O que é e como montar um relatório de vendas completo para seu negócio

O relatório de vendas é um documento fundamental para a saúde financeira do negócio. Ele ajuda o empreendedor, o gestor e a área comercial a terem uma visão geral da empresa, além de coletar dados importantíssimos para melhores tomadas de decisões. 

Dessa forma, o relatório comercial traz diversos benefícios. Entre eles, também está o alinhamento das metas da equipe de vendas e, consequentemente, os demais setores da empresa. 

Quer entender melhor porque o relatório de vendas é essencial para o seu negócio e como fazê-lo? Então continue a leitura!

O que é um relatório de vendas?

Um relatório de vendas é um documento sobre o desempenho das vendas de uma empresa que inclui a receita gerada, os produtos mais vendidos, o ticket médio, entre outras informações. Esses dados auxiliam na tomada de decisões e, com isso, é possível:

• Analisar o desempenho empresarial;
• Alinhar metas e estratégias;
• Identificar falhas;
• Levantar oportunidades de melhoria; 
• Direcionar recursos para impulsionar o crescimento empresarial;
• Estimular a interligação entre os setores comercial, de marketing, Recursos Humanos e financeiro.

O documento pode ser feito digitalmente por gestores ou vendedores da empresa, utilizando recursos como infográficos. Além de utilidade interna, a ferramenta pode ser apresentada para investidores.

Por que o relatório de vendas é essencial para qualquer negócio?

O relatório de vendas é essencial para todos os tipos de empresas, pois permite o registro de informações cruciais, como volume de vendas, receita gerada e ticket médio, fornecendo uma análise abrangente do desempenho da empresa.

Com base nesses dados, é possível identificar falhas e tomar medidas corretivas, além de criar estratégias para impulsionar as vendas e conversões.

É importante ter em mente que este documento é útil para a equipe comercial, o marketing e RH, auxiliando na definição de metas e estratégias.

Como fazer um relatório de vendas em 7 passos?

Já que o relatório de vendas é peça-chave para o negócio, nada melhor que seguir um passo a passo simples para fazê-lo. Siga estes sete passos:

1. Defina o objetivo do relatório

Empreendedores e ferramentas administrativas devem emitir relatórios que concordem com um objetivo claro da análise. O responsável precisa saber qual dado e qual informação está procurando.

Dessa forma, fica mais fácil escolher os itens essenciais a serem contabilizados e cruzar com outros relatórios da empresa. É importante também saber qual KPI (Indicador chave de desempenho) você está querendo avaliar.

2. Determine quais informações são relevantes para o seu negócio

Escolha os dados mais relevantes, que fornecem uma visão geral e estratégica da empresa. A ideia é facilitar a tomada de decisão dos líderes e gestores.

Se você possui grandes equipes, mensurar a produtividade e performance dos colaboradores é essencial Entre as informações relevantes para esse relatório estão:

• Número de vendas;
• Valor total das vendas realizadas;
• Produtos mais vendidos;
• Dias e horários com maior volume de vendas;
• Número de visitas ou ligações;
• Produtividade dos vendedores (vendas por vendedor);
• Produtos mais vendidos;
• Vendas por clientes.

3. Escolha os KPIs que irá monitorar

Keys Performance Indicators (KPIs), traduzidos como indicadores chaves de desempenho, são indicadores que mostram como está a performance da sua empresa. Por meio deles, você pode entender o que está dando certo e o que não está, para assim melhorar ou mudar sua estratégia.

Veja abaixo alguns KPIS de vendas que você pode inserir no seu relatório:

• Ticket médio;
• Custo de aquisição por cliente (CAC);
• Lifetime Value (LTV)
• Rentabilidade de venda;
• Retorno sobre Investimento (ROI);
• Churn rate (cancelamentos);
• Receita mensal recorrente (MRR);
• Número de oportunidades geradas;
• Taxa de conversão;
• Tempo de venda;
• Ciclo de venda.

Para entender mais sobre esses e outros KPIs de venda, acesse o conteúdo completo que desenvolvemos sobre o assunto.

4. Escolha a periodicidade

O relatório de vendas precisa estar associado a um período, que pode ser  semanal, mensal ou anual. Você determinará a periodicidade de acordo com as necessidades do seu negócio. 

É importante que essa regularidade seja mantida, para que você possa fazer comparações entre os mesmos períodos e avaliar como foi o crescimento da empresa. Na hora da análise, considere também as sazonalidades e datas comemorativas. 

Por exemplo: fevereiro é época de Carnaval, e dezembro é o mês do 13º pagamento, do Natal e Ano Novo. São períodos que performam diferente nas vendas e, por isso, devem ser comparados apenas entre si.

5. Crie um modelo de apresentação

Defina o formato do relatório de acordo com os objetivos e público-alvo. Trabalhe em tópicos resumidos, valorizando os números e a periodicidade da apuração.

Invista em um documento preciso e organizado para fazer um guia interno. Para apresentações à equipe, utilize recursos visuais como slides, animações e infográficos. Já para possíveis investidores, produza uma apresentação com dados relevantes, infográficos e esteticamente agradável.

6. Analise os dados e tome decisões a partir deles

Com o relatório em mãos, é hora de olhar para os dados e entender o que eles significam. Isso porque não adianta você levantar todas as informações e não analisá-las. É dessa forma que você saberá o que está indo bem e o que precisa ser ajustado.

Transforme os números dos relatórios de vendas em direcionamentos para a tomada de decisão. Por exemplo, a equipe de recursos humanos pode identificar os colaboradores com menor performance e fazer um plano de ação para melhoria de produtividade.

O time de marketing também pode analisar as datas que menos vendem e fazer campanhas com promoções e ofertas atrativas para aumentar o número de conversões.

7. Incentive o time a também fazer relatórios

Vendedores são a linha de frente da sua empresa, e o incentivo para que produzam os relatórios pode gerar engajamento e novos insights. 

Além de manter o colaborador atualizado sobre a saúde do negócio, essa é uma estratégia para aumentar o comprometimento com as metas. Por isso, oriente a sua equipe para a produção dos relatórios.

Exemplos de relatórios de vendas

Chegou o momento de mostrar, na prática, a produção de relatórios de vendas com três exemplos. Um que pode ser feito por um gestor, o segundo por um funcionário e relatado aos gestores e outro focado para investidores. Acompanhe:

Exemplo 1: Relatório de vendas semanal por canal de vendas

Note que são especificadas as performances de todos os canais de vendas da empresa, para avaliação individual. Os dias e horários com maior volume de vendas foram destacados, o que favorece o planejamento da equipe.

O levantamento mostrou o resultado de cada funcionário e apresentou o número de visitas ou ligações, o CAC e o ROI, métricas que produzem insights valiosos sobre o negócio.

Exemplo 2: Relatório de vendas – Equipe de vendas

Exemplo 3: Relatório de Vendas Empresa Modelo – Comparação Semestral

Quais ferramentas ajudam no relatório de vendas? 

Existem várias ferramentas para auxiliar na elaboração de relatórios de vendas de acordo com as necessidades do negócio. Confira as opções:

Planilhas Eletrônicas

O Google Sheets, o Excel online ou o LibreOffice Calc permitem criar e organizar dados de vendas de forma fácil e personalizada e são gratuitos.

Google Analytics

Além de gerar relatórios de vendas, a ferramenta gratuita é capaz de coletar e analisar dados sobre a performance das vendas online, apresentar a taxa de conversão, origem do tráfego e detalhes como o número de visitas etc.

Trello

O sistema acompanha e registra as atividades de vendas, gera relatórios e disponibiliza quadros, listas e cartões para você realizar a tarefa.

Google Data Studio

Na plataforma, você pode criar relatórios interativos a partir da conexão com outras planilhas, bancos de dados e também com o Google Analytics. 

Microsoft Power BI

O sistema permite conectar diferentes fontes de dados, criar gráficos e dashboards personalizados para análise e geração de relatórios de vendas mesmo na versão gratuita.

CRM

Ferramentas Customer Relationship Management (CRM) — Gestão de Relacionamento com o Cliente, traduzindo — geram relatórios de vendas personalizados e que trazem insights para a tomada de decisões. Existem programas que disponibilizam versões gratuitas desse serviço como a Pipedrive, Salesforce Essentials e outras.

Faça relatórios eficientes com um ERP

Viu como o relatório de vendas é importante? O desempenho das vendas da sua empresa está ligado à saúde financeira do negócio. Por isso, além de realizar o relatório desse tipo, o recomendado é acompanhar os números empresariais de perto e com a ajuda de sistemas que gerem dados confiáveis e atualizados.

A Conta Azul Proé a solução para ter acesso a relatórios personalizados por períodos, tipo de produtos, clientes e muito mais. No ERP, o lançamento de dados é automatizado, para você aproveitar ao máximo o seu tempo focado na gestão do negócio.

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