Tecnologia para pequenas empresas: guia para acelerar processos e rotinas

A tecnologia para pequenas empresas é cada vez mais importante para alavancar o crescimento. Veja ferramentas e como implementar.

A tecnologia para pequenas empresas é cada vez mais importante para alavancar o crescimento e gerar diferencial competitivo no mercado.

No entanto, entre micro e pequenos empresários, ainda existe receio em adotar novas ferramentas, seja pela crença de que elas não cabem no orçamento, seja pelo apego aos métodos de trabalho tradicionais.

Mas o fato é que, independentemente do porte, empresas que não apostam em ferramentas tecnológicas para otimizar a rotina e melhorar a produtividade do trabalho deixam de crescer e de se destacar da concorrência.

E você não quer que isso aconteça com o seu negócio, não é mesmo?

Por isso, neste guia, você vai compreender a importância da tecnologia para pequenas empresas, conhecer ferramentas úteis e conferir dicas para implementá-las com sucesso.

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Importância da tecnologia para pequenas empresas

A tecnologia para pequenas empresas é cada vez mais relevante nos negócios que buscam o crescimento e alta performance.

Não tenha dúvidas que hoje a tecnologia está ao alcance de todos a partir de diferentes soluções, ferramentas e sistemas operacionais.

Confira alguns benefícios da adoção da tecnologia em pequenas empresas:

  • Redução de custos operacionais
  • Automação de processos
  • Eliminação de erros e retrabalho
  • Ganho de produtividade
  • Otimização das rotinas de trabalho.

Em um artigo para o site Thrive Global, Andrea Laura afirma que a tecnologia em pequenos negócios é importante para a retenção de talentos, construir relacionamento com os clientes e responder a ameaças do mercado.

“De modo geral, o impacto da tecnologia em pequenas empresas tem sido sentido de forma ampla desde o marketing aos recursos humanos”, pontua a autora.

Implementar tecnologias é importante até mesmo para não perder o diferencial competitivo no mercado e vender mais.

Um levantamento de 2018 feito pelo Serviço de Proteção ao Crédito (SPC Brasil) e pela Confederação Nacional de Dirigentes Lojistas (CNDL) aponta que 35% dos micro e pequenos empresários usam ferramentas de tecnologia para aumentar as vendas.

E você não quer ficar para trás no mercado, não é mesmo?

Tecnologias para pequenas empresas

Depois de compreender a importância da tecnologia, que tal conhecer alguns dos principais tipos e facilidades que proporcionam?

Gerenciadores de tarefas

Mesmo em pequenas empresas, contar com gerenciadores de tarefas é importante para organizar as rotinas produtivas.

Eles permitem visualizar os processos da empresa, delegar tarefas, definir prioridades e responsabilidades e acompanhar o andamento das atividades de cada colaborador.

Algumas ferramentas simples de usar são MeisterTask, Trello e Asana.

Sistema ERP

Se você ainda não conta com um sistema integrado de gestão empresarial, é hora de implementá-lo na empresa.

Um sistema ERP é essencial para integrar todas as áreas da empresa, reunir dados em um único local e automatizar processos, aumentando a produtividade.

Entre as funcionalidades, destacam-se o gerenciamento de compras e vendas, controle de fluxo de caixa e estoque e emissão de notas fiscais.

Computação na nuvem

Ferramentas de computação em nuvem também podem ser úteis para pequenas empresas.

Desde softwares de gestão a ferramentas de armazenamento de dados, a computação na nuvem dispensa investimentos caros e permite o acesso a arquivos da empresa de qualquer lugar, desde que haja conexão com a internet.

Outro benefício é a possibilidade de realizar trabalho colaborativo, em que toda a equipe tem acesso aos documentos.

Em muitos casos, a computação em nuvem pode até mesmo reduzir custos com armazenamento de documentos, como escritórios contábeis, por exemplo, que não precisam mais guardar papéis em uma sala de arquivo.

Compartilhamento de dados

O compartilhamento de dados segue a lógica da computação em nuvem.

Ferramentas como OneDrive, Dropbox e Google Drive possibilitam o armazenamento seguro dos documentos da empresa.

A vantagem é que toda a equipe tem acesso aos arquivos instantaneamente, reduzindo o tempo de acesso a eles e permitindo a colaboração.

Videoconferência

Que tal eliminar a necessidade de deslocamento para fazer reuniões?

Ferramentas para videoconferência, como Skype e Google Hangouts, permitem que você converse com pessoas de qualquer lugar do mundo.

Além de reduzir custos com deslocamento, a ferramenta ajuda a otimizar o tempo com reuniões.

Big Data

Você pode até achar que trabalhar com grandes quantidades de dados é uma atividade apenas para grandes empresas.

Mas o fato é que pequenos negócios que souberem utilizar o Big Data têm ainda mais chances de crescer.

Analisar dados permite tomar decisões mais assertivas e compor uma estratégia viável para aumentar a performance da empresa.

Se você ainda não ingressou no mundo dos dados, uma alternativa é começar coletando informações pelo Google Analytics a respeito das redes sociais e do site da empresa.

Aos poucos, pode explorar oportunidades de melhorias e insights em sistemas de gestão, CRMs, softwares de automação de atendimento e ferramentas específicas de Business Intelligence.

Com o tempo, a ideia é integrar esses dados e ter uma visualização mais abrangente sobre eles para obter insights para a gestão.

Ferramentas de automação de marketing

Esse tipo de ferramenta aumenta a produtividade da empresa ao automatizar ações de marketing, como publicações, campanhas e anúncios em redes sociais, captação de leads e envio de e-mail para a lista de contatos da empresa.

Algumas frequentemente utilizadas são MailChimp, RD Station e Hubspot.

Como utilizar a tecnologia na pequena empresa

Para facilitar a implementação da tecnologia na sua empresa, elaboramos um passo a passo com oito dicas essenciais.

Nos próximos tópicos, conheça quais são elas.

1. Faça um planejamento

A primeira etapa é planejar a implementação.

Identifique quais tecnologias poderão ser úteis, mapeie custos e investigue o que é necessário para integrá-las ao processo da empresa.

Claro que, como uma pequena empresa, você provavelmente tem recursos limitados.

Por isso, vá com calma e, dependendo do orçamento, comece com as ferramentas mais acessíveis (várias delas têm versões gratuitas).

2. Ofereça treinamento

Ao utilizar novas tecnologias, será preciso treinar os colaboradores.

Lembre-se de que essa é uma mudança importante na rotina de trabalho.

Portanto, eles precisam ser capacitados para lidar com as novas ferramentas.

3. Implemente na prática

Depois de instalar as ferramentas, é hora de executar o trabalho na prática a partir delas.

A partir de então, o ideal é observar o andamento das rotinas produtivas para identificar pontos de melhoria, desafios e vantagens obtidas.

4. Obtenha feedback

Sempre que você realiza uma mudança na empresa, é preciso lançar mão do feedback.

Ouvir o que os colaboradores têm a dizer sobre as novas tecnologias adotadas é crucial para mapear as dificuldades de uso e processos que ainda precisam de mudanças e obter sugestões de novas ferramentas que podem ser implementadas.

5. Faça avaliação de desempenho

Não se esqueça de fazer avaliação de desempenho a partir da integração da tecnologia à rotina de trabalho.

Indicadores são úteis nessa hora: de produtividade, qualidade, desempenho.

Lembre-se de que, quanto mais dados você tiver, melhor poderá embasar as decisões para o negócio.

6. Utilize métodos ágeis

Métodos ágeis são formatos de trabalho com ritmo acelerado, que permitem fazer entregas mais rapidamente, sem perder a qualidade da produção.

A vantagem é que esses métodos funcionam muito bem quando se lida com a tecnologia.

Aliás, eles tiveram origem na tecnologia da informação e no desenvolvimento de software.

Uma boa opção é a metodologia Scrum, que divide projetos em ciclos menores de produção (Sprints).

7. Automatize o que for possível

Não tenha medo de automatizar as tarefas da empresa.

Essa medida reduz erros, elimina o retrabalho e aumenta a produtividade do negócio.

Outra vantagem é que, ao automatizar tarefas (como a emissão de notas fiscais), você ganha mais tempo para se dedicar a atividades mais estratégicas.

8. Descarte o que não funciona

Ao implementar as novas ferramentas e depois de obter as avaliações de desempenho e feedback, identifique quais são as falhas no processo e elimine as etapas que não funcionam.

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