Repense giro e prazos na administração de contas a receber

Como otimizar a administração de contas a receber

Receber somente à vista é o sonho de qualquer empresário. Essa condição reduziria a inadimplência, as incertezas, o ciclo financeiro do negócio (intervalo entre o pagamento de fornecedores e recebimento dos clientes) e, consequentemente, a necessidade de capital de giro. Mas essa provavelmente não é a sua realidade, o que torna necessária uma boa administração de contas a receber.

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Por que monitorar as contas a receber

Sem oferecer ao cliente, seja ele pessoa física ou jurídica, a possibilidade de comprar a prazo, você perderá espaço para a concorrência. O problema é que a venda a prazo é como se fosse um investimento seu no cliente, pois o produto que saiu do estoque precisa ser reposto e as despesas administrativas precisam ser quitadas.

Esses gastos são pagos com o capital de giro. Se ele for insuficiente, você vai precisar pedir um empréstimo em uma instituição de crédito. Essa é uma alternativa que deve ser evitada sempre, pois você estará apenas agregando mais um custo, o dos juros, que poderia ser evitado com uma gestão mais eficiente.

Qual seria a saída, reduzir os custos administrativos que não impactam na produção? Dependendo do caso, essa até pode ser uma alternativa, mas dificilmente ela irá resolver a situação de um fluxo de caixa mal administrado.

O ideal é repensar a administração de contas a receber e a pagar, de modo a equilibrar os números e projetar o capital de giro com segurança, o que só é possível com planejamento e organização. Sem esse cuidado, você pode estar, hoje, assumindo compromissos que, daqui a alguns meses, não será capaz de pagar.

Organização é o primeiro passo

O primeiro passo para a administração de contas a receber é registrar tudo. A cada venda a prazo, anote o nome completo do cliente, o código da operação ou número da nota fiscal, valores das parcelas e datas da venda e dos vencimento, deixando campos para preencher com o status do pagamento.

Uma opção é criar uma planilha no Excel exclusiva para esse controle, atualizando-a a cada venda. Os dados completos dos clientes em questão (telefone, CPF, endereço, etc.) você pode manter em uma planilha separada, para melhor organização. Nela, vale deixar um campo para preencher com o histórico do relacionamento entre vocês, para consultar quando for conveniente.

Manter as planilhas sempre atualizadas dá um certo trabalho, mas é muito importante. Assim você não fica refém da memória e nem precisa revirar gavetas ou folhear páginas para encontrar as informações de que precisa, e monitorar os clientes inadimplentes fica mais prático.

Mas é possível diminuir sensivelmente o tempo gasto com esse controle com um sistema de gestão online. Ele é mais prático porque reúne, na mesma ferramenta, o controle de vendas, de contas a pagar e receber, fluxo de caixa, cadastro de clientes, emissão de nota fiscal eletrônica e mais – tudo funcionando de maneira integrada.

Além de economizar tempo e diminuir o risco de erro, você poderá produzir relatórios com gráficos em poucos cliques. Ainda é possível calcular facilmente o índice de inadimplência e projetar o seu impacto no fluxo de faixa, nos meses seguintes.

Como melhorar a administração de contas a receber

Atualizando a planilha do Excel com disciplina ou utilizando corretamente o sistema de gestão, você tem em mãos as informações necessárias para fazer um diagnóstico da situação e o planejamento do capital de giro necessário. Isso quer dizer que registrar as contas a receber não resolve a situação, mas é o ponto de partida.

Confira as dicas do que fazer em seguida:

1. Planeje o fluxo de caixa

Analise com rigor a relação de contas a receber, cruze essas informações com as despesas que terá de pagar em breve e com o dinheiro que tem no caixa da empresa agora. A grosso modo, você estará fazendo o fluxo de caixa e poderá, com ele, projetar quanto precisará de capital de giro nos próximos meses. Jamais invista o dinheiro sem considerar essa projeção.

2. Considere a inadimplência

Na hora de chegar ao valor do capital de giro, não esqueça de considerar o índice médio de inadimplência dos seus clientes. Afinal, não é possível atrasar as contas com a desculpa de que o cliente deixou você na mão. Se você não tem esse registro, tente puxar da memória e, para os próximos períodos, guarde essa informação.

3. Cobre dos clientes atrasados

A cobrança é chata e pouca gente gosta de fazer, mas é necessária. Crie uma rotina, estabelecendo um dia na semana para entrar em contato com os inadimplentes. O objetivo aqui é aumentar as chances de receber o dinheiro de forma amistosa e sem perder aquele cliente cujo relacionamento ainda vale a pena manter, apesar do atraso no pagamento.

Atenção, você precisa de muito tato na hora de fazer a cobrança. Se você for agressivo ou constranger de alguma maneira o cliente, estará desrespeitando o Código de Defesa do Consumidor (CDC). Veja, aqui, como fazer uma cobrança amigável.

4. Crie uma política de crédito

Considerando tudo o que você apurou nos itens 1 e 2, você terá melhores condições de criar uma política de crédito. Ela diz respeito às condições com as quais você concede prazo para o cliente.

Isso inclui as medidas de proteção contra a inadimplência, mas principalmente o cálculo do prazo que é possível conceder. Se no fluxo de caixa você observou que ficará em apuros, pode ser necessário reduzir esse prazo. O desafio é equilibrar isso com a expectativa do cliente e seus hábitos de pagamento.

5. Negocie com fornecedores

Se você já fez tudo o que estava ao seu alcance para administrar com inteligência as contas a receber mas ainda enfrenta dificuldades, talvez seja o outro lado da balança que está desequilibrando.

Converse com os seus fornecedores, apele para a confiança da qual você já demonstrou merecer e peça por novas condições de pagamento, com prazos maiores. Pode estar aí o fôlego que você precisa.

Conclusão

Administrar com cuidado as relação de contas a receber e monitorar atentamente os clientes inadimplentes pode ser a diferença entre a estabilidade e a falência da empresa. Portanto, não seja negligente e melhore seus processos. Lembre-se: um software de gestão que integre as ferramentas de controle financeiro torna tudo isso muito mais fácil.

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