5 dicas para um controle de contas a receber eficiente

O controle de contas a receber permite que você saiba se terá o suficiente para arcar com as despesas da empresa e obter lucro. Monitorar este processo ajuda a acompanhar se a expectativa de recebimento será confirmar e a combater a inadimplência.

Não dar a devida atenção ao fluxo de contas a receber expõe o negócio a vários desafios, como dificuldade em realizar o planejamento financeiro e atrasos nos pagamentos. Esses fatores são mais do que um simples incômodo para o empreendedor, pois podem levar à falência. 

Para evitar esses gargalos, é preciso entender a fundo o fluxo financeiro da empresa, além de contar com ferramentas de monitoramento e análise adequadas. 

Continue a leitura para conferir dicas práticas para otimizar o controle de contas a receber e como a tecnologia faz total diferença neste processo.

• Controle de contas a receber: por que é importante ter atenção a esse processo?
• 5 dicas para otimizar o controle de contas a receber
• Exemplos práticos de contas a receber
• Monitore todo o financeiro da sua empresa com a Conta Azul

Controle de contas a receber: por que é importante ter atenção a esse processo?

Quando você montou sua empresa, provavelmente precisou calcular quanto iria gastar e o que precisaria comprar. Ou seja, houve um planejamento financeiro. Afinal, para executar qualquer ideia, é necessário ter dinheiro. 

O controle de contas a receber permite estimar quanto você terá no final de um período específico — semana, mês, trimestre ou ano — para fazer a empresa girar e atingir os objetivos do negócio. 

Resumindo: as contas a receber são valores que devem ser recebidos em uma data previamente acordada. De posse desse calendário de recebimentos, você consegue se planejar melhor, com mais clareza.

No entanto, nem sempre isso acontece. Problemas nos sistemas bancários, inadimplências e outros eventos podem fazer com que o dinheiro não entre na quantidade ou data esperada. Monitorar esses atrasos e saber o que fazer em tais situações é indispensável para a saúde financeira do negócio.

Cobrar os clientes da maneira correta e ter uma reserva para imprevistos são algumas alternativas fáceis de serem colocadas em prática quando se tem um bom controle das contas a receber. 

Diferença entre contas a receber e contas a pagar 

Pode até parecer uma questão óbvia para os empreendedores mais experientes, mas é natural que alguns iniciantes tenham dificuldade para diferenciar o controle de contas a pagar e receber. Por isso, vamos esclarecer rapidamente essa diferença.

As contas a pagar correspondem às obrigações que um negócio precisa cumprir. Isso inclui, por exemplo, o pagamento de fornecedores.

Já as contas a receber são todos os valores que a empresa tem a receber por direito de terceiros, como o faturamento das vendas feitas a prazo. 

Ao cuidar da gestão financeira do seu negócio, tenha em mente que a importância do controle de contas a pagar e receber é a mesma. Afinal, ambas devem ser acompanhadas de perto para garantir que o fluxo de caixa esteja equilibrado e as receitas mantenham-se positivas.

Importância do controle de contas a receber para uma empresa

Após conferir o que é controle de contas a receber, você deve ter percebido que ele é vital para entender a realidade do seu negócio e ter um bom planejamento de curto prazo.

Afinal, administrar essas contas significa ter em mãos dados indispensáveis para tomar decisões assertivas e para antecipar eventuais crises, adotando medidas preventivas para minimizar eventuais problemas.

Por exemplo, você pode estimar se o capital de giro será capaz de cobrir os pagamentos dos fornecedores ou se será preciso recorrer a outras fontes de recursos, como financiamentos, entre outras situações parecidas.

Da mesma forma, controlar a rotina de contas a receber permite acompanhar a regularidade dos pagamentos, para que você:

• Programe ações de cobrança;
• Trace o perfil dos seus clientes;
• Entenda o nível de concentração das vendas.

5 dicas para otimizar o controle de contas a receber

O controle de contas a receber, na prática, pode ser executado de formas diferentes conforme a necessidade de cada negócio. Mas, em sua essência, a realidade dessa área administrativa é a mesma. Para todos os casos, valem as dicas abaixo. Confira! 

1. Tenha organização

O primeiro mandamento é ser organizado quando o assunto é o financeiro de uma empresa. Isso significa saber exatamente qual é o vencimento de cada conta, quanto poderá esperar em cada mês e de que forma serão realizados os pagamentos.

Monitore também quais são os clientes que atrasam mais e quais costumam pagar com antecedência. Prepare-se também para lidar com cada perfil.

É importante ter uma rotina de emissão de cobranças. Para evitar atrasos de pagamento, comece não atrasando a cobrança. O que, infelizmente, ainda é muito comum em várias empresas.

Então, para ser mais organizado e ter acesso a esses dados financeiros, é necessário que todos eles sejam concentrados em um só local. O ideal é contar com um sistema de gestão. Mas se essa ainda não é a sua realidade, as planilhas do Excel podem ajudar, inicialmente. 

2. Otimize seu processo de cobrança

Não tenha medo de cobrar: se você prestou um serviço ou vendeu um produto, é seu direito receber. Porém, para isso, é necessário saber quem está devendo e qual valor. Parece algo simples, mas nem todas as empresas têm essa clareza no quesito cobrança. 

Prova disso é quando um cliente é cobrado indevidamente, o que gera constrangimento e problemas judiciais, em alguns casos. Também é comum que o dono do negócio tenha uma relação mais próxima com o inadimplente, ficando até mesmo com vergonha de cobrá-lo.

Para otimizar este processo, como já citamos no tópico anterior, é indispensável ter acesso aos dados financeiros e contar com um sistema de gestão. Dessa forma, você garante que apenas os devedores receberão as cobranças. 

E, o melhor de tudo: o incômodo não virá de você, mas sim, de uma tecnologia, por meio de mensagens via WhatsApp, e-mail e SMS. 

3. Fique de olho na inadimplência

A inadimplência é uma realidade em qualquer tipo de negócio. Portanto, você deve aprender a reduzi-la e trabalhar com ela. Acompanhe prazos de pagamentos e programe para você mesmo mensagens que notifiquem o vencimento dessas contas.

Ao fazer isso, você consegue se planejar melhor com o valor estimado para entrar em caixa e já saberá o que fazer caso não receba. Outro aspecto importante de monitorar os inadimplentes é identificar os perfis, o que permite descobrir como cobrá-los da melhor forma.

Aqui, a tecnologia também é crucial para fazer esse controle. Com este recurso, você não precisará conferir venda por venda e calcular manualmente quanto está para receber.

4. Ofereça vantagens para o pagamento antecipado

O melhor para sua empresa é receber o pagamento de forma antecipada. Mas por que um cliente pagaria mais cedo se ele não obtém nenhum ganho com isso?

Oferecer vantagens para quem paga em dia e para os que pagarem antecipadamente, ajuda a reduzir a inadimplência e melhora o controle das contas a receber. Os benefícios vão desde descontos, brindes ou acessos, a conteúdos, produtos e serviços específicos.

5. Aposte na tecnologia para controlar o fluxo de caixa

Você pode fazer o controle das contas a receber por uma planilha, como falamos, ou até mesmo manualmente. Porém, são inegáveis as vantagens de se usar um bom sistema que tenha funções financeiras e de fluxo de caixa.

Com a tecnologia, controlar quanto sai e entra da empresa fica muito mais fácil e você poderá calcular o impacto da inadimplência de forma mais assertiva. 

Usar uma solução online permite que você estime uma meta limite para os devedores e trabalhe em cima dela. Alguns sistemas, inclusive, possuem emissão de cobranças automáticas, o que já reduz o trabalho de cobrar os clientes um a um. 

Exemplos práticos de contas a receber 

Depois de conferir nossas dicas acima, nada melhor que um exemplo sobre como gerir as contas a receber de um negócio. Para este caso fictício, imagine que a empresa detalhou as vendas a prazo e os respectivos recebimentos dessa forma:

Vendas a prazo

• Venda em 05/04 para EMPRESA A, no valor de R$ 3.250,00, com vencimento da duplicata n.º 456 para 10/04;
• Venda em 09/04 para EMPRESA B, no valor de R$ 1.200,00, com vencimento da duplicata n.º 520 para 15/04;
• Venda em 12/04 para EMPRESA C, no valor de R$ 600,00, com vencimento da duplicata n.º 310 para 02/05;
• Venda em 18/04 para EMPRESA D, no valor de R$ 900,00, com vencimento da duplicata n.º 650 para 19/05;
• Venda em 24/04 para EMPRESA E, no valor de R$ 1.150,00, com vencimento da duplicata n.º 290 para 29/04;
• Venda em 29/04 para EMPRESA F, no valor de R$ 1.800,00, com vencimento da duplicata n.º 780 para 30/05.

Recebimentos

• Em 03/05, R$ 580,00 da duplicata n.º 310, com desconto de R$ 20,00;
• Em 20/05, R$ 900,00 da duplicata n.º 520, sem juros ou descontos;
• Em 21/05, R$ 3.250,00 da duplicata n.º 456.

Controle 

Agora, veja como ficaria uma planilha de controle de contas a receber atualizada com esses dados:

• Total vendido a prazo: R$ 8.900,00
• Total recebido até 21/05: R$ 4.730,00
• Descontos concedidos: R$ 20,00
• Juros recebidos: R$ 0,00

Ou seja, neste exemplo, a empresa realizou vendas a prazo no mês de abril no valor de R$ 8.900. Até o dia 21 de maio, ela já havia recebido R$ 4.730, concedendo R$ 20 de desconto e sem acrescentar juros.

Esse caso demonstra como um sistema de controle de contas a receber eficaz, atualizado mensalmente, simplifica a gestão das cobranças de clientes e minimiza o risco de inadimplência.

Monitore todo o financeiro da sua empresa com a Conta Azul

Como você pôde perceber neste conteúdo, o controle das contas a receber é uma parte essencial da gestão de um negócio. Junto às contas a receber, ele é um dos controles básicos que permitem entender a situação financeira da empresa.

É possível fazer essa gestão por meio de diversas ferramentas. Um tipo comum é a planilha de Excel, mas a melhor opção é usar um sistema ERP.

A Conta Azul Pro é um exemplo de sistema de gestão que oferece controle sobre todo o fluxo de caixa da sua empresa. Também permite enviar lembretes de vencimento,  automatizar a sua cobrança, monitorar inadimplências e verificar todas as movimentações financeiras do seu negócio

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