Marcio Roberto Andrade
O sistema de gestão escolar é a tecnologia certa para superar os desafios do setor. Veja as vantagens e dicas para escolher o melhor.
Um sistema de gestão escolar sob medida é um grande aliado dos negócios educacionais - e pode fazer a diferença diante da concorrência.
Com um software adaptado aos processos da sua escola, faculdade ou curso, é muito mais fácil agilizar as tarefas do dia a dia, cuidar da saúde financeira e tomar decisões pelo futuro da organização.
Com os efeitos da crise sobre o mercado da educação, é ainda mais urgente digitalizar sua gestão para combater a inadimplência e garantir sua receita recorrente.
Por isso, compilamos tudo o que você precisa saber sobre o sistema de gestão escolar, suas funcionalidades e soluções para os principais desafios do dia a dia:
- O que é um sistema de gestão escolar?
- A importância de um sistema de gestão para escolas
- Vantagens da tecnologia na gestão escolar
- Como escolher um sistema de gestão escolar
- 7 desafios que o sistema de gestão escolar pode resolver
- Organize as finanças com um sistema de gestão escolar.
Continue lendo e veja por que essa tecnologia é indispensável na economia da recorrência.
O que é um sistema de gestão escolar?
Um sistema de gestão escolar é um software desenvolvido especialmente para facilitar o gerenciamento de empresas como escolas e universidades.
Ele possui funcionalidades para agilizar a gestão pedagógica, controle de turmas e professores, captação e retenção de alunos, cobrança de mensalidades, realização de matrículas, diário de classe, etc.
Sua função é digitalizar os processos da instituição e centralizar toda a informação em um único sistema.
Dessa forma, as escolas conseguem combinar a visão de negócio com a missão de educar, usando a tecnologia para ter mais eficiência no dia a dia.
Tradicionalmente, os gestores da educação vêm de áreas como Pedagogia e Psicologia, e nem sempre possuem formação específica para atuar com funções gerenciais.
Isso torna a adoção dos softwares ainda mais importante, pois é preciso redefinir a visão da instituição educacional como um negócio, que requer uma gestão estratégica.
Em outras palavras: uma escola é uma empresa e, como qualquer outra, tem o propósito de entregar valor para seus clientes (alunos e pais), oferecendo educação de qualidade e alto desempenho com resultados superiores aos da concorrência.
Com uma tecnologia dedicada à organização e eficiência, é muito mais fácil cumprir essa missão e fidelizar alunos e pais - além de atrair novos clientes para crescer.
A importância de um sistema de gestão para escolas
A função do sistema de gestão escolar é agilizar a rotina das instituições, pensando desde a captação de alunos até o acesso aos resultados acadêmicos.
Em um único software é possível controlar inúmeros processos administrativos, como organização da secretaria, coordenação do projeto pedagógico, acompanhamento do desempenho de alunos e professores, gestão acadêmica, comunicação com a comunidade, etc.
Além disso, o sistema poupa tempo dos colaboradores e automatiza tarefas repetitivas para aumentar a produtividade da gestão.
Esse apoio tecnológico já era fundamental antes e se tornou ainda mais importante em tempos de pandemia.
Isso porque a crise atingiu em cheio o mercado da educação, que vinha crescendo continuamente, e disparou os níveis de inadimplência e evasão escolar no país.
De acordo com dados do IBGE publicados no G1 em 2019, as empresas ligadas à educação foram as que mais cresceram entre 2013 e 2017: saltaram de 1,3 milhão para quase 1,8 milhão.
No entanto, os efeitos do fechamento das escolas já estão reverberando em todas as áreas do ensino.
O número de transferências de alunos de escolas privadas para públicas cresceu 44,4% em 2020, segundo dados da Secretaria Estadual de Educação publicados no G1 em 2021,
De março a dezembro, 15.165 alunos deixaram escolas particulares e se matricularam na rede pública.
Já a taxa de inadimplência no ensino superior privado atingiu o recorde de 11,8% no primeiro semestre de 2020 (alta de 29,9% em relação a 2019), com 565 mil alunos devedores.
Enquanto isso, na cidade de São Paulo, o índice de inadimplência em escolas de ensino médio e infantil atingiu 32,11%, segundo dados do Sindicato dos Estabelecimentos de Ensino do Estado de São Paulo (SIEEESP) publicados na CNN em 2020.
Nesse cenário, ter um software para controlar as finanças e combater a inadimplência dos alunos é requisito obrigatório.
E como toda crise também tem suas oportunidades, a tecnologia também é essencial para mirar nos segmentos em crescimento como o EAD, que que registrou aumento de 70% na procura por matrículas online em 2020, conforme dados da Catho Educação divulgados no Terra.
Vantagens da tecnologia na gestão escolar
O sistema de gestão escolar traz muitas vantagens para a equipe de administração e toda a comunidade.
Confira as mais importantes.
Digitalização de processos
Com um software de gestão, a escola pode reduzir drasticamente o uso de papel e substituir impressões por arquivos digitais e aplicativos.
Assim, os processos ficam mais ágeis, o risco de perda de dados diminui e a empresa ainda reduz custos com impressão e armazenamento de papelada.
Integração da comunidade escolar
O software específico para instituições de ensino pode conectar a coordenação, pais, alunos e professores em uma comunidade online.
Dessa forma, a comunicação fica muito mais fácil dentro da escola e os documentos e resultados dos estudantes ficam sempre disponíveis no sistema.
Além disso, todos conseguem acompanhar o calendário escolar e ter acesso aos comunicados e eventos da instituição.
Automatização de processos
Um bom sistema de gestão escolar possui recursos para automatizar tarefas repetitivas como a cobrança de alunos e emissão de boletos de mensalidades, por exemplo.
Quanto mais funções forem automatizadas, mais tempo a equipe tem para se dedicar ao projeto pedagógico e questões estratégicas da empresa.
Melhora no relacionamento com pais e alunos
O modelo de negócio de um colégio é bastante peculiar, pois a experiência do cliente se constrói todos os dias, no relacionamento com alunos e seus familiares.
Para melhorar essa relação e promover a fidelização de clientes, nada como ter um software que ajuda a manter o contato frequente e atender as necessidades dos alunos de forma personalizada.
Melhora na gestão financeira
Do ponto de vista financeiro, a instituição educacional precisa ter uma gestão rigorosa de seus custos e controlar a inadimplência para manter e aproveitar sua receita recorrente.
Por isso, é fundamental contar com um software com recursos de controle de fluxo de caixa, gestão de contas a pagar e a receber, conciliação bancária, entre outras funções.
Agilidade na gestão pedagógica e acadêmica
A gestão pedagógica e acadêmica é complexa e envolve tarefas como controle de notas e frequência, geração de boletim, análise de desempenho, gestão de cursos e turmas, criação de grades de conteúdo, etc.
Todas essas funções podem ser agilizadas com um software específico, que facilita o trabalho da gestão e o acesso de pais, alunos e professores à informação.
Como escolher um sistema de gestão escolar
Para escolher um sistema de gestão escolar, você precisa considerar critérios que vão desde as funcionalidades até a reputação do fornecedor.
Veja como tomar a decisão certa.
1. Avalie suas necessidades
O primeiro passo para escolher um sistema de gestão escolar é analisar suas necessidades e definir quais funcionalidades são necessárias para o seu negócio.
De repente, você precisa de um software mais focado na gestão financeira, pois já tem uma gestão pedagógica mais estruturada, por exemplo.
Tudo vai depender do seu segmento e do momento atual da sua empresa.
2. Prefira uma solução na nuvem
Hoje, a maioria dos softwares de gestão já são oferecidos na nuvem, ou seja, 100% online e sem a necessidade de instalação local.
Assim, o sistema já vem pronto para usar e você só precisa acessá-lo pela internet com seu login e senha, sem precisar se preocupar com atualizações, manutenção e infraestrutura de TI.
3. Considere o custo-benefício
Provavelmente, você terá várias opções de planos e preços de acordo com o número de usuários que vão usar o software, número de alunos e professores da instituição e número de boletos emitidos, por exemplo.
Na hora de escolher seu plano, é importante considerar o custo-benefício de acordo com as funcionalidades oferecidas.
Lembre-se de começar com um pacote que seja suficiente para você, sem excessos, pois é possível fazer o upgrade conforme a escola for crescendo.
4. Analise o suporte
O suporte é importantíssimo na escolha de um software de gestão, pois você pode precisar de atendimento a qualquer momento por conta de dúvidas, erros no sistema e instabilidades.
Então, priorize empresas que oferecem atendimento com alta disponibilidade em canais como e-mail, telefone, WhatsApp e chat online.
5. Priorize a segurança
Se você vai fornecer dados estratégicos e confidenciais da sua escola, é claro que o sistema de gestão precisa ser seguro e confiável.
Por isso, verifique se a empresa possui recursos de segurança da informação e garante a proteção dos seus dados.
7 desafios que o sistema de gestão escolar pode resolver
Agora que você já entendeu a importância do sistema de gestão escolar e as oportunidades de crescimento que essa tecnologia representa, vamos às soluções fornecidas.
Veja quais desafios podem ser superados com um bom software.
1. Excesso de papelada e burocracia
A grande quantidade de dados e documentos tornam a gestão da secretaria extremamente burocrática, se não houver uma solução digital.
Ao centralizar toda essa informação em um software, os colaboradores da empresa podem acessar os documentos em instantes e disponibilizar arquivos digitais para os alunos, pais e professores.
Com isso, reduz-se a papelada na secretaria, eliminando custos com impressão e armazenamento, agilizando rotinas e melhorando a eficiência.
2. Dificuldade em acompanhar alunos individualmente
Quanto maiores as turmas da instituição, mais difícil é acompanhar o desempenho de cada aluno e garantir um atendimento personalizado (uma das metas de qualidade de qualquer escola).
Felizmente, há softwares que oferecem módulos de gestão acadêmica e pedagógica com lançamento automático de notas, faltas, tarefas e ocorrências, e ainda geram gráficos e relatórios por turma, disciplina e aluno.
Assim, é muito mais fácil monitorar de perto o desempenho dos alunos e pensar em soluções individualizadas.
3. Altos índices de inadimplência
Como vimos, a inadimplência escolar foi uma das consequências mais graves da pandemia para as escolas e universidades.
Para fugir dessas estatísticas, é importante ter um sistema de gestão escolar que controle rigorosamente as contas a receber, enviando boletos e lembretes automáticos aos alunos.
Além disso, é fundamental ter uma estratégia de negociação para manter a saúde financeira da empresa e evitar a perda de alunos na instituição.
4. Falhas de atendimento e comunicação
Outro problema comum nas empresas de educação é a dificuldade em manter um atendimento e comunicação eficiente com toda a comunidade escolar.
Por isso, é importante contar com softwares que reduzam a demanda do atendimento pessoal e por telefone, disponibilizando soluções de autoatendimento para os alunos, pais e professores.
Na área de acesso às informações, também é necessário ter um espaço para notícias, avisos e comunicados, além da opção de envio de mensagens importantes por e-mail, SMS e WhatsApp.
5. Baixa captação de novos alunos
A época de matrículas é um momento de alta concorrência entre as escolas e universidades, e nem sempre é fácil captar novos alunos para a instituição.
Para solucionar essa questão, os softwares vêm com módulos de captação e gestão de matrículas integrados, que facilitam o trâmite dos documentos e organizam a entrada de novos discentes.
Além disso, algumas soluções incluem ferramentas de marketing digital para promover a instituição e alcançar mais alunos em potencial com baixo custo.
6. Falta de padronização na gestão de cursos
O sistema de gestão escolar também é decisivo para auxiliar na estruturação dos cursos e disciplinas oferecidas, além de padronizar os métodos de ensino e avaliação.
No mesmo software, é possível organizar o calendário acadêmico e seus períodos, controlar as turmas, registrar atividades complementares e compartilhar o planejamento de aulas entre professores e a direção.
Dessa forma, a escola pode manter a padronização da estrutura curricular e acompanhar o desempenho de seu corpo docente.
7. Tomada de decisão incerta
Por fim, muitos gestores escolares ainda tomam decisões “às cegas” para direcionar suas estratégias, sem uma visão ampla dos processos e resultados da instituição.
Com um software de gestão escolar, é possível gerar relatórios que cruzam inúmeros dados da instituição para fornecer insights e tendências - informações valiosas para tomar decisões mais acertadas.
Essa é a essência da gestão estratégica aplicada à educação: decidir o futuro da empresa e suas estratégias de crescimento com base em dados concretos.
Organize as finanças com um sistema de gestão escolar
Se você quer organizar as finanças da sua escola, combater a inadimplência e enfrentar a crise, a Conta Azul tem a solução completa para digitalizar sua gestão.
Com nosso ERP 100% online, você tem todos os recursos para manter o caixa sob controle e ter uma visão completa da saúde financeira da empresa.
Com uma plataforma robusta e fácil de usar, você consegue monitorar o fluxo de caixa, acompanhar as contas a pagar e a receber, fazer a conciliação bancária e conduzir análises de pagamentos e custos em poucos cliques.
Além disso, nossa ferramenta exclusiva de gestão de contratos permite que você cadastre os alunos uma única vez e automatize a cobrança recorrente de mensalidades.
Todo mês, o aluno recebe automaticamente o boleto e a nota fiscal no e-mail, e o pagamento recorrente é integrado às contas a receber no seu financeiro.
Assim, você consegue reduzir a inadimplência e agilizar os processos de recebimento e controle financeiro.
E mais: o software é totalmente integrado à sua contabilidade, facilitando o compartilhamento de documentos e informações financeiras.
Tudo para proporcionar mais agilidade na gestão diária e garantir o máximo de eficiência nos processos da escola.
E agora, você está convencido sobre a importância do sistema de gestão escolar?
Então, avalie as necessidades da sua empresa e escolha a opção mais adequada para os seus processos diários.
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