Retenção de impostos na nota fiscal de serviços e de produtos

Sobre o que estamos falando?

  • Além dos impostos que você paga para manter a empresa funcionando legalmente, há aqueles que devem ser retidos a cada produto ou serviço vendido. Esse processo é chamado retenção de impostos, está previsto em lei e tem o objetivo de reduzir a sonegação fiscal;
  • Qualquer erro no processo de retenção de impostos resulta em problemas com o Fisco. Dependendo do caso, o dono da empresa, pode até ser acusado de sonegação fiscal e ter de cumprir pena por isso;
  • Conte com a Conta Azul para facilitar a gestão tributária do seu negócio! Dê adeus às multas por atraso no pagamento dos impostos e faça sua conciliação de forma automática, 100% online.

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Ter uma empresa exige o cumprimento de uma série de obrigações tributárias. No Brasil, elas não são poucas e podem gerar confusão, pois a legislação é complexa. Mesmo que seja responsabilidade do contador fazer a gestão de impostos do negócio, é muito importante que você entenda um pouco sobre esses processos contábeis. Assim, é possível monitorar o trabalho da contabilidade com muito mais conhecimento do assunto. 

A retenção de impostos na nota fiscal de serviços, por exemplo, é um desses processos. Conhecer suas regras e saber como aplicá-las é essencial para evitar problemas com o Fisco.

Continue conosco na leitura deste conteúdo e saiba tudo sobre a retenção de impostos, nos seguintes tópicos:

O que é retenção de impostos? 

A retenção de impostos — ou retenção na fonte — é uma situação em que, diante de um pagamento de produtos ou serviços, o Governo Federal transfere a obrigação do recolhimento dos tributos aos pagadores. 

Um exemplo é o caso de um funcionário que recebe mensalmente R$ 5.000,00, possui carteira assinada e a empresa já envia mensalmente o percentual referente ao Imposto de Renda para o Governo

Perceba que, ao invés do funcionário pagar o valor do IR diretamente à Receita, a empresa já faz esse recolhimento, descontando do salário do colaborador o percentual e repassando ao Governo. 

Além dessa que citamos, existem muitas outras situações envolvendo pessoas físicas e jurídicas em que ocorre a retenção de imposto. Com esse processo, o Fisco melhora a arrecadação, aumentando as chances de receber os tributos em dia. 

Quem precisa reter impostos obrigatoriamente? 

As empresas obrigadas a fazer a retenção de impostos são aquelas que estão sob os regimes tributários de Lucro Real e Lucro Presumido, independente do segmento. 

O percentual desse recolhimento varia conforme atividade da empresa, mas geralmente a tributação fica entre 1,5% até 4,65%. 

É importante lembrar que, em relação à prestação de serviço, apenas notas fiscais com valores acima de R$ 215,05, por lei, são passíveis de retenção dos tributos PIS, IRPJ, CSLL e COFINS. 

Estão isentos da retenção:

“Então, essas empresas não pagam impostos?”

Sim, todas elas pagam impostos, mas o recolhimento é feito através do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). Nele, constam todos os impostos a nível municipal, estadual e federal que essas empresas precisam pagar para estarem em dia com o Fisco. 

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Por que as empresas devem ficar atentas à retenção fiscal? 

Não reter os impostos necessários ou cometer erros durante o processo resultam em problemas com o Fisco, que trazem inúmeras consequências. 

A primeira delas é o pagamento de multas altíssimas, principalmente quando os tributos são as chamadas contribuições sociais, como CSLL, PIS e COFINS, não são pagos.

As multas, inclusive, podem até ser dobradas e o dono da empresa acusado de sonegação fiscal, dependendo da gravidade. 

Outra situação que merece atenção é o repasse do valor retido à receita. Se, porventura, a empresa reter o tributo e não repassá-lo ao Governo, estará comentando a apropriação indébita, conforme a Lei 8.137 de 1990, que diz em seu Artigo II:

II - deixar de recolher, no prazo legal, valor de tributo ou de contribuição social, descontado ou cobrado, na qualidade de sujeito passivo de obrigação e que deveria recolher aos cofres públicos.

É claro que, como já falamos, é de responsabilidade do contador orientar o dono da empresa quanto às obrigações tributárias. Contudo, é o empreendedor o responsável pelo negócio e ele é quem será autuado caso ocorram divergências quanto à retenção de impostos.

Ao entender como funciona o processo, ele pode acompanhá-lo junto ao contador, garantindo que as obrigações fiscais e tributárias estão sendo cumpridas corretamente. 

Quais impostos são comumente retidos? 

Os impostos que são retidos podem ser de competência municipal, estadual ou federal. Cada um possui uma alíquota, que varia de acordo com atividade da empresa.

Dentre os mais comuns estão o PIS, ICMS, COFINS, CSLL e o IRRF. Para saber se você precisa contribuir ou não e qual a alíquota, consulte o seu contador de confiança.

Retenção de impostos x substituição tributária: qual é a diferença?

A retenção de impostos diz respeito ao recolhimento antecipado de vários tipos de tributos, que podem ser municipais, estaduais e federais. 

Na prática, em razão da antecipação de recolhimento, sua empresa não receberá o valor total acertado no orçamento ou na venda com o cliente. Isso acontece devido ao desconto dos percentuais relativos aos impostos aplicáveis de retenção.

Já a substituição tributária é a antecipação de apenas um único tributo, o  Imposto sobre Circulação de Mercadorias (ICMS), cobrado sobre a circulação de mercadorias entre estados ou cidades.

Para o governo, fiscalizar cada loja de varejo é muito complicado, devido à grande quantidade de comércios. A decisão foi então de cobrar esse imposto na fonte, ou seja, diretamente das indústrias.

Com isso, apenas uma empresa fica responsável por recolher o ICMS na cadeia produtiva, atuando como substituto tributário sobre os demais envolvidos nas operações.

De uma forma simplificada, na substituição tributária quem paga o ICMS é o primeiro vendedor da cadeia produtiva, que é, geralmente, uma indústria ou importadora. 

É importante ressaltar que, como se trata de um imposto estadual, as regras mudam conforme a unidade da federação. Dessa forma, é indispensável ficar atento às tabelas de alíquotas de ICMS do seu estado, a fim de atender as leis de origem e de destino das mercadorias e não sofrer prejuízos.

Alguns dos setores nos quais a substituição tributária é aplicada na maioria dos estados são: veículos, bebidas, combustíveis e lubrificantes, tintas e vernizes, materiais elétricos e fumo. Já para operações interestaduais, a relação inclui principalmente empresas de cosméticos e materiais de construção.

Para melhor entendimento, considere o exemplo de uma pequena indústria de bebidas, que vende refrigerantes para bares e supermercados. 

Além do imposto relativo à saída da mercadoria dessa empresa, ela também recolhe o ICMS, ou seja, paga esse imposto ao Governo antes da tributação seguinte, que é a venda realizada pelos bares e supermercados aos consumidores finais. 

Por que a retenção de impostos é necessária? 

Os principais objetivos da retenção de imposto são reduzir a sonegação fiscal e melhorar a arrecadação dos tributos, como já falamos.  

Na retenção de impostos, apenas empresas que possuem um porte maior (regimes tributários de Lucro Real e Lucro Presumido) são obrigadas a fazer este recolhimento, considerando que os percentuais cobrados, devido ao faturamento, são bem maiores. 

Como consequência, as multas para quem não segue a legislação são igualmente grandes, contribuindo para que essas empresas façam a retenção devida e repassem o valor ao governo. 

Para a Receita Federal, a retenção de impostos também facilitou o processo de fiscalização, considerando que o número de empresas fiscalizadas é bem menor. 

Além de tudo isso, alguns impostos como PIS, COFINS, CSLL, CPP e INSS retornam à população em serviços que envolvem a seguridade social, como seguro-desemprego, auxílio-doença, assistência social, entre outros.

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Quando fazer o recolhimento de impostos?

Os prazos para o recolhimento do ICMS na substituição tributária e dos demais tributos na retenção de impostos são variáveis. Entenda um pouco mais nesse próximo tópico. 

Prazos para a retenção dos impostos em notas fiscais

O recolhimento dos tributos retidos na fonte ocorre em momentos distintos, conforme as regras aplicáveis a cada imposto. 

Para entender melhor este processo, é importante conhecer o conceito de fato gerador: situação apontada na lei que prevê o pagamento das obrigações tributárias.

No caso do Imposto de Renda, o fato gerador se dá pelo crédito ou pagamento à pessoa jurídica prestadora — o que vier primeiro.

Já em relação às Contribuições Sociais Retidas na Fonte (CSRF), como PIS e COFINS, o fato gerador é o pagamento à pessoa jurídica beneficiária.

Para ambos os impostos e contribuições, o recolhimento que será feito através do Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF), deve ocorrer até o último dia útil do segundo decêndio do mês subsequente àquele mês em que tiver ocorrido o pagamento à pessoa jurídica prestadora de serviços.

Já no caso do INSS e do ISS, o prazo para o recolhimento destes impostos considerará a competência em que a nota fiscal com as devidas retenções foi emitida.

Em relação ao INSS, conforme o Art. 129 da Instrução Normativa RFB nº 971/2009, a empresa contratante deve efetuar o recolhimento até o dia 20 do mês seguinte à emissão da nota fiscal. Para o ISS, a data de recolhimento pode variar de acordo com a Prefeitura.

Prazos para o recolhimento do ICMS na substituição tributária 

Segundo o Convênio nº 142/2018, o recolhimento do ICMS-ST deve ser feito nos seguintes prazos:

I - até o dia 9 do mês subsequente ao da saída da mercadoria, em se tratando de contribuintes inscritos no cadastro de pagamento do ICMS da unidade federada de destino;

II - na saída da mercadoria do estabelecimento remetente, quando o contribuinte não está inscrito no cadastro de pagamento do ICMS da unidade federada de destino

III - até o dia 2 do segundo mês subsequente ao da saída da mercadoria, na hipótese de responsabilidade por substituição tributária atribuída ao optante pelo Simples Nacional, inscrito na unidade federada de destino.

Entretanto, os Estados podem definir novos prazos em relação ao recolhimento deste tributo, dependendo da mercadoria comercializada.

Daí a importância de verificar a obrigatoriedade e o vencimento deste tributo tanto no Estado onde a empresa está localizada, como nas demais unidades de federação, nas operações interestaduais. 

Neste último caso, o recolhimento do ICMS-ST é feito através da Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais (GNRE).

Como são feitos os cálculos da retenção de impostos? 

O cálculo da retenção dos tributos é feito considerando as alíquotas e variações de cada imposto. Veja alguns exemplos de como calcular os principais tributos retidos: ISS, ICMS e INSS. 

ISS

Considere um serviço no valor de R$ 10.000,00 feito por uma empresa que promove competições esportivas em Curitiba.

A alíquota do ISS pode variar e, nesta capital, é de 2% para atividades desse tipo, conforme o inciso dado pela Lei Complementar Nº 112 DE 06/07/2018.

O cálculo do ISS sobre essa nota é calculado da seguinte forma:

R$ 10.000,00 x 2% = R$ 200,00

Essa empresa deverá então recolher o valor de R$ 200,00 para o imposto do ISS.

ICMS

Para exemplificar o cálculo do ICMS, considere uma empresa no regime de Lucro Real, que vende roupas na cidade de Bauru, no Estado de São Paulo e que fez uma venda para a capital, no valor de R$ 20.000,00.

Antes de calcular essa alíquota, primeiro você precisa descobrir qual é o percentual praticado no estado, já que o ICMS varia conforme as unidades federativas. 

Lá, o percentual é de 18%. Agora, é só calcular a porcentagem:

R$ 20.000,00 x 18% = R$ 3.600,00

Nessa compra, a empresa irá pagar o valor de R$ 3.600,00 referente ao imposto de ICMS. 

INSS

Já para calcular o INSS, as empresas contam com o auxílio de uma tabela divulgada anualmente pelo Governo, que contém os percentuais divididos conforme as faixas salariais dos contribuintes.

Este ano, de quem recebia até R$ 1.100,00 foi recolhido o percentual de 7,5%:

R$ 1.100,00 x 7,5% = 82,50   

Já os funcionários com salários entre R$ 3.305,23 e R$ 6.433,57, o percentual foi quase o dobro: 14%. 

Ainda com dúvidas na retenção de impostos e na substituição tributária? Procure um contador!

São muitos os impostos a serem recolhidos, cada um com suas especificidades. Tudo isso pode gerar dúvidas para o empreendedor, principalmente se ele ainda estiver começando. 

Se ainda não ficou claro para você como os processos de retenção de impostos e substituição tributária funcionam, procure um contador.

Ele é o profissional responsável por cuidar das obrigações tributárias da empresa e também para orientar você nas tomadas de decisões importantes do negócio. 

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Como um ERP pode ajudar na retenção de impostos de pessoa jurídica?

A retenção de impostos ocorre no momento da geração das notas fiscais da empresa. 

Um sistema ERP centraliza todos os setores do seu negócio, como financeiro, estoque e vendas em um único local. Alguns, inclusive, permitem a emissão das notas fiscais e fazem a integração com a contabilidade, como a Conta Azul

Com isso, acompanhar as datas de vencimento de cada imposto fica mais fácil e o risco de você pagar multas por atraso ou pelo não pagamento das obrigações tributárias é bem menor.

Um sistema ERP também evita o recolhimento errado dos tributos e reduz o trabalho com digitação, já que você cadastra apenas uma vez todos os impostos que devem ser pagos.

O controle das finanças da empresa é simplificado com um ERP, já que todos os lançamentos são integrados ao setor financeiro. 

Dessa forma, assim que um tributo é pago, essa movimentação recebe a baixa automática e isso também vale para as demais contas a pagar e a receber da empresa.

Assim, com muito mais clareza, você consegue visualizar tudo o que já foi pago e o que aguarda pagamento, podendo se planejar melhor. 

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A retenção de impostos pode ser mais simples com o ERP da Conta Azul!

Afinal, com o avanço da tecnologia, não há mais por que quebrar a cabeça com calculadora, lápis e papel. Através dessa plataforma, desde a emissão das notas fiscais até as vendas, tudo pode ser automatizado.

O ERP da Conta Azul permite que você:

  • Emita duas notas fiscais e envie todas elas ao contador automaticamente, sem precisar de malotes. Com isso, os custos com emissão e envio são eliminados;

  • Importe os seus certificados A1 e A3. Inclusive, com a Conta Azul, você ganha até um desconto especial de 36% na compra do A1;

  • Receba alertas com as datas de vencimento dos tributos, para não esquecer o pagamento;

  • Guarde suas notas fiscais na nuvem pelo tempo recomendado pelo Fisco (5 anos) ou mais;

  • Elimine o trabalho com digitação de informações, já que todas elas ficam salvas automaticamente na plataforma;

  • Consulte de onde estiver quantas notas foram emitidas, canceladas e muito mais! 

O melhor de tudo é que a Conta Azul Pro cabe no seu orçamento e possui opções de planos para você escolher o que melhor se encaixa na sua realidade.

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