Marcio Roberto Andrade 
Reuniões costumam ser encaradas como perdas de tempo dentro de empresas e organizações. Com a premissa de alinhar questões e discutir assuntos de interesse de todos os presentes, reuniões de trabalho acabam sendo tudo menos isso.
Quando a falta de foco impera, perde-se tempo e não se acerta nenhum dos pontos que precisavam ser acordados. Ao sair da reunião, fica a impressão de que nada ficou resolvido e que se está na mesma. Se a sensação é esta, foi uma reunião ineficiente.
O profissional de qualquer área que requisita uma reunião empresarial pode buscar maneiras de se preparar de forma que não vá perder o seu tempo em um encontro improdutivo com os colegas. Neste período em que todos param o seu trabalho para sentarem juntos e discutir é importante ter, acima de tudo, foco. Os objetivos da reunião precisam estar bem estabelecidos e em hipótese alguma se deve desviar disso. Conduzir uma reunião de forma eficiente é parte essencial de um trabalho de gestão estratégica.
Confira a seguir cinco dicas de como fazer uma reunião de trabalho de forma eficiente:
1. Estabeleça uma duração
Um dos principais pontos sobre como conduzir uma reunião não diz respeito à pauta, mas ao tempo. É importante ter presença e autoridade para delimitar um tempo limite para o encontro e sair dele com os objetivos cumpridos. E seja prudente ao escolher esta variável: reuniões muito longas raramente são produtivas, por exemplo. Busque sempre resolver os assuntos de forma rápida e mirar em reuniões cada vez mais otimizadas.
2. Especifique uma pauta
Reuniões produtivas são iniciadas com uma pauta em mente. Nunca deixe que seja iniciado um encontro entre colegas sem objetivos claros determinados na data em que a reunião foi marcada. Também não deixe que sejam estabelecidos objetivos muito vagos. Em vez de “discutir tal projeto”, é melhor ter como rumo algo como “discutir a implementação de tal funcionalidade no projeto”. Assim, a reunião de equipe será eficiente e os colegas sairão dela com assuntos resolvidos.
3. Evite conversas paralelas
A tentação de colocar a conversa em dia parece grande, mas é importante sempre ter foco. Abrir a reunião com um tópico mais leve para integrar melhor os participantes parece uma técnica eficiente para depois iniciar o verdadeiro assunto da reunião, mas não é. Todos que estão presentes têm total ciência do assunto a ser tratado, então ele não precisa ser introduzido de leve, após um papo informal. Deixe as conversas para o happy hour e foque no tema da sua reunião. Os seus colegas irão apreciar o seu respeito pelo tempo deles.
4. Inclua somente pessoas necessárias
Ao organizar reuniões, podemos cair em dois caminhos errados: chamar pessoas a mais ou a menos. Sempre considere todos os envolvidos em um projeto ou questão a ser discutida e convide aquelas pessoas que realmente precisam estar presentes. Não vá além tentando incluir outras pessoas que não irão contribuir em nada para a discussão. E também não se esqueça de incluir todos aqueles que são vitais para a questão a ser discutida. Lembre-se de que o tempo de todos os colegas é precioso, e parar para uma reunião só é válido quando se pode solucionar problemas e otimizar processos através dela.
5. Comece e termine as conversas
Quando uma reunião possui um assunto com vários tópicos, é natural que exista a tendência de deixar alguns deles em aberto para serem desenvolvidos depois. Evite ao máximo este hábito. Todo e qualquer tema que for introduzido na reunião, seja um projeto ou problema, deve chegar a uma conclusão. No caso de um projeto, é preciso definir todo o seu escopo e seus devidos prazos. Se estava sendo discutido um problema, que uma solução seja apontada o quanto antes e chegue a próxima pauta.
A vida corporativa só é eficiente quando conduzimos reuniões eficazes, que atingem os seus objetivos e não fazem os profissionais perderem tempo em discussões redundantes. É essencial saber como fazer uma reunião de trabalho de forma a sempre trabalhar da maneira mais otimizada e eficiente possível. Isso contribui para que os resultados sejam melhores e a empresa economize recursos. O que você faz para ter reuniões produtivas em sua empresa? Deixe um comentário e contribua para a discussão!