Vinicius Roveda
Sobre o que estamos falando?
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Modernizar o negócio com o uso da tecnologia na gestão financeira é muito mais fácil do que parece;
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Com as ferramentas certas, o processo é simples e os resultados positivos logo aparecem;
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Saber como e por onde começar são as principais dúvidas dos empreendedores. Confira essas respostas e outras orientações importantes neste conteúdo.
A tecnologia na gestão financeira pode ser aplicada de várias formas. Calculadora, planilhas, auxílio de inteligência artificial e plataformas de gestão integrada são exemplos. Se você parar e pensar um pouco, já lidamos diariamente com alguns desses recursos.
Acontece que muitas pessoas ainda têm uma ideia de que tecnologia é sinônimo de algo complexo. Por conta disso, deixam de aproveitar suas vantagens. Nas empresas, em especial no que diz respeito ao controle das finanças, este recurso é crucial para a saúde financeira.
Neste conteúdo, entenda a importância dessa modernização, como ela pode ser feita e quais fatores podem estar impedindo a evolução do seu negócio. Faça uma boa leitura!
Confira os tópicos:
Por que é tão importante apostar na tecnologia na gestão financeira?
Você já calculou quanto tempo leva para fechar o caixa? Ou então, conferindo lançamentos, extratos e tentando descobrir quem pagou o quê? Mais uma pergunta: já precisou pagar juros porque esqueceu o vencimento de uma conta?
Esses são algumas situações que a tecnologia é capaz de otimizar, pois confere mais agilidade e facilidade para a administração de uma empresa como um todo. A gestão financeira não é uma área que fica de fora. Ao modernizar o negócio, você reduz as falhas, o tempo gasto com retrabalho e ainda pode tomar decisões com base em dados reais.
De uma forma resumida, a tecnologia torna o dia a dia do empreendedor mais simples. Afinal, ela ajuda a solucionar desafios (como identificar as próximas contas a pagar) e elimina tarefas onerosas que, nem sempre, agregam valor ao negócio. A conferência manual dos recebimentos é um exemplo.
Dessa forma, o dono de negócio pode focar a sua atenção na estratégia e no plano de crescimento da empresa. Sem contar com uma rotina mais leve, sem tantos estresses.
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Quando devo pensar em controle financeiro online?
Hoje mesmo - isso se você esqueceu essa lição na fase de planejamento do negócio.
Afinal, o momento ideal, como define o consultor financeiro Bernardo Baggio, é no início das operações. Mas se perdeu a chance, melhor começar agora, lembrando do famoso ditado: “Antes tarde do que nunca”.
Conforme Baggio, depois de tirar sua ideia do papel, o empreendedor pode perceber que aquilo que previu sobre estrutura física e formação de preços, por exemplo, não se confirmou na prática - e a primeira providência é implantar meios de controle financeiro.
A solução se aplica a todas as fases do negócio. Isso porque, por meio de uma gestão transparente e com base em dados reais, será possível identificar todos os custos, ganhos e saber qual é a realidade financeira da empresa.
Para isso, ter um sistema de gestão online é indispensável. Com essa ferramenta, é possível ter acesso a essas informações de forma simples e rápida, sem depender de outras pessoas.
Sabendo de tudo isso, é preciso partir para a ação.
Também é importante aprender a separar despesas pessoais das contas da empresa: passo a passo.
Por onde devo começar?
Se você não tem controle nenhum sobre as finanças, vale começar pelo básico: com caneta e papel na mão, anote todo tipo de receita e despesa relacionada ao negócio, iniciando pela mais básica. Caso tenha costume com as planilhas, pode usá-las nessa fase.
Mesmo que você pense que um determinado gasto seja irrisório quando analisado individualmente, vai se surpreender com o volume final no fim do mês - e quanto representa esse valor que antes nem entrava na conta.
Quando os números saltarem aos olhos, o empreendedor saberá quanto e por onde entra dinheiro no caixa da empresa. É com esse tipo de informação que os ajustes estratégicos na gestão podem ser melhor definidos, como comprar mais equipamentos ao invés de abrir uma nova filial.
Quero melhorar o meu controle: o que faço?
Você já sabe que fazer a gestão financeira de uma empresa demanda um controle criterioso. E sabe também que o melhor momento para modernizá-la é agora.
Porém, fazer tudo isso na mão, como falamos, leva bastante tempo - sem contar com os erros que podem acontecer. Se o volume de transações da sua empresa for alto, o trabalho é maior.
Depois de fazer essa curadoria inicial dos seus custos, considere um ERP online, para que esse registro seja automático. Diferente do que muitos pensam, manipular um sistema é bem mais fácil do que preencher várias planilhas.
É importante lembrar que essa plataforma também automatiza processos de outros setores além do financeiro, como o controle de estoque e a emissão de relatórios.
O que pode estar impedindo o crescimento da sua empresa
É verdade que o controle financeiro parece mais fácil para algumas empresas do que para outras, mas nem sempre isso está ligado às atividades do negócio.
O desafio maior costuma estar nas ferramentas usadas nesta administração, na falta de acesso a informações importantes e alguns comportamentos do próprio empreendedor. Veja os principais.
1. Desconhecimento
É importante ter vontade de fazer acontecer e dedicar-se ao faturamento, mas saiba que não é só dele que depende o lucro da empresa.
Baggio relata já ter visto empreendedores empolgados com as vendas, sem entender como não geram retorno financeiro. Ao implantar o controle, observam-se problemas como margem de lucro, gargalos de custos, entre outros.
2. Falta de tempo para registrar todas as movimentações
As atividades administrativas de uma empresa tomam muito tempo do empreendedor. E se você ainda lida com o operacional e vendas, o desafio é maior.
São muitas atividades acontecendo ao mesmo tempo e pode faltar tempo para registrar tudo. Como resultado, alguns itens podem ficar de fora, gerando dúvidas ao conferir o caixa.
Uma dica é orientar os colaboradores a fazerem esse registro e se disciplinar para manter tudo em ordem.
3. Medo
Por vezes, a dificuldade ou mesmo negativa em implantar o controle financeiro pode estar relacionada a um autoengano: o empreendedor prefere desconsiderar a importância da gestão por medo do que viria depois, como a necessidade de enfrentar problemas ou até desistir do próprio negócio.
“Como não tem como discutir com os números, procura não ver para não precisar enxergar a realidade”, afirma Baggio.
É preciso conhecer a realidade financeira da empresa, por mais que isso seja desconfortável. Assim, você identifica os gargalos e busca soluções para resolvê-los.
4. Excesso de confiança
Há ainda quem se engane pelos resultados positivos. Como o negócio se mostra muito lucrativo, mesmo com o descontrole financeiro, acredita estar fazendo tudo certo.
Se você se identifica com a situação, questione seu excesso de confiança, pois pode estar deixando de ganhar ainda mais dinheiro e perdendo oportunidades de crescimento.
Considerações finais
Ao longo deste artigo, você entendeu qual é a importância da implantação de controles financeiros e acompanhou dicas para levar essa estratégia para a sua empresa. Como recomendação final, pense em estabelecer rotinas. Uma boa ideia é criar um calendário com as principais ações de monitoramento do dinheiro do negócio.
Contar com as facilidades de um sistema online e com o auxílio qualificado de um contador são etapas importantes, mas não é permitido ao empreendedor abrir mão do seu papel. Por isso, se mantenha informado e presente na gestão financeira da empresa.
Para finalizar, relembre alguns dos passos essenciais nessa jornada:
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Implante métodos de controle e siga-os com disciplina;
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Conte com as facilidades de um sistema de gestão;
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Crie rotinas diárias, semanais e mensais para monitorar os números;
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Use as informações obtidas para dar rumos ao negócio;
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Não esqueça do suporte especializado do seu contador;
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Estude e se atualize sobre boas práticas em gestão financeira.
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