Sistema de Gestão da Qualidade: Como Implantar na Empresa

Implementar um sistema de gestão da qualidade pode parecer desafiador, principalmente para pequenas empresas. Entretanto, não há bicho de sete cabeças para tornar seu negócio referência em boas práticas. O mais importante a considerar são os ganhos que a cultura da qualidade pode trazer, diretos ou não.

Por que aprimorar a gestão da qualidade?

A qualidade nas empresas têm como referência a certificação emitida pela International Standardization Organization (ISO), cuja sede se localiza na cidade de Genebra, Suíça. Não há outro caminho para implementar a qualidade que não passe pela certificação da ISO.

A principal, que engloba processos de um modo geral, aplicável a diversos tipos de empresas, é a certificação ISO 9001. Existem outros certificados, como o ISO 14001 (Meio Ambiente) e ISO 16001 (Responsabilidade Social).

No Brasil, cabe ao Inmetro exercer o papel de agente regulador e responsável por definir critérios para a efetivação de padrões de qualidade nas empresas.

Esses critérios são elaborados pelo Sistema Brasileiro de Certificação (SBC), que concede certificação baseado nas normas ABNT ISO 9001, 9002 e 9003. Os parâmetros visam comprovar a conformidade dos processos e dão sustentação às avaliações.

É importante destacar que empresas que contam com certificado ISO 9001 têm respaldo para atuar internacionalmente. Por ser aceita e reconhecida em todo o mundo, a chancela acaba sendo um diferencial valioso. Público e potenciais parceiros são informados que seus processos prezam pela qualidade, uma vez que são submetidos a constantes auditorias, inclusive contábeis.

Outro aspecto muito importante é que, em empresas com ISO, todos os processos precisam ter foco no cliente. Ou seja, com o selo, as pessoas podem se sentir seguras ao comprar produtos e serviços. Nessas organizações, a satisfação do consumidor é o que move a produção.

Os critérios para a concessão do selo ISO 9001

Para que o selo ISO 9001 seja concedido a uma empresa, deverão ser atendidas exigências nos seguintes campos:

Foco no cliente

Todos os produtos ou serviços desenvolvidos por empresas precisam atender às necessidades das pessoas, não de seus próprios interesses.

Liderança

Empresas em que líderes exercem papel transformador são mais valorizadas.

Envolvimento das pessoas

Sem a participação de todos os colaboradores, não é possível obter a certificação. Nesse sentido, ganha especial destaque a função dos treinamentos.

Abordagem por processos

Empresas orientadas a processos entendem que departamentos não funcionam por si sós, mas de acordo com princípios gerais que convergem em um só grande objetivo.

Abordagem sistêmica

A empresa funciona como um grande motor, em que cada setor é uma peça, e todas as peças são interdependentes entre si.

Melhoria contínua

A metodologia Kaizen preconiza uma série de procedimentos, como a produção enxuta e melhorar ininterruptamente.

Decisões baseadas em fatos

Ponto crítico em empresas onde gestores decidem com base apenas na sua intuição. Para ter certificação de qualidade, essa postura deve ser abandonada, ou, pelo menos, ser empregada sem abrir mão de métodos cientificamente comprovados.

Relacionamento com fornecedores

A forma como uma empresa se relaciona com seus fornecedores diz muito sobre quem ela é. Portanto, esse é um critério fundamental nas rotinas de avaliação ISO.

Para garantir a conformidade, as empresas precisam implementar um Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ). Quando a qualidade é sistematizada, deixa de ser fruto de ações isoladas e passa a ser parte da filosofia de trabalho da empresa.

Sendo assim, a partir do momento em que efetiva um SGQ, os processos são padronizados, o que permite medir com mais precisão os resultados apurados nos períodos de avaliação.

A importância do SGQ para empresas em expansão

Embora a crise econômica seja um fato, e que ninguém, nem mesmo grandes empresas estejam imunes a ela, nada impede que pequenas empresas prosperem. Quando um MEI, por exemplo, precisa migrar para a categoria de microempresa, significa que seus negócios passaram a fazer parte de um novo patamar.

O mesmo vale para microempresas que passam por processos de expansão e até para grandes corporações que promovem abertura de capital. Em todas elas, há uma mudança que implica a melhoria nos processos e o aumento na qualidade. Afinal, se os negócios crescem, a exigência dos clientes e fornecedores também.

Portanto, ao investir em auditorias para a conquista do certificado ISO, a empresa também se prepara para novos desafios. Afinal, como garantir a retenção de um volume maior de clientes, se um negócio não estiver preparado para recebê-lo?

Os passos para a conquista do certificado ISO

Seguindo esses passos, sua empresa trilhará um caminho mais seguro rumo à certificação de qualidade. Estas são orientações gerais, que podem variar, em função de características específicas de cada negócio. O apoio de uma consultoria pode ajudar a esclarecer melhor todas as dúvidas relativas aos processos para se obter o selo de qualidade.

1. Selecione o certificado adequado ao seu negócio

Vimos que o selo ISO pode ser concedido de acordo com objetivos e parâmetros distintos. Empresas que lidam com tratamento de efluentes, por exemplo, têm no ISO 14001 um selo mais importante para suas atividades do que um ISO 16001.

2. Mapeie a conjuntura em que a empresa está inserida

Antes mesmo de iniciar um processo para implementar a SGQ, é necessária avaliação honesta e criteriosa sobre como vai a empresa e seus processos. Só então será possível planejar as etapas para que seja emitida a certificação.

3. Estimule o engajamento de todos

Em processos de avaliação de qualidade, é fundamental que todos os colaboradores estejam a par do que está sendo feito. Sem a participação de todos, não será possível a efetiva implementação de um SGQ.

4. Faça valer todos os requisitos exigidos

Uma vez que as auditorias são realizadas e apontado o caminho a ser seguido, é hora de implementar as novas condições de trabalho valorizando a qualidade. Nesse ponto, a máxima colaboração é imprescindível. Portanto, convém investir em treinamento. Essa é a etapa em que ajustes devem ser feitos e possíveis pendências são solucionadas.

5. Certifique-se de que tudo está ok com uma auditoria interna

Antes da avaliação final dos agentes certificadores, a empresa deverá fazer auditoria interna, para garantir que nada foi negligenciado ao longo do processo de preparação. Os auditores internos, portanto, devem registrar tudo que ainda precisar ser ajustado, para que seja feitas as correções em tempo hábil.

6. Hora de contratar a auditoria para emissão do certificado

Cumpridas todas as fases de preparação, será o momento de contratar a auditoria externa que fará a verificação para comprovar a adequação da empresa às normas. Satisfeitas todas as exigências, o certificado é emitido.

Persiga a qualidade na sua empresa

Um Sistema de Gestão da Qualidade não acaba quando o selo ISO é concedido. Por ter validade de três anos, para sua manutenção, é necessário o constante aperfeiçoamento das práticas e acompanhamento dos processos. Só assim sua empresa se mostra preparada para atender bem seus clientes e ganhar a confiança do mercado.

Você tem interesse em implantar um sistema de gestão da qualidade na sua empresa? Comente!