Por que o backup das informações é indispensável para as empresas

Documentos, relatórios, contratos, projetos… O dia a dia de uma empresa é cheio de informações importantes que precisam ser armazenadas de forma segura e estar disponíveis sempre que necessário. Afinal, imagine como seria desastroso se você precisasse de algum dado importante para um projeto, mas não conseguisse acessá-lo, ou tudo fosse perdido após o sistema apresentar algum problema! Melhor nem pensar, concorda? Por isso, o backup das informações é indispensável para todos os negócios, incluindo, é claro, as pequenas empresas, para proteger todos os processos de qualquer imprevisto que possa acontecer e acabar com a possibilidade de perda total dos seus arquivos.

Para você entender melhor, ele corresponde a cópias de segurança de todos os dados e documentos de um negócio e pode ser armazenado em rede local ou na nuvem. Assim, informações sobre clientes, vendas, mercado, produtos, serviços, funcionários e finanças, por exemplo, podem ser totalmente recuperadas caso as originais sejam perdidas. E isso é importante para todos os tipos de negócio, independentemente do segmento ou porte. Tanto pequenas empresas quanto grandes multinacionais precisam ter essa segurança, pois é ela que vai garantir a continuidade dos processos internos, evitando qualquer prejuízo.

Na verdade, manter cópias de documentos importantes não é algo tão novo assim e pode ser realizado de duas formas:

• Backup físico: neste caso, as informações são armazenadas nos servidores locais (internos ou alugados) da empresa. No caso de pequenos negócios, é bastante comum que os empreendedores salvem cópias de segurança em dispositivos, como CDs, pen drives e HDs externos. Nesses casos, o processo é feito manualmente.
• Backup na nuvem: utiliza a tecnologia de cloud computing, de modo que o backup é feito remotamente e fica arquivado em servidores externos. Isso proporciona maior segurança, pois o acesso pode ser feito rapidamente a qualquer hora e em qualquer local que tenha acesso à internet. Com essa opção fica mais fácil e ágil fazer cópias de segurança.

Ao contrário do que muitos empreendedores podem pensar, a solução na nuvem também é indicada para pequenas empresas e não exige um investimento tão alto (algumas são gratuitas!). Na verdade, é uma forma mais segura de se fazer backup, e é por isso que vamos falar mais sobre ela nos próximos tópicos. Confira!

Backup na nuvem: mais segurança e agilidade

Foi-se o tempo em que guardar as cópias de segurança apenas dentro da própria empresa ou em um servidor alugado fora dela era a melhor alternativa. Isso porque o backup online provou ser uma opção bem mais vantajosa para as empresas. Além de funcionários e gestores não precisarem parar o trabalho para que as cópias sejam feitas — todo o processo ocorre de forma remota pela internet —, o acesso ao backup é ágil e integral, normalmente feito apenas por meio de um usuário e senha. E se a principal função dele é segurança, com a solução na nuvem essa característica ganha ainda mais destaque.

Veja bem: servidores físicos, sejam eles próprios da empresa, sejam alugados, são bastante suscetíveis a problemas e imprevistos. O que inclui tanto uma súbita queda de energia, que atrasa a recuperação dos dados — muitas vezes em um momento crucial —, quanto a possibilidade de enchentes e incêndios que podem acontecer no local, danificando os equipamentos. Enquanto isso, o backup na nuvem é enviado para um servidor externo que, na maioria das vezes, salva cópias em vários locais, garantindo que as informações fiquem bem guardadas e prontas para serem utilizadas quando for necessário.

A agilidade também é outro aspecto importante, de modo que as empresas que optam por esse serviço não perdem tempo com a recuperação. Até porque, como citamos, basta um login e acesso à internet para ter as informações desejadas no momento necessário. Dessa forma, o trabalho não depende de deslocamento até onde está o backup físico e de um funcionário especializado para ajudá-lo.

A criptografia dos dados

Uma das dúvidas que podem surgir aqui é: Quem garante que os dados realmente estão seguros? Afinal, grande parte deles são sigilosos e não podem cair em mãos erradas, não é verdade? Você não precisa se preocupar com isso, pois seu backup é criptografado e apenas pessoas autorizadas têm acesso a ele. Dessa forma, mesmo que alguém consiga romper a segurança do servidor (o que já é bastante difícil), não vai conseguir ler os arquivos porque eles são apresentados em forma de código. Apenas quem for autorizado e tiver o login e a senha de acesso conseguirá decifrá-los.

Essa tecnologia, inclusive, já está presente no seu dia a dia, mas talvez você ainda nem tenha percebido. Os e-mails, editores de documentos online, aplicativos de bancos e de mensagens instantâneas são alguns exemplos que utilizam a criptografia para garantir a segurança de todas as informações e, assim, apenas você e quem tiver autorização podem acessá-las.

E não pense que esse tipo de segurança é exclusivo de servidores online. Os físicos também podem sofrer ataques cibernéticos e, por isso, é recomendado que ofereçam a mesma proteção. Isso prova, inclusive, que arquivar seu backup em um servidor interno ou alugado não significa necessariamente que seus dados estão mais seguros do que se estivessem na nuvem. A verdade é que é exatamente o contrário, pois constantemente são desenvolvidas pesquisas e soluções para tornar o armazenamento em nuvem um ambiente cada vez mais seguro.

Por que o backup na nuvem é a melhor opção para pequenas empresas

Agora que você viu as duas opções de armazenamento para sua pequena empresa, vamos mostrar mais três vantagens que o backup na nuvem proporciona para pequenos negócios:

• Investimento: o backup na nuvem não exige um alto investimento, como normalmente acontece com os as opções locais. Isso porque não é preciso montar um servidor físico na sua empresa e o valor pago pelo formato na nuvem varia de acordo com o uso e a necessidade que cada empreendimento tem.
• Flexibilidade: a nuvem tem a capacidade de atender à demanda de qualquer empresa, independentemente do porte. Seja para dois computadores, seja para milhares, ela consegue se adaptar ao que realmente é necessário e isso leva a uma das grandes vantagens: a flexibilidade. O backup na nuvem acompanha o crescimento do seu negócio.
• Mobilidade: é possível acessar suas informações a qualquer momento e de qualquer lugar. Dessa forma, pode-se acessar todas as informações em outro computador, caso o que você utilize apresente algum problema ou aconteça algum incidente no seu local de trabalho.

Opções gratuitas de backup de informações na nuvem

Alguns programas e sistemas oferecem opções de backup gratuito para contas iniciantes. Obviamente, eles limitam o espaço oferecido nessa opção, mas ainda assim é um boa forma de começar, permitindo que a empresa adquira um espaço maior e por um preço mais acessível quando for necessário. Para ajudá-lo, listamos nossos preferidos:

• Dropbox: este serviço de armazenamento e compartilhamento de arquivos oferece uma conta básica gratuita e opções mais completas para empresas, cujos valores variam a partir de $ 8,25 mensais. Entre as vantagens do Dropbox está a praticidade, pois você salva os arquivos em uma pasta do seu computador e o backup é realizado automaticamente.
• Google: com um e-mail do Google, você tem acesso a vários serviços na nuvem, como o Google Drive, cuja função é a mesma do Dropbox, e o Docs, utilizado para criar, editar, armazenar e compartilhar documentos. No início, você pode utilizar uma conta gratuita e, conforme sua empresa for crescendo, contratar mais espaço. Os preços variam a partir de R$ 6,99 por mês.
• Outlook: assim como o Google, a Microsoft também oferece soluções de backup de informações na nuvem para quem tem um e-mail Outlook. Os usuários podem utilizar o OneDrive para armazenamento de dados, assim como editar e compartilhar documentos por meio do Office Online. Para aumentar o espaço de armazenamento, o pacote custa a partir de R$ 4 mensais.

Para finalizar, queremos lembrar da importância de contar com um sistema ERP que garanta a segurança dos dados da sua empresa com o backup na nuvem. Os clientes da ContaAzul, por exemplo, podem ficar tranquilos em relação ao financeiro, pois nosso sistema realiza automaticamente essa tarefa, garantindo que  todas as informações estejam seguras e salvas adequadamente. Ainda ficou com alguma dúvida? Então deixe suas questões nos comentários! Ficaremos felizes em ajudá-lo.