Marcio Roberto Andrade
O sistema de gestão escolar é a resposta para digitalizar seu negócio. Supere estes 7 desafios com essa tecnologia.
Um sistema de gestão escolar sob medida é um grande aliado dos negócios educacionais — e pode fazer a diferença diante da concorrência.
Com um software adaptado aos processos da sua escola, faculdade ou curso, é muito mais fácil agilizar as tarefas do dia a dia, cuidar da saúde financeira e tomar decisões pelo futuro da organização.
Especialmente agora, em pleno crescimento do mercado educacional, é hora de embarcar na transformação digital para acelerar o crescimento.
Por isso, compilamos tudo o que você precisa saber sobre o sistema de gestão escolar, suas funcionalidades e soluções para os principais desafios do dia a dia.
Continue lendo e veja por que essa tecnologia é indispensável.
Sistema de gestão escolar: combinando educação e estratégia
O sistema de gestão escolar já é realidade na área de educação e cada vez mais instituições usam a tecnologia para crescer.
O desafio, nesse caso, é combinar a gestão estratégica com a missão de educar, entendendo as particularidades do negócio escolar.
Para isso, existem softwares desenvolvidos sob medida para as escolas, faculdades e cursos, que adaptam as funcionalidades comuns da administração ao contexto dessas empresas.
Para começar, o modelo de negócio de um colégio é bastante peculiar: a experiência do cliente se constrói todos os dias, no relacionamento com alunos e seus familiares.
Além disso, a retenção e fidelização são pontos cruciais da estratégia das escolas, enquanto o período de prospecção ativa de novos clientes se resume à época de matrículas.
Do ponto de vista financeiro, a instituição educacional precisa ter uma gestão rigorosa de seus custos e controlar a inadimplência, pois a tendência é manter um faturamento estável durante todo o ano letivo.
Em relação à administração, há inúmeros processos: organização da secretaria, coordenação do projeto pedagógico, acompanhamento do desempenho de alunos e professores, gestão acadêmica, comunicação com a comunidade, etc.
Por isso, o sistema de gestão escolar precisa abranger todos esses aspectos e oferecer ferramentas para agilizar a rotina das instituições, pensando desde a captação de alunos até o acesso aos resultados acadêmicos.
Tradicionalmente, os gestores da área da educação vêm de áreas como Pedagogia e Psicologia, e nem sempre possuem formação específica para atuar com funções gerenciais.
Isso torna a adoção dos softwares ainda mais importante, pois é preciso redefinir a visão da instituição educacional como um negócio, que requer uma gestão estratégica.
Em outras palavras: uma escola é uma empresa e, como qualquer outra, tem o propósito de entregar valor para seus clientes (alunos e pais), oferecendo educação de qualidade e alto desempenho com resultados superiores aos da concorrência.
Com uma tecnologia dedicada à organização e eficiência, é muito mais fácil cumprir essa missão e fidelizar alunos e pais — além de atrair novos clientes para crescer.
O mercado educacional no Brasil
Na contramão da crise econômica, o mercado educacional cresce a todo vapor no Brasil.
De acordo com dados do IBGE publicados no G1 em 2019, as empresas ligadas à educação foram as que mais cresceram entre 2013 e 2017: saltaram de 1,3 milhão para quase 1,8 milhão.
O aumento foi de 37,5% somando as escolas públicas, privadas e sem fins lucrativos, enquanto as empresas ativas no país tiveram uma queda de 6,73% no mesmo período.
Ao mesmo tempo, as opções de softwares para gerenciar empresas educacionais vêm se multiplicando, como reflexo de um mercado sedento por soluções digitais de gestão.
Ou seja: há uma grande oportunidade de usar a tecnologia para avançar ainda mais e aproveitar o fôlego da retomada econômica.
7 desafios que o sistema de gestão escolar pode resolver
Agora que você já entendeu a importância do sistema de gestão escolar e as oportunidades de crescimento que essa tecnologia representa, vamos às soluções fornecidas.
Veja quais desafios podem ser superados com um bom software.
1. Excesso de papelada e burocracia
A grande quantidade de dados e documentos tornam a gestão da secretaria extremamente burocrática, se não houver uma solução digital.
Ao centralizar toda essa informação em um software, os colaboradores da empresa podem acessar os documentos em instantes e disponibilizar arquivos digitais para os alunos, pais e professores.
Com isso, reduz-se a papelada na secretaria, eliminando custos com impressão e armazenamento, agilizando rotinas e melhorando a eficiência.
2. Dificuldade em acompanhar alunos individualmente
Quanto maiores as turmas da instituição, mais difícil é acompanhar o desempenho de cada aluno e garantir um atendimento personalizado (uma das metas de qualidade de qualquer escola).
Felizmente, há softwares que oferecem módulos de gestão acadêmica e pedagógica com lançamento automático de notas, faltas, tarefas e ocorrências, e ainda geram gráficos e relatórios por turma, disciplina e aluno.
Assim, é muito mais fácil monitorar de perto o desempenho dos alunos e pensar em soluções individualizadas.
3. Altos índices de inadimplência
Segundo uma pesquisa realizada pelo Serasa Experian, publicada em 2019, a inadimplência de alunos em escolas e universidades particulares aumentou 20,8% desde 2014.
Em relação a 2018, o aumento das negativações foi de 5,9% no ensino infantil, fundamental e médio, e 4,9% no ensino superior.
Para fugir dessas estatísticas, é importante ter um sistema de gestão escolar que controle rigorosamente as contas a receber, enviando boletos e lembretes automáticos aos alunos.
Além disso, é fundamental ter uma estratégia de negociação para manter a saúde financeira da empresa e evitar a perda de alunos na instituição.
4. Falhas de atendimento e comunicação
Outro problema comum nas empresas de educação é a dificuldade em manter um atendimento e comunicação eficiente com toda a comunidade escolar.
Por isso, é importante contar com softwares que reduzam a demanda do atendimento pessoal e por telefone, disponibilizando soluções de autoatendimento para os alunos, pais e professores.
Na área de acesso às informações, também é necessário ter um espaço para notícias, avisos e comunicados, além da opção de envio de mensagens importantes por e-mail, SMS e WhatsApp.
5. Baixa captação de novos alunos
A época de matrículas é um momento de alta concorrência entre as escolas e universidades, e nem sempre é fácil captar novos alunos para a instituição.
Para solucionar essa questão, os softwares vêm com módulos de captação e gestão de matrículas integrados, que facilitam o trâmite dos documentos e organizam a entrada de novos discentes.
Além disso, algumas soluções incluem ferramentas de marketing digital para promover a instituição e alcançar mais alunos em potencial com baixo custo.
6. Falta de padronização na gestão de cursos
O sistema de gestão escolar também é decisivo para auxiliar na estruturação dos cursos e disciplinas oferecidas, além de padronizar os métodos de ensino e avaliação.
No mesmo software, é possível organizar o calendário acadêmico e seus períodos, controlar as turmas, registrar atividades complementares e compartilhar o planejamento de aulas entre professores e a direção.
Dessa forma, a escola pode manter a padronização da estrutura curricular e acompanhar o desempenho de seu corpo docente.
7. Tomada de decisão incerta
Por fim, muitos gestores escolares ainda tomam decisões “às cegas” para direcionar suas estratégias, sem uma visão ampla dos processos e resultados da instituição.
Com um software de gestão escolar, é possível gerar relatórios que cruzam inúmeros dados da instituição para fornecer insights e tendências — informações valiosas para tomar decisões mais acertadas.
Essa é a essência da gestão estratégica aplicada à educação: decidir o futuro da empresa e suas estratégias de crescimento com base em dados concretos.
Como organizar as finanças com um sistema de gestão escolar
Já falamos sobre a questão da inadimplência, mas a gestão financeira das escolas traz inúmeros desafios para os gestores.
Afinal, não é fácil controlar tantos custos variáveis, pagamentos recorrentes e geração de notas fiscais e boletos.
Por isso, uma solução como a Conta Azul é ideal para manter o caixa sob controle e ter uma visão completa da saúde financeira da empresa.
Com uma plataforma 100% online e fácil de usar, você consegue monitorar o fluxo de caixa, acompanhar as contas a pagar e a receber, fazer a conciliação bancária e conduzir análises de pagamentos e custos em poucos cliques.
Além disso, o sistema ERP oferece recursos de emissão de boletos de cobrança e notas fiscais, gestão de contratos e cadastro de clientes.
E mais: o software é totalmente integrado à sua contabilidade, agilizando o compartilhamento de documentos e informações financeiras.
Assim, você ganha mais agilidade na gestão diária e garante o máximo de eficiência nos processos da escola — e ainda sobra mais tempo para pensar na proposta pedagógica e melhorar a reputação da empresa.
E agora, você está convencido sobre a importância do sistema de gestão escolar?
Então, avalie as necessidades da sua empresa e escolha a opção mais adequada para os seus processos diários.
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