Equipe Conta Azul 
Sobre o que estamos falando?
- O relatório de vendas é um arquivo que deve ser preenchido pelos gestores ou até pelos próprios vendedores;
- Nesse documento, constarão todas as informações sobre as vendas realizadas, quanto foi o valor recebido e também qual o ticket médio;
- A melhor maneira de gerar relatórios é com a ajuda de uma plataforma de gestão integrada, como a Conta Azul Pro. Teste grátis e não deixe nenhum dado de lado!
O relatório de vendas é um documento fundamental para a saúde financeira do negócio. Ele ajuda o empreendedor, o gestor e a área comercial a terem uma visão geral da empresa, além de coletar dados importantíssimos para melhores tomadas de decisões.
Dessa forma, o relatório comercial traz diversos benefícios. Entre eles, também está o alinhamento das metas da equipe de vendas e, consequentemente, os demais setores da empresa.
Quer entender melhor porque o relatório de vendas é essencial para o seu negócio e como fazê-lo? Então continue a leitura!
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O que é um relatório de vendas?
Um relatório de vendas é um documento sobre o desempenho das vendas de uma empresa que inclui a receita gerada, os produtos mais vendidos, o ticket médio, entre outras informações. Esses dados auxiliam na tomada de decisões e, com isso, é possível:
- Analisar o desempenho empresarial;
- Alinhar metas e estratégias;
- Identificar falhas;
- Levantar oportunidades de melhoria;
- Direcionar recursos para impulsionar o crescimento empresarial;
- Estimular a interligação entre os setores comercial, de marketing, Recursos Humanos e financeiro.
O documento pode ser feito digitalmente por gestores ou vendedores da empresa, utilizando recursos como infográficos. Além de utilidade interna, a ferramenta pode ser apresentada para investidores.
Por que o relatório de vendas é essencial para qualquer negócio?
O relatório de vendas é essencial para todos os tipos de empresas, pois permite o registro de informações cruciais, como volume de vendas, receita gerada e ticket médio, fornecendo uma análise abrangente do desempenho da empresa.
Com base nesses dados, é possível identificar falhas e tomar medidas corretivas, além de criar estratégias para impulsionar as vendas e conversões.
É importante ter em mente que este documento é útil para a equipe comercial, o marketing e RH, auxiliando na definição de metas e estratégias.
Como fazer um relatório de vendas em 7 passos?
Já que o relatório de vendas é peça-chave para o negócio, nada melhor que seguir um passo a passo simples para fazê-lo. Siga estes sete passos:
1. Defina o objetivo do relatório
Empreendedores e ferramentas administrativas devem emitir relatórios que concordem com um objetivo claro da análise. O responsável precisa saber qual dado e qual informação está procurando.
Dessa forma, fica mais fácil escolher os itens essenciais a serem contabilizados e cruzar com outros relatórios da empresa. É importante também saber qual KPI (Indicador chave de desempenho) você está querendo avaliar.
2. Determine quais informações são relevantes para o seu negócio
Escolha os dados mais relevantes, que fornecem uma visão geral e estratégica da empresa. A ideia é facilitar a tomada de decisão dos líderes e gestores.
Se você possui grandes equipes, mensurar a produtividade e performance dos colaboradores é essencial Entre as informações relevantes para esse relatório estão:
- Número de vendas;
- Valor total das vendas realizadas;
- Produtos mais vendidos;
- Dias e horários com maior volume de vendas;
- Número de visitas ou ligações;
- Produtividade dos vendedores (vendas por vendedor);
- Produtos mais vendidos;
- Vendas por clientes.
3. Escolha os KPIs que irá monitorar
Keys Performance Indicators (KPIs), traduzidos como indicadores chaves de desempenho, são indicadores que mostram como está a performance da sua empresa. Por meio deles, você pode entender o que está dando certo e o que não está, para assim melhorar ou mudar sua estratégia.
Veja abaixo alguns KPIS de vendas que você pode inserir no seu relatório:
- Ticket médio;
- Custo de aquisição por cliente (CAC);
- Lifetime Value (LTV)
- Rentabilidade de venda;
- Retorno sobre Investimento (ROI);
- Churn rate (cancelamentos);
- Receita mensal recorrente (MRR);
- Número de oportunidades geradas;
- Taxa de conversão;
- Tempo de venda;
- Ciclo de venda.
4. Escolha a periodicidade
O relatório de vendas precisa estar associado a um período, que pode ser semanal, mensal ou anual. Você determinará a periodicidade de acordo com as necessidades do seu negócio.
É importante que essa regularidade seja mantida, para que você possa fazer comparações entre os mesmos períodos e avaliar como foi o crescimento da empresa. Na hora da análise, considere também as sazonalidades e datas comemorativas.
Por exemplo: fevereiro é época de Carnaval, e dezembro é o mês do 13º pagamento, do Natal e Ano Novo. São períodos que performam diferente nas vendas e, por isso, devem ser comparados apenas entre si.
5. Crie um modelo de apresentação
Defina o formato do relatório de acordo com os objetivos e público-alvo. Trabalhe em tópicos resumidos, valorizando os números e a periodicidade da apuração.
Invista em um documento preciso e organizado para fazer um guia interno. Para apresentações à equipe, utilize recursos visuais como slides, animações e infográficos. Já para possíveis investidores, produza uma apresentação com dados relevantes, infográficos e esteticamente agradável.
6. Analise os dados e tome decisões a partir deles
Com o relatório em mãos, é hora de olhar para os dados e entender o que eles significam. Isso porque não adianta você levantar todas as informações e não analisá-las. É dessa forma que você saberá o que está indo bem e o que precisa ser ajustado.
Transforme os números dos relatórios de vendas em direcionamentos para a tomada de decisão. Por exemplo, a equipe de recursos humanos pode identificar os colaboradores com menor performance e fazer um plano de ação para melhoria de produtividade.
O time de marketing também pode analisar as datas que menos vendem e fazer campanhas com promoções e ofertas atrativas para aumentar o número de conversões.
7. Incentive o time a também fazer relatórios
Vendedores são a linha de frente da sua empresa, e o incentivo para que produzam os relatórios pode gerar engajamento e novos insights.
Além de manter o colaborador atualizado sobre a saúde do negócio, essa é uma estratégia para aumentar o comprometimento com as metas. Por isso, oriente a sua equipe para a produção dos relatórios.
Exemplos de relatórios de vendas
Chegou o momento de mostrar, na prática, a produção de relatórios de vendas com três exemplos. Um que pode ser feito por um gestor, o segundo por um funcionário e relatado aos gestores e outro focado para investidores. Acompanhe:
Exemplo 1: Relatório de vendas semanal por canal de vendas
Note que são especificadas as performances de todos os canais de vendas da empresa, para avaliação individual. Os dias e horários com maior volume de vendas foram destacados, o que favorece o planejamento da equipe.
O levantamento mostrou o resultado de cada funcionário e apresentou o número de visitas ou ligações, o CAC e o ROI, métricas que produzem insights valiosos sobre o negócio.
Exemplo 2: Relatório de vendas – Equipe de vendas
Exemplo 3: Relatório de Vendas Empresa Modelo – Comparação Semestral
Quais ferramentas ajudam no relatório de vendas?
Existem várias ferramentas para auxiliar na elaboração de relatórios de vendas de acordo com as necessidades do negócio. Confira as opções:
Planilhas Eletrônicas
O Google Sheets, o Excel online ou o LibreOffice Calc permitem criar e organizar dados de vendas de forma fácil e personalizada e são gratuitos.
Google Analytics
Além de gerar relatórios de vendas, a ferramenta gratuita é capaz de coletar e analisar dados sobre a performance das vendas online, apresentar a taxa de conversão, origem do tráfego e detalhes como o número de visitas etc.
Trello
O sistema acompanha e registra as atividades de vendas, gera relatórios e disponibiliza quadros, listas e cartões para você realizar a tarefa.
Google Data Studio
Na plataforma, você pode criar relatórios interativos a partir da conexão com outras planilhas, bancos de dados e também com o Google Analytics.
Microsoft Power BI
O sistema permite conectar diferentes fontes de dados, criar gráficos e dashboards personalizados para análise e geração de relatórios de vendas mesmo na versão gratuita.
CRM
Ferramentas Customer Relationship Management (CRM) — Gestão de Relacionamento com o Cliente, traduzindo — geram relatórios de vendas personalizados e que trazem insights para a tomada de decisões. Existem programas que disponibilizam versões gratuitas desse serviço como a Pipedrive, Salesforce Essentials e outras.
Faça relatórios eficientes com um ERP
Viu como o relatório de vendas é importante? O desempenho das vendas da sua empresa está ligado à saúde financeira do negócio. Por isso, além de realizar o relatório desse tipo, o recomendado é acompanhar os números empresariais de perto e com a ajuda de sistemas que gerem dados confiáveis e atualizados.
A Conta Azul Proé a solução para ter acesso a relatórios personalizados por períodos, tipo de produtos, clientes e muito mais. No ERP, o lançamento de dados é automatizado, para você aproveitar ao máximo o seu tempo focado na gestão do negócio.