Principais dúvidas sobre nota fiscal para entender já!

Você tem dúvidas sobre a emissão de notas fiscais? 

Durante este processo, que é muito importante para qualquer negócio, existem vários detalhes burocráticos que podem confundir quem tem uma micro ou pequena empresa. 

No entanto, você não precisa entender a fundo cada um deles e sim, ter uma visão geral sobre como funciona a emissão de notas fiscais. 

Neste conteúdo, respondemos às 8 dúvidas mais comuns dos donos de negócio sobre o assunto, de forma simples, através dos seguintes tópicos: 

• Quem deve emitir a nota fiscal?

• Como emitir nota fiscal?

• Como enviar nota fiscal para o cliente?

• Como enviar nota fiscal para o contador?

• Como conciliar notas fiscais e meios de pagamento?

• Como cancelar nota fiscal?

• É possível emitir nota fiscal como pessoa física?

• Por quanto tempo é preciso armazenar notas fiscais?

• Não emitir nota fiscal é crime?

• Emita sua nota fiscal com segurança com a Conta Azul

8 principais dúvidas sobre nota fiscal

1. Quem deve emitir a nota fiscal?

Toda e qualquer empresa que comercialize produtos ou serviços deve, obrigatoriamente, emitir nota fiscal. 

A única exceção é apenas para Microempreendedores Individuais – MEIs, pois estes têm a obrigação de emitir nota fiscal apenas para pessoas jurídicas.

Porém, caso o cliente seja pessoa física e, ainda sim, solicite a nota fiscal, é recomendado que o MEI faça a emissão do documento, mesmo não sendo obrigatório. 

Afinal, isso ajuda a organização financeira da empresa e também contribui para preservar a imagem do negócio. 

   2. Como emitir nota fiscal?

Para cada tipo de nota fiscal, existe uma forma de emissão. 

Assim:

• As empresas que precisam emitir a Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias  NFC-e e a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica –  NFC-e, devem realizar a emissão do documento na plataforma da Secretaria da Fazenda – SEFAZ do estado cujo CNPJ está registrado. Algumas plataformas, como a Conta Azul, fazem a emissão via SEFAZ via integração. Então, é seguro fazer a emissão!

• Já no caso das empresas que prestam serviços, emitem a Nota Fiscal de serviço – NFS-e no site da prefeitura do município onde o CNPJ está registrado.  

Contudo, algumas empresas oferecem os chamados emissores de notas fiscais, que também fazem todo esse processo de forma automática. Eles costumam ser muito mais simples de usar do que o próprio sistema da SEFAZ e das prefeituras. 

“Mas, como faço para saber qual nota fiscal devo emitir?”

O tipo de nota fiscal que uma empresa precisa emitir depende da classificação da atividade que ela exerce e o contador é o profissional mais indicado para fornecer essa informação.

Precisando de um contador para tirar essa dúvida? Clique aqui para encontrar um na sua cidade!

   3. Como enviar nota fiscal para o cliente e para o contador?

As suas notas fiscais podem ser enviadas aos clientes e contadores de duas formas:

• manualmente, baixando cada uma diretamente do sistema gerador de notas da SEFAZ ou da prefeitura e enviando por e-mail;

• automaticamente, através de um emissor de notas fiscais autorizado pela SEFAZ.

O ERP da Conta Azul, além de centralizar e integrar todas as informações da sua empresa em um único sistema, também possui um emissor de notas fiscais autorizado. Clique aqui para saber mais!

   4. Como conciliar as vendas com as notas fiscais? 

Sim, é possível conciliar, ou seja, integrar as suas vendas com a emissão de notas fiscais.

Porém, essa integração depende de como é o controle financeiro da empresa, se é de forma manual ou automatizada. 

No primeiro caso, esse processo é bem mais complicado, pois é necessário preencher uma planilha ou anotar cada transação realizada e a respectiva nota emitida.

Já no segundo, através de uma sistema, à medida que uma venda é feita, a nota emitida é conciliada automaticamente, reduzindo as chances de falhas, retrabalho e o tempo. 

O ERP da Conta Azul faz essa conciliação, integrando o extrato bancário com os pagamentos recebidos e realizados. Além disso, você também pode visualizar em gráficos simples esses processos, o que facilita o acompanhamento da saúde financeira do negócio. 

   5. Qual prazo para  cancelar a nota fiscal?

O cancelamento da nota fiscal depende do tipo de nota que foi emitido. 

A Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica – NFC-e, desde o ano passado, pode ser cancelada em no máximo até 30 minutos. 

No caso da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, o prazo varia conforme o estado mas, no geral, costuma ser de até 24 horas.  

Já para cancelar a Nota Fiscal Eletrônica de Serviços – NFS-e, é necessário se atentar ao pagamento do Imposto Sobre Serviços -ISS, pois:

• Se ele ainda não tiver sido recolhido, o prazo máximo para cancelamento é de 6 meses;

• Quando já recolhido, é necessário abrir um processo administrativo  para justificar o cancelamento em questão.

Vale lembrar que, para cancelar uma nota fiscal, é necessário um documento emitido pelo Fisco chamado Autorização de Uso que, como o próprio nome já diz, trata-se da autorização para este processo. 

   6. É possível emitir nota fiscal como pessoa física?

Sim!

Pessoas físicas também podem emitir notas fiscais, mesmo sem ter um CNPJ. 

Para isso, devem se dirigir à prefeitura da cidade, com CPF, RG e comprovante de residência para fazer um cadastro e, assim, emitir a chamada nota fiscal avulsa. 

Entretanto, assim como MEI, pessoas físicas não têm a obrigação legal de emitir nota fiscal. 

   7. Por quanto tempo é preciso armazenar notas fiscais?

As notas fiscais também servem, principalmente, para comprovar a legalidade das vendas de uma empresa e devem ser arquivadas. Segundo a lei, o prazo é de pelo menos 5 anos.

Porém, já pensou em quantas notas fiscais você terá emitido nesse período? 

O mais indicado é armazenar as notas na nuvem, ou seja, online. Assim, você pode ter acesso a elas por um longo período. 

   8. Não emitir nota fiscal é crime?

Conforme a lei 8137/1990, sim. 

Isso ocorre porque quando uma empresa se nega a oferecer a nota esse ato pode ser entendido como uma tentativa de sonegação fiscal, ou seja, burlar a lei para evitar o pagamento de obrigações tributárias.

Emita sua nota fiscal com segurança com a Conta Azul

Quem foi que disse que emitir  nota fiscal é sempre um processo difícil e demorado? Através do ERP da Conta Azul, em poucos cliques, você pode emitir:

Além disso, com a Conta Azul você ainda: 

• Elimina a necessidade do envio de malotes aos seus contadores, já que as notas fiscais são enviadas automaticamente;

• Economiza com impressão, já que todo processo é feito online;

• Reduz o trabalho com a digitação de todos as informações das notas fiscais;

• Armazena todas as suas notas fiscais de forma segura na nuvem (online);

• Ganha tempo na hora de fazer o fechamento do mês;

• Gera relatórios simples e fáceis sobre a emissão de notas fiscais na sua empresa.

E, o melhor de tudo, que a Conta Azul cabe no seu bolso, pois foi feita para micro e pequenos empreendedores como você!

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