Gestão de contratos: por que é importante e por onde começar

A gestão de contratos é a solução para não se perder entre prazos e cláusulas na sua empresa. Veja como implementar em 5 passos.

A gestão de contratos é a solução para não se perder entre prazos e cláusulas na sua empresa.

Afinal, todo negócio firma acordos por escrito com clientes, fornecedores e parceiros, e esses documentos precisam ser gerenciados e revisados continuamente. 

Assim, você mantém o controle sobre o que foi negociado e identifica qualquer erro ou necessidade de ajuste rapidamente.

Continue lendo e saiba como implementar a gestão de contratos passo a passo.

O que é gestão de contratos?

Gestão de contratos é o conjunto de técnicas, processos e funções que permitem gerenciar as contratações em uma empresa, desde a elaboração da primeira proposta até a execução.

Toda organização precisa lidar com contratos, que são basicamente acordos firmados entre duas ou mais pessoas físicas ou jurídicas que estabelecem direitos e compromissos entre as partes. 

No caso de uma empresa prestadora de serviços recorrentes, os contratos são fechados diretamente com clientes, mas também é preciso contratar fornecedores, parceiros e outras entidades. 

Logo, todo negócio precisa aplicar a gestão de contratos para garantir que os acordos sejam cumpridos, os serviços sejam prestados corretamente e os prazos sejam obedecidos. 

Essa gestão deve abranger cada uma das etapas do ciclo de vida de um contrato, que vão desde a solicitação até o encerramento ou renovação. 

Assim, é possível manter as contratações em dia, evitar erros e otimizar os processos do negócio.

Objetivos da gestão de contratos

Entre os objetivos da gestão de contratos, podemos citar:

  • Garantir o cumprimento dos prazos e cláusulas de todos os contratos
  • Agilizar os trâmites contratuais na empresa
  • Acompanhar todos os estágios do ciclo de vida dos contratos
  • Gerenciar o armazenamento e histórico dos contratos
  • Controlar os prazos de vencimento e renovação de contratos (inclusive, para otimizar as estratégias de vendas)
  • Identificar a necessidade de adendos e aditivos contratuais
  • Promover a comunicação entre as partes.

Durante todas as fases do contrato, o gestor responsável deve assegurar que as condições firmadas sejam cumpridas e/ou modificadas quando necessário, evitando erros, transtornos, atrasos e outros problemas que podem prejudicar a relação da empresa com seus parceiros e clientes.

Importância da gestão de contratos

A gestão de contratos é fundamental para empresas de todos os portes que lidam com esse tipo de instrumento, pois garante que os acordos sejam cumpridos e ambas as partes saiam satisfeitas da negociação. 

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Para empresas prestadoras de serviços, um contrato bem gerenciado significa um cliente satisfeito e uma possível fidelização, além da garantia de receita recorrente, no caso de serviços prestados continuamente.

Para a indústria e o comércio, as contratações são importantes para ter uma boa relação com fornecedores, negociar prazos de pagamento, receber os insumos necessários, fechar parcerias, e várias outras funções.

Além disso, a gestão de contratos é parte essencial do planejamento estratégico, pois permite à empresa agir em cada estágio das contratações para ampliar as oportunidades de negócio e melhorar o desempenho das vendas

Quanto maior o fluxo de contratos da empresa, mais importante é esse trabalho de gestão, pois a perda de prazos e inconsistências com as cláusulas são problemas comuns quando há muitos documentos para controlar. 

9 estágios do ciclo de vida de um contrato

O ciclo de vida de cada contrato é formado pelas fases da pré-contratação, contratação e pós-contratação, e diferentes etapas em cada um desses momentos. 

Confira um resumo das principais.

1. Planejamento

O primeiro estágio do ciclo de vida de um contrato é o planejamento,  que determina o objeto do acordo e suas condições.

O documento pode ser criado a partir da solicitação de um cliente, do setor de compras da empresa, de um fornecedor, ou qualquer outra situação que exija um acordo comercial por escrito.

Nesse início, são definidas as cláusulas, objetivos, riscos, sanções, direitos e obrigações das partes, assim como os prazos.

Nas empresas maiores, é comum existir um cargo dedicado à coleta de informações e elaboração de contratos.

Já nas menores, essa tarefa pode ser delegada ao jurídico, financeiro, comercial ou ao próprio empreendedor. 

2. Redação

Com todas as condições definidas, o contrato começa a ser elaborado na etapa de redação.

A empresa pode utilizar um modelo ou recorrer ao departamento jurídico (ou serviços jurídicos externos) para escrever o documento do zero.

Quando o fluxo de contratos é alto, é possível reproduzir os mesmos modelos e utilizar padrões para agilizar a criação. 

De qualquer forma, esse texto inicial é apenas um rascunho, pois o contrato ainda deve passar pela aprovação e revisão para ser validado. 

3. Negociação

A etapa de negociação é decisiva para o contrato, pois é quando as partes analisam as condições e chegam a um acordo definitivo.

Por exemplo, em um contrato de prestação de serviços, o cliente recebe a versão prévia do documento e tem um prazo para analisar em detalhes cada uma das cláusulas, assim como seus prazos e cronograma de execução.

Então, empresa e cliente podem discutir as determinações contratuais para chegar ao melhor acordo para ambas as partes.

Dependendo do objeto do contrato, o processo pode ser demorado e várias cláusulas podem ser modificadas entre concessões e exigências de cada parte.

Nesse momento, é importante que a empresa tenha um canal de comunicação eficiente para agilizar a negociação e chegar à versão final do documento o mais rápido possível — afinal, tempo é dinheiro.

4. Aprovação e revisão

Quando as partes chegam a um acordo final, o contrato é aprovado e revisado.

Para isso, é importante que o documento passe novamente pelo setor jurídico para garantir que não haja nenhuma brecha legal, inconsistência ou irregularidade com as cláusulas. 

Com a assinatura das partes, o contrato é oficialmente aprovado e passa a ter validade jurídica. 

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5. Execução

Com o contrato assinado, tem início a fase de execução, que varia conforme as condições e objetos acordados.

Em uma empresa de reparos elétricos e hidráulicos, por exemplo, um contrato de serviço pode ser executado na mesma hora, quando se trata de reparos rápidos e pontuais. 

Já em uma empresa que trabalha com modelo de assinatura, o contrato pode prever a entrega de serviços durante um ano inteiro ou mais, tornando sua gestão mais complexa. 

Em qualquer um dos casos, a empresa deve acompanhar de perto o processo de execução e garantir que todas as cláusulas sejam cumpridas por todas as partes.

6. Armazenamento

Os contratos são documentos com validade jurídica e fiscal que devem ser armazenados em segurança para consultas futuras logo após a assinatura. 

No caso de contratos com validade longa, é ainda mais importante ter fácil acesso ao documento para revisar suas cláusulas a qualquer momento.

Mas, mesmo que o acordo já tenha sido encerrado, ainda assim é importante guardar o documento como prova da negociação. 

Para a empresa, manter um arquivo de contratos é essencial para entender o histórico de vendas, consultar negociações passadas e se proteger em caso de processos judiciais, por exemplo.

7. Revisões e aditivos

Não é raro que os contratos sejam alterados durante sua fase de execução, pois novas demandas surgem pelo caminho.

Felizmente, eles são instrumentos dinâmicos que podem receber aditivos (correções e alterações) e adendos (adições de conteúdo) a qualquer momento.

Imagine, por exemplo, que você assinou um contrato com um fornecedor para receber uma certa quantidade de insumos durante três meses, mas de repente tem uma alta nas vendas e precisa dobrar a quantidade de material.

Nesse caso, será preciso revisar o contrato para mudar a quantidade determinada e os preços (e talvez os prazos). 

O mesmo vale para qualquer tipo de mudança necessária para atender melhor uma das partes. 

Lembrando que é preciso fazer as modificações e anexá-las ao documento original. 

8. Encerramento ou renovação

Quando chega a data de vencimento acordada, o contrato é encerrado ou renovado, conforme as especificações.

Para empresas prestadoras de serviços, é um momento decisivo para conseguir a renovação e fidelizar o cliente por mais um ciclo.

Em outros casos, o contrato pode ser simplesmente encerrado e arquivado, desde que todas as cláusulas tenham sido cumpridas e não haja nenhuma pendência.

9. Análise de desempenho

Na pós-contratação, é importante analisar o desempenho dos contratos para entender quais pontos podem ser melhorados e se há falhas no processo de elaboração, execução e encerramento.

Essa etapa faz parte da inteligência de negócios e permite melhorar continuamente o ciclo de vida dos contratos, buscando a máxima eficiência e produtividade.

Como implementar a gestão de contratos em 5 passos

A gestão de contratos deve estar presente em empresas de todos os portes, pois agiliza muito os trâmites contratuais no negócio.

Veja como implementar essa prática em alguns passos simples.

1. Mapeie seu fluxo de contratos

Para implementar a gestão de contratos na sua empresa, você deve começar por um levantamento completo do fluxo de contratos de acordo com as particularidades do negócio.

Isso significa analisar todos os tipos de contratos firmados e usar as etapas anteriores para entender o ciclo de vida dos documentos. 

Assim, você terá uma ideia do volume e necessidades de gerenciamento dos seus contratos. 

2. Identifique os pontos críticos

Dependendo da empresa, o ciclo de vida dos acordos muda e pode ter gargalos em diferentes etapas.

Com as fases detalhadas anteriormente, você já pode analisar melhor seu fluxo de contratos e entender quais são os pontos críticos da sua gestão de processos.

Por exemplo, um prestador de serviços que atua na economia da recorrência pode ter problemas para acompanhar o vencimento dos contratos e acionar a equipe de vendas para buscar a renovação no timing certo (ou seja, antes do encerramento). 

Outras empresas podem ter dificuldade para conciliar os prazos de pagamento de fornecedores previstos em contrato com seu fluxo de caixa.

Em alguns casos, a negociação é o momento mais crítico, principalmente quando se trata de contratos de serviços complexos no mercado B2B, que passam pela aprovação de muitas pessoas e exigem cláusulas muito detalhadas. 

3. Padronize as etapas

Para gerenciar corretamente os contratos, você deve padronizar os processos e tarefas em cada estágio do ciclo de vida que vimos anteriormente.

Por exemplo, em uma gestão otimizada, o departamento responsável utiliza modelos prontos para elaborar contratos e possui um cronograma de revisão e aprovação, além de ferramentas para acompanhar a execução dos acordos.

Além disso, é preciso ter atenção à fase de encerramento e renovação, criando procedimentos padronizados para informar o cliente e gerar novas oportunidades de negócio.

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4. Controle prazos e cláusulas

Como vimos, os contratos são instrumentos dinâmicos que podem mudar a qualquer momento.

Por isso, é fundamental controlar de perto os prazos e cláusulas de cada acordo firmado pela empresa, identificando necessidades de revisões, adendos e aditivos a tempo.

O ideal é ter um sistema que monitore os prazos de vencimento, além de um profissional encarregado de revisar as condições e manter as partes informadas.

5. Use a tecnologia

A forma mais eficiente de implementar a gestão de contratos é por meio de ferramentas digitais.

Hoje, existem softwares ERP (Enterprise Resource Planning) e CRM (Customer Relationship Management) com módulos exclusivos para o gerenciamento de contratos online, além de facilidades como a assinatura eletrônica (certificado digital) e o compartilhamento de documentos digitais.

Com essas tecnologias, você concentra todos os contratos em um único sistema e consegue monitorar facilmente seus prazos e condições, além de ter acesso instantâneo a qualquer documento.

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Se você ainda se perde entre datas e cláusulas, está na hora de utilizar um sistema inteligente para fazer sua gestão de contratos.

Com a plataforma de gestão 100% online da Conta Azul, você consegue gerenciar todos os seus contratos de prestação de serviços em um único ambiente, com muito mais agilidade e produtividade.

O sistema permite acompanhar o processo de contratação desde a proposta comercial até o recebimento, fornecendo uma visão completa dos pedidos em negociação e acordos já fechados.

Além disso, os contratos são integrados com cadastro de clientes e financeiro, deixando claro o desempenho das vendas e a geração de lucro para a sua empresa. 

O módulo também serve para gerenciar os contratos administrativos com fornecedores e parceiros, auxiliando no controle dos prazos e previsão de demandas.

Para completar, você ainda pode fazer a gestão de taxas e descontos para melhorar a fidelização dos clientes e ter total controle sobre as negociações anteriores.

E então, está convencido sobre a importância da gestão de contratos?

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