Como evitar ruptura de estoque e quebra operacional?

A ruptura de estoque é um dos grandes inimigos do varejista brasileiro. Essa é uma constatação de um interessante estudo feito pelo Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), que aponta esse problema como grave fonte de prejuízo, ao lado da quebra operacional.

Entender como se deve operar a armazenagem de mercadorias é fundamental para garantir a saúde do fluxo de caixa. Considerando que outros setores dependem do estoque para poder trabalhar, como o de compras e a frente de caixa, fica ainda mais evidente a importância de gerenciá-lo com rigor e planejamento.

Prossiga na leitura do artigo e saiba o que pode ser feito para ter no estoque um ponto de apoio para suas vendas. 

Curva ABC: a solução para a ruptura de estoque

Um estoque que joga a favor do comércio varejista é aquele que se encontra em equilíbrio, ao mesmo tempo em que oferece a maior variedade de produtos possível. Contudo, essa variedade não pode ser tamanha a ponto de comprometer o giro de estoque.

Como garantir então o equilíbrio das mercadorias estocadas em quantidade e que essa quantidade atenda aos mais diversos públicos?

A resposta está na montagem de um esquema chamado de Curva ABC. Com essa ferramenta, o varejista poderá ter uma visão mais clara dos itens que precisam ser estocados em maior quantidade e quanto tempo devem permanecer nele até que sejam finalmente vendidos.

Pela Curva ABC, é estabelecida uma espécie de “hierarquia” entre os produtos. Veja no exemplo abaixo um modelo de tabela montada com base nessa hierarquização:

A utilização da Curva ABC na gestão de estoque ajuda a estabelecer estratégias comerciais mais ajustadas, enquanto auxilia no planejamento junto ao setor de compras e de produção. Também evita um outro problema, que é o capital imobilizado, sempre um entrave na hora de pedir financiamento junto a instituições financeiras ou em práticas de fomento mercantil.

Outras técnicas para melhorar a eficiência do estoque

Existem outros métodos igualmente eficazes para adequar o estoque à demanda. Um deles é o esquema conhecido como PEPS, Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair. Embora seja bastante conhecido por profissionais de supply chain, ainda é um recurso bastante útil para garantir o giro de produtos e que itens há mais tempo no estoque sejam vendidos antes daqueles que chegaram há menos tempo.

Outra vantagem da aplicação do PEPS é que ele também garante a precificação mais justa. Vamos supor que, em um estoque com 100 câmeras fotográficas, cada uma custou para sua loja 500 reais. Antes de você solicitar ao seu fornecedor mais câmeras, foram vendidas 30 unidades, restando 70 estocadas. Você pede, então, mais 100 unidades, mas para sua surpresa, um reajuste fez com que o valor de cada uma subisse para 600 reais.

Pelo método PEPS, das próximas 100 máquinas vendidas, 70 custarão 500 e as outras poderão ser precificadas considerando o custo de 600 reais por unidade.

Isso evita o repasse ao consumidor de preços mais altos, o que pode representar menos vendas, ou preços abaixo do que deveriam ser praticados. Cada lote de mercadoria é vendido pelo valor exato, considerando o seu preço de custo.

Estoque mínimo ou estoque de segurança

Também pode ser útil ter como referência o seu estoque mínimo. Trata-se da atribuição de quantidades que deverão ser mantidas em estoque até que uma nova compra seja feita. É conhecido, ainda, pelo nome de estoque de segurança, uma vez que garante o abastecimento considerando as sazonalidades do negócio. Também contempla a procura pelos clientes e os prazos que os produtos levam para chegar ao estoque desde o pedido junto ao fornecedor.

Existe uma fórmula simples para se calcular o estoque mínimo. Basta multiplicar a demanda pelo tempo que o produto leva para chegar. Supondo que sua loja venda 10 câmeras por dia e precise de sete dias para receber novos equipamentos, você precisará ter sempre em estoque, pelo menos, 70 unidades.

A importância da gestão de estoque

Se você ainda não está convencido da importância de uma gestão precisa do estoque, vale passar os olhos em um estudo divulgado pelo Sebrae, com dados de 2014. 

O boletim “A Gestão do Estoque como Vantagem Competitiva” revela dados que ainda merecem reflexão. Na verdade, o estudo é de autoria do Programa de Administração do Varejo, da FIA, Fundação Instituto de Administração. Também colaboraram a Associação Brasileira de Supermercados, o Instituto Brasileiro de Executivos de Varejo (IBEVAR) e a consultoria Nielsen.

A principal conclusão é que a ruptura de estoque, junto com a quebra operacional, são as maiores causadoras de perdas no varejo, representando 1,76% da receita operacional.

Só para ficar claro, ruptura de estoque é quando a quantidade de mercadorias armazenadas está em zero, ou seja, não há mais o que vender por não haver como fazer sua reposição. Já a quebra de operacional ocorre quando produtos à venda são danificados, extraviados ou somem das embalagens. Nesse aspecto, a pesquisa do Sebrae revelou que:

• 35% dos produtos não eram vendidos por estarem com validade vencida;
• 20% era danificado por colaboradores;
• 17% era danificado por clientes;
• 14% tinha a embalagem vazia por furto ou violação

Por outro lado, o próprio estudo destaca a importância de manter a gestão do estoque como forma de evitar desequilíbrios. Se a ruptura de estoque é fonte de prejuízo, um armazém abarrotado ou com alguma mercadoria em excesso é igualmente prejudicial.

Como vimos, é muito importante manter controle adequado do fluxo de vendas, da demanda dos clientes, e, principalmente, das sazonalidades do negócio.

Abaixo, você encontra duas planilhas que podem ajudar nessa tarefa:

Mas se você leva realmente a sério essa gestão e vê a importância de um controle ainda mais rigoroso, que tal conhecer mais a fundo o sistema de gestão da ContaAzul? 

Quando as peças se encaixam, o problema da ruptura de estoque é mitigado, bem como a quebra operacional. Então, é hora de acompanhar de perto todo os números do seu negócio e ver sua empresa crescer. 

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