Guia da terceirização do setor financeiro para pequenas empresas

Você quer implementar a terceirização do setor financeiro da empresa, mas não sabe por onde começar? Confira nosso guia.

Você quer implementar a terceirização do setor financeiro da empresa, mas não sabe por onde começar?

Então leia este texto antes de decidir, afinal qualquer inovação nessa área é um processo que exige muita atenção e conhecimento do negócio.

Como veremos a seguir, a medida não é para todos, pois depende da complexidade da estrutura da organização e dos seus recursos humanos.

As empresas já terceirizam funções de manutenção, administração e marketing há muito tempo, mas delegar o controle das finanças a um profissional externo (o contador, por exemplo) é um passo além.

Aqueles que tiveram sucesso comemoram os resultados, pois nada melhor do que contar com pessoas experientes que ofereçam insights valiosos sem os altos custos de um departamento próprio dedicado a essa tarefa.

Se for o modelo ideal para o seu negócio, a perspectiva é de ganho em eficiência, produtividade e vantagem competitiva, como você vai comprovar em poucos tópicos:

Quer saber se a terceirização do financeiro é para você? Leia até o final e descubra.

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O que é a terceirização do setor financeiro

A terceirização do setor financeiro é a delegação de atividades relacionadas às finanças da empresa para especialistas que não fazem parte da equipe de colaboradores da organização.

Por se tratar de uma atividade-meio, a gestão financeira pode ser direcionada a prestadores de serviços que cuidam de todas as rotinas administrativas, desde o fluxo de caixa até relatórios financeiros.

Assim, a contratação de terceiros para esse gerenciamento vem ganhando espaço no mercado e agregando vantagem competitiva aos negócios.

Se antes a terceirização era mais comum em atividades tradicionais como limpeza, manutenção e publicidade, hoje as empresas já utilizam esse recurso em serviços especializados com sucesso.

Isso porque a terceirização deixou de ser uma alternativa esporádica e se tornou uma abordagem estratégica, que traz benefícios muito além da simples redução de custos.

Logo, o chamado Business Process Outsourcing (BPO), ou Terceirização de Processos de Negócios, já está sendo aplicado às finanças, marketing, logística, RH, vendas e outros departamentos fundamentais.

Considerando que a área financeira é uma das mais complexas e centrais para a empresa, deixá-la nas mãos de especialistas pode ser uma ótima saída para tornar a gestão mais eficiente, ágil e econômica.

As pequenas e médias empresas, em especial, são as que mais ganham com a terceirização ou BPO financeiro, pois mantêm suas equipes enxutas e evitam os altos custos de manter um departamento financeiro próprio.

Por outro lado, a solução pode não ser a mais indicada para empresas maiores.

Por isso, a viabilidade da terceirização do setor financeiro deve ser avaliada caso a caso.

Como funciona a terceirização do financeiro

Com a tendência da terceirização do setor financeiro, os serviços oferecidos são cada vez mais completos e abrangem todas as rotinas gerenciais e administrativas.

Segundo uma pesquisa realizada pela Ovum com 150 grandes empresas dos EUA, os CFOs (Chefes do Setor Financeiro) terceirizam processos de finanças e contabilidade em busca de eficiência e produtividade.

Em artigo na Forbes, o analista Ed Thomas explica que as empresas estão apostando na terceirização de funções cada vez mais complexas.

Com isso, as organizações pretendem ir além das tarefas mais básicas como contas a pagar e passar a terceirizar atividades de alto nível, como a auditoria interna.

Mas é claro que, para isso, é preciso ter muita confiança nos prestadores de serviços, que devem possuir expertise comprovada e alta tecnologia para conduzir a gestão financeira – principalmente no ambiente virtual.

Assim, a terceirização do setor financeiro começa com a definição das atividades a serem delegadas e escolha de parceiros estratégicos para prestação de serviços de qualidade.

Depois de uma avaliação minuciosa da empresa, o contador responsável realiza um diagnóstico e planeja a transição das atividades, para que todas as regras e políticas da organização sejam cumpridas.

Durante todo o processo de implementação, o prestador de serviços deve oferecer o suporte necessário e ajustar as tarefas às demandas da empresa.

Do mesmo modo, é de responsabilidade do contratado prover informações confiáveis, monitorar os indicadores de desempenho e atualizar as soluções conforme avanços tecnológicos.

Do lado da empresa, o maior desafio é entregar suas finanças ao profissional externo sem perder o controle sobre o negócio.

Alguns exemplos de funções inclusas na terceirização do setor financeiro são:

Logo, o BPO financeiro é a solução ideal para integrar todas as tarefas financeiras e contábeis da empresa no mesmo fornecedor.

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Vantagens da terceirização financeira

Já demos algumas pistas sobre as vantagens da terceirização financeira, que dizem respeito à produtividade e competitividade da empresa.

Segundo o estudo 2016 Global Outsourcing Survey, da Deloitte, mais de um terço das empresas pesquisadas planejam ampliar a terceirização de suas atividades financeiras nos próximos anos.

Atualmente, 36% já utilizam os serviços financeiros terceirizados com sucesso e relatam como principais vantagens a redução de custos (59%), aumento do foco no core business (57%) e solução de problemas de capacidade (47%).

Vamos conhecer mais de perto esses diferenciais:

Redução de custos

A redução de custos é um dos pontos centrais da terceirização do setor financeiro, pois reduz os gastos operacionais e quantidade de processos necessários à gestão de finanças e contabilidade.

A economia também é sentida na redução de encargos trabalhistas, uma vez que é muito mais prático e barato manter o serviço do que contratar equipes próprias.

Ao somar todas as despesas de um departamento financeiro, incluindo o capital humano, treinamentos, estrutura, tecnologia e outros custos, fica clara a vantagem econômica do BPO financeiro.

Foco na atividade principal

Um dos grandes destaques da terceirização do financeiro é a possibilidade de concentrar esforços na atividade-fim da empresa e funções estratégicas, deixando outras tarefas de apoio e controle para o fornecedor.

De acordo com a pesquisa Small Business Pulse Survey 2015, realizada pela The Alternative Board, os empreendedores passam apenas 32 % do tempo focados nas funções vitais da organização.

Isso significa que mal sobra tempo para o que realmente interessa: planejamento estratégico, interação com os consumidores, aprimoramento da qualidade, mudanças organizacionais e inovação.

Ou seja, ao invés de se dedicarem a seus objetivos essenciais, os gestores acabam gastando horas preciosas com tarefas administrativas.

É por isso que a terceirização de finanças e contabilidade é fundamental para alavancar o crescimento das organizações, liberando recursos para o foco no core business.

Aumento da capacidade e eficiência

A terceirização do setor financeiro permite que as empresas ampliem sua capacidade de gestão sem aumentar custos ou tornar os processos ainda mais complexos.

Pelo contrário: é a solução ideal para simplificar ao máximo os processos, pois a empresa conta com especialistas com extenso know-how e para executar funções financeiras e contábeis com eficiência.

Enquanto o gerenciamento interno tende ao aumento da burocracia, a delegação a terceiros conduz à flexibilidade e dinamismo.

Informações valiosas

A principal função do novo profissional de contabilidade e finanças é fornecer informações valiosas para a tomada de decisão dos gestores, para além das rotinas burocráticas.

Por essa razão, o contador é um parceiro estratégico essencial para as empresas, pois oferece dados precisos para a avaliação da saúde financeira e crescimento do negócio.

Com os números traduzidos em relatórios, os gestores podem direcionar o futuro da empresa com segurança.

Soluções criativas

Nem sempre a empresa tem condições de dedicar tempo suficiente à gestão financeira.

Assim, a terceirização permite que profissionais especializados na área dediquem grande atenção ao tema e, assim, ofereçam soluções criativas e inovadoras para o controle do dinheiro da organização.

Desse modo, os terceirizados conseguem propor soluções mais eficientes, auxiliando a empresa a reduzir custos e aumentar seus lucros.

Desvantagens da terceirização financeira

Como já alertamos, a terceirização financeira pode ter desvantagens, e sua aplicabilidade depende das condições da organização.

Confira alguns dos riscos a serem avaliados no contrato:

Perda de controle

Ao terceirizar um serviço, parte desse trabalho passa a acontecer fora de sua empresa. No caso do financeiro, isso significa que você pode ficar sem visão de alguns detalhes desse processo.

A terceirização vale a pena se essa perda for menor do que o benefício de ter o financeiro organizado.

Para evitar qualquer sensação de insegurança, é fundamental definir muito bem os papéis, regras e limites da parceria no momento da contratação.

Preferencialmente, você pode eleger seu contador de confiança para assumir o departamento financeiro no modelo terceirizado.  

Custos imprevistos

Como em qualquer serviço contratado, existe um escopo limitado de funções, e nem sempre as empresas têm total ciência dessa abrangência.

Por conta disso, é comum que surjam custos adicionais com serviços que a organização não conseguiu prever, ou não tinha conhecimento suficiente dos processos para antecipar.

Atendimento à distância

Contar com um setor financeiro externo exige certas adequações.

Para evitar os ruídos da comunicação à distância, vale a pena planejar com antecedência reuniões de alinhamento, prever a disponibilidade de atendimento da equipe contratada e criar um pequeno protocolo para que o seu time interno saiba o que fazer quando houver algum imprevisto.

Nesse momento inicial, é importante alinhar questões como os canais indicados para a comunicação, horários  para a interlocução com os responsáveis, nomes para o contato e até um pequeno guia para resolução interna de questões menores.

Como terceirizar o departamento financeiro da empresa

Agora que você já sabe tudo sobre a terceirização do setor financeiro, vamos à aplicação prática do processo.

Confira nosso guia passo a passo para terceirizar suas finanças:

1. Defina as funções a terceirizar

Antes de tudo, você precisa definir exatamente quais funções financeiras e contábeis podem ser terceirizadas.

Para isso, você deve considerar critérios como o volume de transações, complexidade das finanças, confidencialidade e quantidade de informação necessária à tomada de decisão.

Funções como o cálculo e pagamento de impostos são facilmente terceirizadas, mas tarefas de controladoria e preparação de relatórios exigem maior transparência e uma relação de confiança com o prestador de serviços.

2. Encontre o fornecedor ideal

Encontrar o fornecedor ideal é o ponto-chave da terceirização, e por isso as empresas têm buscado contadores e prestadores de serviços com soluções de ponta a ponta.

A tecnologia também desempenha um papel central na escolha, pois as novas tendências apontam para o uso de inteligência artificial, computação em nuvem e Big Data na gestão financeira.

Assim, na hora de selecionar o prestador de serviços, leve em conta a experiência, infraestrutura, tecnologia disponível e metodologia da empresa.

3. Feche o contrato em detalhes

O fechamento do contrato é um momento crítico para a terceirização financeira, pois todos os detalhes devem ser acordados entre as partes para evitar futuros desentendimentos.

Para garantir uma contratação eficiente, você deve conduzir uma análise criteriosa dos processos junto ao fornecedor, avaliando a estrutura administrativa da empresa, requisitos de conformidade e indicadores de desempenho.

É nessa hora que as regras do negócio e expectativas de desempenho são definidas, incluindo as políticas da empresa, requisitos legais, exigências de relatórios, periodicidade dos dados, controles internos, etc.

Além disso, você deverá aprovar um plano de trabalho personalizado de acordo com o diagnóstico do contador, que será implementado em etapas durante a fase de transição.

4. Invista na transição

Segundo o estudo Deloitte 2018 Global outsourcing survey, as principais lições que as empresas aprenderam com a terceirização foram:

  • Investir mais tempo na seleção do prestador de serviços

  • Usar um processo de licitação para escolher o fornecedor

  • Investir mais tempo e esforços na transição.

Os resultados não surpreendem, pois a transição é de longe o momento mais delicado da terceirização depois da contratação.

Por isso, você deve garantir que a empresa contratada entenda profundamente seu negócio, integre os processos e monitore seus compromissos de entrega, além de melhorar continuamente as tarefas.

5. Mantenha a conexão

Depois da implementação, você precisa garantir a eficiência do canal de comunicação com o fornecedor.

Para isso, existem inúmeras soluções em softwares e plataformas virtuais que encurtam distâncias e permitem o monitoramento constante do desempenho, além de prover o atendimento em tempo real que sua empresa necessita.

BPO financeiro com a Conta Azul

Como já sugerimos, o seu contador de confiança é a melhor escolha para a terceirização do setor financeiro, pois já conhece bem a empresa e acumula experiência em seus processos.

Mas como garantir a integração necessária entre a contabilidade externa e seu negócio?

É aí que entra a Conta Azul.

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Com a plataforma, você consegue organizar o financeiro de sua empresa e, ao mesmo tempo, conectá-lo a seu contador (desde que ele seja parceiro Conta Azul).

Isso permite que ambos trabalhem com a mesma versão dos dados, atualizados em tempo real.

A plataforma inclui contas a pagar e a receber, integração bancária, fluxo de caixa, emissão de boletos e notas fiscais, automatização de documentos e muito mais.

Além disso, você recebe relatórios completos e amigáveis com informações precisas sobre o andamento do negócio, permitindo a tomada de decisão segura.

Se você está considerando terceirizar o financeiro para avançar na organização sem complicar, usar a Conta Azul conectada a sua contabilidade é uma escolha que alia transparência, agilidade e eficiência.

E o melhor: você vai poder terceirizar essas funções com segurança, sem perder o controle do seu negócio – e ainda sair na frente da concorrência.

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