Tudo sobre como calcular IRRF na folha de pagamento

Sobre o que estamos falando?

  • O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é um tributo recolhido pelas empresas dos seus colaboradores, quando o salário mensal supera R$ 1.903,00. Pessoas jurídicas, quando se enquadram em alguns critérios da Receita, também precisam pagar o IRRF; 
  • Em algumas situações específicas, o desconto do IR na folha de pagamento é diferenciado. Por isso, é fundamental entender essas peculiaridades, para que sua empresa e nem os colaboradores caiam na malha fina;
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O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é um dos tributos que são recolhidos diretamente na folha de pagamento dos colaboradores. Em algumas situações específicas, como férias e décimo terceiro, a forma de desconto é diferente. 

Entender como é calculado o IRRF na folha de pagamento ajuda você a acompanhar melhor o trabalho da contabilidade, garantindo que esse imposto seja recolhido corretamente. Com isso, a empresa e os funcionários não correm o risco de caírem na verificação da Receita Federal, famosa malha fina.

Para te ajudar a entender melhor este assunto, reunimos tudo o que você precisa saber sobre o desconto desse tributo na folha de pagamento neste conteúdo. 

Confira os seguintes tópicos:

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IRRF: O que é?

Imposto de Renda Retido na Fonte — IRRF é uma obrigação tributária imposta às empresas ao remunerar uma pessoa física, seja como funcionária na folha de pagamento, seja como prestadora de serviço. A pessoa jurídica é obrigada a reter os valores do Imposto de Renda recolhido pelo governo brasileiro. Ela segue a legislação específica que detalhamos a seguir. 

O que diz a lei sobre o IRRF? 

As disposições legais sobre o IRRF estão dispostas no Decreto 9.850/18.

O IRRF é pago mensalmente pelas empresas em referência às pessoas físicas, enquanto funcionárias, ao receberem valores superiores R$ 1.903,99 por mês. Os valores retidos seguem a tabela de Imposto de Renda vigente. 

Pessoas jurídicas que atuam na prestação de serviços também precisam recolher o IRRF quando recebem mais de R$ 28.559,70 em rendimentos tributáveis ou R$ 40 mil em rendimentos isentos, não tributáveis ou tributados na fonte.

Trata-se de um imposto recolhido pela fonte pagadora, ou seja, por quem está fazendo o pagamento na relação comercial. No caso do IRRF, a fonte pagadora é a empresa que contrata funcionários ou os serviços.

O pagamento serve de mecanismo para que o governo acompanhe melhor o cumprimento das obrigações tributárias, já que é muito mais fácil concentrar a fiscalização nas empresas do que em cada contribuinte. 

A Receita confronta as informações enviadas no IRRF e analisa os dados. Quando eles não conferem, a empresa pode ser acusada de sonegação fiscal, pagar multas e até ter seu funcionamento comprometido por suspensões. 

O que é preciso para calcular o IRRF na folha de pagamento?

Confira a seguir como é feito o desconto do IRRF na folha de pagamento. Para exemplificar o cálculo, vamos considerar um trabalhador com um salário de R$ 3.000,00 e que tem um dependente. 

Fazer o desconto do valor do INSS

O primeiro passo para calcular o IRRF é deduzir outro imposto, o INSS, que varia conforme a faixa salarial. Atualmente, os percentuais estão atualizados conforme a tabela abaixo divulgada pelo governo:

Tabela INSS 2022

Até R$ 1.212,00

7,5%

De R$ 1.212,00 até R$ 2.427,79

9%

De R$ 2.427,79 até R$ 3.641,69

12%

De R$ 3.641,70 até R$ 7.088,50

14%

 

No exemplo, com um salário de R$ 3.000,00 o desconto do INSS é de 12%. Sendo assim, temos:

12% de R$ 3.000 = R$ 360,00

R$ 3.000 - R$ 360,00 = R$ 2.640

Deduzir os valores de dependentes

Diferente do percentual do INSS e do próprio IRRF, o valor de desconto dos dependentes é fixo. Conforme a tabela do IRRF, o valor é R$ 189,59:

R$ 2.640 (valor já com o desconto do INSS) - R$ 189,59 = R$ 2.450,41

Verificar qual é a faixa salarial para desconto do IRRF

O percentual do IRRF não é fixo para todas as pessoas que recebem acima de R$ 1.903,99 mensais. O desconto é feito com base na tabela vigente do governo:

Tabela IRRF Atualizada 2022

Rendimento mensal

Desconto

De R$ 1.903,99 até R$ 2.826,65

7,5%

De R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05

15%

De R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68

22,5%

Acima de R$ 4.664,69

27,5%

Valor para cada dependente em qualquer rendimento mensal acima de R$ 1.903,99

R$ 189,59

 

Com um salário de R$ 3.000,00, o percentual é de 15%. Porém, o desconto do IRRF incide sobre o valor já com a dedução do INSS e dos dependentes, que é de R$ 2.450,41.

Recolher o valor do IRRF

Identificada a faixa de desconto conforme a tabela de IRRF 2022, é só fazer o recolhimento do IRRF. 

15% de R$ 2.450,41 = R$ 367,56

R$ 2.450,41- 367,56= R$ 2082,85

Então, uma pessoa com salário mensal de R$ 3.000,00 e com um dependente, paga de IRRF por mês o valor de R$ 367,56.

Veja também: 

O que fazer em casos mais específicos?

O IRRF também é descontado em outras situações, como no pagamento de décimo terceiro, férias, participação nos lucros e premiações. A dedução do tributo segue o mesmo raciocínio do desconto no salário mensal, considerando primeiro as deduções de INSS e dependentes, respectivamente.

Adiantamento de salário

No caso de um adiantamento, como é comum nas empresas que pagam o “vale” em uma data e o restante do salário em outra, a dedução do IRRF costuma ocorrer no segundo pagamento, também chamado saldo do salário. 

Digamos que uma empresa dá o vale no dia 10 e termina o pagamento no dia 20 de cada mês. A dedução do IRRF vai acontecer no valor pago no dia 20. 

Quando o adiantamento for de outra competência, por exemplo, quando o funcionário recebe em outubro parte do pagamento do mês seguinte, o IRRF é deduzido na parcela referente a novembro e não do saldo de outubro.

Décimo terceiro

O pagamento do décimo terceiro salário costuma ser feito em duas parcelas, geralmente entre os meses de novembro e dezembro. O desconto do IRRF incide apenas na segunda, junto com o desconto de INSS.

Férias

As férias são pagas separadamente do valor do salário. Por essa razão, sempre costuma ser em datas diferentes. O IRRF também é deduzido deste valor, assim como o décimo terceiro.

Participação nos lucros

O IRRF também pode ser descontado da participação nos lucros ou PLR. O cálculo é feito à parte dos recebimentos mensais e apenas quando o valor recebido for maior que R$ 6.000,00. O percentual a ser descontado considera a tabela do IRRF vigente.

Vale lembrar que o colaborador não precisa declarar esses valores em sua declaração anual do Imposto de Renda Pessoa Física. 

Premiações e bônus

Também é preciso descontar o IRRF dos prêmios e bônus pagos aos funcionários mais de duas vezes ao ano, sejam eles em dinheiro, bens ou serviços. Nestes dois últimos casos, a empresa assume o valor a ser deduzido do imposto.

O percentual é proporcional à tabela do ano vigente. Diferente da PLR, o colaborador deve informar o valor recebido na sua declaração de IR. 

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Cuidados importantes no cálculo do IRRF 

 

Entenda se há dependentes legais

Antes mesmo da contratação do seu colaborador, verifique se ele possui dependentes legais, que também constam na declaração do Imposto de Renda Pessoa Física.

Essa informação também é útil quando a empresa oferece outros benefícios para os dependentes, como plano de saúde. 

Elimine processos manuais

Fazer o desconto manual do IRRF, seja no papel ou nas planilhas, pode levar a erro do cálculo, principalmente quando a empresa tem muitos funcionários. 

Para evitar esse desafio, o ideal é adotar um sistema focado no gerenciamento da folha de pagamento, como o da Conta Azul. Assim, você evita erros e futuros problemas com a Receita, que podem gerar prejuízos altos e até mesmo suspensões de atividades. Além disso, pode eliminar processos manuais e burocráticos, automatizando a gestão fiscal.

Centralize todos os vencimentos

Calcule corretamente todos os vencimentos mensais dos seus colaboradores, como horas extras, adicional noturno, premiações, férias etc. Essas informações são de extrema relevância para fazer o IRRF na folha de pagamento.

Aqui, também é importante ter o suporte de um sistema de gestão para gerenciar todos esses descontos com mais agilidade e precisão.

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Conte com o apoio da Conta Azul e do seu contador! 

O recolhimento incorreto do IRRF pode fazer com que a empresa caia na malha fina, sem contar com o estresse que essa situação gera para o dono do negócio. Mas tudo isso pode ser evitado ao dedicar muita atenção no processo de recolhimento dos tributos pagos na folha de pagamento.

Se você ainda está com dúvidas sobre o IRRF, não deixe de procurar orientação junto a um contador de confiança. E no momento de gerenciar sua empresa, garantir o pagamento dos tributos e facilitar os processos, conte com o apoio da Conta Azul!

O ERP Conta Azul é um sistema de gestão desenvolvido para micro e pequenos negócios. Com ele, você pode monitorar todos os setores da empresa, do estoque ao financeiro e imprimir relatórios de cada um deles.

Na Conta Azul, assim que uma venda acontece, a baixa é dada automaticamente no estoque e essa informação é registrada no fluxo de caixa e na contabilidade. 

Algumas vantagens do sistema são:

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  • Emissão das notas fiscais sem complicação, com menos riscos de erros de digitação e retrabalho, já que todas as informações ficam salvas no sistema;

  • Geração de relatórios sobre as vendas e descobrir quais são os produtos ou serviços mais e menos vendidos. Tendo essas informações em mãos, você consegue criar promoções direcionadas;

  • Conciliação bancária e fiscal automática, para que você não se perca no extrato bancário; 

  • Criação de lembretes das datas de vencimento dos clientes. Assim, você consegue cobrá-los em tempo hábil.

Já para os contadores, a Conta Azul oferece uma solução completa para a gestão da contabilidade do cliente, incluindo o módulo de Folha de Pagamento. 

Sendo assim, o ERP Conta Azul concilia as suas informações diretamente para o sistema do escritório contábil, simplificando o processo de recolhimento de dados e o tornando mais seguro.


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