Como promover reuniões produtivas na sua empresa

Promover reuniões produtivas é um dever do gestor. Mas não é nada fácil. Veja nosso guia para melhorar seus resultados.

Promover reuniões produtivas é um dever do gestor. 

Encontros eficientes, que trazem resultados objetivos para problemas específicos e ideias novas para lidar com os desafios do dia a dia, são muito valiosos para a empresa.

Mas essa não é uma tarefa fácil.

Gestores e colaboradores têm perfis e costumes diferentes, além de opiniões próprias e, muitas vezes, divergentes.

Além disso, a cultura de reuniões excessivas no ambiente corporativo é muito improdutiva.

Muitas vezes, colaboradores de diversas áreas diferentes são chamados para encontros presenciais ou virtuais que não agregam e nem dizem respeito ao seu escopo de atuação.

Então, como fazer reuniões produtivas na sua empresa?

Neste artigo, vamos falar sobre os benefícios que elas proporcionam à organização e dicas úteis para perder menos tempo e tomar decisões melhores nas conversas entre líderes e colaboradores.

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Reuniões produtivas ou improdutivas?

Em uma pesquisa realizada pelo consultor empresarial Michael Mankins, sócio da Bain & Company, de São Francisco (EUA), os dados apontam que, em média, executivos dedicam mais de dois dias por semana para reuniões.

Nesse estudo, há outro dado espantoso: 15% do tempo coletivo de uma organização é gasto em reuniões. 

E essa porcentagem aumenta a cada ano.

Conforme a pesquisa de Michael Mankins, coautor do livro “Tempo, Talento, Energia” (Novo Século, 2017), os executivos classificaram mais da metade das reuniões como ineficazes ou muito ineficazes.

Será que esse cenário se repete na sua empresa?

Diante de um quadro assim, a primeira pergunta que você deve fazer ao planejar reuniões é a seguinte: será que esse encontro, presencial ou virtual, é realmente necessário?

Muitas vezes, um e-mail rápido resolve a questão.

Benefícios das reuniões produtivas

As reuniões produtivas podem gerar uma série de vantagens para a empresa.

Uma equipe que investe tempo em encontros para discutir ações estratégicas ou avaliar o desempenho organizacional está no caminho certo.

Veja alguns dos principais benefícios de manter conversas eficientes em todos os níveis da organização:

Estratégia de gestão

Uma reunião produtiva é aquela que possibilita aos gestores espaço para que as estratégias de curto e longo prazo possam ser traçadas. 

A troca de ideias sobre determinado assunto é positiva também por favorecer o diálogo. 

Oportunidade de diálogo

Uma reunião produtiva oferece oportunidade para que a equipe possa interagir, discutir e trocar informações importantes para a tomada de decisões. 

É o momento oportuno para críticas e sugestões, desde que haja sinergia entre os colaboradores e gestores dispostos a ouvir. 

Otimização do tempo

Reuniões produtivas são aquelas bem planejadas e com objetivos claros para sua realização. 

Assim, a equipe terá garantia que seu tempo foi bem aproveitado e produzirá melhor. 

Alinhamento das decisões

Em uma reunião produtiva, as decisões são tomadas em conjunto, de forma democrática. 

Assim, a fala institucional da empresa fica alinhada e evita o desencontro de informações e ações equivocadas. 

Motivação da equipe de trabalho

Quando uma reunião é produtiva, a equipe se sente motivada para enfrentar os desafios

Em uma boa reunião, os assuntos são discutidos e os problemas são compartilhados.

Dessa forma, a equipe se fortalece e se sente mais preparada para dar o retorno esperado. 

Como fazer reuniões produtivas

Reuniões produtivas são fundamentais para garantir alto desempenho organizacional, gerencial e das equipes. 

Durante as reuniões um gestor pode conferir a efetividade do trabalho, traçar o planejamento estratégico da empresa, tomar decisões, solucionar problemas, melhorar a comunicação interna, fazer avaliações sobre os processos e, até mesmo, identificar a necessidade de treinamentos. 

A partir de agora, você vai conhecer algumas dicas práticas que vão tornar suas reuniões de trabalho mais produtivas e eficientes. 

O escritor Patrick Forsyth, especialista em Marketing e Vendas, Comunicação e Habilidade Gerenciais, tem uma série de sugestões para quem busca fazer uma boa reunião de trabalho.

No livro Como fazer reuniões produtivas (NBL, 2001), Forsyth, autor de mais de 100 títulos traduzidos em 24 idiomas, sugere que sejam observadas as seguintes ações:

Planejar a pauta

Toda reunião precisa ter uma pauta, ou seja, um assunto a ser tratado. 

Portanto, antes de convocar seus colaboradores para um encontro de trabalho, você precisa definir muito bem o que será tratado nele.

Depois de definido o assunto, é importante divulgá-lo com antecedência, seja de forma escrita, por e-mail ou outra forma de comunicação. 

Essa medida faz com que os participantes da reunião possam ir preparados previamente sobre o que será discutido.

Objetivos da reunião

Uma pauta bem estruturada, contendo tópicos de discussão, poderá otimizar o tempo da reunião e fazê-la render. 

Desta forma, é interessante elencar alguns assuntos que deverão ser tratados durante o encontro. 

Esse planejamento prévio evita que assuntos paralelos sejam abordados, desperdiçando tempo e minando a paciência dos participantes. 

O resultado disso é uma reunião produtiva, com foco e objetividade. 

Atenção aos horários 

Que a reunião tenha um horário de início específico parece óbvio. 

No entanto, Patrick Forsyth chama atenção ao período em que o encontro de trabalho deve acontecer.

Segundo o autor, uma reunião pouco antes do almoço, por exemplo, pode ser improdutiva porque as pessoas já estarão focadas em seu intervalo.

Assim, é possível que alguns participantes se sintam dispersos. 

Da mesma forma, uma reunião quase no final do expediente também pode não ter bons resultados, uma vez que os participantes já estarão cansados de seus afazeres durante o dia, diminuindo a produtividade e a concentração mental. 

Outros pontos a serem observados são o horário de início e de término. 

Evitar atrasos para começar e evitar alongar-se demais, além da hora estipulada para encerrar, são fundamentais para uma reunião produtiva. 

Quem deve participar

Depois do objetivo da reunião bem definido e a pauta devidamente construída, é hora de pensar nas pessoas que deverão participar do encontro de trabalho.

É fundamental que sejam convocados aqueles colaboradores que têm ligação direta com os assuntos a serem tratados.

Essa etapa é muito importante, pois vai garantir que os temas serão tratados com eficiência. 

De acordo com Patrick Forsyth, o desafio aqui é reunir o grupo certo de maneira bem pensada e planejada. 

Assim, evitam-se escolhas equivocadas que tomam tempo, desgastam o grupo e tornam a reunião improdutiva.

Local da reunião

Além dessas dicas, vale considerar o que tem a ensinar Charlie Hawkins, especialista na área de comunicação interpessoal e presidente da Seahawk Associates.

Ele inclui a escolha do local como dica importante para que a reunião seja produtiva.

Em seu livro O segredo das reuniões produtivas (Saraiva, 2013), Hawkins afirma que a definição do local deve ser considerada com cuidado e anunciada antes da reunião ocorrer. 

“Selecione o local, o espaço e a configuração da sala de acordo com a sua finalidade”, afirma.

Para ele, diferentes tipos de reunião se aplicam a diferentes locais, e a dinâmica da conversa pode ser melhor ou pior dependendo do ambiente.

Um gestor que faz reuniões com a equipe apenas em sua própria sala pode não conseguir se comunicar adequadamente com os colaboradores, por exemplo.

Vale a pena, portanto, explorar diferentes ambientes e até fazer reuniões em locais mais informais, como a lanchonete ou a cafeteria da empresa.

Aplicando essas dicas práticas, gestores de pequenas empresas terão êxito ao promoveram reuniões de trabalho.

Trabalhando com planejamento e foco, é possível tornar aquela encontro entediante e demorado em uma reunião produtiva, eficiente e bem vista aos olhos de seus colaboradores.

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Você tem alguma dica valiosa para aumentar a produtividade de suas reuniões de trabalho? 

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