Tudo sobre como calcular IRRF na folha de pagamento

O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é um dos tributos recolhidos diretamente na folha de pagamento dos colaboradores. Em algumas situações específicas, como férias e décimo terceiro, a forma de desconto é diferente. 

Entender como calcular o IRRF na folha de pagamento ajuda você a acompanhar melhor o trabalho da contabilidade, garantindo que o valor seja recolhido corretamente. Com isso, a empresa e os funcionários não correm o risco de caírem na verificação da Receita Federal, famosa “malha fina”.

Para te ajudar a entender melhor este assunto, reunimos tudo o que você precisa saber sobre em um único artigo. Leia agora e saiba das principais atualizações!

Confira os seguintes tópicos:

• O que é IRRF e o que diz a lei sobre o Imposto de Renda Retido na Fonte?
• Como calcular o IRRF na folha de pagamento?
• O que fazer em casos mais específicos?
• Cuidados importantes no cálculo do IRRF
• Conte com o apoio da Conta Azul e do seu contador!

O que é IRRF e o que diz a lei sobre o Imposto de Renda Retido na Fonte?

O IRRF é uma obrigação tributária imposta às empresas ao remunerar uma pessoa física, seja como funcionária na folha de pagamento ou como prestadora de serviço. A pessoa jurídica é obrigada a reter os valores do Imposto de Renda Retido na Fonte recolhido pelo governo brasileiro. 

As disposições legais sobre o IRRF estão no Decreto 9.850/18. O IRRF é pago mensalmente pelas empresas em referência às pessoas físicas, enquanto funcionárias, ao receberem valores superiores a R$ 2.824. Os valores retidos seguem a tabela de Imposto de Renda vigente. 

Pessoas jurídicas que atuam na prestação de serviços também precisam recolher o IRRF quando recebem mais de R$ 28.559,70 em rendimentos tributáveis ou R$ 40 mil em rendimentos isentos, não tributáveis ou tributados na fonte.

Trata-se de um imposto recolhido pela fonte pagadora, ou seja, por quem está fazendo o pagamento na relação comercial. No caso do IRRF, a fonte pagadora é a empresa que contrata funcionários ou os serviços.

O pagamento serve de mecanismo para o governo acompanhar melhor o cumprimento das obrigações tributárias, já que é muito mais fácil concentrar a fiscalização nas empresas do que em cada contribuinte. 

A Receita confronta as informações enviadas no IRRF e analisa os dados. Quando eles não conferem, a empresa pode ser acusada de sonegação fiscal, pagar multas e até ter seu funcionamento comprometido por suspensões. 

Como calcular o IRRF na folha de pagamento?

Confira a seguir como calcular IRRF na folha de pagamento. Para exemplificar o cálculo, consideramos um trabalhador com salário de R$ 3.000 e que tem um dependente. 

Fazer o desconto do valor do INSS

O primeiro passo para calcular o IRRF é deduzir outro imposto, o INSS, que varia conforme a faixa salarial. 

Os percentuais de desconto do INSS foram alterados em 2019, pela Reforma da Previdência. Já as faixas de contribuição são ajustadas todos os anos, conforme a atualização do salário mínimo, que é R$ 1.412 desde o dia primeiro de janeiro de 2024. 

Atualmente, os percentuais estão atualizados conforme a tabela divulgada pelo governo:

No exemplo, com um salário de R$ 3.000 o desconto do INSS é de 12%. Sendo assim, temos:

• 12% de R$ 3.000 = R$ 360
• R$ 3.000 – R$ 360 = R$ 2.640

Deduzir os valores de dependentes

Outro detalhe importante que influencia no valor do IRRF é o número de dependentes da pessoa física em questão. Em linhas gerais, os dependentes são caracterizados como encargos de família, fazendo com que possam ser incluídos no Imposto de Renda conforme os critérios definidos pela Receita Federal. Assim, podem ser admitidos:

• Filho ou filhos que tenham até 21 anos;
• Filho ou filhos que tenham até 24 anos e estejam cursando a universidade ou escola técnica;
• Filho ou filhos incapacitados, mental ou fisicamente, para o trabalho;
• Cônjuge;
• Companheiro (a) com quem o contribuinte tenha um filho em comum;
• Companheiro (a) com quem o contribuinte esteja junto há pelo menos 5 anos;
• Pais, avós e bisavós que tenham recebido rendimentos (tributáveis ou não) de até R$ 22.847,76 em 2019.

Diferente do percentual do INSS e do próprio IRRF, o valor de desconto dos dependentes é fixo. Conforme a tabela do IRRF, o valor é R$ 189,59:

• R$ 2.640 (valor já com o desconto do INSS) – R$ 189,59 = R$ 2.450,41

Deduzir outras despesas

Além do INSS e dos dependentes, outros tipos de despesas também podem ser deduzidas do Imposto de Renda. Entre elas estão previdência privada e pensão alimentícia.

Você pode conferir mais detalhes neste link. No caso do nosso exemplo, vamos considerar que ele não possui nenhuma dessas despesas dedutíveis. 

Verificar qual é a faixa salarial para desconto do IRRF

No dia 06 de fevereiro de 2024, o Governo Federal publicou uma medida provisória (MP) isentando do Imposto de Renda quem recebe uma remuneração de até 2 salários mínimos, equivalente a R$ 2.824 por mês. 

Segundo estimativas do próprio governo divulgadas pelo portal O Globo, a medida fará com que 15,8 milhões de brasileiros não precisem pagar o imposto.

O teto de isenção, que estava desde 2015 congelado em R$ 1.903,98 mensais, foi aumentado em 2023 para R$ 2.640 e, agora, para R$ 2.824.

Considerando que o imposto é progressivo, todos que pagam podem ser beneficiados, mesmo que somente a faixa de isenção seja alta. Por exemplo, quem ganha R$ 5 mil não precisa pagar imposto sobre a parcela salarial correspondente ao teto de isenção.

O Governo Federal não alterou as demais faixas do imposto, que continuam as mesmas desde 2015. 

Porém, vale ressaltar que o valor fixado para alíquota zero é de R$ 2.259,20. Assim, para haver a isenção de quem recebe o equivalente a dois salários mínimos foi definido um desconto simplificado de R$ 564,80.

• Diferença entre: R$ 2.259,20 – R$ 2.824 = R$ 564,80.

Ainda, segundo informações da Receita Federal, esse desconto é opcional. Veja como fica a nova tabela progressiva do IRRF na folha de pagamento:

Com um salário de R$ 3.000, o percentual é de 15%. Porém, o desconto do IRRF incide sobre o valor já com a dedução do INSS e dos dependentes, que é de R$ 2.450,41.

Recolher o valor do IRRF

Identificada a faixa de desconto conforme a tabela de IRRF, é só fazer o recolhimento do IRRF. 

• 15% de R$ 2.450,41 = R$ 367,56
• R$ 2.450,41 – 367,56 = R$ 2082,85

Então, uma pessoa com salário mensal de R$ 3.000 e com um dependente, paga de IRRF por mês o valor de R$ 367,56.

O Governo Federal possui uma ferramenta para facilitar esse cálculo que pode ser utilizada por qualquer pessoa. Clique no link para acessar o simulador de Imposto de Renda. 

Veja também: 

• O que é certificado digital: como funciona, vantagens, exemplos A1 e A3 e mais
• Guia: Imposto de Renda – como declarar seus rendimentos
• DIRF: Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte

O que fazer em casos mais específicos?

O IRRF também é descontado em outras situações, como no pagamento de décimo terceiro, férias, participação nos lucros e premiações. A dedução do tributo segue o mesmo raciocínio do desconto no salário mensal, considerando primeiro as deduções de INSS e dependentes, respectivamente.

Adiantamento de salário

No caso de um adiantamento, comum nas empresas que pagam o “vale” em uma data e o restante do salário em outra, a dedução do IRRF costuma ocorrer no segundo pagamento, também chamado saldo do salário. 

Digamos que uma empresa dá o vale no dia 10 e termina o pagamento no dia 20 de cada mês. A dedução do IRRF acontecerá no valor pago no dia 20. 

Em caso de adiantamento para outra competência, por exemplo, o funcionário recebe em outubro parte do pagamento do mês seguinte, o IRRF é deduzido na parcela referente a novembro e não do saldo de outubro.

Décimo terceiro

O pagamento do décimo terceiro salário costuma ser feito em duas parcelas, geralmente entre os meses de novembro e dezembro. O desconto do IRRF incide apenas na segunda, com o desconto do INSS.

Férias

As férias são pagas separadamente do valor do salário. Por essa razão, sempre costuma ser em datas diferentes. O IRRF também é deduzido deste valor, assim como o décimo terceiro.

Participação nos lucros

O IRRF também pode ser descontado da participação nos lucros ou PLR. O cálculo é feito à parte dos recebimentos mensais e apenas quando o valor recebido for maior que R$ 6.000. O percentual a ser descontado considera a tabela do IRRF vigente.

Vale lembrar que o colaborador não precisa declarar esses valores em sua declaração anual do Imposto de Renda Pessoa Física. 

Premiações e bônus

Também é preciso descontar o IRRF dos prêmios e bônus pagos aos funcionários mais de duas vezes ao ano, sejam eles em dinheiro, bens ou serviços. Nestes dois últimos casos, a empresa assume o valor a ser deduzido do imposto.

O percentual é proporcional à tabela do ano vigente. Diferente da PLR, o colaborador deve informar o valor recebido na sua declaração de IR. 

Cuidados importantes no cálculo do IRRF

Entenda se há dependentes legais

Antes mesmo da contratação do seu colaborador, verifique se ele possui dependentes legais, que também constam na declaração do Imposto de Renda Pessoa Física. Essa informação também é útil quando a empresa oferece outros benefícios para os dependentes, como plano de saúde. 

Elimine processos manuais

Fazer o desconto manual do IRRF, seja no papel ou nas planilhas, pode levar a erro do cálculo, principalmente quando a empresa tem muitos funcionários. Para evitar esse desafio, o ideal é adotar um sistema focado no gerenciamento da folha de pagamento. 

Assim, você evita erros e futuros problemas com a Receita, que podem gerar prejuízos altos e até mesmo suspensões de atividades. Além disso, pode eliminar processos manuais e burocráticos, automatizando a gestão fiscal.

Centralize todos os vencimentos

Calcule corretamente todos os vencimentos mensais dos seus colaboradores, como horas extras, adicional noturno, premiações, férias etc. Essas informações são de extrema relevância para fazer o IRRF na folha de pagamento.

Aqui, também é importante ter o suporte de um sistema de gestão para gerenciar todos esses descontos com mais agilidade e precisão.

Procure ajuda profissional

O recolhimento incorreto do IRRF pode fazer com que a empresa caia na malha fina, sem contar com o estresse que essa situação gera para o dono do negócio. 

Se você ainda tem dúvidas sobre o processo e quer evitar problemas no futuro, não deixe de procurar orientação junto a um contador de confiança.

Continue aprendendo sobre impostos com a Conta Azul

Como vimos ao longo do texto, recolher o Imposto de Renda na folha de pagamento é uma obrigação das empresas brasileiras. Deixar de fazer o recolhimento ou fazê-lo de forma incorreta, pode gerar problemas para a empresa, por isso é preciso estar atento a esse processo.

Outra obrigação que os empreendedores devem ficar de olho é a declaração do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica, que deve ser cumprida por alguns tipos de empresa. Visite nosso conteúdo para entender o que é IRPJ e se seu negócio precisa declarar esse imposto.