Saiba como a Caetano Contabilidade otimizou o controle de pagamento de clientes

Fazer o controle de pagamento de clientes é uma parte fundamental da gestão financeira empresarial. Isso porque, mesmo tendo um alto volume de vendas, sua empresa não gera lucro nem consegue crescer se você não receber por elas.

Fazem parte desse processo atividades trabalhosas e que merecem muita atenção, como usar os melhores meios de cobrança, correr atrás dos clientes inadimplentes e conferir valores e datas das contas a receber.

Porém, há uma maneira de deixar esse processo mais ágil, prático e seguro. Como resultado, o empreendedor aumenta a lucratividade do negócio.

Esses resultados positivos podem ser alcançados com o uso de ferramentas que automatizem tais operações, como a solução de cobranças da Conta Azul. Foi dessa forma que a Caetano Contabilidade conseguiu simplificar os processos de cobrança, diminuir a inadimplência e facilitar o envio de boletos e links de pagamento por Pix ou cartão de crédito.

Siga a leitura para ver o depoimento de Guto Caetano, CEO da empresa, e saber como a solução de cobranças da Conta Azul pode ajudar também o seu negócio!   

Tenha a melhor experiência no controle de pagamento de clientes

Seja pela falta de estrutura ou de cultura inovadora, implantar o uso de uma ferramenta tecnológica em uma cidade do interior pode ser um desafio. Mas Guto Caetano, CEO da Caetano Contabilidade, sabia que a modernização da empresa era uma necessidade.

Foi aí que a Conta Azul entrou na trajetória da empresa localizada em Guaraçaí (SP). O grande objetivo era resolver o problema da burocracia, que atrasava a evolução tanto do próprio negócio quanto o dos clientes.

Ao utilizar as ferramentas da Conta Azul, Guto automatizou as operações, diminuiu os riscos de erro e ganhou mais tempo para ajudar as empresas de seus clientes a crescerem.

Uma das funcionalidades que revolucionou o dia a dia da empresa foi a solução de cobranças da Conta Azul. Como conta Guto, antes dela, era preciso enviar e receber os arquivos de remessa para o banco, perdendo tempo e gerando risco de danificação ou esquecimento.

Além disso, havia dificuldade em fazer o controle da inadimplência. E esses problemas foram resolvidos com a automatização, que ainda gera lembretes que são enviados ao cliente perto da data de vencimento.

Como se não bastassem essas facilidades, a solução de cobranças da Conta Azul oferece várias formas de cobrança – e a Caetano Contabilidade agora só recebe usando esse recurso.

Escute do próprio CEO como a Conta Azul ajudou a empresa a decolar em 2021:

5 erros no controle de pagamento de clientes

Diferente de Caetano, muitos empreendedores cometem falhas gravíssimas no controle de pagamento de clientes. Isso porque, com uma gestão manual, perdem prazos, confundem valores e erram na administração de caixa. Conheça os cinco principais problemas:

Utilizar planilhas

O Excel foi lançado há mais de duas décadas. Quando ele surgiu, fazia todo o sentido depender dele para administrar as contas a receber. Afinal, é melhor que a caneta e o papel.

Com o tempo, programas como ele foram recebendo novos recursos. Junto a isso, profissionais descobriram formas de explorar a ferramenta ao máximo. Muito bem, planilhas são boas e podem ajudar, sim. Porém, elas não são indicadas quando já existe uma solução mais avançada.

O trabalho manual é passível de falhas. Erros de digitação, confusão ao preencher os dados e modificações acidentais de fórmulas são alguns exemplos. Além do mais, uma plataforma pronta não precisa ser alterada por você, ela evolui por conta.

Não acompanhar datas de vencimento

Quando não se sabe ou não se monitora o vencimento das contas a receber, o contador perde o controle sobre o caixa. As datas de pagamento geram expectativas de entrada de recurso financeiro para pagar contas e reinvestir na empresa.

Muitas vezes, coloca-se o pagamento das contas em débito automático ou se planeja o uso dos recursos do negócio. Como você vai saber o quanto terá de dinheiro no caixa se não acompanhar as datas? E como controlará se os clientes estão inadimplentes?

Contabilizar valores não recebidos

Esse erro tem ligação com o anterior. Muitos contadores contam com a data de vencimento das cobranças como garantia de dinheiro. Aí, no dia em que supostamente teriam os recursos, contabilizam os valores e os gastam.

Ignorar valores baixos

É comum os gestores ignorarem pequenas diferenças de valores nas contas a receber. Também ignoram vendas menores. Mas se você ignorar R$ 1 por cem vezes, você ignorará R$ 100.

Oferecer apenas uma alternativa de pagamento

Há muitas formas de pessoas físicas administrarem o próprio dinheiro. Dessa forma, muitas podem preferir ou só poder fazer pagamentos por meios específicos. Ao não oferecer esses meios, os empreendedores perdem clientes.

Sim, entendemos que taxas, gestão de contas diferentes e monitorar muitos meios pode ser um problema. Porém, perder o cliente por causa disso é pior ainda. Além do mais, boa parte desses pontos se resolvem com plataformas de cobrança modernas.

Ao escolher uma plataforma, seja inteligente. Algumas empresas só usam um ou outro tipo de pagamento. A solução de cobranças da Conta Azul ajuda seus clientes a pagarem de diversas formas, como Pix Cobrança, Boleto e Cartão de Crédito (via link).

Leia também: Lembretes de vencimento para clientes ajudam na redução da inadimplência

Como otimizar o controle das contas a receber?

Negócios que trabalham com poucas vendas, mas de preços altíssimos, conseguem fazer o controle das contas a receber sem muito esforço. Mas isso é só para empreendedores que contam nos dedos os clientes atendidos.

Já as empresas que preferem expandir a clientela não podem se dar esse luxo. Precisam de ferramentas tecnológicas eficazes que otimizem o processo.

Inclusive, há etapas que podem ser automatizadas. Assim, o contador e seus colaboradores podem usar o tempo de trabalho na operação ou no crescimento do negócio.

Registrar todas as movimentações

Todo o processo de venda precisa ser registrado. E essa dica não é só para a administração de contas a receber, mas também para a prospecção de clientes. Você precisa anotar desde o pré até o pós-venda.

Quando se tem o processo de venda registrado, fica mais fácil enxergar em que etapa cada cliente está. Se estiver na hora de alguém pagar, mas o valor não entrou, você já sabe quem cobrar.

Ao mesmo tempo, monitore a conta bancária e as entradas de dinheiro.

Manter organizado o fluxo de caixa

Organizando o fluxo de caixa, fica mais fácil identificar valores faltantes e perceber inadimplências. Ainda ajuda a perceber gargalos, roubos, erros de lançamentos e outras irregularidades.

Utilizar plataformas específicas 

Existem soluções digitais que resolvem todos os problemas acima. Claro, isso vai depender de necessidades específicas. Há quem utilize apenas agendas virtuais para se lembrar quando cobrar, mas isso está longe de ser o mínimo necessário para uma boa gestão de uma empresa.

Um dono de negócio inteligente otimiza os serviços com plataformas completas. Há alguns poucos, no entanto, que oferecem isso. Por isso, garanta que a escolha da ferramenta contemple mais do que lembretes de inadimplência.

Escolha alguma que auxilie a enviar as cobranças, ajude nas operações tributárias e se integre à administração financeira do cliente. Além de controlar melhor as contas a receber, também fica mais fácil de executar todo o trabalho como contador.

Facilite o controle de pagamento de clientes com a Conta Azul

É possível aumentar as vendas e a lucratividade ao contar com a solução de cobranças da Conta Azul. Foi com essa ferramenta que Guto Caetano aumentou o lucro, diminuiu gastos e ajudou os parceiros do escritório a crescerem.

E esse crescimento ganha mais força quando se conecta à Conta Azul Pro, a plataforma de gestão integrada que desburocratiza todos os setores de um negócio. 

Dentre as vantagens dessa funcionalidade, estão:

• Recebimento de pagamentos à distância;
• Controle total de todos os valores que entram;
• Segurança e agilidade;
• Diferentes tipos de recebimentos;
• E muito mais!

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