Prestador de serviços: como planejar e acompanhar a contratação

Contratar prestador de serviços envolve uma série de desafios. Veja como planejar essa demanda, do briefing ao acompanhamento.

Contratar prestador de serviços é essencial em qualquer empresa. 

Afinal, nem todas as atividades podem ser realizadas pelo pessoal interno, não é mesmo?

Muitas vezes, o prestador de serviços cumpre tarefas técnicas que fogem ao conhecimento dos colaboradores.

Em outras, o trabalho desse profissional até poderia ser feito pela equipe, mas isso tiraria foco e tempo dos projetos em andamento.

Mas a contratação do prestador de serviços deve ser planejada com cuidado

Veja neste post todas as vantagens de contratar prestadores de serviços e quais precauções devem ser tomadas nesse processo.

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Por que contratar um prestador de serviços

Mesmo com rotinas bem estruturadas e colaboradores qualificados, há muitas situações em que pode ser necessário contratar um prestador de serviços.

Veja algumas delas:

Falta de expertise interna

Aquele modem wifi que precisa ser eternamente reiniciado, a planilha de gastos mensais e as publicações do Instagram são tarefas do mesmo profissional?

Por melhores que sejam os colaboradores, não espere que sua equipe dê conta de tarefas que não são de seu campo de conhecimento.

É bom lembrar: “quebrar o galho” não rima com “excelência”.

Por isso, economizar nem sempre é o melhor negócio.

Para resolver problemas, você precisa contratar profissionais especializados — e isso envolve, muitas vezes, prestadores de serviços.

Aceleração de rotinas

Talvez você até entenda de redes sociais, por exemplo, e possa cumprir um papel relativamente bom nas atualizações do Facebook da empresa.

Mas será que o seu tempo não é melhor empregado em outras atividades?

A aceleração de rotinas é uma das grandes razões para contratar prestadores de serviços e empresas terceirizadas.

Se você ou os principais membros da sua equipe dedicarem seu tempo a tarefas que não são o seu core business, você estará perdendo dinheiro. 

Emergências

A porta que só abre para quem sabe o jeitinho da maçaneta e a cafeteira que ameaça incendiar depois que passa o café e segue ligada parecem problemas banais

Mas, em um ambiente profissional, não dá para dar margem a riscos desse tipo.

Por isso, é importante contar com uma rede de prestadores de serviço que possam ser acionados para consertar e reparar equipamentos, utensílios e estrutura da empresa.

Do mesmo jeito que você planeja estratégias para contornar uma queda de vendas prevista, por exemplo, tenha em mente quem chamar em caso de emergências - seja para resolver uma infiltração no teto ou uma crise de reputação nas redes sociais.

Tipos de prestadores de serviços

A variedade de tarefas que pode ser melhor executada contratando temporariamente um profissional é enorme.

A seguir, alguns itens que você pode começar a considerar na hora de fazer uma lista de prestadores de serviços. 

Serviços de manutenção

Dependendo de sua estrutura física, pode precisar de encanador, eletricista, serviço de jardinagem, pintura, limpeza e manutenção de ar-condicionado.

Por sorte, hoje há até aplicativos que conectam você a profissionais para essas tarefas, possibilitando até mesmo o pagamento pela plataforma.

Consultar sua rede de contatos pedindo indicações diretas também funciona. 

Serviços de TI

Hoje quase todos os tipos de negócios dependem diretamente dos sistemas e equipamentos de TI.

Se lembra de quando seu local de trabalho ficou sem internet ou o sistema interno caiu?

Caos e/ou inoperância total, não é mesmo?

Evite isso, tenha um prestador de serviço por perto não só para resolver os problemas de última hora, mas também para realizar a manutenção regular de todo o sistema.

A estrutura virtual é até mais importante do que a física em muitas das empresas de hoje.

Por isso, não dá para descuidar — nem achar que você dará conta de tudo.

Serviços de marketing e comunicação

A comunicação e o marketing podem consolidar ou acabar com a imagem de qualquer empreendimento.

Pode até não parecer um investimento com retorno imediato, mas numa era de imagem e redes sociais, mostrar a cara na internet do jeito certo agrega muito.

E criar uma estratégia de comunicação online vai muito além de apenas “atualizar o Instagram”.

Por isso, essa é uma área que pode se valer bastante de um prestador de serviços especializado.

Profissionais de marketing freelancers podem fazer você ser melhor visto por seu mercado, clientes, fornecedores e futuros consumidores.

Serviços contábeis

Profissionais e serviços de contabilidade são essenciais em qualquer empresa.

Sem eles, tudo fica mais difícil.

Com um bom contador, você tem não apenas o apoio à gestão e ao controle tributário da empresa, mas também um suporte especializado em questões financeiras.

Na hora de expandir ou cortar custos, por exemplo, o contador é a figura certa a quem recorrer.

E se você contar com esse prestador de serviços para tomar conta de todos os aspectos tributários e fiscais da empresa, vai ganhar muito tempo para se dedicar a captação de clientes, atendimento e à estratégia do negócio.

Serviços administrativos

Pequenos serviços administrativos, como digitalização e cópia de documentos, também podem ficar a cargo de um prestador de serviços.

Esse tipo de tarefa demanda uma força de trabalho específica que nem sempre cabe na sua equipe, e a manutenção de equipamento de escaneamento e impressão pode não fazer sentido para a sua demanda atual.

Cuidados ao contratar um prestador de serviços

Como vimos, há muitas vantagens e oportunidades ao contratar um prestador de serviços.

Mas é preciso tomar alguns cuidados para não errar:

Questões legais

Desde a reforma trabalhista de 2017, prestadores de serviço podem ser contratados com regras mais flexíveis.

Enquanto contratados via carteira de trabalho devem ter benefícios como vale-transporte e refeição observados, prestadores de serviço podem negociar tanto a carga horária quanto os pagamentos.

Em geral, a contratação temporária do prestador de serviços é menos cara que a contratação via carteira de trabalho.

Consulte sempre seu contador ou um advogado trabalhista para sanar dúvidas específicas na relação com prestadores de serviços, pois as regras são flexíveis e cada caso é um caso.

Contrato

Um contrato nem sempre se aplica a pequenos serviços, mas é bastante recomendado para a contratação de prestadores de serviços.

Ele serve para dar amparo legal às duas partes e para formalizar todo o acordo.

Assim, você reduz muito o perigo de falhas de comunicação e discussões a respeito do briefing (tema sobre o qual falaremos a seguir), prazos, pagamento e condições de aprovação do trabalho.

Briefing adequado

Entenda que o prestador de serviços atende à sua empresa e várias outras, pois normalmente não há uma exclusividade no contrato.

Sendo assim, seja claro e objetivo ao comunicar suas necessidades, prazos e outros tipos de pedidos.

O prestador de serviços é um especialista nas tarefas dele e não tem a obrigação de ser especialista também no seu empreendimento.

Então tenha paciência e seja atencioso ao combinar as tarefas. 

Isso faz a diferença na relação e na entrega do serviço que vai beneficiar seu negócio e seus clientes.

Acompanhamento

Dê suporte e condições para que o prestador de serviços execute a tarefa que você precisa.

Acompanhar demonstra também a importância que você dá para aquela entrega.

Estar por perto pode poupar esforços tanto do prestador de serviços quanto do contratador, pois ajustes pequenos durante o processo evitam que grandes tarefas tenham que ser refeitas.

Cronograma

Desde os horários que você vai estar disponível para receber o prestador de serviços até a data do pagamento, tudo deve ser combinado pelas duas partes.

Assim como você, o prestador de serviço também ganha ao contar com um cronograma bem planejado.

Dependendo da complexidade das tarefas, combine prazos intermediários e acompanhe dando feedbacks parciais até todas as entregas serem efetuadas.

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Gostou das dicas deste artigo?

Como anda a sua rede de prestadores de serviço?

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