessoas podem confundir os conceitos de controle de caixa e fluxo de caixa, mas eles são processos diferentes. Os dois têm o objetivo de contabilizar as entradas e saídas de dinheiro na empresa, porém o fluxo de caixa é mais abrangente.
O controle de caixa serve para uma análise mais imediata e ajuda na gestão financeira do dia a dia. Ele considera apenas as entradas e saídas no caixa do negócio.
Já o fluxo de caixa vai além e contabiliza também outros valores, como as contas a pagar e receber e despesas. Portanto, ele serve para controlar todo o dinheiro movimentado em um determinado período e permite realizar projeções para o futuro.
Isso porque ele traz a previsão do dinheiro que irá entrar e sair, o que ajuda no planejamento da empresa e na análise da saúde financeira. Com essas informações, o gestor pode analisar se o que foi projetado bate com o que foi realizado e fazer ações de correção.
Quais são as etapas do controle de caixa?
O processo de controle de caixa é longo e exige muita atenção do responsável pela sua execução. Conheça abaixo as etapas dessa operação.
Abertura de caixa
Abrir o caixa da forma correta é o primeiro passo para garantir que o controle será bem-sucedido. Anote a data/aperte o botão de começar da plataforma virtual, inclua o saldo inicial do dia — contando com valores de troco, por exemplo — e comece as vendas.
Nesse momento é importante registrar o fundo de caixa, ou saldo inicial, que é o valor com o qual a empresa começou o dia. Ele está ali para fazer troco, pagar contas programadas e lidar com saídas de dinheiro não previstas, como compras de material de escritório.
É muito comum as pessoas confundirem o fundo de caixa com o capital de giro, porém são conceitos e valores separados. O capital de giro é a reserva financeira que sua empresa tem para operar e manter as despesas em dia.
Também é preciso prestar atenção ao saldo anterior, que, como o nome diz, se trata do saldo final do dia anterior. Muitas vezes, ele será seu saldo inicial do dia atual, mas pode haver interferências entre os dois momentos.
É bom comparar os valores e contabilizar o saldo existente real para conferir se as informações registradas estão certas.
Lançamentos
Esse conceito se refere a todos os débitos e créditos feitos no caixa durante o dia. Transferências de dinheiro de um caixa para outro, reforços ou qualquer alteração de valor, inclusive as vendas em si, são lançamentos. Entre eles, estão a sangria e o suprimento.
A sangria se refere a uma saída de caixa específica. É uma retirada de valor não programada, geralmente com objetivo de segurança. No caso de estabelecimentos físicos, serve para diminuir a quantia de dinheiro no caixa e evitar possíveis roubos.
Já o suprimento de troco, também conhecido como reforço de caixa, acontece quando você fica sem troco no caixa e é preciso colocar mais dinheiro na gaveta. Assim como a sangria, essa movimentação também deve ser registrada.
Recebimentos
Anotar as entradas de valores imediatamente é importante, mas essas não são as únicas coisas a serem controladas. Você também deve fiscalizar os recebimentos esperados para o período, como parcelas de pagamentos das vendas, por exemplo.
Pagamentos
Em oposição ao item anterior, há as saídas eventuais de dinheiro e as contas automáticas programadas. Isso inclui débitos em conta de locação, uso e manutenção de produtos e serviços, e impostos.
Comprovante das transações
É impossível ter um controle de caixa efetivo se você não coletar e organizar os comprovantes de transações. Notas e cupons fiscais, recibos e cheques são alguns exemplos.
Fechamento de caixa
É o momento em que é feita a conferência se os valores disponíveis estão de acordo com os ganhos e despesas realizados ao longo do dia. Em muitos negócios, essa é um processo diário, realizado ao final de cada expediente.
A pessoa ideal para fazer o fechamento de caixa é a responsável pelo monitoramento dele. No negócio físico, é operador de caixa. Já que esse profissional fez o acompanhamento das transações durante o dia, é mais efetivo que ele mesmo faça a conta.
Outra questão importante é definir a periodicidade em que será feito o fechamento. Note que quanto maior ele for, mais difícil de controlar os números. Por isso, indicamos o fechamento diário, logo após o expediente ser encerrado.
Análise do saldo e do resultado
Com os números do fechamento, você saberá qual foi o saldo final do dia. Ele é o valor obtido quando se subtrai o montante que saiu do montante que entrou em caixa. Ou seja, SALDO FINAL = entradas – saídas.
Com ele, você pode calcular o lucro e a rentabilidade do dia. Nesse momento, você pode encontrar dois tipos de resultado:
- Caixa positivo: significa que há mais entradas do que saídas de dinheiro. Há grandes chances de que você tenha lucrado no período. É um motivo para comemorar e entender o que foi feito certo para poder repetir nos outros dias.
- Caixa negativo: significa que saiu mais dinheiro do que entrou. Isso pode ser o resultado de baixas vendas ou apenas de coincidir com o dia de pagamentos de contas. Não se desespere: pare, respire, estude e recomece.
Após a análise dos resultados, sua rotina de controle do caixa está completa e pronta para ser repetida no dia seguinte.
5 principais desafios no controle de caixa
O controle de caixa diário é uma operação cheia de detalhes e extremamente importante para a empresa. Por isso, é preciso prestar atenção em cada tarefa para evitar problemas ao final do dia.
Conhecer os principais desafios no fechamento de caixa ajudará você a identificar em quais etapas os erros podem acontecer. Siga a leitura para entender quais são eles.
1. Lançamentos mal feitos
A falta de algum lançamento, por menor que seja seu valor, irá fazer a diferença nos resultados. Deixar acumular uma falha ali e outra aqui pode causar um grande estrago na saúde financeira do negócio.
Para diminuir a chance de erros nos registros, o ideal é ter uma pessoa que faça apenas isso, para que ela não precise dividir a atenção com outras tarefas. Também é importante não esquecer de incluir a sangria e o suprimento nos lançamentos do dia.
2. Informações incompletas
Outro desafio comum é o fornecimento incompleto de informações. Não se pode deixar de contabilizar nenhum valor, de identificar que operação gerou cada entrada ou de anotar a data e o período do fechamento de caixa feito.
3. Falta de controle de todas as etapas
Quem é o responsável pelo processo? Quais são as ferramentas usadas? Identificar cada etapa e fiscalizar separadamente permite que você encontre os possíveis erros, e possa corrigi-los e até mesmo otimizar toda a operação.
4. Processos lentos e trabalhosos
Se você mantiver o controle das etapas, verá que muitos dos processos podem estar sofrendo de lentidão. Há muitas ferramentas digitais disponíveis para otimizar e dinamizar esse trabalho. A burocracia também pode provocar erros ao anotar valores.
5. Erros manuais durante o processo
As falhas são muito comuns quando um processo cheio de detalhes é feito manualmente. Portanto, usar sistemas que automatizam tarefas pode diminuir ou até mesmo eliminar as chances de erros.
Como facilitar o controle de caixa?
Como já dissemos, o controle de caixa é uma operação super detalhada que pede atenção redobrada. Ao mesmo tempo, é importantíssima para que sua empresa não tenha problemas financeiros.
Por isso, é importante você usar ferramentas que otimizam essas operações, como planilha ou sistemas de gestão financeira (ERP online).
As vantagens deste último vão além de evitar erros e falhas durante o processo, pois, por meio dele, é possível integrar várias áreas da sua empresa e otimizar a gestão financeira como um todo.
E o melhor deles é a Conta Azul Pro, um ERP online que oferece automatização de todo o seu controle financeiro. Ele também conta com um sistema de frente de caixa (PDV) que traz muito mais agilidade e facilidade tanto para o momento da finalização das vendas quanto para o controle de caixa.
Isso porque, além das funcionalidades necessárias para cobrar o cliente, a CA Pro oferece relatórios gerados automaticamente com as informações lançadas no caixa. Isso permite que você visualize a situação do negócio com mais facilidade, possa tomar decisões assertivas e identificar e corrigir problemas com rapidez.
Veja abaixo quais operações podem ser feitas como nosso sistema de frente de caixa online:
- Abertura e fechamento de caixa;
- Registro de sangria e suprimento;
- Registro de vendas;
- Utilizar atalhos do teclado para agilizar o processo de vendas;
- Gerenciamento das movimentações de caixa/vendas do dia;
- Visualizar os produtos mais vendidos;
- Realiza a leitura de código de barras dos produtos;
- Emitir a NFC-e;
- Identificar o cliente pelo CPF, CNPJ, ou nome;
- Cobrar o cliente;
- Visualizar relatórios de movimentação de caixa.
Além disso, com esse sistema ERP você consegue gerenciar todas as finanças de modo simples e dinâmico. Alguns dos principais benefícios que a CA oferece são:
- Controle das movimentações financeiras em tempo real;
- Gestão das vendas;
- Controle de estoque
- Conciliação bancaria automática;
- Emissão de relatórios para acompanhar os ganhos e gastos;
- Visualização de dados como fluxo de caixa, estoque e vendas na palma da mão e em tempo real com o app Conta Azul de Bolso.
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