Como fazer um relatório comercial em 4 passos

O relatório comercial é um documento importantíssimo que toda empresa deve emitir. Por meio dele, o empreendedor fica sabendo sobre os resultados das suas vendas e, assim, pode tomar decisões com base em dados reais, sem achismos. 

Claro, o relatório comercial geral não dá conta de todas as informações que o gestor precisa. É importante saber como gerar documentos focados nesta ou naquela parte da área comercial. A boa notícia é que o método de elaboração de todos eles é basicamente o mesmo. 

Desenvolver um relatório é mais fácil do que parece, desde que você tenha as instruções e as ferramentas adequadas. Conheça neste conteúdo os 4 passos para emitir um bom relatório comercial e qual a forma mais inteligente de obter os dados para análise.

Faça uma boa leitura!

Para que serve o relatório comercial? 

Os relatórios, de uma forma geral, muitas vezes são encarados como uma mera formalidade burocrática. Porém, o que muitas pessoas esquecem é que este documento é fundamental para o crescimento da empresa.

O relatório comercial, em especial, traz informações que permitem análises de situações reais, projeções e sugestões de melhorias para o processo comercial. Sempre com uma visão mais ampla e assertiva, baseada em dados reais, são a chave para tomadas de decisão inteligentes e estratégicas.

Além de permitir um melhor acompanhamento das vendas, o relatório comercial também serve para: 

• Identificar o que está funcionando nas suas ofertas e o que precisa ser ajustado;

• Encontrar possíveis gargalos no processo de vendas, como um vendedor que não preenche o cadastro dos clientes corretamente;

• Fornecer as informações comerciais necessárias para elaboração dos planejamentos de marketing e financeiro;

• Ajudar nas negociações com os fornecedores. Afinal, ao ter o planejamento em mãos, você pode buscá-los com antecedência, o que é fundamental para conseguir melhores prazos e condições de pagamento. 

Fazendo um relatório comercial em 4 passos 

Desenvolver um relatório comercial não é algo tão complicado. Basta seguir alguns passos para alinhá-lo com os objetivos da sua empresa. Veja como montar o seu:

1. Defina o que deve conter no seu relatório comercial

Relatórios não são um amontoado de dados aleatórios. 

Antes de montar o documento, você deve decidir quais os parâmetros, indicadores financeiros, informações de vendas e demais dados que estarão no seu relatório. Assim, é possível passar a informação completa sobre a realidade comercial da empresa de acordo com determinado objetivo. 

Não esqueça também que o nível de detalhe deve ser escolhido com base nas pessoas que receberão o relatório. Afinal, certos setores estarão mais interessados neste ou naquele item.

2. Leve em consideração quem irá ler e interpretar o relatório

Continuando o item anterior, além de reunir os dados interessantes para os leitores do relatório, a disposição das informações e o detalhamento também são importantes. 

Gestores da área estratégica, como gerentes e coordenadores, devem estar mais interessados em dados mais gerais, enquanto o vendedor, talvez, apenas no valor de suas comissões, por exemplo.

Inclusive, saber quem vai ler não serve apenas para escolher o que estará presente no relatório, mas também o que ficará ausente. Assim, você pode otimizar seu trabalho e a análise deles na hora da montagem do documento.

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3. Reúna as informações necessárias

Depois de definir o escopo e o público-alvo, reúna tudo que é necessário para apoiar o seu relatório comercial. Porém, juntar essas informações demanda bastante pesquisa e organização dos dados na empresa. 

Dessa forma, é fundamental que os setores estejam alinhados e integrados. É essencial também contar com o apoio da tecnologia para encontrar as informações. Afinal, buscar uma a uma manualmente em planilhas pode levar bastante tempo. 

Assim, o setor de Gestão de Pessoas poderá fornecer dados sobre a motivação dos colaboradores. Esse número pode ser comparado ao relatório de vendas por cada vendedor, o que facilita a identificação de oportunidades de melhoria, por exemplo. 

4. Monte o relatório

Agora, é a hora de planejar a estrutura do relatório, pensando onde vai cada dado e criar esboços para ajudar na hora de escrever e não perder nenhuma informação. 

Saiba que todo bom relatório apresentará as seguintes seções:

• Introdução;

• Sumário;

• Questões-Chave;

• Problemas;

• Percepções;

• Conclusão;

• Recomendações.

Isso trará mais organização e produtividade. Quando for escrever, comece pela introdução e pelo sumário, pois essa atitude ajudará a definir o problema que se espera resolver.

Depois, insira os principais tópicos e percepções, sem esquecer de fazer referência às suas pesquisas, caso tenha. 

Jamais esqueça: você está escrevendo para outras pessoas lerem, então seja claro e objetivo. Por fim, conclua os pontos levantados e proponha recomendações de como reagir.

Que tal dar o próximo passo?

Os relatórios comerciais são ferramentas poderosas para qualquer gestor. Diferente do que muitos pensam, eles não carregam apenas números, e sim os insumos necessários para tomadas de decisão cada vez mais assertivas. Insira a consulta destes documentos no seu dia a dia e perceba a diferença positiva nos seus resultados. 

E saiba que elaborá-los não é tão complicado quanto parece. A parte mais delicada, geralmente, é recolher todos os dados necessários. É muito fácil se perder nos números, ainda mais se você ainda usa papel e caneta ou planilhas eletrônicas.

É possível emitir relatórios mais completos, minuciosos e interessantes sem fazer tanto esforço. Os sistemas de gestão integrada reúnem todos esses dados em um lugar só. A Conta Azul Pro é um deles! 

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