Checklist: como fazer fechamento de caixa corretamente

Sobre o que estamos falando?

  • Ter um fechamento de caixa eficiente é essencial para evitar erros de cadastro, perda de tempo em conferências e desconhecimento sobre entradas e saídas;

  • Com um checklist completo deste processo fica mais fácil acompanhar as etapas, o que também é fundamental para um bom controle financeiro;

  • Automatizar o fechamento de caixa por meio de um ERP Online ajuda a ganhar tempo e reduzir as falhas manuais. Conheça a Conta Azul Pro e agilize a sua rotina! 

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Na correria do dia a dia, o dono de negócio acaba ficando sobrecarregado com muitasdemandas. Por conta disso, ter um processo financeiro eficiente para realizar o fechamento de caixa diário e manual pode ser um desafio. 

Isso sem contar que, para quem realiza essa tarefa manualmente, as diversas abas das planilhas ou as inúmeras páginas dos cadernos acabam atrapalhando mais do que ajudando. Afinal, a visualização das movimentações não é clara. 

Se você se identificou com esse relato e não aguenta mais gastar horas conferindo a abertura e fechamento de caixa, então leia esse conteúdo! Nele, você encontrará um checklist de como implementar um fechamento de caixa de forma simples e prática.

Conheça também uma plataforma completa para automatizar este processo. Boa leitura!

Fechamento de caixa

O que é fechamento de caixa?

Fechamento de caixa é um processo administrativo que consiste na conferência de entradas e saídas de recursos em um determinado período, verificando a correção do saldo resultante.

Em muitos negócios, essa é uma demanda diária, realizada ao final de cada expediente. Ou seja, o empreendedor vai ao caixa e confere se os valores disponíveis estão de acordo com os ganhos e despesas realizados ao longo do dia. 

Por exemplo, digamos que você tem uma loja de tintas. No fim de cada dia de trabalho, o ideal é ter registrado quantas embalagens foram vendidas naquele dia, se foi dado desconto ou não, se foi feito o pagamento do fornecedor ou de alguma outra conta, etc. 

Esse controle auxilia muito para que o empreendedor consiga visualizar todo o seu lucro, organizar os pagamentos, verificar o estoque e até fazer uma reserva financeira. 

O fechamento de caixa pode ser feito de forma mais espaçada quando não há movimentação intensa de dinheiro entrando e saindo todos os dias. Seja qual for a frequência do exercício, é fundamental que ele ocorra também mensalmente.

No próximo tópico vamos explicar melhor a importância de cuidar deste processo, visando evitar a falta de controle financeiro na sua empresa. 

Por que cuidar deste processo é importante? 

Não é segredo para ninguém que muitas empresas têm sua vida abreviada por falhas na gestão financeira. Afinal, quando falta um controle rigoroso sobre o dinheiro que entra e sai do caixa, o empreendedor pode sujeitar seu negócio a um grave risco, sem que se dê conta dele a tempo de reverter os danos. 

Isso porque, ao ter um planejamento financeiro baseado nas entradas e saídas do dinheiro, você consegue evitar as retiradas não programadas do caixa, que viram fantasmas no seu faturamento e causam prejuízos. Essa prática auxilia, inclusive, para ter ideias de redução de custos para o seu negócio. 

Outra potencial ameaça está em uma cobrança equivocada, como ao vender um produto ou prestar um serviço e errar no preço ou mesmo no troco ao cliente. Sem uma checagem no fim do dia, você talvez nunca perceba por que perdeu dinheiro

Mas vamos analisar por outro lado, supondo que você encontre mais dinheiro no caixa do que acreditava ter. Qual pode ser a razão para isso? Aliás, será mesmo que há dinheiro a mais?

Só fazendo o fechamento de caixae tendo ainda um controle sobre as contas da empresa para saber. Você pode achar que teve um dia financeiramente melhor, sem perceber que esqueceu de pagar uma fatura importante.

Observe que há alguns pontos que são chave nesse processo: controle, organização e disciplina são como palavras mágicas para o empreendedor cuidar melhor das finanças do negócio. E se você não sabe por onde começar, vamos apresentar um checklist com ações que vão representar um alívio.

Como fazer o fechamento de caixa: checklist completo 

Pronto para aprender como fazer fechamento de caixa? Siga o passo a passo que preparamos para você e cuide melhor do dinheiro do negócio.

1. Defina quem fará a tarefa

Sabe quando existem vários cozinheiros trabalhando na mesma cozinha? Numa situação como essa, os processos ficam confusos e nem sempre as receitas saem conforme  o esperado.

Para evitar esses desalinhamentos na gestão financeira, o dono do negócio ou algum funcionário de confiança deve ser responsável por acompanhar a abertura e fechamento de caixa. Isso evitará que muitas pessoas se envolvam no faturamento da empresa, diminuindo as chances de erros

2. Desenhe como será o processo

Essa é uma etapa essencial, principalmente para quem está começando. Estabelecer um processo financeiro para o seu fluxo de caixa ajudará você manter um padrão durante toda a gestão

O ideal é evitar as planilhas e papéis, pois eles são muito suscetíveis a erros. Procure utilizar um sistema automatizado, que otimize as tarefas. Assim, além de ganhar tempo, como já falamos, você evita perdas financeiras. 

3. Registre a abertura do caixa

Quando o dia começa, há sempre um saldo disponível no caixa. Faça esse registro para marcar o ponto de partida. Também já estabeleça uma previsão de despesas assumidas para a data, como as contas a pagar.

4. Anote todas as entradas e saídas

Todas as movimentações financeiras realizadas ao longo do dia precisam ser registradas. Isso vale tanto para as receitas geradas pelas vendas ou serviços prestados, quanto para as despesas das mais variadas origens. Não deixe nada de fora, mesmo valores que considera irrisórios.

Para aperfeiçoar o controle, crie no fluxo de caixa algumas categorias diferentes para os tópicos, como o custo dos funcionários e a divisão de recebimentos em espécie e em cartões de crédito e de débito.

Considere ainda que os gastos variam bastante de acordo com o seu modelo de negócio. Na prestação de serviços, é comum haver despesas com combustível, estacionamento e alimentação, por exemplo. Junte comprovantes, recibos e notas fiscais para facilitar o controle e também possíveis reembolsos.

5. Confira todos os valores

Antes de fechar o caixa, é chegado o momento de conferir se as despesas e as receitas combinam com os valores identificados. Uma boa prática é separar conforme o tipo de movimentação para verificar possíveis divergências e suas origens.

Para melhores resultados, faça isso a cada troca de turno, pois é um exercício que permite detectar mais rapidamente possíveis equívocos, como a falta de registro sobre troca ou devolução de um item.

6. Conclua o fechamento de caixa

Se você realizou corretamente as etapas anteriores, esta tende a ser a menos complicada. Basta subtrair as receitas pelas despesas para chegar ao novo saldo atualizado. Será esse o valor utilizado como ponto de partida no dia seguinte.

Lembrando ainda que, em alguns negócios, é válido realizar um fechamento parcial e outro total, sendo o primeiro deles a cada troca de turno e, o segundo, ao finalizar o expediente.

Todas essas são boas práticas de gestão financeira, o que pode ser decisivo para a sobrevivência, a manutenção e o crescimento do seu negócio.

Fechamento de caixa

Fechar o caixa pode ser mais simples com ajuda da tecnologia 

Como você viu até aqui, é essencial ter um fechamento de caixa eficiente. De início, é comum que muitas empresas usem um  controle manual, a partir de uma planilha de fluxo de caixa

E não há problema, pois todo esforço de gestão do dinheiro da empresa deve ser valorizado.

Mas é importante saber que os registros manuais tomam tempo e estão sujeitos a erros, o que não ocorre ao automatizar a tarefa. Portanto, para que a empresa cresça, é preciso dar um passo a mais e contar com apoio da tecnologia

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  • Controle de todas as movimentações financeiras em tempo real;

  • Conciliação automática das vendas;

  • Emissão descomplicada de notas fiscais;

  • Geração de relatórios para acompanhar os ganhos e gastos;

  • Notificação das pendências financeiras e avisos das datas de vencimento dos clientes;

  • E muito mais!

O melhor disso tudo é que qualquer empresa pode usar a Conta Azul, independente do tamanho ou segmento. Além disso, com o App Conta Azul de Bolso, você consegue acompanhar o fluxo de caixa, o estoque e as vendas em tempo real, na palma da mão. 

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