Qual é a política de crédito e cobrança certa para sua empresa?

Se você tem uma empresa que vende para outra pessoa jurídica, manter uma política de crédito e cobrança bem planejada é essencial para garantir a saúde financeira do negócio. Com ela, o risco de inadimplência por parte dos clientes é minimizado – e, quando alguém ficar devendo, você já saberá os passos a seguir e perderá menos tempo.

O amplo acesso ao cartão de crédito quase extinguiu o crediário nas lojas que vendem para o consumidor final. Afinal, comprar a prazo e parcelado com o cartão é mais prático para o cliente e, para o comerciante, dá a garantia de receber o dinheiro, pois o banco assume o risco da inadimplência.

Mas quando a relação comercial é entre empresas, ou seja, uma delas é o fornecedor, o modo de pagamento mais utilizado é a duplicata. Trata-se de um título de crédito, geralmente pago em várias parcelas, com vencimentos a cada mês. Ou seja, se o comprador não efetuar o pagamento, o vendedor não recebe. E aí precisa cobrar.

A importância do fluxo de caixa e capital de giro

Um gestor precisa ter sempre um olho no presente e outro no futuro. Isso significa que tão importante quanto garantir a conta positiva hoje é assegurar o equilíbrio entre entradas e saídas nos próximos meses.

Se você paga seu fornecedores e recebe de seus clientes a prazo, precisa dar um jeito de as datas baterem, de modo que você tenha dinheiro em caixa para quitar os compromissos firmados.

A ferramenta que deve ser utilizada para ter esse controle é o fluxo de caixa, uma projeção de despesas e receitas em um horizonte de pelo menos três meses. O objetivo é arranjar os prazos de maneira que sempre haja capital de giro para a empresa continuar em operação sem precisar recorrer a empréstimos – o que significaria um custo extra com juros.

O que isso tem a ver com a política de crédito e cobrança?

Você projetou o fluxo de caixa com cuidado e tem boas perspectivas para os próximos períodos. Na prática, porém, os clientes atrasam ou ignoram o pagamento e todo o seu planejamento vai por água abaixo. A inadimplência afeta todo tipo de atividade econômica e é praticamente inevitável, mas isso não quer dizer que o seu impacto não possa ser aliviado.

A política de concessão de crédito, portanto, busca minimizar esse risco, tornando a tomada de decisão mais eficiente. Para quem eu posso conceder crédito? Quais serão os critérios utilizados na hora de avaliar um possível cliente? É desse tipo de pergunta que você precisa partir.

Já a política de cobrança serve para aumentar as chances de o cliente que já atrasou a duplicata efetuar o pagamento que deve – ou pelo menos parte dele. Vale muito mais a pena perder um tempinho cobrando os devedores do que recorrer à morosidade da justiça.

Práticas sustentáveis de crédito

Conceder crédito a um cliente é uma prática que deve ser encarada como um investimento da empresa, porque, no final das contas, é realmente isso. Para desenvolver seu produto ou serviço, você teve um custo, então, ao permitir que o comprador o adquira e pague futuramente, você investe esses recursos esperando que o pagamento futuro compense a operação.

Por isso, para decidir se o cliente merece ou não o crédito, você deve ter pelo menos uma fração do cuidado que teria ao investir no mercado financeiro. Portanto, avalie o risco que estará correndo. Além de consultar se o nome da pessoa ou empresa está limpo na praça, analise os cinco Cs do crédito:

• Caráter: o risco moral, a intenção do cliente em pagar ou não.
• Capacidade: habilidade do cliente de ter lucro a partir do seu negócio.
• Capital: saúde financeira do cliente.
• Condições: as variáveis externas e macroeconômicas que afetam as empresas.
• Colateral: grau de inserção e integração do cliente em um coletivo de empresas.

Prazo de pagamento

Agora que você já sabe como avaliar se o cliente merece ou não a confiança, parta para o outro elemento da política de crédito: os prazos. Você precisa chegar a condições de pagamento que sejam atrativas para o comprador, mas ao mesmo tempo compatíveis com a sua necessidade de capital de giro prevista no fluxo de caixa.

Se você chegar à conclusão de que impor um prazo de pagamento mais curto fará a sua empresa perder competitividade – pois os concorrentes oferecem condições mais flexíveis de pagamento –, talvez a solução para equilibrar as datas das entradas e saídas de dinheiro seja renegociar com os fornecedores, reduzindo o ciclo financeiro.

Gestão da cobrança

Mesmo tomando o máximo cuidado ao avaliar os clientes para quem você concede crédito, a inadimplência pode dar as caras. Em vez de praguejar contra o devedor, é necessário se organizar para efetuar a cobrança. Para que esse processo seja mais simples, você deve manter sempre atualizado o cadastro de cada cliente, com o máximo de informações possível.

Registre cada venda, especificando o cliente, seu contato, o código da compra ou número da nota fiscal e valor da transação. Anote, em linhas separadas, cada parcela devida, seu valor e a data de vencimento, e atualize o seu status com informações como “paga”, “pendente” e “atrasada” em diferentes cores para facilitar a visualização.

Uma planilha no Excel exclusiva para esse controle dá conta do recado, mas um software de gestão pode fazer você economizar preciosas horas por semana. O melhor é que o controle de contas a receber é integrado com o fluxo de caixa – evitando o retrabalho de digitar a mesma informação em mais de uma planilha.

Como cobrar

A partir dessa organização básica, você terá sempre em mãos as informações sobre os inadimplentes. Agora, planeje a cobrança. O ideal é estabelecer uma rotina, como um dia da semana na qual você dedica um período do expediente para entrar em contato com os devedores.

Mas atenção: seja por telefone, carta, e-mail ou qualquer outro meio de contato, nunca falte com respeito na hora de cobrar um débito. Apesar de os processos por danos morais e queixas de desrespeito ao Código de Defesa do Consumidor (CDC) serem mais comuns em vendas a pessoas físicas, as mesmas regras se aplicam às pessoas jurídicas.

Considerações finais

Com essas dicas, crie uma política de crédito e cobrança de acordo com as particularidades do seu negócio e minimize os riscos de calote. Lembre-se de:

• Estabelecer regras e condições para a concessão de crédito
• Registrar todas as vendas e controlar as contas a receber
• Agilizar os processos com um software de gestão
• Organizar a cobrança dos devedores
• Respeitar o CDC.

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