[Vídeo] Do planejamento à prática na gestão financeira

Quando o assunto é planejamento financeiro para pequenas empresas, como você tem se saído para tirar as ideias do papel e aplicá-las na prática? Esse é certamente um desafio, mas com boas informações tudo fica mais fácil. Por isso, este artigo traz conteúdo em vídeo e texto sobre os principais conceitos de gestão, relacionando dicas importantes e ainda alertando quanto a erros comuns na jornada empreendedora.

Etapas do planejamento financeiro para pequenas empresas

Confira a palestra Gestão financeira para PMEs abaixo e acompanhe na sequência os principais tópicos abordados.

 

Antes de falarmos diretamente das ações de gestão financeira, vamos voltar um passo e começar pelo planejamento estratégico. É nesse documento que o futuro da empresa é traçado, trazendo as metas, prazos e condições para serem alcançadas. E é importante que a cada ano haja uma revisão já projetando o período seguinte. Afinal, é preciso confirmar se os valores previstos continuam condizentes ou precisam ser ajustados.

Para a construção desse planejamento, é válido recorrer a diferentes métodos e técnicas, como a chamada Análise SWOT – no português, traduzido como FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças).

Definidas as estratégias e realizado um esboço do orçamento, onde entra a importância da gestão financeira? Será esse controle que tornará possível executar na sua empresa aquilo que ficou estabelecido no planejamento.

Uma boa gestão financeira deve responder às seguintes perguntas:

1. Quanto dinheiro eu preciso para os próximos meses?
2. Onde eu vou conseguir esse dinheiro?
3. Como posso utilizar esse dinheiro da melhor forma?

Executando a sua estratégia

Para sair do papel à ação e colocar em prática o que pensou, a ações decisivas, que consideram o que você fez no passado, o que faz no presente e o que deve fazer no futuro.

Passado: Monitoramento

• Registrar informações financeiras
• Preparar relatórios
• Analisar relatórios
• Reporte financeiro.

A ideia aqui é utilizar as informações históricas da empresa como base de conhecimento para auxiliar na projeção de um orçamento futuro. Para isso, é importante que tenha a história financeira da empresa devidamente registrada

Presente: Controle

• Definir política de gastos: Prever quais procedimentos devem ser seguidos para garantir que o dinheiro seja gasto de forma segura

• Fixas atribuições: Definir quem pode e quando pode gastar

• Definir responsável: Estabelecer quem é o responsável pelo dinheiro da empresa

Aquilo que é feito no presente têm por objetivo melhorar procedimentos e dar subsídio ao planejamento. É importante definir processos para que o controle seja aplicado no dia a dia.

Futuro: Planejamento

• Analisar os objetivos da empresa
• Prever necessidades de dinheiro
• Decidir de onde virá o dinheiro.

Essa fase ajudará a responder, por exemplo, quanto vai precisar investir para alcançar os resultados propostos lá no planejamento estratégico. Será que as próprias receitas serão suficientes ou vou precisar verificar algumas linhas de crédito e fazer aporte de capital? É aqui que você descobrirá.

Controle de suporte à gestão financeira

Vamos falar agora de quatro controles essenciais que, aplicados no dia a dia da empresa, vão dar suporte à gestão financeira. São eles:

• Contas a receber
• Contas a pagar
• Contas bancárias
• Fluxo de caixa.

Antes de detalharmos cada um, vamos destacar um conceito vital para iniciar uma boa gestão financeira: o plano de contas ou de categorias. Ele representa um detalhamento ou uma categorização, como indica o próprio nome, através do qual será possível lançar as suas receitas e despesas.

A ideia é agrupar todas as despesas do dia a dia na empresa. Mas tenha cuidado: evite um número grande de categorias, de forma que algumas resultem em um percentual muito pequeno, assim como também não vale estabelecer algo muito genérico, com poucas categorias ou com uma delas represente um grande montante no mês. Cada empresa precisa encontrar o seu meio termo.

Contas a receber

• Registre todas as vendas a prazo realizadas
• Envie as cobranças o mais rápido possível aos clientes
• Ofereça vantagens para quem paga antecipado ou em dia
• Controle de perto clientes que possuem histórico de atrasos de pagamento ou inadimplência
• Não tenha medo de cobrar: procure tomar uma ação rápida assim que identificar o caso.

Contas a pagar

Cada compromisso que a empresa assume perante terceiros deve ser registrado, tendo como campos o nome do credor, o valor, a data de vencimento e se a conta foi paga ou não. Confira as principais dicas:

• Registre todas as suas contas a pagar
• Faça uma projeção das contas recorrentes (que você precisa pagar todos os meses)
• Apenas assuma dívidas que possa pagar
• Pague suas contas em dia. Caso não seja possível, renegocie com o fornecedor o mais rápido possível
• Algumas contas possuem desconto quando pagas antes do vencimento; priorize elas.

Contas bancárias

Todas as contas bancárias que a empresa movimenta devem ser controladas através de um livro de contas correntes ou com a utilização de softwares específicos. E não estamos falando só da conta corrente. O cartão de crédito, por exemplo, é uma forma de pagamento que pode ser incluído em um cenário de controle como uma conta bancária. Mas não registre apenas como despesa de cartão de crédito – você deve descrever a despesa e lançar uma a uma adequadamente.

Fluxo de caixa

O objetivo do controle de caixa é registrar as entradas e saídas previstas de recursos financeiros e apurar o saldo disponível previsto. Na prática, ele dá previsibilidade, permite analisar tudo o que está no horizonte a receber, todas as despesas projetadas e verificar se terá condições de honrar esses compromissos. É uma ferramenta essencial de suporte ao planejamento estratégico.

Top 10 erros mais comuns na gestão financeira

Veja agora quais são os erros mais comuns na gestão financeira em uma pequena empresa. Observe se você não se identifica com algum deles e, nesse caso, busque rever processos para não seguir errando.

1. Não possuir um sistema de gerenciamento

Sem um sistema, ainda que tenha o hábito de fazer o controle financeiro em um caderno ou na uma planilha, inserindo ali todos os lançamentos, o que vendeu e as despesas, fica difícil extrair informações para a tomada de decisão.

Imagine que a conta de luz chegou com um valor mais alto e você queira consultar o histórico nos últimos seis meses para comparar, ou mesmo o valor específico do mês passado? Fica difícil ter respostas rápidas para essas questões que acabam se refletindo na gestão financeira.

2. Não fazer um demonstrativo de resultados

Essa é uma ferramenta importante até para entender qual a lucratividade do seu produto ou serviço. Não fazendo um demonstrativo de resultados, há dificuldade para tomar decisões estratégicas e colocar em prática o que foi planejado. Por menor que seja a empresa, é uma ferramenta primordial.

3. Não registrar todas as operações realizadas

Se não registra absolutamente tudo, toda a informação de seu histórico financeiro perde a credibilidade. Como tomar uma decisão ou fazer uma projeção se não possui tudo registrado? Assim, você pode acabar sendo levado ao erro, já que se baseia em valores que não são verdadeiros.

4. Não fazer o fluxo de caixa

Você precisa saber como está a saúde financeira da empresa e essa é a ferramenta ideal para isso. Através dela, pode descobrir que, apesar da lucratividade excelente, não tem quase nada em conta bancária para honrar os compromissos assumidos.

O mais importante do fluxo de caixa não é apenas analisar dados históricos, mas sim usar os dados como fator de previsibilidade, observando e analisando tudo o que está previsto para receber e pagar futuramente.

5. Não saber os custos e as despesas dos produtos

Lembra quando falamos anteriormente sobre o plano de contas ou de categorias? Ele é primordial para entender o que está relacionado ao custo do produto e o que são despesas para a empresa.

6. Não conhecer o ciclo financeiro das operações

Considerando um cenário de venda de produtos, é preciso fazer a aquisição de matéria-prima e transformá-la no produto final para só depois vender. Antes disso, porém, deve pagar os fornecedores e o recebimento pode se dar até 60 ou 90 dias depois. Será que o seu caixa vai conseguir cobrir todo esse prazo? Não conhecer o ciclo financeiro impacta diretamente no fluxo de caixa, e várias empresas acabam quebrando por isso.

7. Não fazer um balanço patrimonial

O balanço pode ser entendido como uma análise dos passivos e ativos que têm na empresa. Isso ajuda a conhecer o patrimônio disponível em curto e longo prazos.

8. Não estabelecer um valor fixo de pró-labore

Quando isso ocorre, gera uma variabilidade muito grande e atrapalha uma projeção. Pense em um cenário no qual, mês a mês, o sócio faz uma retirada diferente do caixa: hoje é R$ 5 mil, depois R$ 8 mil, no outro R$ 12 mil, depois cai para 3 mil e nesse ritmo segue. Qual a solução? Ao estabelecer um valor fixo, pode fazer um demonstrativo de resultados mais adequado ao contexto da empresa.

9. Não separar despesas pessoais dos sócios das contas da empresa

Um verdadeiro tiro no pé. É de extrema importância deixar muito bem separado, dento do contexto da empresa e da pessoa física. Numa situação de exceção, para ganhar tempo, pode ser aceitável tire R$ 100 do caixa para pagar uma despesa pessoal, mas considere como se fosse um empréstimo – se não houver reembolso, o valor pode ser descontado do pró-labore.

10. Não conhecer o estoque de mercadorias

Você não consegue vender o que não tem. Se desenvolve um produto que depende de determinadas matérias-primas e, por falta de controle, não as tem disponíveis, haverá um impacto no prazo e nas entregas. Por outro lado, se as tem em excesso, seria o mesmo que ter dinheiro parado na sua empresa. Pense nisso.

Considerações finais

Este artigo abordou os principais tópicos para você planejar a empresa e iniciar uma gestão financeira eficiente, melhorando seus métodos de controles sobre entradas e saídas do caixa. Busque ampliar seus conhecimentos, conte com o apoio de um contador e avalie as vantagens de um sistema de gerenciamento que resulte em economia de tempo e dinheiro para o negócio.

E para você, qual a receita de sucesso no planejamento financeiro para pequenas empresas? Comente!