Controle de Estoque

Ruptura de estoque: o que é, por que acontece e como evitar

Equipe Conta Azul Equipe Conta Azul | Atualizado em: 26/01/2024 | 14 mins de leitura | ← voltar

Sobre o que estamos falando?

  • A ruptura de estoque ocorre no momento em que o varejo deixa de ter produtos suficientes para suprir a demanda dos seus consumidores;

  • Entender como evitá-la é essencial para promover uma boa experiência de compras, manter os clientes satisfeitos e não perder espaço para a concorrência;

  • Neste artigo, entenda melhor o conceito, sua importância, diferenças em relação à quebra de estoque e operacional, principais causas e como evitá-las.

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A ruptura de estoque é o momento em que uma empresa não tem mais produtos armazenados para suprir a demanda dos clientes. Trata-se de uma questão que precisa estar no radar de todo empreendedor. Afinal, preveni-la significa evitar que os consumidores se decepcionem com a sua marca e que sejam atraídos pela concorrência. 

Imagine investir em divulgação, fazer as pessoas se interessarem pela sua empresa, cuidar de toda a experiência de compra e, na oportunidade de fechar uma nova venda e conquistar um cliente fiel, você simplesmente perdê-lo pela falta de um produto. Certamente é algo frustrante.

Se você não quer passar por esse tipo de situação e sente que as planilhas já não estão dando mais conta do seu giro de produtos, não se preocupe. Neste artigo, vamos compartilhar tudo o que um dono de negócio precisa saber para manter um controle de mercadorias eficiente. 

A seguir, entenda melhor o que é ruptura de estoque, suas principais causas, porque essa questão é importante, diferenças para quebra operacional e como evitar ruptura de estoque. Confira!

Mulher em frente ao notebook e segurando uma caixa com um código de barras e um leitor de código de barras

O que é ruptura de estoque?

O conceito de ruptura de estoque é relativamente simples. Basicamente, trata-se da indisponibilidade temporária de um ou mais produtos devido à falta de unidades disponíveis na estocagem.

Independentemente da razão, essa indisponibilidade causa uma quebra de expectativa pela compra frustrada, mesmo nos clientes fiéis. 

A ruptura de estoque pode ser categorizada da seguinte forma:

  • Ruptura de abastecimento: trata-se do tipo mais comum, que é quando um tipo específico de produto acaba (certa cor, versão, formato ou outra variação de um item);
  • Ruptura de exposição: ocorre quando as mercadorias nas prateleiras de uma loja se esgotam, mas há estoque, gerando vendas perdidas;
  • Ruptura fantasma: acontece quando a empresa possui os itens em exibição e em estoque, mas o cliente não consegue encontrá-lo por conta da má organização do PDV;
  • Ruptura de cadastro: são os casos em que o comprador procura uma mercadoria que está à venda, mas ela não foi cadastrada e não possui preço.

Quais as causas da ruptura de estoque?

As rupturas muitas vezes estão associadas a um controle de estoque falho. Entretanto, alguns problemas de outros departamentos ou até mesmo fatores externos também podem ocasioná-las. Veja quais são as causas mais comuns:

Carência de planejamento

Os casos de ruptura são mais comuns nos negócios sem planejamento. Isso porque, sem se planejar, o gestor deixa de analisar as mercadorias que os clientes estão procurando, de acompanhar o giro de produtos da empresa e, consequentemente, de planejar corretamente a demanda de itens a serem mantidos no estoque. 

Falta de organização

Quando as áreas de estocagem não são bem definidas, é mais difícil manter e até mesmo encontrar o lugar correto de cada item. Essa desorganização prejudica a gestão, porque se os produtos não estiverem nos seus devidos lugares e com o preço certo para serem repostos quando necessário, não é possível antever quando o estoque chegará ao seu ponto de ruptura.

Gerenciamento de compras falho

As falhas no gerenciamento de compras também estão entre as principais causas da ruptura de estoque, uma vez que a falta de processos bem definidos para determinado momento exato das novas compras pode gerar atrasos ou problemas na negociação com os fornecedores. 

Baixa segurança

Muitos não se dão conta, mas a falta de segurança também pode contribuir para a ocorrência da ruptura de estoque. Afinal, toda loja está sujeita a eventuais furtos. 

Sem boas práticas de prevenção, os produtos extraviados acabam gerando não só prejuízos, mas também indisponibilidades precoces. 

Erros de terceiros

Por fim, o giro de estoque pode ser afetado por terceiros. Isso ocorre, por exemplo, quando uma indústria tem problemas na produção de um mercadoria e atrasa suas remessas. Pior ainda é quando há falhas nos centros de distribuição, que além de serem responsáveis pela entrega de produtos, muitas vezes lidam com insumos que impactam toda a cadeia produtiva.

Ruptura de estoque: por que se preocupar com isso? 

Como você pôde ver até aqui, a ruptura de estoque está entre as situações mais indesejadas pelas empresas. 

Suas consequências vão desde a má experiência dos clientes, passando por problemas no gerenciamento de estoque, até prejuízos à organização financeira empresarial. Veja outros motivos que a tornam uma preocupação:

  • Perda de vendas imediatas: quando um item não está disponível, os clientes podem optar por não comprar nada ou escolher uma alternativa de outra marca;
  • Problemas de fidelização: se os consumidores não encontrarem o produto que desejam em determinada ocasião, podem não retornar à loja no futuro;
  • Danos à reputação: os compradores ficam frustrados quando não encontram aquilo que desejam, gerando danos à reputação da marca; 
  • Perda de clientes: diante da indisponibilidade de determinados itens, os consumidores podem procurar outras opções e desenvolver lealdade a empresas concorrentes.

Analisando esses fatores, fica evidente que preocupar-se com a ruptura de estoque é uma forma de manter a satisfação dos clientes, a saúde financeira e o próprio sucesso dos negócios.

Ruptura de estoque, quebra de estoque e quebra operacional: quais as diferenças

Quando o assunto é estoque, muitos empreendedores confundem o conceito de ruptura com o de quebra operacional, acreditando que ambos significam a mesma coisa.

Entretanto, eles não são sinônimos. A quebra operacional se refere às situações em que um produto é perdido ou precisa ser retirado da estocagem por não estar em condições de venda. Os principais exemplos são: 

  • Avarias;
  • Vencimento do prazo de validade;
  • Registro incorreto; 
  • Problemas de código ou no cadastro de valor;
  • Armazenamento inadequado;
  • Incêndios;
  • Desvios de carga;
  • Entre outros fatores semelhantes.

Sempre que uma quebra operacional ocorrer, ela precisa ser registrada imediatamente. Assim, o gestor consegue tomar as medidas cabíveis, prevenir novas ocorrências e atualizar os controles para evitar ruptura de estoque

Por mais que os dois conceitos sejam relevantes para a gestão financeira de empresas, vale ficar atento às suas diferenças. Para não restar dúvidas:

  • Ruptura de estoque: ocorre quando um ou mais produtos ficam indisponíveis na estocagem. Assim, os clientes não conseguem adquiri-los;
  • Quebra de estoque ou operacional: a mercadoria está armazenada na loja. Contudo, por razões diversas, não pode ir para as prateleiras físicas ou para compra online. 

Leia também: Como a receita recorrente ajuda na gestão de estoque da sua empresa?

Mulher com planilha na mão faz conferência de estoque

Como evitar a ruptura de estoque

Evitar a ruptura de estoque é imprescindível para o sucesso de qualquer negócio. Entretanto, para que isso seja possível, é essencial conhecer e aplicar algumas boas práticas de gestão. São elas: 

Faça uma boa gestão de estoque

A gestão de estoque é o processo de planejar, controlar e monitorar os itens armazenados. Quando feita de maneira eficaz, você consegue manter a oferta e a demanda equilibradas, garantindo que os produtos estejam sempre disponíveis no momento certo. 

Veja abaixo dois métodos que você pode usar para organizar seu estoque:

Curva ABC

Com a Curva ABC, o varejista poderá ter uma visão mais clara dos itens que precisam ser estocados em maior quantidade e quanto tempo devem permanecer até que sejam finalmente vendidos.

Pela Curva ABC, é estabelecida uma espécie de “hierarquia” entre os produtos. Veja no exemplo abaixo um modelo de tabela montada com base nessa hierarquização:

Curva ABCProduto (itens)Investimento no estoqueTempo de permanência em estoquePrioridade para reposição
A20%80%máximo 15 diasalta
B30%15%entre 30 e 60 diasmédia
C50%5%entre 120 e 180 diasbaixa

A utilização da Curva ABC na gestão de estoque ajuda a estabelecer estratégias comerciais mais ajustadas, enquanto auxilia no planejamento junto ao setor de compras e de produção. 

Também evita um outro problema, que é o capital imobilizado, sempre um entrave na hora de pedir financiamento junto a instituições financeiras. 

Para saber mais sobre a Curva ABC e entender como fazer o cálculo, acesse nosso material sobre o assunto.

PEPS

Embora seja bastante conhecido por profissionais de supply chain, o PEPS (Primeiro que Entra é o Primeiro que Sai) ainda é um recurso bastante útil para garantir o giro de produtos e que itens parados sejam vendidos antes daqueles que chegaram mais recentemente. 

Outra vantagem da aplicação do PEPS é que ele também garante a precificação mais justa. Vamos supor que, em um estoque com 100 câmeras fotográficas, cada uma custou para sua loja 500 reais. 

Já foram vendidas 30 unidades, restando 70 estocadas. Quando você vai solicitar ao fornecedor mais 100 câmeras, é surpreendido com um reajuste, que fez com que o valor de cada uma subisse para 600 reais.

Pelo método PEPS, das próximas 100 máquinas vendidas, 70 custarão 500 e as outras poderão ser precificadas considerando o custo de 600 reais por unidade.

Isso evita o repasse ao consumidor de preços mais altos, o que pode representar menos vendas, ou preços abaixo do que deveriam ser praticados. Cada lote de mercadoria é vendido pelo valor exato, considerando o seu preço de custo.

Encontre o ponto de pedido

O ponto de pedido diz respeito ao nível mínimo de mercadorias que, ao ser atingido, exige um novo pedido para reabastecer o estoque antes que ele se esgote. Determiná-lo é essencial para equilibrar o estoque disponível com a demanda dos clientes. 

Isso porque, se sua empresa fizer um pedido muito cedo, pode gerar custos extras de armazenamento desnecessariamente. Já se pedir tarde demais, corre o risco de ruptura de estoque. Para calcular, primeiro você deve considerar os seguintes fatores:

  • Consumo médio (CM): média de produtos que são vendidos diariamente na sua loja. Essa informação pode ser obtida através do seu histórico de vendas;
  • Tempo de reposição (TR): tempo médio para receber um novo pedido de fornecedores. Isso inclui o período de processamento, transporte e qualquer atraso potencial;
  • Estoque de segurança (ES): quantidade adicional de estoque mantido para lidar com incertezas, como atrasos no fornecimento ou aumento repentino na demanda.

Depois de fazer o levantamento desses três elementos, basta aplicá-los na fórmula para calcular o ponto de pedido. Ela é a seguinte: 

  • PP = (CM x TR) + ES

Por exemplo, imagine que um comércio de smartphones vende 35 celulares ao longo dos 30 dias do mês. Isso significa que o consumo médio (CM) deste produto é de 1,17 (já que são 35 produtos / 30 dias = 1,17).

Agora suponha que o tempo de reposição (TR) que essa loja precisa esperar para receber novas remessas é de 25 dias. Além disso, ela definiu que seu estoque de segurança (ES) é de 29 unidades. O cálculo fica assim:

  • PP = (1,17 x 25) + 29 = 58,25

Isso significa que, quando a quantidade de celulares estiver próxima de 58 no estoque, é hora de fazer um novo pedido ao fornecedor.

Mantenha um estoque de segurança (ou estoque mínimo)

Como você viu logo acima, o estoque de segurança corresponde a uma quantidade adicional de produtos que você mantém estocados além do nível regular para atender à demanda. Trata-se de uma proteção contra incertezas.

Sua definição é essencial para evitar a ruptura de estoque. Isso porque todo negócio está sujeito a imprevistos, como flutuações na procura de produtos devido à sazonalidade, atrasos inesperados de fornecedores, problemas logísticos e até erros de previsão.

Para fazer o cálculo do estoque de segurança (ES), você também precisa conhecer os já citados consumo médio (CM) e tempo de reposição (TR) do seu negócio. A fórmula é: 

  • ES = CM x TR

Voltando ao exemplo do tópico anterior, se o consumo médio (CM) é 1,17 e o tempo de reposição (TR) é de 25 dias, o estoque de segurança será de 29 unidades. 

Logo, o volume de estocagem adicional considerado ideal para essa empresa de smartphones se precaver contra a ruptura de estoque seria de 29 celulares extras. 

Faça um bom planejamento da demanda 

Olhar para o estoque é um conceito básico de gestão. Ao acompanhar os registros de entrada e de saída, é possível identificar quais produtos contam com maior interesse dos clientes. 

Isso permite planejar e priorizar a compra de determinados itens que não podem faltar. De quebra, você deixa de oferecer mercadorias que não geram vendas.

A importância de planejar a demanda está na capacidade de tomar decisões bem embasadas sobre a quantidade correta de estoque a ser mantido. 

Outra vantagem é evitar o excesso e a ruptura, garantindo a disponibilidade adequada para atender às necessidades dos clientes. 

Seja ágil ao repor

Por vezes, você até tem o produto em estoque, mas ele não está na prateleira. Especialmente com artigos de maior demanda, a velocidade de reposição precisa ser alta. Nem todos os clientes perguntam ao vendedor se há na loja aquilo que procuram. Alguns apenas observam, não encontram e saem do estabelecimento.

Por isso, é essencial ser ágil ao fazer a reposição. Ou seja, tomar medidas rápidas para restabelecer o volume de mercadorias assim que essa necessidade for identificada. Trata-se de uma maneira de evitar a ruptura de estoque e não frustrar as expectativas dos clientes.

Negociação com fornecedores

Ao negociar com os fornecedores de forma eficaz, você garante um abastecimento confiável, melhores prazos e condições de pagamento. Essa prática ajuda a evitar a ruptura de estoque, otimizar os custos e fortalecer as parcerias comerciais.

O foco é buscar melhores termos para garantir o abastecimento adequado, assegurar prazos de entrega confiáveis e garantir um melhor custo-benefício para a empresa.

Aposte na tecnologia

A tecnologia tem um papel fundamental na prevenção da ruptura de estoque. Por meio de um bom sistema de gestão, você consegue controlar, monitorar e gerenciar suas mercadorias de forma mais simples, eficiente, ágil e automatizada.

Tudo isso sem contar com a maior previsibilidade sobre as informações do estoque, evitando erros, discrepâncias e tendo uma visão em tempo real da sua demanda. O que permite tomar decisões mais assertivas.

Quer entender melhor como essa ferramenta funciona e quais as suas vantagens na prevenção da ruptura de estoque? Acesse agora o artigo sobre o assunto e tire suas dúvidas!

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