Software De Gestão Para Pequenas Empresas (Guia 2020)

Qual o melhor software de gestão para pequenas empresas e por que adotar essa tecnologia? Descubra agora com 7 bons motivos.

Se você ainda não usa um software de gestão para pequenas empresas, este é o guia que faltava para dar esse grande passo.

Afinal, não importa o tamanho do negócio: a tecnologia oferece soluções sob medida para empresas de todos os portes e segmentos — e as menores têm muito a ganhar com isso.

Ao transportar sua empresa para o mundo digital, você terá muito mais controle, agilidade e produtividade, abrindo caminho para o crescimento.

Mas, para isso, é preciso escolher muito bem seu software de gestão para pequenas empresas.

É nessa parte que vamos ajudar, trazendo ótimos motivos para adquirir o seu e um guia para acertar na escolha.

Ao final da leitura, você não terá mais dúvidas sobre o sistema ideal para o seu negócio.

A revolução do software de gestão para pequenas empresas

O software de gestão para pequenas empresas é um dos pilares que sustentam a evolução do empreendedorismo no Brasil.

Afinal, as micro e pequenas empresas representam 99,1% do total registrado no país e somam quase 13 milhões de negócios, segundo dados do Sebrae publicados pela Agência Brasil em 2019.

Sozinhas, essas empresas garantiram 52,2% dos empregos gerados no país em 2018, e carregaram o mercado de trabalho durante a crise ao gerar 35 vezes mais vagas do que as grandes corporações.

Esse desempenho explica nosso status de “país de empreendedores”, com 39% de brasileiros à frente de seu próprio negócio, segundo o relatório Brazil Digital Report publicado em 2019 pela McKinsey em parceria com o Brasil at Silicon Valley.

E claro que a tecnologia é uma aliada importante na gestão dos pequenos negócios, pois torna seus processos mais eficientes e garante a inovação nas estruturas mais enxutas.

Prova disso é que o investimento em soluções tecnológicas é um dos principais diferenciais das PMEs de alto crescimento no país.

De acordo com o relatório As PMEs que Mais Crescem no Brasil 2019, publicado pela Deloitte em parceria com a Exame, 78% das pequenas e médias empresas de maior crescimento priorizam o investimento em novas tecnologias.

Para as líderes do ranking, estas são as ações mais importantes para expandir o negócio:

Ampliar o mix de produtos
Investir em infraestrutura tecnológica
Entrar em novas regiões e localidades
Reduzir o nível de endividamento financeiro
Adquirir concorrentes.

Ou seja: se um dia o software de gestão já foi visto como exclusividade das empresas maiores, hoje ele é o centro responsável pelo planejamento, organização e crescimento das PMEs.

Tecnologia para crescer e prosperar

Se você já pensou que o software de gestão era desnecessário pelo tamanho do seu negócio, é melhor rever seus conceitos.

Na verdade, é a tecnologia que permite fazer mais com menos, multiplicando a capacidade produtiva das equipes pequenas.

O maior exemplo disso são as startups, que estão chegando a 13 mil empresas no país, segundo dados de novembro de 2019 da Startup Base.

Com equipes enxutas e métodos ágeis, essas empresas inovadoras de crescimento acelerado se apoiam na tecnologia para escalar seus negócios.

Mas você não precisa empreender com foco em crescimento exponencial e inovação disruptiva para aproveitar os benefícios da tecnologia.

Na verdade, o software de gestão para pequenas empresas é um recurso acessível para todos: desde o microempreendedor individual (MEI) até a empresa de pequeno porte com até 50 colaboradores.

Com as novas soluções do mercado de software, especialmente nos segmento de ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão), há opções para todos os portes e necessidades, que custam muito menos do que você imagina.

Além disso, os sistemas estão mais intuitivos e fáceis de usar, eliminando o risco de “engavetar” o software por conta de problemas de adaptação e usabilidade.

Assim, o software de gestão para pequenas empresas está mais democrático do que nunca e disponível para ajudar você nas tarefas gerenciais diárias e funções estratégicas do negócio.

Se você ainda não está convencido sobre a importância dessa ferramenta, fique tranquilo: ainda teremos muitos argumentos até o final do texto.

7 motivos para adotar um software de gestão na sua empresa

Não faltam razões para adotar um software de gestão para pequenas empresas, seja qual for o segmento e porte do seu negócio.

Confira alguns motivos para ajudar na decisão.

1. Centralização de informações

Você já pensou na quantidade de informação que sua empresa produz diariamente?

São registros de vendas, ordens de serviço, inventários de estoque, movimentações financeiras, controle de ponto, informações de clientes e uma infinidade de dados e documentos valiosos para o negócio.

Se todos esses dados estiverem fragmentados e espalhados por planilhas e arquivos, é provável que você acabe se perdendo no mar de informações ou mesmo subutilizando esses recursos na gestão.

Por isso é tão importante contar com um software de gestão para pequenas empresas para centralizar suas informações em um único sistema.

Assim, os dados estarão sempre acessíveis a poucos cliques, e você terá inúmeras possibilidades de combinar e integrar essas informações para entender melhor seu negócio.

2. Agilidade nos processos

A função primordial de um software de gestão é ajudar você a se organizar e resolver problemas com mais rapidez e praticidade.

Assim, ao invés de abrir uma planilha, preencher um campo, salvar o arquivo e enviar por e-mail, você pode resumir todo esse processo em um simples clique em um botão, que pode enviar automaticamente um documento ao financeiro, por exemplo.

Da mesma forma, um software que conecta seu estoque a àrea de vendas pode pular inúmeras etapas burocráticas na comunicação entre esses dois departamentos, agilizando a troca de informações e a eficiência do negócio como um todo.

Por isso, se você quer processo mais ágeis e eficazes, a tecnologia é o melhor caminho para melhorar seu fluxo de trabalho e conectar todas as pessoas e tarefas.

3. Automatização de tarefas

É impossível pensar em gestão moderna sem incluir as tecnologias de automação, que têm o poder de alavancar a produtividade em qualquer cenário.

Com um software de gestão para pequenas empresas, você livra sua equipe de inúmeras tarefas repetitivas e deixa que as máquinas se encarreguem do trabalho burocrático.

Afinal, o tempo perdido com funções manuais pode ser direcionado à estratégia — essa sim, a competência que impulsiona o potencial humano nas empresas.

Por isso, é importante escolher uma solução que automatize o máximo de tarefas possível, como emissão de documentos, envio de arquivos e registro de informações.

4. Integração entre áreas e dados

O software de gestão para pequenas empresas funciona como uma central que integra todas as áreas, pessoas e dados da empresa.

Assim, são eliminados os gargalos nos processos e os típicos problemas de comunicação que dificultam as tarefas do dia a dia.

Pense que o financeiro terá acesso aos dados de vendas, a contabilidade poderá acompanhar as movimentações da empresa e o histórico dos clientes estará disponível para todos, por exemplo.

5. Redução de custos

A redução de custos é uma vantagem importante do software para as pequenas empresas, pois a falta de capital é um dos principais problemas enfrentados nessa realidade.

Graças à automatização de tarefas e agilidade nos processos, a empresa ganha em produtividade, melhora sua eficiência e ganha fôlego para aumentar suas vendas e crescer.

No caso, a tecnologia reduz diretamente os custos do retrabalho, dos erros humanos e da papelada, além de eliminar o desperdício e os prejuízos resultantes de gargalos em processos e falhas de comunicação.

Dessa forma, o custo-benefício das soluções tecnológicas é indiscutivelmente vantajoso.

6. Aumento da segurança

A segurança dos dados está no centro das discussões atuais do mundo dos negócios, e os softwares evoluem na mesma direção.

Hoje, é muito mais seguro contar com a tecnologia para preservar e proteger as informações da empresa, mantendo os dados armazenados em servidores confiáveis — nos sistemas em nuvem, especialmente.

Assim, você não corre o risco de perder informações cruciais do negócio ou ficar vulnerável a ataques e brechas de segurança.

7. Acesso a relatórios estratégicos

Por fim, ao centralizar suas informações em um software de gestão, você passa a ter acesso a relatórios estratégicos valiosos.

Isso porque os sistemas conseguem compilar, cruzar e analisar dados para gerar insights, processando um volume de informação que um ser humano jamais seria capaz.

Com as soluções de inteligência artificial e machine learning, essas soluções estão atingindo níveis inéditos de precisão e capacidade preditiva.

Dessa forma, a tecnologia não apenas organiza seu trabalho diário e torna seus processos mais inteligentes, como também é uma aliada da gestão estratégica.

Como escolher um software de gestão para pequenas empresas: passo a passo

Agora que você conhece todos os benefícios de um software de gestão para pequenas empresas, só precisa encontrar o mais adequado para o seu negócio.

Siga nosso passo a passo para acertar na escolha.

1. Comece mapeando seus processos

Para escolher um software de gestão para pequenas empresas, você precisa saber exatamente quais são as necessidades do negócio, certo?

Para isso, você deve começar pelo mapeamento de processos do negócio, identificando seu fluxo de trabalho, funções distribuídas, pessoas envolvidas e como as tarefas e responsabilidades são transferidas de um colaborador a outro — desde as operações básicas de produção até o pós-venda.

Existem algumas metodologias para esse fim, como o Business Process Model and Notation (BPMN), que traz uma notação com ícones padronizados para desenhar processos.

Mas você também criar seus próprios diagramas e fluxogramas do jeito que preferir, de modo que os processos e tarefas da empresa fiquem claros.

2. Identifique os gargalos e necessidades

Com o mapa em mãos, você pode identificar onde estão os gargalos dos processos e quais são as necessidades da sua empresa.

Por exemplo, os problemas podem estar na transmissão de informações entre vendas e financeiro, gerando duplicidade de pedidos ou lentidão na geração de notas fiscais, que acaba atrasando a entrega de produtos.

Da mesma forma, a falta de organização dos pedidos pode afetar o controle de estoque e gerar um acúmulo de itens parados — ou mesmo a indisponibilidade para venda.

A lista de possíveis problemas é imensa, e cabe a você identificar essas demandas para dimensionar a tecnologia necessária.

3. Avalie as funcionalidades do software

O próximo passo é pesquisar os softwares disponíveis no mercado e comparar as funcionalidades com as necessidades do seu negócio.

Muitas soluções de ERP são divididas em módulos que organizam as funções do financeiro, vendas, contabilidade, estoque e relacionamento com o cliente, por exemplo.

Ao mesmo tempo, as funcionalidades devem ser perfeitamente integradas entre si e oferecer uma visão panorâmica da empresa.

4. Prefira sistemas em nuvem

Os sistemas em nuvem permitem que você acesse suas informações a qualquer hora e lugar, com direito a servidores externos confiáveis para armazenar seus dados.

Além disso, essa tecnologia elimina a necessidade de instalar softwares na sua máquina e poupa espaço na infraestrutura da empresa, trazendo muito mais agilidade à gestão diária.

Para completar, você paga somente pelo que usa e tem a garantia de um sistema sempre atualizado.

5. Confira as condições de segurança e suporte

Um ponto muito importante na hora de escolher o software de gestão para pequenas empresas é verificar as tecnologias de segurança utilizadas e a disponibilidade do suporte.

Então, não se esqueça de conferir se o sistema utiliza recursos de segurança e criptografia como o padrão SSL, que garante a privacidade na troca de informações online.

Além disso, é fundamental que a empresa provedora do serviço ofereça suporte gratuito para tirar suas dúvidas e auxiliar na migração de dados, adaptação e integração.

6. Avalie a usabilidade

Por fim, o que determina se a implementação do software será bem-sucedida na sua empresa é a usabilidade.

Afinal, de nada adianta ter um sistema poderoso que você e seus colaboradores não conseguem utilizar no dia a dia.

Por isso, use as versões gratuitas para testar a plataforma e verificar se atende às suas necessidades, com a devida agilidade e uma interface intuitiva.

Conta Azul: software de gestão completo das finanças às vendas

Se você procura um software de gestão para pequenas empresas sob medida, a Conta Azul tem todos os recursos de que você precisa.

Das finanças ao comercial, a plataforma 100% online oferece uma visão completa do negócio e funcionalidades para controle financeiro, vendas e orçamentos, emissão de boletos e notas fiscais, frente de caixa e muito mais.

Entre as funções exclusivas para otimizar sua gestão, destacam-se:

Fluxo de caixa online com conciliação bancária e análise de demonstrativos
Plano de contas com classificação de despesas e receitas
Controle de impostos
Avisos de vencimentos e pagamentos (incluindo cobrança automática do cliente)
Emissão de notas fiscais e boletos automática
Controle de estoque integrado
Módulo de compras
Organização dos pedidos de vendas e orçamentos
Controle de ordens de serviço
Funções de relacionamento com o cliente.

E mais: o sistema é integrado à contabilidade para aproximar seu negócio do contador e aproveitar melhor essa parceria estratégica.

Agora sim, você tem motivos e exemplos suficientes para implementar seu software de gestão para pequenas empresas e agilizar seu negócio.

Gostou do guia para escolher seu sistema?

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