Desvantagens do Excel no controle de pagamentos recorrentes

Há diversas desvantagens do Excel que podem prejudicar seu negócio. Embora seja uma ótima ferramenta para fazer planilhas de controles financeiros, ela é manual, com personalização complexa e está suscetível às falhas humanas.

Com isso, os empreendedores que estão crescendo e que apresentam um fluxo de vendas muito alto acabam perdendo muito tempo para gerenciar o negócio. Isso porque, além de preencher as planilhas, também é preciso conferir cada lançamento.

Portanto, se você busca melhorar a gestão dos seus pagamentos recorrentes e não ficar refém do controle de pagamento pelo Excel, continue a leitura!  

8 desvantagens do Excel no controle de pagamentos recorrentes

As desvantagens do Excel ficam claras na rotina dos pagamentos recorrentes, já que a ferramenta não possibilita a otimização das demandas. 

Além disso, o Excel, embora conte com opcões de fórmulas para diversos cálculos, sempre dependerá de alguém para inserir os valores. O que não acontece quando você utiliza um sistema de gestão, que faz o cruzamento dos dados de forma automática.

E, quando olhamos para uma empresa com alto volume de vendas, o Excel acaba não sendo um recurso efetivo. Isso porque, caso um colaborador esqueça de registrar uma movimentação, o resultado final do financeiro pode ficar comprometido. 

Mas eu estou começando agora, não tenho um volume tão alto de vendas.

Bom, até para quem acabou de abrir uma empresa contar com o Excel pode não ser tão vantajoso, já que a ferramenta não emite relatórios para análise do desempenho do negócio. 

Agora, veja algumas desvantagens do Excel quando o assunto é pagamento recorrente. Confira! 

1. Dificuldade de automatização

Um dos principais desafios do Excel é a dificuldade em automatizar o preenchimento de dados no nível necessário para o controle de pagamentos recorrentes.

Até existem recursos avançados para preencher informações e fazer cálculos automaticamente, mas é preciso ter um conhecimento específico. Além disso, são muitas as variáveis envolvidas nas vendas recorrentes.

Se você tiver que gerenciar a cobrança mensal de clientes em um negócio por assinatura, terá que repetir informações todos os meses nas planilhas, por exemplo. 

Isso sem falar em lidar com variações como descontos, estornos, cancelamentos, upgrades e downgrades de planos, entre outras.

Dessa forma, o pouco que era automatizado volta a exigir um preenchimento manual, tomando muito tempo e esforço dos colaboradores.

Sempre é importante lembrar que, nos negócios recorrentes, não dá para perder tempo com tarefas manuais, pois há muitas questões estratégicas que são mais urgentes. 

Por isso, as famosas planilhas do Excel não são indicadas para quem precisa de uma cobrança recorrente automatizada e ágil. 

O ideal é que o processo ocorra sem interferência humana, desde o faturamento da venda até a emissão e envio do boleto e nota fiscal ao cliente. 

2. Falta de recursos para o trabalho colaborativo

Frequentemente, os pagamentos recorrentes passam por vários profissionais dentro da empresa ou até mesmo por prestadoras terceirizadas.

Neste processo, o empreendedor e o responsável pelo financeiro terão que editar o mesmo arquivo para registrar todas as cobranças e transações do negócio. 

Acontece que o Excel não favorece o trabalho colaborativo, pois as planilhas não são tão simples de compartilhar e é fácil perder o controle de quem faz o quê dentro do arquivo. 

Mesmo na versão com armazenamento em nuvem, é um pouco arriscado ter várias pessoas editando uma planilha online ao mesmo tempo, principalmente quando são informações tão importantes para a empresa.

Nos negócios recorrentes, o alto volume de dados de cobrança que se repete com frequência só deixa a situação ainda mais complexa. 

Enquanto os sistemas de gestão oferecem controle de acesso e alterações por usuários, as planilhas podem virar uma bagunça facilmente – especialmente em equipes maiores. 

3. Alta probabilidade de erros

Um segundo de distração e um erro de digitação em uma planilha do Excel podem custar muito caro para a empresa que vende na recorrência. 

Imagine digitar um valor de fatura errado e ainda replicar o erro para outros meses, ou errar a periodicidade de uma cobrança.

Qualquer mínima falha com dados financeiros significa prejuízo – não é à toa que o Excel é conhecido por erros humanos na gestão. 

Um caso emblemático é o do banco britânico Barclays Investment Bank, que sofreu um prejuízo bilionário com um erro de planilha do Excel, conforme noticiado no Computer World.

Durante a crise de 2008, o banco resolveu comprar alguns ativos do falido Lehman Brothers, mas não se atentou ao fato de que 179 contratos estavam em linhas ocultas da planilha recebida.

Como resultado, o banco só percebeu o equívoco após a conversão do arquivo para PDF e teve que assumir os gastos extras por contratos sem qualquer valor.

Esse é apenas um exemplo do tipo de problema que o Excel pode causar com a falta de controle sobre os dados. 

4. Vulnerabilidade a fraudes

As planilhas também são arquivos muito vulneráveis a fraudes, mesmo quando protegidas por senha. 

Ainda que haja um controle de acesso na empresa, é fácil para uma pessoa má intencionada alterar informações e cálculos diretamente no arquivo sem deixar rastros.

Além disso, existem cibercriminosos especializados em interceptar e violar planilhas para obter dados sigilosos e estratégicos de empresas e clientes. 

Por conta disso, o Excel acaba não sendo uma opção segura para gerenciar créditos recorrentes no seu negócio, principalmente se você preza pela proteção de dados e quer garantir seu compliance com a LGPD. 

5. Falta de integração com outros sistemas

Na gestão de pagamentos recorrentes, é importante que as informações de cobrança estejam integradas às contas a receber, à gestão financeira e ao controle de estoque. 

Com as planilhas do Excel, as integrações são muito limitadas e fica difícil garantir o fluxo de dados entre os softwares utilizados pela empresa. 

Até existem plugins e soluções que conectam as planilhas a alguns sistemas, mas nada se compara a ter uma única base de dados, onde todos os módulos conversam entre si. 

Um exemplo é a cobrança de assinatura mensal, processo que envolve várias etapas, como o registro da venda, geração de boleto, geração de nota fiscal, envio de notificações e informações ao cliente, baixa no estoque (quando se trata de produtos) e entrada nas contas a receber.

Obviamente, uma planilha do Excel não dá conta de registrar todos esses passos, exigindo a integração dos dados com outros sistemas de gestão, como um ERP. 

6. Risco de perda de dados

Para quem ainda mantém planilhas no servidor da empresa, o risco de perda de dados valiosos para o negócio é altíssimo. 

Um arquivo que existe somente em um computador ou no máximo em algum backup pode facilmente ser deletado sem querer, perdido durante um desastre natural ou um acidente, ou mesmo roubado durante um assalto. 

Lembrando que qualquer perda ou vazamento de dados não tem apenas o impacto financeiro, mas também pode afetar diretamente a reputação da empresa no mercado. 

7. Lentidão e usabilidade ruim

Quem nunca perdeu a paciência com uma planilha que ficou lenta por causa do excesso de dados?

Esse é um outro desafio muito comum do Excel, que começa a perder desempenho a partir de um determinado volume de dados inseridos em um único arquivo.

Se houver muitas fórmulas, funções e gráficos, a situação pode ficar ainda mais delicada.

Além disso, a usabilidade, ou seja, a facilidade de usar o Excel, é considerada precária por muitos usuários, devido à má distribuição das ferramentas e interface poluída. 

Nem precisamos dizer como isso faz você perder tempo no dia a dia, principalmente quando é preciso controlar todas as variáveis de um negócio recorrente. 

8. Dificuldade para visualizar as informações 

É possível até colocar cores, filtros e personalizar a planilha. Mas o fato é que o Excel não é um recurso muito visual. 

Na hora de controlar pagamentos recorrentes e parcelamentos, é importante ter uma ferramenta que facilite a visualização dos dados e a geração de relatórios. 

Afinal, além de gerenciar as cobranças, você também precisa analisar as transações para fazer suas projeções de vendas, entender o desempenho financeiro do negócio e planejar suas finanças.

Nas planilhas, observamos uma infinidade de dados distribuídos entre células e colunas, e poucos recursos para a criação de gráficos mais simples de entender.

A automatização é a melhor alternativa para controlar os pagamentos recorrentes

O Excel tem várias vantagens e, com certeza, auxiliou (e auxilia!) várias empresas. Porém, como falamos, a ferramenta apresenta muitos desafios operacionais, que podem dificultar as tarefas diárias de um negócio.

A saída para gerenciar os pagamentos recorrentes com mais efetividade é automatizar o controle financeiro com um sistema de gestão online. 

Afinal, contar com a tecnologia é o melhor caminho para monitorar os lançamentos, emitir relatórios e planejar as finanças da empresa. E a Conta Azul Pro é, sem dúvida alguma, a solução ideal para o seu negócio!

Com ela, você poupa tempo, evita erros, acompanha os números em tempo real e ainda consegue gerar relatórios automáticos. Isso porque, com esse ERP online, todas as informações financeiras ficam disponíveis em um só lugar. 

Nosso módulo de gestão de contratos recorrentes  oferece diversas vantagens, como:

• Criação de vendas recorrentes;
• Automatização de processos como cobrança;
• Emissão de nota fiscal e integração com o contador;
• Emissão de boleto e baixa das contas a receber. 

Dessa forma, você só precisa cadastrar a operação uma única vez para cobrar seus clientes todo mês (ou semana, quinzena, bimestre ou qualquer outro período). 

Você ainda pode programar contratos recorrentes e contar com os recursos de controle de fluxo de caixa, estoque, cadastro de clientes e muito mais! 

Para agilizar mais ainda a sua rotina, você pode aproveitar o app Conta Azul de Bolso, para analisar as vendas, o estoque e o fluxo de caixa pelo celular. 

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