Quer emitir nota fiscal com mais segurança? Descubra como!

Sobre o que estamos falando?

  • Vários golpes podem ser aplicados utilizando o número do CNPJ das empresas para emitir notas frias, dentre outros crimes. Porém, a notícia boa é que você pode se proteger contra eles e garantir a segurança da emissão das notas fiscais no seu negócio.
  • Veja o que fazer para emitir notas fiscais com segurança, entenda porque é tão importante acompanhar esse processo de perto e monitorar o seu CNPJ. Conheça também o golpe da nota fria, como se proteger e quais são as penalidades.
  • Com a Conta Azul, você pode emitir as suas notas fiscais de forma automática, simples e segura. Assim, você ganha mais tempo para pensar em aspectos mais estratégicos da sua empresa.

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O sonho de todo empreendedor é ver sua empresa crescer. 

Por causa disso, a atenção dele muitas vezes é voltada para que a empresa funcione bem, conquiste mais clientes e faça mais vendas.

Assim como vender mais, é importante monitorar outros processos, como a emissão das notas fiscais. Afinal, infelizmente, o seu CNPJ pode ser usado em operações ilegais, sem você saber. 

Apesar disso, é possível se proteger e descobrir essas irregularidades a tempo! 

É sobre isso que falaremos neste conteúdo, nos seguintes tópicos: 

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Como emitir nota fiscal e garantir sua segurança? 

Esteja com certificado digital em dia

Os certificados digitais tipo A1 e A3 funcionam como uma espécie de identidade virtual para pessoas físicas e empresas. Por meio deles, é possível assinar documentos online com validade jurídica.

Ambos possuem o mesmo objetivo, com algumas diferenças:

  • O certificado digital A1 pode ser armazenado online e tem validade de 1 ano;

  • Já o certificado A3, é armazenado em uma mídia física, como um pendrive e vale cerca de 3 anos. 

E, caso algum deles esteja vencido, a empresa não pode emitir notas fiscais, pois ele é utilizado para assinar o documento e também na hora de fazer o envio para a SEFAZ. 

Dessa forma, é recomendado solicitar a renovação à Autoridade Certificadora que emitiu o seu certificado, com pelo menos 30 dias de antecedência do vencimento. 

Além de não poder emitir notas fiscais com o certificado vencido, outros documentos assinados com também perdem a validade jurídica.

Preencha os dados corretamente e revise antes de enviar

Uma nota fiscal com os dados preenchidos incorretamente recebe o status de “rejeitada” ao ser enviada ao sistema da SEFAZ. 

Corrigir este problema não é tão complicado, mas gera retrabalho, que pode ser bem maior se você precisar emitir muitas notas. Uma das formas de evitar este transtorno é automatizando esse processo, ou seja, utilizando um sistema. 

Automatize a emissão com um sistema ERP

Quantas vezes você já precisou refazer uma nota fiscal por que errou os dados? Ou então já teve dificuldades em descobrir quantas notas foram emitidas durante um período?

Um ERP que faça emissão das notas fiscais pode resolver esse problema.

Trata-se de um sistema para gestão de empresas, que concentra em uma única plataforma os setores mais importantes, como estoque, financeiro e vendas, bem como os dados dos clientes. 

Dessa forma, não é preciso digitar as informações todas às vezes que você for emitir uma nota, pois já fica tudo salvo no sistema.

Além de agilizar esse processo no dia a dia, um sistema ERP garante que esses documentos estejam guardados de forma segura, permitindo que você acesse sempre que precisar.

O ERP da Conta Azul pode simplificar o processo de emissão de notas fiscais da sua empresa. Clique aqui para saber mais! 

Golpes com notas frias

Como falamos, infelizmente, o CNPJ da sua empresa pode ser usado em operações fraudulentas. Uma delas é a emissão de notas frias, ou seja, falsificadas ou adulteradas, para:

  • Lavar dinheiro;

  • Mascarar transações ilegais;

  • Sonegar impostos;

  • Atestar relações comerciais entre empresas ou então prestação de serviço, ou venda de mercadorias, que nunca aconteceram; 

Um dos crimes mais comuns é a transferência ilegal de ICMS, onde criminosos emitem uma nota sem você saber, ou seja, uma nota fria, para comprovar alguma transação criminosa. 

E, por não ser do seu conhecimento, você acaba não pagando os impostos correspondentes. O Fisco então faz a cobrança para sua empresa sobre essa nota e, para não ficar devendo, você faz o pagamento. 

Nesse golpe, é como se você estivesse pagando os impostos de outra empresa. E, uma das principais formas de evitar esse e outros crimes é acompanhar a emissão das notas fiscais da sua empresa. 

Se proteja contra as notas frias: consulte seu CNPJ e suas notas fiscais

Consultar as notas emitidas pela empresa permite descobrir e resolver possíveis problemas em tempo hábil, como, por exemplo, alguém que tenha utilizado o seu CNPJ para emitir uma nota fria. 

Para consultar a emissão das suas notas fiscais, você pode acessar o próprio site da SEFAZ ou também um sistema ERP, como falamos. 

Além do acompanhamento da emissão das suas próprias notas, é importante que você consulte as que recebe no site da SEFAZ, para verificar a veracidade do documento. 

Outro ponto importante é que, através do sistema da SEFAZ, você também pode consultar as notas de produtos que está prestes a receber e, assim, poder se organizar melhor e corrigir problemas do pedido antes do recebimento. 

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O que acontece com quem emite notas frias?

A emissão de notas fiscais frias é crime, conforme o artigo 172° do Código Penal Brasileiro, que diz:

“Art. 172. Emitir fatura, duplicata ou nota de venda que não corresponda à mercadoria vendida, em quantidade ou qualidade, ou ao serviço prestado.

Pena - detenção, de 2 (dois) a 4 (quatro) anos, e multa.” 

Dependendo do caso, quem emite notas frias também pode estar cometendo o crime de sonegação fiscal, cuja pena pode variar entre o pagamento de 10 vezes o valor do tributo e até reclusão, de 6 meses a 5 anos. 

Mantenha a sua empresa segura com a Conta Azul

Em um mundo cada vez mais conectado, é preciso ter cuidado redobrado com dados e os processos de uma empresa, principalmente com a emissão de notas fiscais.

No entanto, o dia a dia do empreendedor é muito corrido e pode não sobrar tempo para acompanhar tudo que acontece no negócio bem de perto.

Nas micro e pequenas empresas geralmente o dono é o responsável pelas tarefas mais importantes, como fazer as compras, organizar o estoque, emitir as notas e até tirar fotos para postar nas redes sociais.

Com a Conta Azul, você pode controlar tudo que acontece na sua empresa em tempo real e de onde estiver, tornando a emissão de notas fiscais e outros processos muito rápidos e seguros!

O ERP da Conta Azul foi feito para micro e pequenas empresas e com ele você pode:

  • Ter a sua conciliação fiscal de forma automática, evitando multas devido ao atraso ou esquecimento do pagamento de tributos;

  • Enviar notas fiscais por e-mail para clientes e contadores, sem a necessidade malotes;

  • Gastar menos com impressão;

  • Armazenar as notas fiscais na nuvem, ou seja, online, pelo tempo indicado pelo Fisco, que é de 5 anos, ou mais. Dessa forma, não há necessidade de ocupar espaços físicos na empresa para guardar esses documentos;

  • Reduzir os erros e trabalho com digitação, já que os dados dos clientes precisam ser cadastrados apenas uma única vez para ficarem salvos no sistema;

  • Importar os seus certificados A1 e A3;

  • Consultar as notas fiscais emitidas e canceladas em tempo real.

Além disso, com o ERP da Conta Azul, os setores mais importantes da sua empresa, como estoque, vendas e financeiro podem ser integrados com a contabilidade. Assim, com poucos cliques, você já sabe tudo que acontece no seu negócio. 

Outra vantagem da Conta Azul é o Receba Fácil, uma solução que agiliza e simplifica os seus recebimentos, sejam eles via Pix Cobrança, Boleto ou cartão de crédito

Com o Receba Fácil, você pode até vender pela internet mesmo sem ter site e até oferecer parcelamentos, sem ter maquininha de cartão. 

Quais notas fiscais posso emitir com a Conta Azul? 

Existem mais de 10 tipos de notas fiscais, porém nem sempre será necessário que você emita todas.

Através do ERP da Conta Azul, você consegue emitir as principais:

NFs-CAA Conta Azul cabe no seu bolso! Isso porque o ERP da Conta Azul foi feito para micro e pequenas empresas, é ideal para quem está começando agora e possui 4 tipos de planos, para você escolher o que mais faz sentido. 

Gostou? Então, clique aqui para experimentar e ver de perto essas e outras facilidades da Conta Azul, sem pagar nada!

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