Software de gestão escolar: 6 boas razões para implementar

O software de gestão escolar é obrigatório para crescer no mercado educacional da era digital. Veja 6 razões para utilizar.

Se você ainda não usa um software de gestão escolar, corre o risco de ficar para trás na evolução do mercado. Hoje, a maioria das empresas educacionais já está na era digital, com seus processos devidamente automatizados e controle total das informações.

Tarefas como gestão pedagógica, controle de matrículas, pagamento de mensalidades e acompanhamento do desempenho acadêmico podem ser realizadas em poucos cliques — e sem papelada.

Neste artigo, vamos dar boas razões para você implementar um software de gestão escolar e agilizar sua administração. 

Siga a leitura e avance para o futuro dos negócios educacionais.

Por que utilizar um software de gestão escolar?

O software de gestão escolar é um sistema que integra todas as informações da instituição e oferece diversos recursos para gerenciar o negócio com eficiência.

No caso das escolas, há uma série de processos que exigem organização e controle: gestão pedagógica e acadêmica, controle de frequência, pagamento e cobrança de mensalidade, relacionamento com os alunos e pais, etc.

Ao adotar uma solução digital no seu colégio, você consegue automatizar as tarefas do dia a dia e tomar decisões embasadas em dados para melhorar a gestão.

Na secretaria, por exemplo, todas as informações dos alunos como documentação, notas, faltas e gráficos de aproveitamento estarão centralizadas e acessíveis no mesmo sistema.

Na gestão financeira, é muito mais fácil emitir os boletos de mensalidades e controlar a inadimplência, além de acompanhar o fluxo de caixa da empresa.

Assim, com um software próprio, é possível reunir e gerenciar todos os dados e processos de uma escola — e traçar estratégias para crescer. 

E é claro que a transformação digital já chegou ao mercado da educação, trazendo novos desafios para os gestores de escolas, universidades e cursos. 

Mercado escolar no Brasil: novos desafios

Na contramão da crise, as empresas ligadas ao segmento educacional vêm crescendo desde 2013 no Brasil.

De acordo com uma pesquisa do IBGE realizada em junho de 2019, publicada no G1, o mercado de educação cresceu 37,5% nos últimos quatro anos, saltando de 1,3 milhão de empresas para quase 1,8 milhão.

Com esse resultado positivo, as empresas da área ficaram em primeiro lugar no ranking de evolução, à frente das organizações de saúde e serviços sociais, que tiveram alta de 31% no período.

Outro sinal do avanço desse mercado foi constatado pela Associação Brasileira de Franchising (ABF), na pesquisa Diagnóstico Setorial de Educação 2019. 

O estudo aponta que as franquias de educação faturaram R$ 11,4 bilhões em 2018 e já contabilizam R$ 2,8 bilhões no primeiro trimestre de 2019, representando um crescimento de 8,1% em relação ao ano passado.

Em relação aos segmentos do mercado, as redes de educação estão reinventando seu modelo de negócio para atender às novas demandas dos alunos, apresentando as seguintes categorias:

• Ensino tradicional (87%): aulas presenciais
• Ensino híbrido (35%): combinação de aulas presenciais e online
• In School (33%): aulas em estabelecimentos parceiros
• Home-based (12%): unidades sem ponto comercial
• Online (8%): exclusivamente a distância.

Além disso, as franquias educacionais se caracterizam por um rápido retorno do investimento: 53,2% dos franqueados alcançam o ponto de equilíbrio no prazo de 6 meses a 1 ano.

Para isso, as empresas do ramo estão adotando a transformação digital como diferencial, considerando que 61,4% já administram os cursos por meio de plataformas online.

Nesse cenário, o software de gestão escolar é uma peça-chave para impulsionar o crescimento dos negócios educacionais — como veremos a seguir.

6 vantagens de utilizar um software de gestão escolar

Se você precisa de mais motivos para implementar um software de gestão escolar, estas vantagens vão ajudar na decisão.

Confira o que essa tecnologia pode fazer pelo seu negócio.

1. Secretaria 100% digital

A secretaria é o núcleo que concentra todas as informações importantes da empresa, como histórico de alunos, dados de professores, configuração de turmas, resultados acadêmicos, etc.

Para organizar esses dados, os softwares de gestão escolar possuem módulos dedicados, que oferecem as seguintes funcionalidades:

• Atualização automática de histórico escolar
• Controle de matrículas e rematrículas
• Emissão de documentos e arquivamento digital
• Acompanhamento de frequência 
• Transferências e configurações de turmas
• Relatórios de desempenho de alunos e componentes curriculares.

Assim, o trabalho dos profissionais na secretaria fica muito mais ágil, tendo as informações necessárias sempre à mão e relatórios completos para monitorar a performance da escola.

2. Acompanhamento do desempenho de alunos e professores

Um dos fatores cruciais para a qualidade de uma escola é o desempenho de seus alunos e professores.

Por isso, o software de gestão escolar conta com módulos de gestão acadêmica e pedagógica que permitem o lançamento automático de notas, correção automática de provas objetivas, geração de relatórios de desempenho individual, entre outros recursos.

Além disso, é possível monitorar a assiduidade dos alunos e os conteúdos ministrados pelos docentes.

A partir desses dados, a gestão pode criar estratégias personalizadas para apoiar o aluno em suas dificuldades e focar na melhora do ensino de modo geral.

3. Melhora na captação e fidelização 

A captação de novos alunos é uma missão anual das escolas, que precisam de estratégias de marketing e vendas para aumentar os índices de matrícula e rematrícula. 

Com o software de gestão, você terá acesso a recursos como funil de vendas, cadastro de alunos em potencial, controle de metas e ferramentas de marketing para promover a instituição.

Além disso, os sistemas oferecem análises para identificar os alunos com risco de evasão e criar ações preventivas para retê-los.

Tudo para garantir a atração de novos alunos e fidelização de seus clientes atuais (alunos e pais). 

4. Melhora na comunicação e relacionamento com o cliente

Um relacionamento transparente e uma ótima comunicação com pais e alunos são características das melhores escolas. 

Para alcançar esse status, é preciso utilizar um sistema de gestão que conecte a instituição aos clientes, mantendo os alunos e familiares sempre atualizados.

Dessa forma, você pode enviar comunicados sobre as atividades do ano letivo, informar sobre tarefas e comunicar ocorrências em poucos cliques. 

5. Aumento da segurança 

O software de gestão escolar também melhora a segurança na escola, pois permite um controle de acesso mais preciso e protege os dados dos alunos.

Outro ponto importante é que os sistemas em nuvem possuem backups automáticos que evitam a perda de dados em caso de problemas na infraestrutura de TI.

Afinal, qualquer documento perdido ou informação vazada pode representar um grande prejuízo para a escola. 

6. Tomada de decisão estratégica

A implementação do software escolar é o principal passo para uma gestão profissional, que enxerga a instituição como um negócio e busca estratégias para gerar mais valor.

Com o sistema certo, você obtém dados valiosos para uma tomada de decisão muito mais certeira, direcionando a escola para o posicionamento desejado no mercado.

Como controlar as finanças no software de gestão escolar

As finanças no software de gestão escolar merecem um tópico à parte, pois representam um dos grandes desafios do mercado educacional.

Para manter a saúde financeira da escola, é preciso acompanhar de perto o fluxo de caixa, organizar os pagamentos e recebimentos, disponibilizar boletos e controlar a inadimplência, entre outras funções. 

Felizmente, existem soluções como a Conta Azul: uma plataforma de gestão online para o seu negócio que inclui todas as funcionalidades de controle financeiro, vendas, faturamento e contabilidade.

Com ela, você consegue monitorar todas as entradas e saídas do caixa, emitir notas fiscais de serviço, emitir boletos de mensalidade com lembrete e conciliação automática, gerar relatórios e muito mais.

Para completar, você se conecta à contabilidade e dá um fim à papelada na empresa, compartilhando todos os dados e documentos online.

Assim, você garante uma base financeira sólida para que a escola possa crescer e alcançar uma nova escala, com todos os processos organizados e gestão em tempo real.

Entendeu por que é tão importante contar com um software de gestão escolar?

Então, aproveite para conferir os planos da Conta Azul e comece pela otimização das suas finanças.