Sistema de ordem de serviço: como ter uma ótima organização

Sobre o que estamos falando?

  • O sistema de ordem de serviço é uma solução de organização para empresas que prestam serviços;
  • As ordens de serviço também servem para administrar insumos, impactando até na gestão de estoque, então sistemas como esse acabam sendo úteis para quase todo tipo de negócio;
  • A Conta Azul Pro é uma plataforma que oferece mais do que emissão e administração de ordens de serviço: ela integra todas as áreas de gestão e operação em apenas um local. Faça o teste grátis!

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Diferentes de negócios que vendem produtos, empresas que trabalham com serviços podem ter muitas variações no que é oferecido aos clientes. Nesse sentido, a ordem de serviço é uma ferramenta importante para formalizar o trabalho que será realizado.

Muitos empreendedores e profissionais administrativos ainda não conhecem o poder desse tipo de plataforma - é verdade. Mas sabe os medos comuns de perder dados, gargalos de produção e erros de comunicação entre a equipe? Desaparecem com um bom sistema.

Conheça todas as vantagens de utilizar um sistema de ordem de serviço, inclusive como ele ajuda na organização da empresa. Descubra também uma plataforma incrível para organizar todas as demandas integradas ao resto da gestão da empresa.

Faça uma boa leitura!

Vantagens de utilizar um sistema de ordem de serviço

A ordem de serviço é uma ferramenta de registro e compartilhamento de dados sobre a operação que será executada. Ela permite a todos os envolvidos enxergarem o que, como e quando deve ser feito.

Há plataformas, como as de gestão integrada (os famosos ERPs), que também exercem essa função. Então, não é necessário usar uma solução exclusiva para essa demanda quando há opções mais completas. O que elas precisam contemplar são as vantagens abaixo:

Segurança de informações

Um documento físico está sujeito a extravio, falsificação, roubo ou até mesmo baixa acessibilidade para as partes interessadas. Um sistema de ordens de serviço armazena os dados na nuvem e protege todos os dados dos envolvidos, de acordo com a LGPD.

Ainda facilita o compartilhamento e pode ser anexado ou cruzado com outros documentos e informações administrativas.

Geração ágil de documentos

Sistemas de ordem de serviço tem uma grande vantagem: gerar documentos com muito mais agilidade. Ainda mais se ele preencher automaticamente alguns ou todos os campos dos formulários resultantes no documento desejado.

Isso acelera e aprimora os processos, dá mais precisão ao trabalho e otimiza a análise e verificação de dados sobre as operações. Entre os documentos desejados estão, além da própria ordem de serviço, notas fiscais, orçamentos, relatórios e, boletos, entre outros.

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Controle de estoque otimizado

Insumos, materiais de escritório e ferramentas são elementos presentes e essenciais em muitos ramos do mercado de serviços. Muitos empreendedores dessa área, inclusive, ignoram a importância de organizar esses itens e não usam nem ao menos uma planilha de controle de estoque para gerir com precisão.

Se você é um deles, repense sobre isso. Sistemas de ordem de serviço são grandes aliados no controle de estoque, pois deixam essa operação mais prática, permitindo conferir se a quantidade de serviços solicitados bate com a quantidade de produtos disponíveis para realizar as operações.

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Comunicação entre setores facilitada

Como dissemos no primeiro item, o compartilhamento de informações e dados entre os colaboradores, gestores e clientes fica muito mais fácil. Nas ordens de serviço, estão todas as indicações precisas do que precisa ser executado, diminuindo dúvidas e subjetividades.

Um sistema de ordens de serviço amplifica essa comunicação, já que elas podem ser acessadas de qualquer ponto da empresa. Ainda, trazem informações importantes para poder gerir melhor o negócio. Se a ordem aloca um colaborador que já está com a agenda lotada e deixa outro com mais horários livres, é mais fácil notar e corrigir.

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Melhoria do controle financeiro

Sistemas de ordem de serviço, quando integrados às outras áreas administrativas da empresa, dão total controle financeiro. O empreendedor fica sabendo quanto cada serviço custou, faturou e gerou de lucro. Imediatamente, esses dados são enviados para o fluxo de caixa, controle de gastos e monitoramento de vendas.

Também, sincroniza-se com o estoque e, assim que um item for retirado de lá, o sistema é informado e, se não tiver insumos suficientes, você será notificado. E assim, forma-se uma teia administrativa e produtiva.

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Como um sistema de ordem de serviço auxilia na organização 

Sistemas de ordem de serviço auxiliam muito na gestão do negócio. Eles permitem visualizar melhor os chamados de serviço e repassar informações para todos os colaboradores executarem as tarefas sem faltar nenhum dado.Além disso,  conectam-se com a gestão da empresa e ajudam a acompanhar se as operações estão seguindo as contratações de forma correta.

É mais fácil também acompanhar quantas ordens são emitidas por mês, o que está muito ligado ao desempenho das vendas. Como se isso não bastasse, é possível oferecer para os clientes e colaboradores prazos de entrega mais realistas, com a qualidade desejada e o pagamento realizado.

Veja como é fácil usar um sistema de ordem de serviço:

Sistemas de ordem de serviço devem vir para facilitar, não complicar. Então, mostramos a você a plataforma de gestão integrada da Conta Azul, que oferece esse recurso. Veja como é fácil usar passo a passo:

  1. Acesse Vendas;

  2. Vá em Ordens de Serviço;

  3. Clique em Nova Ordem de Serviço;

  4. Preencha os formulários conforme solicitados;

  5. Clique em Salvar.

Visualize abaixo:

Acompanhe a prestação de serviços de ponta a ponta

A operação de uma empresa de prestação de serviços não começa com a ordem nem termina com ela. Há o trabalho de prospecção, acompanhar entregas, cadastrar clientes e colaboradores, gerenciar formulários, enviar notas fiscais e muito mais. 

Com tanta coisa para gerir, um sistema de ordem de serviço não é suficiente. Você precisa de uma plataforma de gestão integrada, que auxilia em todas as etapas da administração da empresa. Entre as funcionalidades mais importantes, estão:

  • Cria ordens de serviço, que podem ser impressas e compartilhadas com os funcionários;

  • Emite alertas sobre prazos de entregas;

  • Aumenta o controle sobre orçamentos e vendas;

  • Emite notas fiscais de forma automática e simplificada, com apenas alguns cliques;

  • Permite visualizar todos os seus contratos em apenas uma tela;

  • Cria orçamentos e envia por e-mails, rastreando leitura, rejeição e aprovação;

  • Mostra todos os lançamentos financeiros gerados a partir das vendas;

  • Emite e envia boletos por e-mail;

  • Cadastra clientes, colaboradores, serviços, produtos, fornecedores, transportadoras e demais parceiros;

  • Mostra o histórico financeiro da sua empresa por data e horário precisos ou períodos complexos;

  • Faz o fluxo de caixa automaticamente;

  • Conciliações bancária e tributárias gratuitas;

  • E muito mais!

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