Laudifer Sfreddo de Castro
A conciliação de cartões para pequenas empresas é uma prática essencial para a saúde financeira do negócio. Sem controle das receitas recebidas por meio de cartões de crédito e débito, fica impossível prever o fluxo de caixa futuro, acompanhar o faturamento e saber o montante que foi cobrado de taxas pelas empresas de cartões. e contabilizar os lucros da operação.
O processo é trabalhoso, exige tempo e dedicação, mas o esforço vale a pena. Neste artigo, você vai entender as bases para fazer uma conciliação de cartões perfeita.
Também terá acesso a uma planilha gratuita e funcional. Com dicas práticas, você vai aprender a utilizar essa ferramenta – e nunca mais vai ficar na dúvida sobre valores a receber, seja de crédito, débito ou vale-refeição. Vamos lá?
O que é a conciliação de cartões
Em poucas palavras, a conciliação de cartões é a ação de conferir e validar as informações sobre a venda de produtos por meio de cartões de crédito e débito com o controle de vendas da sua empresa e com os respectivos valores a receber por cada transação.
Na prática, significa dizer que você vai conferir, operação por operação, se o registro de vendas da sua empresa condiz com as informações repassadas pela máquina de cartão de crédito que você contratou – que será chamada neste texto de adquirente.
Imagine, por exemplo, que você fez três vendas no mesmo dia, para diferentes clientes, que usaram diferentes cartões. Um deles pagou no débito, outro pagou no crédito, em quatro vezes, e outro pagou no cartão do vale-refeição. São três operações com taxas e diferentes, cujo valor será repassado para a conta da sua empresa em datas diferentes. Como controlar?
A conciliação de cartões para pequenas empresas garante o acompanhamento atualizado por parte do empreendedor, para que ele saiba exatamente quanto vai receber, quando e quanto vai pagar de taxa em cada operação.
Se você não tiver essas informações, jamais irá administrar o fluxo de caixa da empresa, porque simplesmente não terá dados suficientes para isso. É a saúde financeira do seu negócio que está em jogo.
Importância da conciliação de cartões
Confira abaixo cinco motivos pelos quais a conciliação de cartões pode fazer toda a diferença no resultado de sua empresa:
1. Saber o que vai receber de verdade, descontada a taxa do cartão
São tantas bandeiras no mercado, tantas adquirentes, que você certamente não sabe, de cabeça, a taxa de cada operação. Crédito parcelado, débito, vale-refeição. Vender R$ 50 em cada uma dessas operações pode representar diferentes valores no seu caixa no fim do período.
Com a conciliação de cartões para pequenas empresas, essa dúvida não existe mais, e você deixa de perder tempo fazendo cálculos improdutivos. A planilha atualiza automaticamente, de acordo com os dados inseridos na primeira vez. Simples, né?
2. Conhecer o valor repassado por data
Um consumidor paga à vista, outro compra em sete parcelas. Seria muito fácil se o dinheiro entrasse na sua conta de uma só vez em uma data predeterminada, como o pagamento do salário de um funcionário. Na prática, você sabe, não acontece dessa forma.
Com a planilha de conciliação de cartões para pequenas empresas, é possível reunir, selecionando cada dia, todas as informações disponibilizadas pelas adquirentes. Você seleciona, por exemplo, a segunda-feira da próxima semana, e a planilha calcula, automaticamente, todos os valores a receber previstos para essa data. Simplifica bastante, concorda?
3. Controlar se o valor descontado das taxas bate com o previsto em contrato
Já deve ter acontecido: você contrata a adquirente por uma taxa de 2,99% na transação, mas, quando vai conferir o valor recebido, percebe que foram descontados 3,5%. Sem uma conciliação de cartões, essa discrepância pode passar despercebida, permitindo quebras de contrato.
A planilha ajuda nessa tarefa porque automatiza o processo: você só precisa comparar o valor recebido com o valor previsto, sem fazer cálculos extras ou manuais para conferir se a taxa correta foi adotada. Rapidez, agilidade e eficiência para a sua empresa.
4. Descobrir quais são as vendas no cartão de cada lançamento da conta bancária de sua empresa
Quando a empresa cresce, as transações na sua conta bancária se tornam frequentes, com um fluxo diário difícil de acompanhar. Aí, fica complicado separar o que é repasse do cartão de crédito e o que é transferência ao olhar apenas o extrato do dia.
A conciliação de cartões elimina essa dúvida, porque todas as transações são facilmente identificadas. Isso significa informação mais rápida e sem chance de distorções para você tomar as decisões mais relevantes a respeito do fluxo de caixa e da gestão do seu negócio.
5. Identificar erros de operação
Finalmente, a conciliação de cartões para a sua pequena empresa também vai permitir identificar, com agilidade, cancelamentos não previstos e vendas em duplicidade que eventualmente tenham ocorrido na operação das adquirentes.
Você se antecipa ao problema e ganha tempo para corrigi-lo o mais rápido possível, minimizando o desgaste e o prejuízo – seu e do cliente.
Como fazer conciliação de cartões em pequenas empresas
Você já sabe o que é a conciliação de cartões e a importância de aplicá-la no dia a dia do seu negócio. Agora, vai aprender, com um exemplo prático, como fazer essa conciliação.
Considere, para efeitos de exemplo, que você trabalhe com uma máquina de cartão da marca Stone. A taxa aplicada pela adquirente nas vendas em débito é de 2%. Satisfeito com o produto oferecido pela sua empresa, um cliente faz a aquisição e paga R$ 80, à vista, no débito. Você imprime o seu comprovante e guarda em uma gaveta.
Aí, cabe a você escolher o melhor momento para inserir os dados no sistema. Pode ser ao fim do dia, no intervalo do almoço ou quando sobrar um tempo durante o atendimento. Basta abrir a planilha de conciliação de cartões e anotar o valor da venda, na data de hoje, em uma parcela, na modalidade de débito.
Pronto, o sistema vai prever, automaticamente, quanto você vai receber por essa venda (R$ 78,40) e vai indicar a data em que esse valor será repassado para a sua conta (geralmente, com um prazo de 30 dias, que depende da adquirente).
Agora, é só abrir a aba de repasses por data e conferir qual o montante que será transferido para a sua conta nessa determinada data, mantendo um controle atualizado sobre as finanças e o fluxo de caixa da sua empresa. Fácil, né?
Planilha de conciliação de cartões
Com o objetivo de melhorar a gestão da sua empresa, a ContaAzul desenvolveu uma planilha de conciliação de cartões para quem vende no cartão e não sabe quanto nem quando vai receber. Ela tem formato excel e está disponível para download gratuito. Nesta planilha, você encontra uma ferramenta funcional a conciliação entre repasses e recebimentos.
Como você já leu neste artigo, cada tipo de pagamento costuma ter taxas e prazos diferentes, e muitos bancos e adquirentes agrupam todas as receitas do dia em uma única movimentação. Assim, fica bem difícil para você saber qual valor corresponde a cada venda. Com disciplina e dedicação, você vai contornar esses problemas – basta fazer o download e seguir as instruções a seguir.
Instruções de uso da planilha de conciliação de cartões
O primeiro passo para fazer a conciliação de cartões utilizando a planilha gratuita oferecida pela ContaAzul é dedicar atenção à aba "Taxas e Prazos". Inclua o nome de cada leitor de cartão (adquirente) contratado por sua empresa em uma linha diferente na coluna "Leitor de cartão". Nas colunas seguintes, insira a taxa, em %, e o prazo, em dias, aplicados a cada cenário: Débito, Crédito à vista, Crédito Parcelado e Vale Refeição.
A seguir, na aba "Vendas e Repasses", preencha as cinco primeiras colunas, fixando uma linha para cada venda. Você vai precisar das seguintes informações: data de venda, leitor de cartão utilizado, meio de pagamento, parcelas e valor da venda.
As demais colunas da aba são atualizadas automaticamente. Aqui você pode ter uma ideia de entradas em seu fluxo de caixa a partir das vendas realizadas.
Para cada data, uma visão geral
Para você não ficar somando na mão os valores previstos de repasses, use a aba "Repasses por data". Nela, você preenche apenas uma data inicial e a planilha informa todos os repasses previstos para os 90 dias seguintes.
Essa funcionalidade da planilha é o que a torna muito melhor do que as similares que você vai encontrar na internet, porque, ao contrário da ContaAzul, elas quebram as vendas em parcelas, mas não oferecem uma visão aglutinada por data.
Imagine recorrer à calculadora todas as vezes em que você quiser consultar os valores a receber em determinada data. Você digita os números e soma, manualmente, para descobrir o valor que receberá em cada dia específico. Trabalhoso e improdutivo, né? Esse tipo de desgaste é eliminado pela planilha da ContaAzul, desde que, é claro, você faça a sua parte, como veremos no tópico a seguir.
Dedicação e comprometimento são essenciais
Lembre-se de que será preciso estabelecer prioridades e atualizar as contas de forma diária ou semanal, para manter o controle sobre a conciliação de cartões. Muitos donos de negócio que aceitam cartão relatam ter encontrado divergências entre o valor combinado em contrato com a adquirente e o praticado. Esses erros podem representar um impacto grande no seu bolso – para evitá-lo, você precisa controlar e saber se os valores repassados batem com o contrato acordado.
Se você deixar passar um dia ou errar em alguma operação, a conta realizada de forma automática ficará com resultados distorcidos, prejudicando a sua avaliação do todo. É justamente por isso que você precisa transformar a conciliação de cartões em um hábito irrevogável: abrir mão dele significa abrir mão do controle do seu negócio.
Se tudo isso parece trabalhoso demais e você prefere dedicar o seu tempo e a sua atenção para atividades de áreas mais estratégicas da empresa, como elaboração de orçamentos, controle do fluxo de caixa, prospecção de clientes ou atendimento de fornecedores, existe uma alternativa: os softwares de gestão, que automatizam o processo e eliminam o trabalho manual. Ficou interessado?
Software de gestão é opção
Planilhas ajudam, mas elas não são a melhor forma de fazer a conciliação de cartões na sua empresa. ContaAzul é a plataforma online que ajuda você a organizar seus negócios porque conecta, em um só lugar, tudo o que você precisa para o controle de uma pequena empresa.
Isso inclui o ContaAzul Receba Fácil Cartão, uma solução para você aceitar cartão e ter a conciliação realizada automaticamente: para saber com clareza quanto você tem a receber a cada dia e quanto está pagando de taxas. As vantagens vão além, porque você tem várias funcionalidades em uma única plataforma.
Todos os dados em um só lugar para ganhar tempo
Quantas planilhas você usa na sua empresa? Como manter todas atualizadas? Quanto tempo você perde revisando dados desatualizados? Todo esse trabalho seria poupado com ContaAzul. Com essa solução, você tem uma integração completa entre o processo de vendas e o seu controle financeiro. Tudo para você gastar menos tempo com operações manuais e ganhar mais tempo para se dedicar ao sucesso dos seus negócios.
Todas as informações da sua empresa sempre atualizadas
O sistema de gestão da ContaAzul automatiza rotinas. Ele faz a conciliação do cartão automaticamente para quem usa ContaAzul Receba Fácil Cartão. Também lê o extrato do banco e simplifica seu controle. Emissão de nota fiscal e boleto são feita em poucos cliques. Você nunca mais vai se perder entre versões e planilhas atualizadas manualmente.
Dados seguros e backup automático
Quantas cópias de cada planilha você guarda? Há quanto tempo não faz backup? Já pensou na dor de cabeça se o computador parar de funcionar? Esses medos ficam no passado com ContaAzul, porque os dados estão sempre atualizados, onde quer que você esteja. Com backup na nuvem criptografado, você tem segurança com servidores modernos e padrões de segurança usados por bancos online.
Gostou das dicas sobre conciliação de cartões? Como você realiza essa tarefa na sua empresa? Vai utilizar a planilha de controle ou experimentar a ContaAzul? Deixe um comentário contando sua experiência.
