Rotatividade de estoque: 9 erros mais comuns

Sobre o que estamos falando?

  • A rotatividade de estoque é uma operação que dá ao empreendedor maior controle sobre capacidade de armazenagem, necessidade de reposição, efetividade das vendas e cuidados contra extravio, roubo e expiração de validade;
  • Há 9 erros mais comuns que donos de negócio cometem na hora de fazer giro de estoque, levando a prejuízos como reposição em excesso, falta de insumos de produção e perda de itens;
  • Você pode etiquetar os produtos e comparar com planilhas, mas não é melhor automatizar tudo o que puder e simplificar as demais operações? Não perca estoque na bagunça da burocracia, use a plataforma de gestão integrada Conta Azul Pro.

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É muito comum que empreendedores se percam na rotatividade de estoque. Mesmo quem contrata colaboradores apenas para essa tarefa, precisa  saber quantos itens tem de cada tipo em armazém. Do contrário, compra-se ou se produz em excesso uma mercadoria e falta  outra.

Tomar o controle sobre a situação previne diversos tipos de prejuízos. Para ajudar o mercado, a Conta Azul compilou os erros mais comuns que donos de negócio costumam cometer e como podem ser resolvidos.

Abaixo, você descobre quais são esses erros e quais os conselhos que temos para evitá-los. Assim, é possível administrar o negócio tranquilamente sabendo que não tem produto estragando e que nunca faltarão mercadorias para os clientes.

Faça uma boa leitura!

Por que é importante controlar bem a rotatividade de estoque? 

Rotatividade de estoque - que é a mesma coisa do que o giro -, é o cálculo de quantas vezes um estoque médio foi usado em um determinado período. Por exemplo, se o estoque médio de bananas de uma fruteira é de 9 cachos e ela vende 27 em uma semana, houve 3 giros de estoque de banana.

Ao calcular a rotatividade de estoque, principalmente item a item, o empreendedor tem mais domínio sobre o próprio negócio. Pense que se enganar sobre um produto pode levar a comprar mais do que precisa ou deixar faltar. Ficar sem mercadoria para vender pode ser tão prejudicial quanto seria deixar sobrar.

A importância dessa etapa é mais evidente em negócios do setor alimentício. Afinal, produtos guardados por muito tempo expiram a validade. Então, comprar mais do que o necessário tem grandes chances de levar a prejuízo por ingredientes que forem descartados.

No entanto, outros segmentos também se beneficiam dessa operação. Produtos eletrônicos, por exemplo, podem oxidar ou ficar obsoletos devido a novos lançamentos. Em todas as situações, o dono do negócio precisa prever quantidades que sejam suficientes para que os clientes possam comprar a qualquer momento.

Além disso, você não precisa usar esse cálculo apenas para situações passadas. A operação de giro de estoque permite prever a quantidade necessária de cada compra conforme expectativa de vendas de produtos. Não esqueça de considerar validade e datas sazonais.

Uma planilha de controle de estoque ajuda bastante nessas horas.

9 erros mais comuns para você ficar atento e como evitá-los

Aprender com os erros dos outros é mais econômico. Por isso, listamos quais são os erros mais comuns na hora de fazer a rotatividade de estoque. Assim, é possível ficar atento e evitá-los.

A lista abrange dificuldades que diversas empresas enfrentam, independente do setor de atuação. Por isso, estude também a realidade específica do seu mercado. Por exemplo, como restaurantes organizam o estoque para manter ingredientes frescos por mais tempo.

Falando nisso, confira o nosso guia financeiro na gestão de restaurantes, totalmente grátis.

1. Quantidade dos produtos

Muitas pessoas erram no registro ou na contagem da quantidade de produtos. Depois, na hora de bater relatórios com vendas e itens sobrantes, fica parecendo que teve item perdido ou comprado a mais. Isso pode acontecer por diversos motivos.

Controle manual, desorganização do estoque e falta de protocolos de operação estão entre as maiores causas para errar na quantidade dos itens. Automatizar os processos e mapear o estoque deve reduzir esse problema.

Baixe gratuitamente uma planilha para cadastro de produtos.

2. Controle manual

O controle manual gera diversos problemas. Entre eles, a quantidade de produtos, mencionada antes, devido a não contabilizar ou contabilizar em dobro algum item, por exemplo. Também, pode-se esquecer de anotar produtos sem a validade correta. E, por fim, é um grande atraso na operação de rotatividade de estoque.

Automatize tudo o que puder. O controle completamente manual é um grande atraso nas operações da equipe e do negócio. Imagina só descobrir que falta um produto quando o cliente está no balcão e deixar esperando enquanto procura?

Aprenda a montar uma planilha de controle de produção.

3. Falta de capacitação da equipe 

É mais comum do que parece contratar colaboradores desqualificados para as operações ou apenas mudá-los de posição sem qualquer treinamento. Invista no crescimento profissional dessas pessoas e o seu negócio será o primeiro a colher os frutos.

Se o empreendedor usar métodos manuais, pode ser necessária uma capacitação com acompanhamento contínuo. Porém, ao optar por ferramentas digitais, será mais fácil treinar a equipe, acelerando a curva de aprendizado.

4. Não fazer segmentação de mercadorias

Muitos empreendedores guardam tudo de qualquer forma no estoque, e isso é a fórmula certa para problemas. Segmente as mercadorias seguindo uma organização que faça sentido para o negócio, como por tipo de produto, validade, etc. Não esqueça de categorizar e identificar as caixas e prateleiras.

Uma possibilidade de segmentar mercadorias é a curva ABC, uma organização de estoque conforme maior ou menor saída. Assim, fica mais fácil de observar os produtos que devem ser repostos mais rapidamente. 

Aprenda a fazer a planilha de curva ABC.

5. Inventário desatualizado

Uma empresa costuma mudar o mix de produtos oferecidos com o tempo. No entanto, não dá para se esquecer de retirar o que não é mais vendido do inventário. De outra forma, complica-se a operação de rotatividade de estoque, deixando-a lenta e confusa.

Tenha certeza de que o inventário está sempre atualizado. Confira os tipos de itens, as versões, datas de validade e se não há nada duplicado. Mesmo a menor diferença entre produtos e nomes deve ser notada.

6. Planejamento inadequado

Esse problema causa e é causado por rotatividade de estoque ineficiente ou inexistente. Se o empreendedor não sabe quantos produtos ou insumos de um determinado tipo existem guardados, como poderá planejar as compras? 

É importante saber o tempo médio de estoque de cada item. Assim, pode-se ter regularidade na aquisição de novos, garantindo que nenhum cliente fique sem mercadoria ou que algum produto fique pegando poeira no armazém. Para isso, não existe outra solução senão aprender a calcular o giro ou a rotatividade de estoque.

O planejamento adequado afeta até mesmo o preço do produto. Confira o que o CEO da Conta Azul, Vinicius Roveda, tem a falar sobre o assunto:

 

7. Falha na comunicação entre equipes 

As equipes de organização de estoque, de administração, de compras de produtos e de vendas precisam estar em sintonia. Muitos problemas acontecem quando a comunicação entre essas pessoas não é efetiva, seja por falta de ferramentas e protocolos efetivos ou até mesmo dificuldades na relação entre elas.

Quando se adota boas ferramentas digitais, por exemplo, a falha de comunicação é eliminada. Elas não precisam mais falar entre si, mas sim se reportar a um sistema automatizado que compartilha a informação entre todos os envolvidos.

8. Não conferir o recebimento de produtos

Muitos empreendedores confiam demais nos fornecedores e pouco nos colaboradores que contratam. A consequência disso são produtos com qualidade, data de validade e quantidade inferiores ao comprado e que, por não serem verificados, são lidos como erro dos responsáveis pelo estoque. Não faça isso no seu negócio.

O fornecedor pode ser um amigo pessoal e trabalhar há 20 anos com você, mas negócio é negócio. Toda entrega deve ser verificada para não ter um item a mais ou a menos não contabilizado. Não que ele vá ser desonesto, porém todos são passíveis de erro.

9. Tecnologia inadequada 

Utilizar ferramentas digitais genéricas, de outros propósitos ou simplesmente defasadas aumenta a chance de erro e atrasa a operação de rotatividade de estoque. Há sistemas de gestão que desburocratizam, aceleram e dão assertividade a esse trabalho. Por que não usá-los?

A Conta Azul Pro é a plataforma de gestão integrada que otimiza a administração do seu negócio, simplifica o giro de estoque e centraliza todas as informações da sua empresa em apenas um lugar. Conheça as funcionalidades e coloque tudo em ordem.

Tenha um estoque perfeito com a Conta Azul Pro 

Pare de ficar girando no mesmo lugar enquanto tenta fazer a gestão e a rotatividade de estoque do seu negócio. Deixe perfeita essa e outras partes da administração com a Conta Azul Pro, a melhor plataforma de gestão integrada.

Essa incrível ferramenta auxilia em diversas operações e centraliza todas as informações da empresa em um só lugar. Conciliação bancária e tributária simplificada ou automatizada, à sua escolha, são alguns dos recursos mais amados por nossos clientes.

No entanto, entre várias formas que a CA Pro pode ajudar, vamos destacar as que se referem ao estoque. Confira estas funcionalidades:

  • Emissão de relatórios de rotatividade de estoque com apenas alguns cliques, para que você não precise ficar calculando as movimentações do ano no final do período enquanto consulta documentos e registros antigos, e talvez perdidos;

  • Envio de alertas sempre que algum insumo de produção, mercadoria ou material de consumo interno chegar a uma quantidade mínima. Assim, caso imprevistos ocorram, como vender mais do que se espera (estamos torcendo por isso!), é possível comprar o item antes de ele acabar;

  • Ajuda na decisão de qual é o giro de estoque mais adequado para o negócio, pois cada empresa possui uma velocidade diferente de reposição;

  • Identificação da quantidade exata de cada produto com o relatório de Posição de Estoque. Cada movimentação realizada fica registrada e pode ser visualizada, ajudando na prevenção de falta, deterioração e extravio de produtos;

  • Controle financeiro empresarial, com monitoramento de estoque, compras e vendas, fluxo de caixa e muito mais a partir da palma da sua mão ao se integrar com o App Conta Azul de Bolso, aplicativo gratuito;

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