Como gerenciar suas notas fiscais com mais eficácia?

As pequenas e médias empresas (PMEs) possuem estruturas e pessoal reduzidos, fazendo com que, muitas vezes, o próprio empreendedor assuma o papel de controlador das finanças.

Nesse cenário, é fundamental que o empresário tenha domínio sobre as informações geradas para que possa ter uma visão completa e abrangente da situação econômica e tomar decisões mais seguras para o negócio.

O gerenciamento das notas fiscais (NFs) emitidas e recebidas na empresa, por exemplo, é um processo que exige bastante cuidado e dedicação, mas que pode se tornar muito mais simples com alguns procedimentos. Quer conhecê-los? Confira algumas dicas para gerenciar suas NFs com mais eficácia:

Implante uma rotina para compra e venda de produtos

Diferentemente das grandes organizações, nas PMEs é comum vermos vários funcionários de diferentes setores envolvidos em atividades de compra e venda de produtos e serviços. Dessa forma, aumentam as chances do empreendedor perder o controle sobre as informações que circulam. Por isso, é fundamental desenvolver rotinas para que as pessoas envolvidas nesses processos transmitam e validem as informações de forma adequada.

Ao fazer uma compra, por exemplo, o funcionário deve passar a informação à pessoa responsável pelo financeiro e, ao receber o produto ou serviço, confrontar o documento recebido com os pedidos ou contratos. Caso tudo esteja em ordem, a nota fiscal pode, então, ser enviada ao setor responsável pelo pagamento.

O mesmo procedimento de controle deve ser seguido para a emissão de notas, garantindo a exatidão das informações e da NF-e enviadas aos clientes e evitando custos e retrabalho para a correção de documentos.

Confira a autenticidade das notas emitidas

Outro passo importante para quem gerencia as notas fiscais de uma empresa é conferir a autenticidade dos documentos recebidos. Ao receber uma NF, consulte o site da prefeitura emissora, consultando a veracidade do documento e a correção dos impostos.

Trabalhando dessa forma, sua empresa pode evitar dores de cabeça com problemas financeiros e tributários.

Modernize a gestão da sua empresa

Para facilitar ainda mais o gerenciamento das notas fiscais, as pequenas e médias empresas podem implantar um sistema de gestão online para controlar as finanças de forma simples e abrangente.

Com um programa de emissão de nota fiscal eletrônica, sua empresa ganhará tempo digitando as informações apenas uma vez em um único sistema e reaproveitando-as sempre que possível ao longo do processo de compra e venda.

Além disso, é possível emitir notas de entrada para controlar de forma mais efetiva as devoluções, compras de fornecedores que não emitem nota, importações, entre outros.

Busca automática da NF-e no site da Receita

E para as notas emitidas com o CNPJ da sua empresa como destinatário, o ContaAzul busca e importa os arquivos XML automaticamente de notas fiscais de compra direto do site da Receita Federal. Basta ter um certificado digital A1 e um CNPJ ativo para usar essa funcionalidade. Sempre que uma NF-e é emitida com o CNPJ de sua empresa como destinatário, você recebe uma notificação -- e ainda pode fazer a manifestação do destinatário.

Repasse as informações ao contador

Ao gerenciar as notas fiscais, lembre-se de que todas as informações geradas no processo devem ser disponibilizadas para a contabilidade da empresa.

Notifique todas as movimentações financeiras ao seu contador, profissional responsável pelo controle. Um sistema de gestão eletrônica também pode ser útil para disponibilizar essas informações automaticamente para a elaboração de fluxo de caixa e demonstrações de resultados.

Mantenha um bom relacionamento

Uma boa dica para quem gerencia as notas fiscais de uma empresa é desenvolver um bom relacionamento com os setores de contas a pagar e receber dos clientes e fornecedores. Dessa forma, sempre que sua empresa precisar do apoio de um parceiro, ela terá um caminho aberto para fazer alterações nos documentos sem trâmites burocráticos ou custos adicionais.

Recursos e ações somados são a melhor forma para garantir o bom gerenciamento e, consequentemente, a emissão correta das NFs. Portanto, utilize-os para um controle tranquilo, sem problemas futuros.