Pouco Dinheiro em Caixa: a verdade que não te contaram

Você já viveu essa situação ou está passando por isso nesse momento? A empresa vai bem, as vendas crescem continuamente e chega um momento em que você não tem caixa para o pagamento de contas e você não entende o porquê.

Muitas vezes temos um excelente plano de negócios em um mercado promissor e nos vemos essa situação. A boa notícia é que se você percebeu isso no seu negócio, ou ainda tem vivido problemas de caixa é possível ajustar os problemas.

O simples fato de você não entender o que aconteceu já é um excelente caminho para que você possa corrigir os rumos.

Neste artigo vamos te contar sobre problemas de caixa em PMEs e desvendar alguns mitos que ninguém nos conta antes de empreendermos.

Cenários de caixa baixo empresarial

O negócio vai muito bem e o produto/serviço está sendo aceito pelo mercado;
As vendas começam a crescer, e você amplia a empresa para atender o mercado;
Você deixa um pouco de lado o fluxo de caixa, afinal nunca “entrou tanto dinheiro”;
Porém chega uma manhã e a empresa não tem caixa para pagar os fornecedores;

Tenha calma, pois a maior parte dos empreendedores que começam uma gestão de caixa em condições de stress tomam más decisões.

O ideal seria saber da situação de falta de caixa por meio de um planejamento com tempo, para corrigir os erros. Caso isso tenha acontecido com você, saiba que não está sozinho.

Para seguir é importante que você consiga identificar em qual momento está o negócio, pois cada um deles exigirá ações diferentes. Se estiver no início de um negócio, é possível atuar com pouco dinheiro para ter sucesso.

a – O negócio para de “pé”, é viável, mas tem problemas financeiros

É preciso ser realista nessa hora, pois sabemos que o empreendedor pode e deve ser o primeiro a proteger seu negócio quando há uma ameaça como essa.

Se você está certo da viabilidade do seu empreendimento, é hora de fazer um controle de entradas e saídas e a projeção de fluxo de caixa futuro.

Utilizando uma análise de 3 a 4 meses você conseguirá entender a real extensão do problema para traçar um plano. Abaixo falaremos mais sobre as ações para isso..

b – A conta não fecha e os problemas se multiplicam

Essa situação é mais grave. Nesse momento é importante analisar sua gestão, inclusive a financeira, e revisar o modelo de negócios. É preciso ser ágil nas ações para tomar medidas imediatas e antes de que a corda estoure. Talvez seja preciso pedir a ajuda de um profissional, interno ou até mesmo externo.

Nos dois cenários você precisará manter um processo de fluxo de caixa para poder mudar o rumo.

Mitos que ninguém te conta sobre o caixa da empresa

Muitos empreendedores começam o negócio por sonho ou dedicação, mas não necessariamente conhecem todas as regras do jogo, como realizar uma boa gestão financeira, por exemplo. Não há pecado nisso, afinal o sonho é empreender. Mas neste momento é importante entender que há algumas práticas fundamentais para que o negócio seja cada vez mais sustentável, e algumas dessas práticas aparecem por necessidade no dia a dia.

Esse aprender na prática sem qualquer preparação ou apoio pode potencializar a mortalidade tão alta das empresas no Brasil, e é por isso que desvendaremos um pouco desses mitos para ajudar no seu sucesso, vamos aos principais.

1- Lucro não é dinheiro

É verdade, existe uma relação entre obter lucros e ter caixa, mas não é uma relação tão direta quanto imaginamos.

Pelo contrário, já vi muitas empresas pouco lucrativas, mas que não tiveram dificuldades de caixa e sobrevivem bem, apesar disso.

Então o seu sucesso empresarial não está ligado somente a ser lucrativo. É preciso cuidar do Capital de Giro para não acordar com problemas de caixa.

2- Fluxo de Caixa nem sempre é intuitivo

É verdade que a matemática de um fluxo de caixa é bastante simples. São contas de soma e subtração, afinal somente pode sair aquilo que entrou.

Essa “simplicidade” não o faz intuitivo, como algo que você acredita que pode fazer de cabeça. Muitas vezes a entrada de grandes volumes de recursos na empresa pode estar escondendo um problema que pode não aparecer tão cedo.

Vender mais nem sempre te trará dinheiro rapidamente, assim como comprar mais estoques a valor mais baixo não aumentará seu caixa.

Por isso é importante manter um processo financeiro de controle de entradas e saídas, com projeção futura de caixa.

3- O crescimento pode sugar recursos da empresa

Existe uma situação paradoxal. Você está com um crescimento forte, vendendo mais e seu caixa está reduzindo.

A empresa em crescimento deve ser o momento de maior atenção ao financeiro. Muitos não percebem que o crescimento está exigindo mais recursos de giro e simplesmente falem.

O Capital de Giro e o cuidado com ele é essencial para esse momento.

E lembre-se: quanto mais rápido você crescer, mais recursos irá precisar.

4- O mercado B2B absorve mais o seu dinheiro

Vender no mercado B2B chama atenção das empresas e empreendedores, não é mesmo?

O ticket é mais alto, e as possibilidades de distribuição de sua solução parecem maiores.

A questão é que quando você entrega o seu produto, ele vai seguido de uma fatura para pagamento a prazo.

Se você vende para grandes companhias, esse prazo pode ser meses depois.

Isso significa que você está financiando a empresa e tem que ficar de olho nas contas a receber e, principalmente, na inadimplência. Os cuidados ao atender esse mercado devem ser redobrados.

5- Capital de Giro é estratégia

Pode ser que você considere a palavra Capital de Giro meramente um termo contábil e complicado. Mas saiba que na prática ele é o dinheiro que você usa para pagar seus custos/despesas e a aquisição de estoques enquanto não recebe de seus clientes.

Administrar o Capital de Giro pode, portanto, determinar o seu sucesso. Cuide dele.

Como é a vida de uma organização com pouco caixa

Se a situação do seu negócio é crítica, é importante a total atenção ao financeiro.

Se tem alguém no processo, participe em conjunto. Chame mais pessoas e defina rituais para análise. Decisões como a priorização de despesas vão ter que ser tomadas, e duas ou mais cabeças podem claramente pensar melhor do que uma, principalmente sobre pressão e stress.

Esse comitê, com mais pessoas, pode até contribuir com a comunicação, por exemplo, a um determinado fornecedor que eventualmente não for pago e essa participação garantirá mais apoio da equipe.

a- Defina rituais de revisão do fluxo de caixa

A organização conta muito para a tomada de boas decisões. Defina momentos para revisão, assim você consegue se organizar no tempo e diminuir a ansiedade do momento.

É claro, isso não precisa ser inflexível, mas vai garantir a disciplina necessária para o processo.

b- Faça previsões realistas do fluxo de caixa para a tomada de decisão

Se uma entrada de recurso tiver algum risco de não entrar, retire ela de sua posição de fluxo de caixa. Você não pode mais se dar ao luxo de tomar decisões erradas, e por isso seja honesto com o seu fluxo.

Ser realista vai ajudar a reestruturar a empresa tomando as decisões que precisam ser efetivamente tomadas.

c- Não tenha qualquer vergonha de negociar

Os problemas da empresa podem gerar um sentimento de frustração no empreendedor. Além de desmotivar, pode acabar impedindo que negociação com parceiros e fornecedores ocorram de forma plena.

Em uma crise, fazer gestão negociando prazos, pagamento e cortando os custos corretos, mostrará na verdade maturidade da empresa com relação ao negócio e ela sairá fortalecida.

d- Cuide da reestruturação do perfil financeiro da empresa

Você precisa continuar gerando receita, mas priorize receitas que não necessitem de novos investimentos. Sem receitas será difícil vencer essa fase.

Identifique os gastos que estão associados às receitas, como insumos e mercadorias para revenda, por exemplo. Priorize esse tipo de gasto, pois ele é gerado de receita.

Reduza também os gastos que não estejam nos itens acima, avalie despesa por despesa e identifique formas de fazer mais por menos.

Comunicar e ser transparente com os funcionários e colaboradores também é importante para que eles possam contribuir com a redução de gastos, por menor que pareça ser, como por exemplo o desperdício de material de escritório.

Por fim renegociar com credores para conseguir melhores condições.

Como evitar problemas com um processo de fluxo de caixa

É muito ruim passar por um processo de falta de caixa na empresa. A boa notícia é que é possível evitar e tomar ações antes de que algo ocorra de ruim com o negócio.

Você vai perceber que são ações simples e que são bem melhores do que as ações e atitudes que deverá tomar quando tiver o problema estabelecido.

Ter um processo de controle de entradas e saídas e de fluxo de caixa

Já falamos que um fluxo de caixa não é intuitivo, mas é um processo relativamente simples. Porém ele demanda de bastante disciplina.

Sabemos que no dia a dia, a correria da operação faz com que a atenção não seja tão voltada ao processo. Por isso é interessante facilitar o processo com hábitos, como olhar o financeiro no primeiro horário, terceirizar para que uma empresa faça a operação, ou até contratar um colaborador para a atividade.

Fazer a conciliação bancária e a atualização de entradas e saídas é um processo que precisa ser diário. Junto com ele você deve cuidar da projeção de fluxo de caixa futuro, atualizando provisões e confirmando contas líquidas e certas.

Esse é o primeiro grande passo para ter mais visão sobre o que acontece com relação às finanças da empresa.

Categorizar corretamente os lançamentos e registrar todos os movimentos

Dois erros muito frequentes são: não lançar todas as despesas e receitas e por vezes até esquecer de lançar uma conta inteira, como um caixinha, e não categorizar corretamente os processos.

O que pode acontecer neste caso são empresas que possuem a disciplina e por não realizar este passo corretamente comprometem todo um trabalho de análise que deve ser feito posteriormente. É importante que ao começar a fazer, os registros e categorizações sejam feitos da forma correta.

Não contar com o recebimento da totalidade das vendas

Vender é apenas um passo para receber. Existem outras etapas até aquela venda se tornar um caixa efetivo.

Por isso se tiver algum risco de não receber, é importante desconsiderar essa previsão de caixa. Isso vai fazer você ser mais realista e assertivo nas decisões.

Com o fluxo realizado, você poderá ter uma sensibilidade sobre a conversão de faturamento em recebimento na data correta e considerar nas suas previsões.

Atualizar as projeções futuras

No processo de análise e realização das atividades de controle de entradas e saídas e do fluxo de caixa, algo que tem que se manter vivo é o trabalho de atualizar os valores de compromissos.

Não ajustando uma variação em despesa, assim como no item anterior sobre as vendas, o seu fluxo de caixa estará furado.

Isso tudo vai distorcer os resultados e com certeza causar surpresas desagradáveis.

Tenha um sistema de gestão

Planilhas são ótimas e eu as adoro! Faço diversas operações sensacionais com um Excel. Mas as plataformas e os softwares ERP para Pequenas e Médias Empresas evoluíram muito. Nós por exemplo utilizamos a Conta Azul para a nossa empresa e também para toda a terceirização do BPO Financeiro.

A plataforma além de permitir o devido controle, tem diversas ferramentas de produtividade, como emissão de notas fiscais e emissão de boletos.

Vale a pena ter uma solução, ganhar produtividade e ter a garantia dos controles corretos.

Dedique esforço da organização com um Fluxo de Caixa

Bem, a grande mensagem deste texto para você empreendedor é: você precisa dedicar certo esforço para a organização das finanças de sua empresa.