7 funções do Excel para ajudar na gestão do seu negócio

Descubra agora como o Excel pode simplificar a análise de dados e a tomada de decisões da sua empresa e quais as melhores funções para isso.

Se você é dono de um negócio e está surpreso com a quantidade de números que a sua empresa começou a gerar, ou se tem dificuldades sobre como fazer para tratar e analisar todos esses dados, de forma que auxiliem na sua tomada de decisão, este texto é para você.

Mesmo com toda a tecnologia e com o avanço da internet no mundo atual, se você continua preferindo o papel e a caneta para o controle e o gerenciamento do seu negócio, eu tenho uma notícia não tão boa assim para te dar.

No século XXI a competitividade está mais alta que nunca. Seus concorrentes estão cada dia mais competitivos e fazem uso das mais diversas ferramentas para alavancar os próprios negócios.

Isso significa que você e seus funcionários precisam estar em constante atualização para ter mais vantagens competitivas e resultados.

Passado o choque de realidade, tenho uma ótima notícia pra você também: você encontra ao longo deste artigo as melhores funções do Excel e como elas vão ajudar na gestão do seu negócio!

Continue sua leitura para saber quais são.

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As funções do Excel para gestão do seu negócio

Sem mais delongas, vamos as funções!

1. SOMA

A função soma é sem sombra de dúvidas a função de nível mais básico de todo o Microsoft Excel.

Ela não requer muito esforço para ser aprendida e, caso você ainda não a domine, tenho certeza que não vai demorar muito para isso.

Para utilizá-la, basta que se tenha uma série de células com valores numéricos a serem somado, estejam elas em uma mesma coluna, linha ou em posições aleatórias.

O usuário deve então escolher uma célula para retornar o valor do somatório e escrever nela da maneira como vemos no exemplo abaixo:

soma-excel

A função SOMA pode ser uma grande aliada na hora de fazer análises de fluxo de caixa e, para outras análises mais complexas, chega a ser indispensável.

2. PROCV, PROCH e a nova PROCX

A função PROCV é uma função de pesquisa e referência do Microsoft Excel.

Nela é possível buscar, em uma coluna, um determinado argumento e retornar o valor referente a posição deste argumento porém em outra coluna de uma mesma tabela.

Resumindo a função busca por determinado valor e retorna um valor associado a ele.

Por exemplo, imagine que tenhamos uma tabela com informações sobre o lucro de uma determinada empresa em todos os dias do ano.

Utilizando o PROCV, poderíamos retornar o valor vendido ao inserirmos como argumento o dia desejado.

A seguir você pode ver um exemplo genérico do uso da função PROCV.

proc-v-exemplo

Muito semelhante a PROCV temos o PROCH.

Trata-se de uma função com quase a mesma definição da anterior, porém, ao invés de fazer a busca vertical, ou seja, em colunas, esta faz uma busca horizontal, ou seja em linhas.

Agora, se você é um participante do Programa Office Insider do Microsoft Office 365, você já será capaz de usar a função PROCX. Esta é, na verdade, uma fusão muito aprimorada das suas duas antecessoras e chega com a promessa de substituí-las.

Além das funcionalidades já citadas das funções PROCV e PROCH, a função PROCX traz as possibilidades de:

  • Pesquisar de cima para baixo ou de baixo para cima;
  • Buscar em colunas tanto à esquerda quanto à direita da informação que se deseja obter;
  • Se comportar como matrizes dinâmicas; e
  • Tem as correspondências aproximadas aprimoradas.

Na imagem abaixo, você pode ver como é a estrutura para utilização da função PROCX:

proc-v-exemplo-2

3. Data e hora

DIA, MÊS e ANO, são funções prontas que, a partir de uma data, irão retornar a respectiva informação desejada em outra célula. Veja no exemplo:

data-e-hora-1

Temos ainda a função HOJE(), sem argumentos, que retorna a data atual e a função AGORA(), também sem argumentos, que retorna as horas, minutos e segundos atuais. Da seguinte maneira:

data-e-hora-2As funções de data e hora são extremamente úteis para efetuar tarefas como:

  • encontrar o somatório de faturamento de um determinado mês;
  • analisar o fluxo de caixa;
  • analisar horas extras e pagamentos de funcionários;
  • analisar entrada e saída de produtos;
  • analisar materiais em estoque, além de diversas outras funcionalidades no gerenciamento de um negócio.

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4. Funções financeiras

Para uma empresa crescer com efetividade e consistência, é necessário que tenha bons gestores.

Isso significa que esses gestores devem estar em constante atualização com o mercado (tecnológico, principalmente) e saber a importância do foco na análise de investimentos.

Além disso, ter visibilidade sobre a identificação das viabilidades financeiras e indicadores da organização.

Neste quesito algumas funções financeiras e parâmetros se apresentam como ferramentas muito úteis e facilitadoras dessas análises.

O primeiro parâmetro que citamos aqui é o VPL, o Valor Presente Líquido. Este valor, busca definir um valor no momento atual para pagamentos a serem feitos ou recebidos por uma empresa no futuro, parcelados ou não, a partir de alguma taxa de juros.

Outro parâmetro é o Payback. Se trata do tempo demandado por um investimento para que este, retorne em lucro líquido, o valor investido.

Já o ROI, Retorno Sobre Investimento, é utilizado para avaliar o retorno em relação aos investimentos próprios ou de terceiros em determinado negócio.

Por último, o TIR, acrônimo de Taxa Interna de Retorno, é uma taxa de desconto que deve ter um fluxo de caixa, para que seu VPL seja zero.

As funções mais facilitadoras dessas análises financeiras no Excel são:

  • EFETIVA: a partir dos períodos compostos por ano e da taxa de juros anual nominal, essa função retornará a taxa de juros anual efetiva;
  • VF: a partir de pagamentos periódicos constantes e com taxa de juros constante, retornará o valor futuro de um investimento.
  • TIR: dada uma sequência de fluxos de caixa retorna a Taxa Interna de retorno citada anteriormente;
  • VPL: Utilizando uma série de receitas e futuros pagamentos, calcula o Valor Presente Líquido de um investimento.

A seguir você pode ver um exemplo de cálculo da TIR no Excel:

vlp-1

5. Função SE

A função SE realiza um teste lógico, caso uma afirmativa seja verdadeira, retorna um valor especificado (Condicional).

Trata-se simplesmente de uma função que realiza comparações entre um determinado valor e aquilo que você espera que ele seja, permitindo que você tome alguma decisão a partir da validação desta comparação.

Sendo assim, a função SE apresenta apenas dois resultados. Um, caso a comparação seja VERDADEIRA, o outro, caso seja FALSA.

Veja no exemplo abaixo a aplicação da mesma:

funcao-seA função SE, apesar de simples, proporciona funcionalidades muito úteis.

Permite que se automatize preenchimentos e que se crie raciocínios lógicos dentro da sua planilha, facilitando muito a análise.

6. As funções E e OU

As funções E e OU são funções lógicas utilizadas nas mais diversas áreas, desde a análise de planilhas até aplicações na engenharia de controle e automação.

Sendo assim, é claro que elas se mostrarão ferramentas muito úteis na análise de dados e facilitação do processo de tomada de decisões do seu negócio.

O melhor de tudo é que o princípio de funcionamento e lógica destas funções é muito simples e fácil de ser aprendido e aplicado.

A função E retornará valor lógico VERDADEIRO se todos os seus argumentos forem verdadeiros. Veja no exemplo:

funcao-e-ou-excel-conta-azulA função OU retornará valor lógico VERDADEIRO se ao menos um de seus argumentos for verdadeiro.

As funções E e OU, assim como a função SE citada anteriormente, se mostram como grandes facilitadoras das análises requeridas na gestão de um negócio.

Se utilizadas juntas, estas funções te permitirão automatizar a seleção de células que respeitem condições estabelecidas por você, evidenciando apenas o dados que você desejar.

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7. Função CONT.SE

A última, mas não menos útil, das 7 funções que separamos para te ajudar na gestão do seu negócio é a CONT.SE.

Trata-se de uma função que, dados uma coluna ou linha e um critério, faz uma busca naquele determinado intervalo por células que respeitem ou contenham este critério e ainda conta o número dessas ocorrências.

Veja o exemplo a seguir, ele vai clarear o funcionamento da função para você.

funcao-cont

O código da primeira imagem foi inserido na célula C2, pesquisou por “Brasil” no intervalo A2:A5 e retornou 2, o número de vezes que o critério foi encontrado.


Dica extra: Tabela Dinâmica

A Tabela Dinâmica é, como o próprio nome sugere, uma tabela interativa que facilita o resumo de uma grande fonte de dados.

A tabela dinâmica permite que se filtre os dados, que se exiba detalhes de áreas de interesse, que movamos linhas e colunas para visualizar diferentes resumos.

Recomenda-se muito a utilização da Tabela Dinâmica, quando se deseja obter uma visão diferente dos totais e médias relacionados.

Se faz ainda mais útil quando a base de dados contém elevado número de informações repetidas.

Um sistema de gestão que conecta as áreas da sua empresa: do financeiro ao comercial

Não perca tempo, o futuro do seu negócio depende de você!

Agora que você já sabe que existem diversas ferramentas úteis para te ajudar no gerenciamento dos dados relacionados ao seu negócio, suas vendas, seus funcionários e seus clientes, basta que coloque em prática.

Utilize essas dicas para que no final, suas estratégias não corram o risco de falhar, gerando investimentos que não tragam resultados, desperdiçando tempo e dinheiro.

Seus concorrentes podem estar neste exato momento, utilizando as ferramentas disponíveis para crescer. Invista em inteligência competitiva, se atualize e acredite nas melhores soluções para não ficar para trás.

Tenha sempre em mente que investir em capacitação e novas tecnologias, é muito importante para você, seus funcionários e sua empresa.

Desse modo, vocês estarão sempre preparados e atualizados, sabendo utilizar todas as melhores e mais novas ferramentas do mercado.

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