Saiba (de verdade!) tudo o que é preciso para emitir nota fiscal

Sobre o que estamos falando?

  • Uma das principais preocupações de quem está começando a empreender é sobre o que é necessário para emitir a nota fiscal, processo importante e obrigatório para quase todas as empresas;
  • Veja em detalhes o que é preciso para emitir uma nota fiscal e entenda porque é tão importante emitir este documento. Descubra também o que pode acontecer quando uma empresa se recusa a emitir a nota;
  • Emitir suas notas fiscais pode simples e fácil através do ERP Conta Azul, sistema que, além de ajudar na gestão integral do seu negócio, possui essa e muitas outras funcionalidades.

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Cuidar da empresa não se resume apenas em oferecer um bom produto e/ou serviço, o melhor atendimento ou uma rede social atrativa.

Afinal, por trás de tudo isso, estão alguns processos importantes, responsáveis por manter a empresa funcionando legalmente. Um deles é a emissão de notas fiscais. 

Porém, não são poucos os empreendedores com dúvidas sobre este processo, onde qualquer erro pode gerar problemas e estresse. 

Então, para entender melhor como funciona a emissão de notas fiscais, descobrir o que acontece quando uma empresa se nega a entregar esse documento aos consumidores, leia este conteúdo.

Dessa forma, você ficará por dentro de tudo que é preciso para emitir as notas fiscais, através dos seguintes tópicos:

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O que é preciso para emitir nota fiscal? 

A nota fiscal é o documento que comprova a legalidade das transações comerciais de uma empresa com seus clientes perante ao Fisco, sejam eles pessoas físicas ou jurídicas. 

Todas as empresas devem emitir esse documento, com exceção dos autônomos e dos MEIs, quando vendem para pessoas físicas. Contudo, até mesmo nesses dois casos, a recomendação é que caso o cliente exija, a nota seja emitida por esses empreendedores, pois isso é positivo para a reputação da empresa. 

Devido a isso, é muito importante que você entenda pelo menos o básico de como funciona esse processo, a começar pelo que é preciso para emitir uma nota fiscal. 

Criar CNPJ da sua empresa

Para emitir as suas notas fiscais, o primeiro passo é regularizar a sua empresa, criando a numeração do Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) da Receita Federal do Brasil (RFB). 

Mas, para obter o seu CNPJ, você precisa saber exatamente qual a natureza jurídica das suas atividades e definir o seu CNAE - Classificação Nacional de Atividades Econômicas - Fiscal. 

Contudo, se você não tiver experiência com isso, o mais recomendado é buscar a orientação de um contador para lhe auxiliar neste processo e evitar erros ao fazer o cadastro. 

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Fazer um cadastro  nas Secretarias Estaduais ou Municipais da Fazenda ou Finanças 

Após ativar o seu CNPJ e receber as orientações necessárias do seu contador, você deverá confirmar com ele quais os tipos de notas poderá emitir.

Agora, é só fazer o cadastro junto à Secretaria Estadual ou Municipal da Fazenda ou Finanças para receber a autorização para emissão do documento:

  • Para quem vai emitir Nota Fiscal de Produto (NF-e) ou Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e), deve buscar a Secretaria Estadual da Fazenda; 

  • Já quem vai emitir a Nota Fiscal de Serviço (NFS-e), precisa entrar em contato com a Secretaria Municipal de Finanças. 

Tanto o estado quanto a cidade devem ser os mesmos onde o CNPJ foi registrado. 

Ter um certificado digital

O certificado digital é uma espécie de identidade, mas que funciona de forma virtual. 

Com validade jurídica, ele pode ser usado por pessoas ou empresas, permitindo a assinatura online de documentos. Embora não seja obrigatório, pois é possível emitir a nota via cadastro nos sites do governo, seu uso é recomendado, pois, além de facilitar, torna o processo mais seguro. 

Na prática, o certificado digital garante que uma nota fiscal no nome de uma empresa foi realmente emitida por ela.

Existem vários tipos de certificados digitais, mas, para a emissão das notas, devem ser usados os tipos A1 ou A3.

Ambos possuem a mesma finalidade, com algumas diferenças:

  • O certificado digital A1 pode ser armazenado online e possui validade de apenas 1 ano. O valor costuma ser entre R$ 150,00 e R$ 200,00; 

  • Já o certificado digital A3 é armazenado em uma mídia física, com um pendrive ou HD externo, sua validade é de 3 anos e custa entre R$ 300,00 e R$ 400,00.

“E qual dos dois é melhor?”

Sem sombra de dúvidas, o certificado digital A1. Mesmo com uma validade menor, a sua instalação é muito simples e você não corre risco de perdê-lo, já que ele fica armazenado na nuvem.

Para adquirir o seu certificado digital, é necessário buscar por uma Autoridade Certificadora (AC) ou optar por um sistema autorizado pela SEFAZ que faça essa intermediação.

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Contratar um sistema de emissão

Os sistemas para emitir notas fiscais dos estados e municípios costumam ser complicados de usar e demandam trabalho manual de digitação das informações a cada emissão.

Quando você opta por uma plataforma, além de reduzir o tempo gasto com digitação, também diminui o risco de erros, já que boa parte das informações já ficam salvas no sistema. 

Outro benefício de um sistema para emitir a nota fiscal é a diminuição dos gastos com impressão, pois a nota pode ser enviada por e-mail aos clientes. 

O ERP da Conta Azul possui várias vantagens e uma delas é a emissão automática de notas fiscais. Clique aqui para saber mais!

Por que é importante emitir nota fiscal?

Ao emitir as notas fiscais, além de ficar em dia com o Fisco, órgão da fazenda responsável pelo monitoramento do pagamento dos impostos, você atesta para todo seu público a legalidade da sua empresa. 

E, para quem compra, seja empresa ou pessoa física, ter a nota fiscal é a garantia de possíveis trocas ou devoluções. 

O que acontece se eu não emitir nota fiscal? 

Não emitir nota fiscal é crime, conforme a Lei 8137/1990 que diz, em seu artigo 1°, no inciso V: 

“Negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa à venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação.”

Quando uma empresa não emite nota, pode ser acusada de sonegação fiscal e a penalidade para esse crime pode ser o pagamento de multa de até 10 vezes o valor do tributo omitido ou reclusão, que pode ir de 6 meses a 5 anos. 

Agora, caso a fiscalização encontre mercadorias transportadas ou enviadas pelos Correios sem nota, elas podem ser apreendidas. E, recuperá-las não sai tão barato, pois é necessário pagar o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) mais a multa do Termo de Apreensão e Depósito (TAD).

Vale lembrar que, omitir ou alterar qualquer dado de uma nota fiscal também é considerado crime e o empreendedor pode sofrer as mesmas penalidades citadas acima. 

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Emita suas notas fiscais com a Conta Azul!

Como você percebeu, o processo de emissão de notas fiscais é muito importante para qualquer empresa. No entanto, um simples erro na digitação pode gerar uma nota recusada, dentre outros problemas.

Mas, sabia que é possível emitir as suas notas fiscais de uma forma segura, simples e fácil através do ERP da Conta Azul?

Ele se trata de um sistema que centraliza em um único lugar as informações dos setores mais importantes da sua empresa, como financeiro, vendas, estoque e contabilidade. Dentre as suas principais vantagens, está a emissão online de notas fiscais.

Com o ERP da Conta Azul, você pode:

  • Importar os seus certificados digitais A1 e A3;

  • Ter menos custos com a impressão, já que todo processo é feito online;

  • Enviar a nota fiscal por e-mail aos clientes, oferecendo mais comodidade;

  • Eliminar os gastos com armazenamento físico das notas fiscais, visto que elas são guardadas na nuvem, de forma segura;

  • Consultar de onde estiver quantas notas fiscais foram emitidas e canceladas;

  • Reduzir os erros com a digitação das notas e ganhar tempo no processo de emissão, pois os dados dos clientes só precisam ser cadastrados apenas uma única vez;

  • Deixar de ter estresse com a conciliação fiscal, já que o financeiro e a contabilidade são integrados.

Notas fiscais emitidas pela Conta Azul

São muitos os tipos de notas fiscais, mas com a Conta Azul, você consegue emitir os principais. São eles:

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E, se você está pensando que tudo isso é muito caro, aí vai a boa notícia: a Conta Azul foi feita para micro e pequenas como a sua, é ideal para quem está começando agora e, por isso, cabe no seu bolso!

São 4 planos diferenciados que a Conta Azul oferece, para você escolher o que mais se adapta ao seu orçamento. 

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