Tudo o que você precisa saber para emitir notas fiscais eletrônicas

Sobre o que estamos falando?

  • A nota fiscal eletrônica registra a venda de produtos e a prestação de serviços, além de servir de meio de comunicação da empresa com os órgãos fiscalizadores;
  • Conhecer os principais tipos de notas fiscais, contar com um bom sistema emissor e ter um certificado digital são passos fundamentais para emitir corretamente o documento;
  • Por que ter dor de cabeça na hora de emitir as suas notas fiscais se você pode contar com a Conta Azul Pro? Conheça a plataforma de gestão completa e online que vai simplificar a sua rotina.

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Todo dono de negócio deve saber que emitir notas fiscais eletrônicas é uma das obrigações fiscais da empresa, além de ser essencial para um bom controle financeiro. Essa tarefa não é algo de outro mundo, porém, é preciso entender este processo, desde a emissão até o armazenamento das notas.

Do contrário, a empresa pode ser penalizada pelos órgãos fiscalizadores. Além das multas, as mercadorias podem ser apreendidas e você corre o risco de ter as atividades suspensas. 

Se você tem dúvidas sobre o controle e emissão de notas fiscais eletrônicas, não se preocupe: nós estamos aqui para ajudar e deixar tudo mais simples. Confira os principais detalhes sobre o documento, como gerenciar a emissão e o que acontece quando um negócio não faz esse controle da maneira correta. 

Veja o que separamos para você:

O que acontece se a empresa não emitir notas fiscais eletrônicas?

A nota fiscal eletrônica tem como objetivo registrar venda de produtos e a prestação de serviços. Ela também serve como meio de comunicação entre a empresa e os órgãos fiscalizadores, informando sobre as transações realizadas.

Na prática, a finalidade da nota fiscal eletrônica é contabilizar a movimentação financeira das empresas e, principalmente, evitar a sonegação de impostos. Dessa forma, a NF não é uma opção e sim, um dever das empresas. O Ministério da Economia determinou a obrigatoriedade deste documento por meio do ajuste SINIEF 07/05/2005

“Mas quem deve emitir as notas fiscais eletrônicas?” Toda empresa deve emitir notas fiscais, as únicas exceções são os autônomos e Microempreendedores Individuais (MEIs). Nestes dois casos, quando a venda é feita para pessoas jurídicas, o cliente pode solicitar a emissão. 

Por estar prevista em lei, quando uma empresa não emite notas fiscais, está infringindo a legislação, podendo ser punida por crime de omissão de valores, falsificação de números e sonegação fiscal. O resultado nunca é positivo: as multas são pesadas e há risco de detenção, que pode durar entre seis meses e cinco anos, segundo a Lei 8.137/1990.

No caso do transporte ou envio pelos Correios de mercadorias sem nota, elas podem ser apreendidas pela fiscalização e gerar prejuízos para você e seus clientes. Para recuperá-las, é necessário o pagamento do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) que será somado com a multa do Termo de Apreensão e Depósito (TAD).

Tudo isso pode sair bem mais caro do que emitir o documento da forma certa. 

O que é preciso para emitir notas fiscais eletrônicas?

Para que o empreendedor emita as notas fiscais da forma correta, evite prejuízos e perda de tempo, é importante conhecer em detalhes o processo de emissão de uma NF-e. Veja a seguir o que o negócio precisa para gerenciar as notas com sucesso. 

1. Conhecer os tipos de nota fiscal e identificar qual é a mais adequada 

Antes de efetivamente emitir a nota fiscal, é essencial saber qual tipo é obrigatório para o negócio. Vale ressaltar que a obrigatoriedade da NF-e se aplica para todas as empresas que contribuem para o Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Serviços (ICMS) ou o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

Se você tem dúvidas sobre qual é o tipo de nota fiscal mais indicada para a sua empresa, não se arrisque e procure auxílio de um contador. Afinal, ele é o profissional mais adequado para orientar sobre questões contábeis, fiscais e também financeiras. 

Precisando de um contador? A Conta Azul te ajuda a encontrar este profissional: clique aqui e faça uma busca! 

2. Fazer o credenciamento na Secretaria da Fazenda

O próximo passo é realizar o credenciamento da empresa na Secretaria Municipal ou Estadual da Fazenda (Sefaz) ou de Finanças para emitir as seguintes notas fiscais: 

  • Para a emissão de NF-e ou NFC-e o cadastro é feito na Sefaz do estado no qual o negócio está localizado;

  • Para a NFS-e, o cadastro será feito na Secretaria Municipal de Finanças ou da Fazenda no município, ou estado onde a empresa atua.

É importante lembrar que cada estado tem as próprias exigências e os procedimentos podem ser diferentes. Estar atentos a isso é fundamental para emitir as notas corretamente.

3. Ter um certificado digital

O terceiro passo é adquirir um certificado digital. O certificado é uma espécie de identidade eletrônica, usada por pessoas físicas e jurídicas para assinar documentos digitais. Existem dois tipos:

  • Certificado digital A1: tem validade de um ano, é instalado de forma simples e não depende de uma mídia portátil, como um pendrive, para ser transportado. Você pode adquirir seu A1 direto com a Conta Azul, com desconto de 36%;

  • Certificado digital A3: possui uma validade de 3 anos, porém, sua instalação é mais complexa e depende de mídia externa para ser transportado. 

Para conseguir um certificado digital, basta que o empreendedor acesse o portal do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI-BR). Ali você encontra a lista de agências certificadoras credenciadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP).

Essas entidades estão autorizadas pelo Governo Federal a emitir certificados digitais. Uma vez em contato com elas, você receberá o passo a passo do processo para conseguir o documento.

Vale lembrar que o certificado digital é obrigatório para emissão de NF-e. No caso da NFS-e, a maioria das prefeituras exige o documento para empresas enquadradas nos regimes de Lucro Presumido e Lucro Real. 

Já os optantes pelo Simples Nacional não são obrigados a ter certificado digital para emitir o documento, tendo como alternativa a Senha Web fornecida pelas prefeituras. No entanto, reforçamos que o uso do certificado torna o processo muito mais seguro e simples.

4. Contar com um sistema emissor de nota fiscal

A emissão das notas fiscais de uma forma geral é feita em sistemas específicos. Nesse caso, você possui duas opções:

  • Emissor de nota fiscal gratuito: para as NFS-e, existem sistemas criados pelo município no qual a empresa está localizada. Para utilizar essa ferramenta, o empreendedor precisa buscar orientações no site do Governo Municipal. Existe também uma plataforma disponibilizada pelo Sebrae para a emissão de NF-e;

  • Emissor de nota fiscal pago: sistema desenvolvido por empresas de tecnologia. Muitos empreendedores fazem essa escolha devido às inúmeras funcionalidades, suporte técnico, treinamento e integração com outros sistemas, como o de gestão financeira e de contabilidade.

As duas opções servem para emitir as notas fiscais. No entanto, os emissores públicos são mais difíceis de usar e podem passar por instabilidades, ou seja, ficar fora do ar. Eles também podem limitar a quantidade de notas emitidas e não possuir um sistema confiável de armazenamento, oferecendo um perigo para o controle financeiro e fiscal. 

No caso dos sistemas de emissão pagos, você conta com um suporte de qualidade para tirar dúvidas, equipes de atendimento preparadas e com uma plataforma desenvolvida com foco nos principais desafios da rotina dos empreendedores.

Sim, é isso mesmo: usar um sistema gratuito pode ser o famoso barato que sai caro. Portanto, investir em um sistema de emissão é algo que oferece excelente custo benefício e mais segurança para a empresa. 

Como emitir notas fiscais eletrônicas de forma simples? 

A Conta Azul desenvolveu a Conta Azul Pro, plataforma de gestão feita empresas. Além de gerenciar o negócio, monitorar as vendas, o estoque e o financeiro, também é possível emitir notas fiscais de forma simplificada

Para você ter uma ideia de como é fácil emitir as notas fiscais pela Conta Azul Pro, a seguir, apontamos um passo a passo:

  1. No canto superior direito, clique sobre o seu nome ou marca da sua empresa e cadastre os dados da empresa;

  2. Realize a instalação do certificado digital modelo A1 (para emissão de NF-e, NFS-e e NFC-e) ou A3 (apenas para emissão de NF-e) - veja mais detalhes aqui;

  3. Cadastre os produtos ou serviços;

  4. Cadastre os clientes;

  5. Configure a série e numeração da nota, clicando sobre o seu nome ou marca da empresa > Configurações gerais > Clique na aba faturamento > Nova Série da Nota Fiscal > preencha a série e número da última nota emitida. Caso seja a primeira nota, preencha o campo número atual com zero. Após o preenchimento dos campos, clique no botão Salvar.

  6. Com a Conta Azul Pro, é possível emitir NF-e, NFS-e e NFC-e. Para saber detalhes de como emitir cada tipo, clique aqui.

  7. Hoje, capitais e várias cidades já estão homologadas para a emissão de nota fiscal de serviço na Conta Azul Pro. Clique aqui para conferir a lista completa. 

4 motivos para emitir notas fiscais eletrônicas com a Conta Azul Pro

Como falamos, os emissores de nota pagos oferecem mais vantagens do que os gratuitos. Mas, ainda sim, o empreendedor não deve optar por qualquer plataforma paga: é preciso entender como ela funciona e se atende às necessidades do negócio. 

Para ajudar você nessa escolha desafiadora, separamos as principais vantagens de emitir notas fiscais com a Conta Azul Pro. Confira! 

1. Armazenamento na nuvem

As notas fiscais emitidas na Conta Azul Pro ficam seguras, disponíveis para consulta e armazenadas na nuvem, tudo de fácil acesso. Com isso, você não precisa imprimir e guardar todos esses documentos, economizando custos com impressão e armazenamento.

2. Envio da nota fiscal eletrônica por e-mail

A plataforma da Conta Azul calcula impostos e organiza o faturamento da nota fiscal eletrônica. Com essa facilidade, o envio da nota é feito via e-mail para clientes, prestadores de serviços e para o próprio contador, o que garante que as notas online cheguem ao destino com sucesso.

3. Geração de DANFE automática

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) contém os principais dados da NF-e. A finalidade do DANFE é facilitar o acesso e a conferência das informações por parte de autoridades, especialmente quando as mercadorias estão em trânsito. 

Com a ajuda da Conta Azul, todos os dados do DANFE são inseridos de forma automática e arquivados com segurança. Isso facilita o fechamento mensal das contas, o cálculo dos impostos pagos e o repasse de informações para a contabilidade.

4. Integração bancária

Outra vantagem da Conta Azul Pro é a integração com os principais bancos nacionais. Os dados são importados de forma automática e você ganha mais agilidade na consulta de informações, sem precisar verificar manualmente cada movimentação do extrato.

Após conhecer todos esses motivos, queremos te convidar para clicar aqui e testar grátis a Conta Azul Pro: é de graça, sem compromisso! 

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