Sistema de conciliação bancária: mais eficiência para o seu financeiro

A gestão financeira de uma empresa exige tempo e atenção. Afinal, cada demanda deve ser realizada com eficiência para que as contas internas fiquem em dia. Dentro do escopo de demandas da área financeira, está o processo de conciliação bancária. Para otimizá-lo, muitos negócios decidem adotar um sistema.

Podemos dizer que esse tipo de tecnologia é essencial não só para a melhoria da eficiência, como também da saúde financeira da empresa. Para reforçar esse entendimento, neste artigo, mostraremos vários benefícios obtidos com a conciliação bancária automatizada.

Além disso, daremos dicas para escolher o melhor sistema para a realização dessa demanda tão importante. Acompanhe os próximos tópicos!

Importância do sistema de conciliação bancária na gestão financeira

Para esclarecimento, a conciliação bancária é um processo de gestão financeira que visa comparar as entradas e saídas registradas no extrato bancário com o controle interno da empresa.

Dessa forma, se consegue entender se o saldo disponível na conta é igual ao que aparece no registro interno do negócio. De maneira resumida, podemos dizer que o sistema de conciliação bancária ajuda:

• Na identificação de fraudes internas;
• No controle das movimentações financeiras;
• Na melhoria da previsão do fluxo de caixa;
• Na otimização do planejamento orçamentário;
• Na garantia de um saldo bancário confiável.

Além dessas vantagens, o sistema de conciliação bancária ajuda os gestores a terem uma visão precisa sobre as finanças da empresa. Sendo assim, esses profissionais conseguem tomar decisões estratégicas e acertadas sobre gastos, investimentos, planejamento financeiro e orçamentário.

Desafios da conciliação bancária manual

O contrário de implementar um sistema de conciliação bancária é a consolidação da cultura dos serviços manuais. Quando existe essa tendência interna, os gestores têm uma grande dificuldade em organizar e planejar as finanças. A seguir, elencamos os principais desafios trazidos pelos processos manuais.

Possibilidade de erros e esquecimento

Ao digitar manualmente os dados das transações nos registros contábeis ou ao comparar os valores nos extratos bancários, existe o risco de inserir informações erradas, como números de valores ou datas.

Há ainda a possibilidade do lançamento duplo de uma mesma transação nos registros contábeis, levando a um erro na conciliação. Ademais, em meio a um grande volume de movimentações, algumas podem ser esquecidas ou não registradas.

Dessa forma, se geram discrepâncias. Sem falar que é possível esquecer de lançar taxas bancárias, juros e outras despesas. O resultado é uma representação incorreta das finanças da empresa.

Falta de eficiência 

A conciliação bancária manual enfrenta desafios significativos em termos de eficiência. Por exemplo, à medida que a empresa cresce e lida com mais transações, a conciliação manual se torna mais complexa e demorada.

Isso pode dificultar a escalabilidade das operações financeiras. Além disso, o processo manual não permite que as empresas tenham uma visão em tempo real de suas finanças. Algo que prejudica o monitoramento do fluxo de caixa e a gestão financeira eficaz.

O tempo gasto

A conciliação manual pode ser um processo demorado, especialmente para empresas com um grande volume de transações. O tempo gasto na comparação de registros e na verificação de cada transação pode prejudicar a produtividade.

Visto que o processo manual requer repetição de tarefas (como verificar registros, comparar datas e valores, e calcular saldos), pode levar ao cansaço e à redução da motivação da equipe envolvida.

Benefícios da conciliação bancária automática

Com a ajuda de uma tecnologia que gerencia as finanças da empresa, fica bem mais fácil otimizar a conciliação bancária. Uma vez que todos os desafios citados no tópico anterior são eliminados. Em seguida, apontamos várias vantagens de implementar um sistema de conciliação bancária.

Aumento da velocidade do processo

A conciliação automática fornece uma visão em tempo real das finanças da empresa. Essa possibilidade é crucial para tomada de decisões informadas e para o gerenciamento eficaz do fluxo de caixa. Por meio da conciliação automática, o sistema oferece um rastro de auditoria detalhado, tornando os processos de auditoria interna e externa mais eficientes e transparentes.

Maior precisão nas informações

As soluções automáticas são capazes de identificar rapidamente diferenças entre os registros contábeis e os extratos bancários, permitindo que a empresa tome medidas corretivas de forma mais rápida.

No geral, as tecnologias têm recursos de análise incorporados, permitindo que as empresas identifiquem tendências, padrões e oportunidades de otimização financeira – com mais facilidade.

Mais tempo para focar em outras atividades

A automação reduz a necessidade de conhecimento especializado de indivíduos específicos, diminuindo os riscos associados à dependência de pessoal-chave. Outra vantagem é que os gestores ganham tempo para se dedicarem a atividades mais estratégicas e alinhadas com o propósito do negócio.

Dados sempre atualizados para ajudar na tomada de decisão

Com informações financeiras precisas e atualizadas disponíveis, a administração pode tomar decisões inteligentes, rápidas e estratégicas. Essa possibilidade é de grande valor no atual cenário empresarial,no qual as mudanças acontecem com muita rapidez e exigem posicionamentos na mesma velocidade.

Como escolher o melhor sistema de conciliação bancária?

Ao analisarmos o mercado, descobrimos que existem vários tipos disponíveis de sistemas de conciliação bancária. No entanto, é importante avaliar bem antes de implementar alguma tecnologia específica. O ideal é considerar se o software tem as funcionalidades essenciais. Quais são elas? Apontamos a seguir.

Importação automática de extratos bancários

Essa funcionalidade permite que o sistema obtenha automaticamente os extratos bancários diretamente das instituições financeiras. A integração bancária automática elimina a necessidade de inserção manual de dados, economizando tempo e reduzindo erros.

Além disso, esse recurso é projetado para lidar com o formato OFX, que é usado pelos bancos para armazenar informações financeiras. Com isso, mesmo que não seja possível fazer a importação automática, pode-se puxar as informações do extrato para dentro do sistema sem precisar digitar tudo., 

Conciliação automática

A conciliação automática compara as transações nos registros contábeis da empresa com as transações nos extratos bancários. O sistema também identifica automaticamente correspondências e diferenças, agilizando o processo de reconciliação.

Baixa automática das contas e pagar e a receber

Essa funcionalidade automatiza o processo de baixa de contas a pagar e a receber quando as transações correspondentes são identificadas nos extratos bancários. Isso garante que os saldos das contas estejam sempre atualizados.

Categorização das despesas

O sistema pode categorizar automaticamente as despesas com base em regras predefinidas ou padrões identificados nas transações. O resultado é que fica mais fácil realizar a análise dos gastos e a preparação de relatórios financeiros.

Emissão de relatórios de lucro e caixa

Permite gerar relatórios detalhados de lucro e perda e de fluxo de caixa, que fornecem insights sobre a saúde financeira da empresa e suas operações.

Com base neles, a equipe financeira e a administração podem tomar decisões informadas, como investimentos, cortes de despesas, expansões ou ajustes nas estratégias de vendas.

Integração com sistemas contábeis

A integração com sistemas contábeis permite que as informações conciliadas sejam automaticamente atualizadas nos registros contábeis da empresa. Isso garante que os dados financeiros estejam sempre sincronizados. 

A integração ajuda a manter a conformidade com os padrões contábeis e regulamentos, pois as informações financeiras estão consistentes em ambos os sistemas.

Segurança

A segurança é crucial em um sistema de conciliação bancária. Na prática, protege dados financeiros, autenticação de usuários e medidas para prevenir acesso não autorizado. Além disso, tem a capacidade de rastrear e registrar as atividades dos usuários, criando uma trilha de auditoria que pode ser útil para detectar atividades suspeitas.

Facilidade de uso

Um sistema de conciliação bancária eficaz deve ter uma interface intuitiva e de fácil utilização. Isso permite que os usuários, mesmo sem conhecimento técnico avançado, possam realizar tarefas facilmente.

Por outro lado, a possibilidade de personalizar a interface, preferências e configurações ajuda os usuários a adaptarem o sistema de acordo com suas preferências e fluxos de trabalho.

Suporte técnico

A disponibilidade de suporte técnico é essencial. Um sistema de conciliação bancária deve oferecer suporte para ajudar os usuários a resolverem problemas, responder a perguntas e fornecer orientação durante a implementação e o uso contínuo.

A equipe de suporte técnico deve ser composta por profissionais experientes e bem treinados, capazes de lidar com uma variedade de problemas técnicos. Além disso, o suporte deve oferecer uma variedade de canais de comunicação, como e-mail, chat ao vivo ou telefone, para que os usuários possam escolher o método que melhor atenda às suas necessidades.

Agora que você tem todas as informações essenciais sobre as funcionalidades e benefícios de um sistema de conciliação bancária, está preparado para fazer a escolha certa para a sua empresa.

Vale lembrar que um sistema eficiente e completo pode otimizar sua gestão financeira, minimizar erros e economizar seu tempo precioso. E para aqueles que buscam uma solução confiável e eficaz, a Conta Azul se destaca como um sistema de conciliação bancária de excelência.

Com a Conta Azul, os gestores economizam até 20 horas de trabalho por mês, graças à sua integração intuitiva, recursos de automação e suporte técnico dedicado. Isso significa mais tempo para se concentrar em aspectos estratégicos do negócio e menos preocupações com tarefas administrativas.

Gostou de entender mais sobre o sistema de conciliação bancária? Quer obter mais informações sobre os benefícios que a Conta Azul oferece? Então, leia agora mesmo sobre as funcionalidades do recurso conciliação bancária.