Extrato OFX: o que é, como funciona e como utilizá-lo para otimizar a gestão financeira da sua empresa

O formato OFX (Open Financial Exchange) é um tipo de arquivo usado para armazenar informações financeiras, geralmente utilizado pelos bancos. Dessa forma, o Extrato OFX é um extrato bancário, só que transformado neste formato.

Ele é muito importante para o seu controle financeiro, pois facilita operações de conciliação bancária e o planejamento estratégico como um todo, além de ajudar no monitoramento do fluxo de caixa. Por isso, é indispensável contar com ferramentas, como sistemas ERP, que sejam compatíveis com OFX.

O gestor que quiser tirar todas as suas dúvidas sobre extrato bancário OFX pode contar com o texto abaixo. Continue lendo para entender a importância deste arquivo e como funcionam a importação e exportação do mesmo. 

Confira os tópicos e tenha uma boa leitura!

• O que é o extrato OFX?
• Para que serve o formato OFX?
• O que é conciliação bancária?
• Como exportar o arquivo OFX
• Como importar o arquivo OFX na Conta Azul
• Ganhe mais tempo com a importação e a conciliação automáticas

O que é o extrato OFX?

Extrato OFX é um arquivo digital de extrato bancário no formato .ofx. Ele é usado exclusivamente para armazenar informações financeiras pelos bancos.

Na verdade, o OFX (Open Financial Exchange, ou Intercâmbio Financeiro Aberto) tem uma função bem específica, que é transportar informações sobre movimentações bancárias.

O extrato bancário OFX é extremamente seguro, não exibe senhas e nem informações sigilosas. Ele pode ser aberto por programas e plataformas específicas, como planilhas eletrônicas (Excel) e ERPs (sistemas de gestão).

Porém, nas planilhas tipo Excel, ele é um pouco diferente. Para acessar as informações neste recurso, será necessário usá-lo em um arquivo tipo XML. Para isso, basta selecionar a opção “Todos os arquivos” quando estiver na janela Abrir e, depois de abri-lo, escolher a opção “Como uma tabela XML”. 

Pode acontecer, no entanto, do OFX conter informações adicionais, impedindo que o arquivo seja aberto corretamente no Excel. O que é mais difícil de ocorrer em um sistema ERP.

Para que serve o formato OFX?

Visualizar seu extrato bancário em uma planilha não é a sua maior vantagem ou utilidade. A grande serventia dos arquivos em formato OFX é a possibilidade de importá-los em um software de controle financeiro ou gestão empresarial.

Os principais bancos do Brasil oferecem aos seus clientes a possibilidade de exportar arquivos OFX com informações sobre sua conta. A partir daí, fica muito simples: basta importá-los no programa de gestão utilizado.

Os processos que envolvem a importação de um arquivo no formato OFX são homologados pelo Sistema Financeiro Nacional. Essa importação é útil para que o dono do negócio faça a conciliação bancária.

Mas não confunda: nem todo extrato bancário é OFX. Afinal, esse é apenas um formato que facilita a administração e o compartilhamento de informações bancárias.

O que é conciliação bancária?

Conciliação bancária é a comparação entre o saldo do controle interno da empresa e o extrato bancário. Ela serve para conferir se há harmonia entre os dois, permitindo identificar possíveis fraudes ou problemas na conta bancária.

O processo é especialmente importante em empresas que recebem muitos pagamentos a partir de cartões de crédito, débito e boletos. Antes da informatização dos escritórios e da praticidade dos softwares de gestão, essa conferência era feita manualmente.

O gestor imprimia um extrato e conferia com uma planilha na qual as saídas e entradas de dinheiro na conta eram registradas. A partir da possibilidade de importar o arquivo OFX, tudo ficou muito mais simples e várias horas são economizadas.

Como exportar o arquivo OFX

Cada banco tem o seu próprio sistema e conjunto de tecnologias. Para exportar um arquivo OFX, geralmente o cliente precisa acessar o internet banking e encontrar essa opção na seção de extrato bancário.

Os diferentes sistemas de internet banking mostrarão de formas distintas suas informações. No entanto, a exportação do arquivo OFX tende a ser parecida entre todos. 

Faça o seguinte:

1. Acesse sua conta com seus dados e senha;
2. Procure no menu de opções por “Conta corrente”
3. Aí, você deve clicar em algo como “Saldo e extrato” e, em seguida, em “Extrato por período”;
4. Selecione o período exato do qual você quer extrair os dados bancários;
5. Clique para ver o extrato;
6. Procure e clique em um botão que deve se chamar “Exportar”;
7. Clique em confirmar e faça o download do arquivo “extrato.ofx”.

Tendo dificuldades em encontrar essa opção, entre em contato com a central de atendimento do banco. Então, certifique-se de que ele oferece a possibilidade de exportar o extrato nesse formato e peça orientação.

Como importar o arquivo OFX na Conta Azul

Assim como a exportação depende da arquitetura de informação e navegação do sistema de internet banking do seu banco, o processo para importar um arquivo no formato OFX para a conciliação bancária varia conforme a plataforma que você utiliza.

Para importar o extrato ofx no ERP da Conta Azul, você deve acessar Financeiro > Contas financeiras e clicar sobre a conta para a qual você fará a importação. Em seguida, clique no botão “Ações da Conta”, que aparece na parte superior da página, e selecione “Importar extrato (.OFX)”. Escolha o arquivo e faça a importação.

Veja abaixo como funciona na prática:

Ganhe mais tempo com a importação e a conciliação automáticas

Importar um extrato OFX para o seu software de gestão facilita muito a conciliação bancária e o controle financeiro no geral. Porém, você pode economizar ainda mais tempo ao adotar um ERP que faça de forma automática tanto a importação dos dados sua conta bancária para o sistema quanto a conciliação bancária. No ERP da Conta Azul, você pode fazer as duas coisas.

Para livrar você da importação manual do arquivo OFX, nosso sistema de gestão oferece importação automática dos dados de contas PJ do Banco do Brasil, Bradesco, BS2, BTG Pactual, Cora, Inter, Itaú, PagSeguro, Santander, Sicoob, Sicredi e Stone. Dessa forma, as movimentações são trazidas automaticamente para o ERP, sendo necessário fazer apenas uma configuração inicial (conforme gif abaixo).

Com as movimentações financeiras da sua conta disponíveis dentro do ERP, já ficaria muito mais fácil fazer a conferência dos dois saldos. Mas a Conta Azul descomplica ainda mais as suas rotinas financeiras e oferece a conciliação bancária automática. Com ela, o sistema compara os dados do extrato e das entradas e saídas registradas no ERP e faz a baixa no contas e pagar e a receber sem que você precise dar um clique a mais.

Além de evitar erros humanos e simplificar a sua rotina, com a conciliação bancária automática você consegue manter um controle financeiro muito mais eficiente e economiza até 20 horas de trabalho por mês. E não é só isso que a Conta Azul consegue automatizar para você, mas também atividades ligadas ao estoque, cobranças, emissão de notas fiscais, controle de contratos e financeiro.

Quer ver na prática como você pode colocar várias tarefas no “piloto automático” e ter mais tempo para focar no crescimento do seu negócio?