Sistema ERP - Guia para Micro e Pequenas Empresas

3 Comentários Publicado:  Assunto: Controle Financeiro
 

Sistema ERP - Guia para Micro e Pequenas Empresas

Traga todas as suas dúvidas e dificuldades com ERP para pequenas empresas. O que é ERP e para que serve, qual a melhor opção para pequenas empresas, exemplos de uso, riscos, formas de implementar e como escolher. Preparamos um guia ideal para quem quer investir em um sistema integrado de gestão empresarial. Confira!

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O que é um sistema ERP para pequenas empresas?

ERP é um sistema que reúne e consolida dados de diferentes processos de uma empresa (estoque, vendas, cadastro de clientes etc.). A sigla em inglês representa Enterprise Resource Planing, que em português significa Planejamento de Recursos Empresariais. O objetivo de implantar um sistema assim é auxiliar a gestão, o planejamento e a tomada de decisão no dia a dia e a longo prazo.

Para que serve um sistema ERP?

Um sistema ERP permite que um gestor visualize por completo as transações realizadas pela empresa, desenhando um amplo cenário de seus negócios. Os sistemas ERP são desenvolvidos para responder instantaneamente o surgimento de novas necessidades não previstas, como falta de produtos no estoque e aumentos em encargos trabalhistas. Esse tipo de sistema favorece decisões mais inteligentes, diretamente relacionadas aos indicadores de desempenho da empresa.

O diferencial desse tipo de software é que as informações de cada um dos setores gerenciais da empresa ou dos processos administrativos, operacionais e de produção são consolidados em um único ambiente de trabalho, composto por módulos integrados. A troca de informações automatiza etapas e permite ganho de produtividade, ao mesmo tempo em que permite um fluxo de dados segura e eficaz. Isso é importante para negócios de qualquer tamanho, mas um ERP para pequenas empresas pode ter ainda impacto especialmente positivo.

Vantagens de um sistema ERP

  1. Redução de tempo na geração e análise de relatórios sobre vendas, comissionamento e fluxo de caixa. Em sua maioria, os sistemas de ERP possuem geração de relatórios automaticamente a partir dos dados já cadastrados. Com isso, os gestores conseguem analisar o desempenho da empresa de forma mais rápida e intuitiva, otimizando as tomadas de decisão em uma micro e pequena empresa;
  2. Eliminação de planilhas, tabelas, agendas e outros inúmeros recursos manuais que circundam o dia a dia da gestão de uma empresa. Todos os dados ficam guardados e integrados em um painel de controle de maneira segura no seu computador e na internet, sempre disponíveis aos gestores da empresa ao toque de poucos cliques;
  3. Segurança e planejamento eficientes na gestão financeira da empresa. Com os dados do capital ativo e passivo da empresa integrados a probabilidade de erros nos cálculos de faturamento e lucro da empresa diminuem consideravelmente, permitindo um planejamento mais preciso do capital investido da empresa.

Erros ao escolher e implantar um ERP

  1. Escolha inadequada do fornecedor do ERP: Imagine se no meio de uma transação importante, em que você precisa acessar os dados do seu controle de estoque, ocorre um erro no servidor que abriga o sistema ERP da sua empresa, quem irá te salvar? A escolha certa de um fornecedor que lhe garanta um suporte acessível, de qualidade e com pouco custo pode salvar sua empresa de um desastre gerencial.
  2. Segurança dos dados: Ao implementar um sistema de ERP na sua empresa, crie uma política de segurança de seus dados junto aos seus fornecedores e colaboradores.
  • Com seus fornecedores estabeleça os direitos e deveres de cada parte caso os dados sejam roubados, acessados por computadores não registrados ou até mesmo deletados do servidor.
  • Para com seus colaboradores defina todas as senhas de acesso, agende datas para backups períodos de todos os arquivos e reforce o sigilo dos dados apresentados no dia a dia da empresa
  1. Customizações desnecessárias: Customizações custam caro e em sua maiora tornam o sistema mais burocrático e complexo. Lembre-se que um ERP funciona para dar agilidade aos processos da sua empresa então tente se manter o máximo possível com as funcionalidades gerais antes de pedir ao fornecedor novos modulos para integrar dados específicos da sua empresa.
  2. Não integração com outros sistemas já existentes na empresa: este é um grande risco para quem já controla os dados da empresa de uma maneira automatizada. Certifique-se que o seu ERP consegue importar dados de tabelas do excel e também de arquivos gerados por outros sistemas. Se isso não ocorrer, tenha certeza que sua equipe gastará algumas semanas para importar e atualizar todas as informações para o novo sistema.

Exemplos de uso

O chefe de um determinado departamento poderá avaliar o desempenho de um funcionário e discutir junto ao RH quanto a empresa poderá lhe dar de aumento.

O departamento de marketing pode analisar os dados do Controle de Vendas e perceber que o desempenho da venda de determinado produto não está indo bem. A partir deste dado, o departamento poderá criar uma nova estratégia para transformar este quadro.

O departamento financeiro poderá saber rapidamente quanto do dinheiro da empresa vai para os impostos e quanto vai para pagar os funcionários consultando o Fluxo de Caixa.

Implementação de ERP

Softwares ERP não são programas que você baixa rapidamente na internet e sai usando no mesmo dia. Uma solução de ERP pode demorar de uma semana até três meses para ser integrado a todos os departamentos de uma empresa. Geralmente a implementação de um ERP segue por cinco etapas:

  • Integração da infraestrutura
  • Migração de Dados
  • Treinamento de pessoal
  • Integração de departamentos
  • Testes de segurança

Como escolher o ERP ideal?

Para escolher uma programa ERP ideal para sua micro e pequena empresa você deve seguir quatro etapas:

  1. Mapeamento de processos internos — Quais departamentos da sua empresa são mais atrasados em relação à entrega de resultados? Quais destes atrasos resultam em atraso e retrabalho para outros departamentos? Entenda exatamente quais são as falhas de comunicação e integração entre os departamentos de sua empresa para ter um problema-chave para resolver com um ERP. Definindo um problema-chave sua empresa poderá traçar um “antes e depois” da implementação do sistema e medir o Retorno de Investimento (ROI) em relação ao custo do software e da produtividade de determinado departamento.
  2. Orçamento com fornecedores — Além de buscar em média três fornecedores qualificados para te atender, busque saber quais e quantas empresas do seu ramo de atuação elas atendem. Por exemplo, se você tem uma loja virtual e começa a utilizar um sistema ERP que tem experiência neste ramo. Neste caso, a empresa fornecedora poderá ajudar-te de uma maneira mais customizada e assertiva, pois em geral já conhece quais são os problemas de integração para lojas virtuais.
  3. Planejamento da implantação — O planejamento deve ser feito pelo fornecedor em unidade com o calendário da sua empresa e com a disponibilidade de cada gestor. Evite datas de muita movimentação dos funcionários e dos gerentes. Entenda que a gestão de sua empresa vai mudar completamente em poucos meses e você precisa direcionar grande parte da atenção da sua equipe na implementação do sistema ERP.
  4. Treinamento e revisão dos hábitos da equipe — O que leva um bom uso de um sistema de ERP não é apenas suas estrutura tecnológica e sim o valor das pessoas que operam no sistema. Promova concursos, workshops e palestras dentro da sua empresa para mostrar quais serão os benefícios de um sistema ERP e como toda a empresa vai ganhar com isso.

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Conclusão

Quando o assunto é ERP não existe uma fórmula mágica para todas as empresas. Algumas se dão bem com um sistema ERP online e outras preferem um software instalado no computador. O importante é sempre buscar o que se adapta melhor à realidade de seus clientes e da maneira que sua equipe trabalha. Prefira tomar suas decisões sobre esse tema em equipe e coloque seus colaboradores em sintonia para extrair o máximo dessa ferramenta para gerir sua micro e pequena empresa. 

 

Agora queremos ouvir sua opinião, o que achou deste guia? Sinta-se à vontade para tirar dúvidas e compartilhar a sua experiência com ERP para pequenas empresas, teremos prazer em o ouvir!

Consultor ContaAzul
Sobre o autor

Com a missão de incentivar o crescimento de micro e pequenas empresas brasileiras, neste espaço compartilho conteúdo inédito, relevante e educativo para empreendedores.

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