Tudo que você precisa saber sobre fechamento de caixa

Sobre o que estamos falando?

  • O fechamento de caixa é o processo que garante um bom controle sobre as entradas e saídas de dinheiro na empresa, ajudando no encontro de problemas e na projeção de investimentos;
  • Segundo a UNESP, 49,4% das empresas fecham em até 2 anos por problemas no planejamento, e o controle de caixa é uma das operações mais importantes para fazer a gestão financeira;
  • A gestão de caixa é complicada e demorada, mas pode ser otimizada ao utilizar a plataforma tecnológica avançada certa. Conheça a Conta Azul Pro!

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Sabe quando você está no mercado, na fila para pagar as compras, mas o atendente coloca uma plaquinha escrito “Por favor, dirija-se ao próximo caixa”, e começa a contar o dinheiro? Esse é o fechamento de caixa — ao menos um dos passos dele em um negócio físico.

Esse processo precisa ser feito com muito cuidado e ser dividido em várias etapas. Pode, inclusive, haver a necessidade de adaptação entre negócios físicos e digitais, mas o objetivo principal do processo de gerenciamento financeiro é o mesmo.

Aprenda a fazer um fechamento de caixa sem erros e conheça os principais desafios que te esperam nessa operação diária.

Boa leitura! :)

Como deixar o fechamento de caixa sem furos 

O fechamento de caixa é uma operação fundamental no controle financeiro das empresas. Sem ele, você não sabe quanto dinheiro entrou ou saiu no dia. Também é uma medida de segurança, uma vez que ele mostra possíveis irregularidades nas movimentações.

Afinal, se você vende 10 camisetas a R$ 10 cada, deve ter R$ 100 no seu caixa. Se houve algum erro de registro, uma devolução não anotada, ou saíram apenas 9 camisetas do estoque, é preciso encontrar respostas sobre o problema.

O fechamento de caixa permite que você tenha um controle real do que aconteceu no dia para prever lucros e prejuízos, planejar investimentos e até mesmo notar furtos de estoque.

Segundo o SEBRAE, 43% das empresas controlam receitas e despesas, e 47% fazem isso "mais ou menos". Mas, segundo a UNESP, 49,4% das empresas fecham em apenas dois anos, com a falta de planejamento sendo uma das causas mais apontadas.

Entender e superar os principais desafios do fechamento de caixa manterá sua empresa longe do índice de falência. Aprenda abaixo quais são eles e evite dores de cabeça na sua gestão financeira.

É importante também não confundir controle de caixa com fluxo de caixa. São operações parecidas, mas não iguais.

5 principais desafios no processo de fechamento de caixa 

O controle de caixa diário é uma operação cheia de detalhes. Ela parece boba para muitos empreendedores, que preferem ignorar ou fazer de qualquer jeito. Porém, coincidentemente ou não, muitos negócios também fecham as portas diariamente.

Acerte onde os outros erraram para chegar onde os outros não chegaram. Se essa frase fez sentido para você, siga lendo e aprenda sobre os principais desafios de fechamento de caixa:

1. Informações financeiras precárias

O desafio primário e mais comum é o fornecimento incompleto de informações. Não se pode deixar de contabilizar nenhum valor, de identificar que operação gerou cada entrada ou de anotar a data e o período do fechamento de caixa feito.

2. Falta de controle de todas as etapas

Quem é o responsável pelo processo? Quais são as ferramentas usadas? Identificar cada etapa e fiscalizar separadamente permite que você encontre os possíveis erros, e possa corrigi-los e até mesmo otimizar toda a operação.

3. Processos lentos e trabalhosos

Se você mantiver o controle das etapas, verá que muitos dos processos podem estar sofrendo de lentidão. Há muitas ferramentas digitais disponíveis para otimizar e dinamizar esse trabalho. Ainda, a burocracia também pode provocar erros ao anotar valores.

4. Falta de gestão de documentos

Uma vez feita a transformação digital na empresa, tudo fica mais fácil. Ainda assim, é possível que erros na digitalização manual de documentos ocorram. Portanto, usar plataformas de alta automatização pode diminuir ou até mesmo eliminar as chances de falhas.

5. Lançamentos mal feitos

Se a falta de cadastramento dos dados dos produtos já é um problema, fazer esse cadastro com informações erradas é um problema maior ainda. É mais fácil encontrar o buraco de uma venda não notificada do em uma que teve o valor alterado, por exemplo. Lançamentos automatizados evitam esse obstáculo. 

Estruturando o movimento do processo

O processo é longo e pode ser dividido em 15 conceitos. Por isso, é importante considerar a automatização dele. Com o uso de ferramentas como um bom ERP, você evita errar ou perder tempo com tanto trabalho.

Saiba como funciona e como escolher o ERP ideal para a sua empresa.

Abertura de caixa

Abrir o caixa da forma correta é o primeiro passo para garantir que o fechamento será bem-sucedido. Anote a data/aperte o botão de começar da plataforma virtual, inclua o saldo inicial do dia — contando com valores de troco, por exemplo — e comece as vendas.

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Capital de giro

Esse é o valor que sua empresa tem em reserva para operar e manter as despesas em dia. É muito comum as pessoas confundirem com o saldo atual ou fundo de caixa, inclusive o inicial do dia, porém são conceitos e valores separados.

Entenda o que é capital de giro.

Lançamentos

Esse conceito se refere a todos os débitos e créditos feitos no caixa durante o dia. Transferências de dinheiro de um caixa para outro, reforços ou qualquer alteração de valor, inclusive as vendas em si, são lançamentos.

Sincronize suas contas bancárias e seus lançamentos financeiros para não correr riscos.

Comprovante das transações

É impossível ter um controle de caixa efetivo se você não coletar e organizar os comprovantes de transações. Notas e cupons fiscais, recibos e cheques são alguns exemplos.

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Entradas e contas a receber

Anotar as entradas de valores imediatamente é importante, mas essas não são as únicas coisas a serem controladas. Você também deve fiscalizar os recebimentos esperados para o período, como parcelas de pagamentos das vendas, por exemplo.

Se você vende produtos, deve aliar a anotação de vendas ao controle de estoque.

Saídas e contas a pagar

Em oposição ao item anterior, há as saídas eventuais de dinheiro e as contas automáticas programadas. Isso inclui débitos em conta de locação, uso e manutenção de produtos e serviços, e impostos. 

Aprenda a diminuir os gastos de sua empresa em 6 passos. 

Sangria de caixa

A sangria se refere a uma saída de caixa específica. É uma retirada de valor não programada, geralmente com objetivo de segurança. No caso de estabelecimentos físicos, serve para diminuir a quantia de dinheiro no caixa e evitar possíveis roubos.

A segurança de caixa digital pode ser feita com um bom gateway de pagamentos.

Reforço de caixa ou suprimento de troco

É normal nos negócios físicos ter aqueles dias em que a clientela paga apenas com notas de grandes valores. Quando isso acontece, seu troco pode zerar e você precisará de um reforço de caixa, também conhecido como suprimento de troco. Anote essa movimentação.

Oferecer outras formas de pagamento podem diminuir as preocupações com troco.

Fundo de caixa

Fundo de caixa, ou saldo inicial, é o valor com o qual a empresa começou o dia. Ele está ali para fazer troco, pagar contas programadas e lidar com saídas de dinheiro não previstas, como compras de material de escritório.

Conheça 7 pequenas despesas que comprometem o caixa. 

Quem deve fechar o caixa

A pessoa ideal para fazer o fechamento de caixa é a responsável pelo monitoramento dele. No negócio físico, é operador de caixa. Já que esse profissional fez o acompanhamento das transações durante o dia, é mais efetivo que ele mesmo faça a conta.

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Periodicidade de fechamento

Definir o período de controle do caixa é muito importante. Note que quanto maior ele for, mais difícil de controlar os números. Por isso, indicamos o fechamento diário, logo após o expediente ser encerrado. Se você estiver cansado, saiba que uma plataforma ERP otimiza a operação.

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Caixa positivo

Caixa positivo significa que há mais entradas do que saídas de dinheiro. Há grandes chances de que você tenha lucrado no período. É um motivo para comemorar e entender o que foi feito certo para poder repetir nos outros dias.

Caixa positivo significa a chance de reinvestir no negócio.

Caixa negativo

Se saiu mais dinheiro do que entrou, você termina o período com o caixa no negativo. Isso pode ser o resultado de baixas vendas ou apenas de coincidir com o dia de pagamentos de contas. Não se desespere: pare, respire, estude e recomece.

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Saldo anterior

Se trata do saldo final do dia anterior. Muitas vezes será seu saldo inicial do dia atual, mas pode haver interferências entre os dois momentos. É bom comparar os valores e contabilizar o saldo existente real para conferir se as informações registradas estão certas.

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Saldo final

Esse é o último valor do período. Quando você finaliza a contabilização de entradas e saídas, o valor resultante é o saldo final. Com ele, sua rotina de controle e fechamento de caixa está completa e você pode calcular o lucro e a rentabilidade do dia.

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Para que serve o controle de caixa?

O controle de caixa é o monitoramento de todos os valores — iniciais, entradas, saídas e finais — do caixa do seu negócio, geralmente feito todos os dias. Porém, é possível fazer essa operação durante um período maior, como semanal ou quinzenalmente, por exemplo.

Assim, esse é o instrumento de controle que você tem para contabilizar lucros e prejuízos, monitorar a saúde financeira do negócio, fazer balanços e mais. Também é possível localizar erros de gerenciamento de estoque, furtos e outras irregularidades.

Por fim, é parte de um movimento ainda maior, o fluxo de caixa:

 

Como facilitar o fechamento de caixa?

O fechamento de caixa, assim como o resto do controle e do fluxo, é uma operação super detalhada que pede atenção redobrada. Ao mesmo tempo, é importantíssima e, se não fizer direito, seu negócio tem grandes chances de falir.

Por isso, é importante você usar ferramentas que otimizam essas operações, como planilhas de Excel, plataformas virtuais e ERPs. No entanto, ficar pesquisando ferramentas por aí pode ser perda de tempo. Então, vamos apresentar para você a melhor:

A Conta Azul Pro é uma plataforma segura e integral que  contabiliza sozinha as muitas operações de caixa e ainda oferece uma gestão financeira 100% automática para todos os tipos de negócios.

Os benefícios são muitos e, entre eles, estão:

  • Aplicativo grátis de celular para monitorar vendas e estoque — App Conta Azul de Bolso;

  • Emissão automática de mais de dez tipos de notas fiscais;

  • Meios de recebimento — Receba Fácil;

  • Gerenciamento de compras e vendas, incluindo monitoramento de negociações;

  • Integração com plataformas auxiliares de terceiros, como o Mailchimp, ferramenta de automação de marketing;

  • Integração com sistema próprio para contador, permitindo o envio recorrente e preciso de informações para ele fazer o próprio trabalho;

  • Controle de estoque, que notifica quando há algum produto em poucas quantidades no armazenamento.

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