Sistema de gestão escolar: como a tecnologia ajuda a superar desafios no setor

O sistema de gestão escolar é a tecnologia certa para superar os desafios do setor. Veja as vantagens e dicas para escolher o melhor.

Um sistema de gestão escolar sob medida é um grande aliado dos negócios educacionais - e pode fazer a diferença diante da concorrência.

Com um software adaptado aos processos da sua escola, faculdade ou curso, é muito mais fácil agilizar as tarefas do dia a dia, cuidar da saúde financeira e tomar decisões pelo futuro da organização. 

Com os efeitos da crise sobre o mercado da educação, é ainda mais urgente digitalizar sua gestão para combater a inadimplência e garantir sua receita recorrente. 

Por isso, compilamos tudo o que você precisa saber sobre o sistema de gestão escolar, suas funcionalidades e soluções para os principais desafios do dia a dia:

• O que é um sistema de gestão escolar?
• A importância de um sistema de gestão para escolas
• Vantagens da tecnologia na gestão escolar
• Como escolher um sistema de gestão escolar
• 7 desafios que o sistema de gestão escolar pode resolver
• Organize as finanças com um sistema de gestão escolar.

Continue lendo e veja por que essa tecnologia é indispensável na economia da recorrência.

O que é um sistema de gestão escolar?

Um sistema de gestão escolar é um software desenvolvido especialmente para facilitar o gerenciamento de empresas como escolas e universidades.

Ele possui funcionalidades para agilizar a gestão pedagógica, controle de turmas e professores, captação e retenção de alunos, cobrança de mensalidades, realização de matrículas, diário de classe, etc.

Sua função é digitalizar os processos da instituição e centralizar toda a informação em um único sistema.

Dessa forma, as escolas conseguem combinar a visão de negócio com a missão de educar, usando a tecnologia para ter mais eficiência no dia a dia. 

Tradicionalmente, os gestores da educação vêm de áreas como Pedagogia e Psicologia, e nem sempre possuem formação específica para atuar com funções gerenciais. 

Isso torna a adoção dos softwares ainda mais importante, pois é preciso redefinir a visão da instituição educacional como um negócio, que requer uma gestão estratégica. 

Em outras palavras: uma escola é uma empresa e, como qualquer outra, tem o propósito de entregar valor para seus clientes (alunos e pais), oferecendo educação de qualidade e alto desempenho com resultados superiores aos da concorrência. 

Com uma tecnologia dedicada à organização e eficiência, é muito mais fácil cumprir essa missão e fidelizar alunos e pais - além de atrair novos clientes para crescer. 

A importância de um sistema de gestão para escolas

A função do sistema de gestão escolar é agilizar a rotina das instituições, pensando desde a captação de alunos até o acesso aos resultados acadêmicos. 

Em um único software é possível controlar inúmeros processos administrativos, como organização da secretaria, coordenação do projeto pedagógico, acompanhamento do desempenho de alunos e professores, gestão acadêmica, comunicação com a comunidade, etc.

Além disso, o sistema poupa tempo dos colaboradores e automatiza tarefas repetitivas para aumentar a produtividade da gestão. 

Esse apoio tecnológico já era fundamental antes e se tornou ainda mais importante em tempos de pandemia.

Isso porque a crise atingiu em cheio o mercado da educação, que vinha crescendo continuamente, e disparou os níveis de inadimplência e evasão escolar no país.

De acordo com dados do IBGE publicados no G1 em 2019, as empresas ligadas à educação foram as que mais cresceram entre 2013 e 2017: saltaram de 1,3 milhão para quase 1,8 milhão.

No entanto, os efeitos do fechamento das escolas já estão reverberando em todas as áreas do ensino.

O número de transferências de alunos de escolas privadas para públicas cresceu 44,4% em 2020, segundo dados da Secretaria Estadual de Educação publicados no G1 em 2021,

De março a dezembro, 15.165 alunos deixaram escolas particulares e se matricularam na rede pública.

Já a taxa de inadimplência no ensino superior privado atingiu o recorde de 11,8% no primeiro semestre de 2020 (alta de 29,9% em relação a 2019), com 565 mil alunos devedores. 

Enquanto isso, na cidade de São Paulo, o índice de inadimplência em escolas de ensino médio e infantil atingiu 32,11%, segundo dados do Sindicato dos Estabelecimentos de Ensino do Estado de São Paulo (SIEEESP) publicados na CNN em 2020.

Nesse cenário, ter um software para controlar as finanças e combater a inadimplência dos alunos é requisito obrigatório.

E como toda crise também tem suas oportunidades, a tecnologia também é essencial para mirar nos segmentos em crescimento como o EAD, que que registrou aumento de 70% na procura por matrículas online em 2020, conforme dados da Catho Educação divulgados no Terra.

Vantagens da tecnologia na gestão escolar

O sistema de gestão escolar traz muitas vantagens para a equipe de administração e toda a comunidade. 

Confira as mais importantes. 

Digitalização de processos

Com um software de gestão, a escola pode reduzir drasticamente o uso de papel e substituir impressões por arquivos digitais e aplicativos. 

Assim, os processos ficam mais ágeis, o risco de perda de dados diminui e a empresa ainda reduz custos com impressão e armazenamento de papelada. 

Integração da comunidade escolar

O software específico para instituições de ensino pode conectar a coordenação, pais, alunos e professores em uma comunidade online. 

Dessa forma, a comunicação fica muito mais fácil dentro da escola e os documentos e resultados dos estudantes ficam sempre disponíveis no sistema. 

Além disso, todos conseguem acompanhar o calendário escolar e ter acesso aos comunicados e eventos da instituição. 

Automatização de processos

Um bom sistema de gestão escolar possui recursos para automatizar tarefas repetitivas como a cobrança de alunos e emissão de boletos de mensalidades, por exemplo.

Quanto mais funções forem automatizadas, mais tempo a equipe tem para se dedicar ao projeto pedagógico e questões estratégicas da empresa.

Melhora no relacionamento com pais e alunos

O modelo de negócio de um colégio é bastante peculiar, pois a experiência do cliente se constrói todos os dias, no relacionamento com alunos e seus familiares. 

Para melhorar essa relação e promover a fidelização de clientes, nada como ter um software que ajuda a manter o contato frequente e atender as necessidades dos alunos de forma personalizada. 

Melhora na gestão financeira

Do ponto de vista financeiro, a instituição educacional precisa ter uma gestão rigorosa de seus custos e controlar a inadimplência para manter e aproveitar sua receita recorrente. 

Por isso, é fundamental contar com um software com recursos de controle de fluxo de caixa, gestão de contas a pagar e a receber, conciliação bancária, entre outras funções.

Agilidade na gestão pedagógica e acadêmica

A gestão pedagógica e acadêmica é complexa e envolve tarefas como controle de notas e frequência, geração de boletim, análise de desempenho, gestão de cursos e turmas, criação de grades de conteúdo, etc.

Todas essas funções podem ser agilizadas com um software específico, que facilita o trabalho da gestão e o acesso de pais, alunos e professores à informação. 

Como escolher um sistema de gestão escolar

Para escolher um sistema de gestão escolar, você precisa considerar critérios que vão desde as funcionalidades até a reputação do fornecedor.

Veja como tomar a decisão certa.

1. Avalie suas necessidades

O primeiro passo para escolher um sistema de gestão escolar é analisar suas necessidades e definir quais funcionalidades são necessárias para o seu negócio.

De repente, você precisa de um software mais focado na gestão financeira, pois já tem uma gestão pedagógica mais estruturada, por exemplo.

Tudo vai depender do seu segmento e do momento atual da sua empresa. 

2. Prefira uma solução na nuvem

Hoje, a maioria dos softwares de gestão já são oferecidos na nuvem, ou seja, 100% online e sem a necessidade de instalação local.

Assim, o sistema já vem pronto para usar e você só precisa acessá-lo pela internet com seu login e senha, sem precisar se preocupar com atualizações, manutenção e infraestrutura de TI.

3. Considere o custo-benefício

Provavelmente, você terá várias opções de planos e preços de acordo com o número de usuários que vão usar o software, número de alunos e professores da instituição e número de boletos emitidos, por exemplo.

Na hora de escolher seu plano, é importante considerar o custo-benefício de acordo com as funcionalidades oferecidas.

Lembre-se de começar com um pacote que seja suficiente para você, sem excessos, pois é possível fazer o upgrade conforme a escola for crescendo. 

4. Analise o suporte

O suporte é importantíssimo na escolha de um software de gestão, pois você pode precisar de atendimento a qualquer momento por conta de dúvidas, erros no sistema e instabilidades.

Então, priorize empresas que oferecem atendimento com alta disponibilidade em canais como e-mail, telefone, WhatsApp e chat online. 

5. Priorize a segurança

Se você vai fornecer dados estratégicos e confidenciais da sua escola, é claro que o sistema de gestão precisa ser seguro e confiável.

Por isso, verifique se a empresa possui recursos de segurança da informação e garante a proteção dos seus dados. 

7 desafios que o sistema de gestão escolar pode resolver

Agora que você já entendeu a importância do sistema de gestão escolar e as oportunidades de crescimento que essa tecnologia representa, vamos às soluções fornecidas.

Veja quais desafios podem ser superados com um bom software.

1. Excesso de papelada e burocracia

A grande quantidade de dados e documentos tornam a gestão da secretaria extremamente burocrática, se não houver uma solução digital.

Ao centralizar toda essa informação em um software, os colaboradores da empresa podem acessar os documentos em instantes e disponibilizar arquivos digitais para os alunos, pais e professores.

Com isso, reduz-se a papelada na secretaria, eliminando custos com impressão e armazenamento, agilizando rotinas e melhorando a eficiência. 

2. Dificuldade em acompanhar alunos individualmente

Quanto maiores as turmas da instituição, mais difícil é acompanhar o desempenho de cada aluno e garantir um atendimento personalizado (uma das metas de qualidade de qualquer escola). 

Felizmente, há softwares que oferecem módulos de gestão acadêmica e pedagógica com lançamento automático de notas, faltas, tarefas e ocorrências, e ainda geram gráficos e relatórios por turma, disciplina e aluno. 

Assim, é muito mais fácil monitorar de perto o desempenho dos alunos e pensar em soluções individualizadas. 

3. Altos índices de inadimplência

Como vimos, a inadimplência escolar foi uma das consequências mais graves da pandemia para as escolas e universidades. 

Para fugir dessas estatísticas, é importante ter um sistema de gestão escolar que controle rigorosamente as contas a receber, enviando boletos e lembretes automáticos aos alunos.

Além disso, é fundamental ter uma estratégia de negociação para manter a saúde financeira da empresa e evitar a perda de alunos na instituição. 

4. Falhas de atendimento e comunicação

Outro problema comum nas empresas de educação é a dificuldade em manter um atendimento e comunicação eficiente com toda a comunidade escolar. 

Por isso, é importante contar com softwares que reduzam a demanda do atendimento pessoal e por telefone, disponibilizando soluções de autoatendimento para os alunos, pais e professores.

Na área de acesso às informações, também é necessário ter um espaço para notícias, avisos e comunicados, além da opção de envio de mensagens importantes por e-mail, SMS e WhatsApp.

5. Baixa captação de novos alunos

A época de matrículas é um momento de alta concorrência entre as escolas e universidades, e nem sempre é fácil captar novos alunos para a instituição.

Para solucionar essa questão, os softwares vêm com módulos de captação e gestão de matrículas integrados, que facilitam o trâmite dos documentos e organizam a entrada de novos discentes. 

Além disso, algumas soluções incluem ferramentas de marketing digital para promover a instituição e alcançar mais alunos em potencial com baixo custo. 

6. Falta de padronização na gestão de cursos

O sistema de gestão escolar também é decisivo para auxiliar na estruturação dos cursos e disciplinas oferecidas, além de padronizar os métodos de ensino e avaliação.

No mesmo software, é possível organizar o calendário acadêmico e seus períodos, controlar as turmas, registrar atividades complementares e compartilhar o planejamento de aulas entre professores e a direção. 

Dessa forma, a escola pode manter a padronização da estrutura curricular e acompanhar o desempenho de seu corpo docente. 

7. Tomada de decisão incerta

Por fim, muitos gestores escolares ainda tomam decisões “às cegas” para direcionar suas estratégias, sem uma visão ampla dos processos e resultados da instituição.

Com um software de gestão escolar, é possível gerar relatórios que cruzam inúmeros dados da instituição para fornecer insights e tendências - informações valiosas para tomar decisões mais acertadas.

Essa é a essência da gestão estratégica aplicada à educação: decidir o futuro da empresa e suas estratégias de crescimento com base em dados concretos. 

Organize as finanças com um sistema de gestão escolar

Se você quer organizar as finanças da sua escola, combater a inadimplência e enfrentar a crise, a Conta Azul tem a solução completa para digitalizar sua gestão. 

Com nosso ERP 100% online, você tem todos os recursos para manter o caixa sob controle e ter uma visão completa da saúde financeira da empresa.

Com uma plataforma robusta e fácil de usar, você consegue monitorar o fluxo de caixa, acompanhar as contas a pagar e a receber, fazer a conciliação bancária e conduzir análises de pagamentos e custos em poucos cliques. 

Além disso, nossa ferramenta exclusiva de gestão de contratos permite que você cadastre os alunos uma única vez e automatize a cobrança recorrente de mensalidades.

Todo mês, o aluno recebe automaticamente o boleto e a nota fiscal no e-mail, e o pagamento recorrente é integrado às contas a receber no seu financeiro. 

Assim, você consegue reduzir a inadimplência e agilizar os processos de recebimento e controle financeiro.

E mais: o software é totalmente integrado à sua contabilidade, facilitando o compartilhamento de documentos e informações financeiras.

Tudo para proporcionar mais agilidade na gestão diária e garantir o máximo de eficiência nos processos da escola.

E agora, você está convencido sobre a importância do sistema de gestão escolar?

Então, avalie as necessidades da sua empresa e escolha a opção mais adequada para os seus processos diários.