Por que e como fazer conciliação bancária

Como fazer conciliação bancária

Você sabe como fazer conciliação bancária? Essa é uma das mais importantes práticas de controle financeiro para a sua empresa. Negligenciá-la pode significar grandes prejuízos à saúde financeira do negócio. Por isso, siga a leitura, aprenda o que é e como realizar a conciliação e inclua essa tarefa na sua rotina de administrador.

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O que é conciliação bancária?

A conciliação bancária é simplesmente a comparação entre o saldo do controle interno e o do extrato bancário, com a classificação de cada operação de acordo com o plano de contas financeiro. O que acontece é que mesmo uma empresa pequena tem entradas e saídas de dinheiro muito frequentes, então um bom controle é essencial para que não haja prejuízos e desperdícios.

A prática de conferir se a conta bancária bate com os lançamentos financeiros é ainda mais importante em empresas que recebem pagamentos por meio de cartões de crédito e débito e boletos bancários. Afinal, nesses casos, o dinheiro das vendas cai diretamente na conta bancária, e verificar se ele entrou corretamente é essencial.

Por que fazer conciliação bancária?

Monitorar o dinheiro das vendas via cartões e boletos é a razão mais óbvia para fazer a conciliação bancária rotineiramente. Mas ela também é importante para saber se não houve fraudes internas – dinheiro depositado a menos – ou cheques recebidos como pagamento não descontados.

É a partir da conciliação bancária que as possíveis inconsistências são percebidas. Você pode até pensar que é capricho, mas, ao longo de um ano, pequenos erros em lançamentos e recebimentos somados podem atrapalhar a saúde financeira do negócio.

Além disso, a ferramenta ajuda a diagnosticar se o fluxo está ágil o suficiente. Uma possível defasagem nos lançamentos de entradas e saídas pode culminar em incongruências no fluxo de caixa.

Um acompanhamento rigoroso e frequente (diário ou mensal)  favorece também a comunicação com sua contabilidade, que tem mais informação para compreender quais foram as movimentações financeiras na hora de fazer o fechamento do mês. Fazer o acompanhamento da conta corrente de forma sintonizada com seu contador também é relevante.

Como fazer conciliação bancária

Você vai precisar criar um processo rotineiro para a conciliação bancária. Ela pode ser semanal, mensal ou até mesmo semestral – vai depender da quantidade de movimentações e necessidade de organização da empresa. O ideal, no entanto, é fazê-la diariamente, para um controle mais rigoroso das finanças.

Antes de tudo, você precisa criar o hábito de registrar todas as movimentações financeiras da empresa e, tão importante quanto, guardar recibos, notas fiscais, extratos bancários comprovantes de pagamento, depósitos e transferências. Assim, caso haja algum problema de valores que não caíram na conta, você terá a comprovação.

Se você vai fazer a conciliação diariamente, crie uma planilha e anote todos os dias o saldo bancário, as entradas e as saídas de dinheiro. Paralelamente, você estará fazendo o controle interno do caixa da empresa, discriminando cada movimentação. Deixando de fora os valores que são mantidos em espécie para as atividades administrativas, os números devem bater.

É importante observar não apenas os números finais, mas também as datas de lançamento. Uma empresa organizada, com um bom controle interno de finanças, precisa ter uma cultura de respeito aos prazos, para evitar multas por atraso, por exemplo.

Com tudo registrado, basta conferir os números e as datas e, notando algum dado diferente, averiguar a origem da divergência e buscar a sua correção imediata. Praticando a conciliação bancária com frequência, você vai ter uma gestão financeira cada vez mais eficiente e sem desperdícios.

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Conciliação bancária automática no ContaAzul

A planilha no Excel é um dos métodos mais tradicionais para essa comparação entre o extrato bancário e o controle interno, mas há como fazer conciliação bancária de uma maneira muito mais ágil, que vai poupar longas horas de trabalho.

Com o ContaAzul, primeiro você terá um software que permite o registro simplificado de despesas e receitas da empresa, podendo categorizá-los facilmente. Essa função vai permitir relatórios com gráficos, nos quais você poderá enxergar com muita clareza quais são os maiores gastos e de onde vem mais dinheiro.

Mas o melhor está por vir: é possível integrar esse controle interno com o extrato bancário em poucos cliques, sem ter o trabalho de abrir a planilha no Excel e atualizá-la manualmente. O processo de conciliação bancária do ContaAzul é extremamente simples, e pode ser feito de duas maneiras:

Importação Automática do Extrato Bancário

O ContaAzul possui uma aba chamada conciliação bancária, que possui a opção de sincronizar os dados automaticamente. Basta configurar a sua conta com as informações de acesso e de segurança e o software faz todo o trabalho com o mínimo de tempo, exibindo as possíveis divergências na tela.

É a forma mais recomendada por demandar o mínimo de tempo para ser realizada e facilitar ao máximo verificação de divergências nos lançamentos, lançamentos faltantes, lançamentos equivocados no sistema e conferência dos saldos bancários. Nesse processo não é preciso dar baixa nos títulos financeiros – ao conciliar os lançamentos, o ContaAzul dá a baixa de forma automática.

Os bancos cujos extratos são sincronizados automaticamente no ContaAzul são Banco do Brasil, Itaú, Bradesco e Santander.

Importação manual do extrato bancário

Os bancos disponibilizam aos clientes um arquivo em formato .OFX, que contém informações sobre transações bancárias realizadas. O controle financeiro no ContaAzul permite importar esse arquivo no sistema, que realiza a sincronização com os lançamentos registrados no software.

Apesar de não ser tão prático quanto a importação automática - exige que você  baixe o extrato e importe o arquivo no software -, ainda é um processo muito ágil, que economiza longas horas se comparado a uma atualização manual de planilha de conciliação bancária.

A possibilidade de obter o extrato em .OFX existe no Banco de Brasília, Banrisul, Caixa Econômica, Citibank, HSBC, Sicoob, Viacredi, Banco do Nordeste, Banco Real, Banco Safra, Bancoob, Banestes, BankBoston, Banpara, BCN e Credisan.

Controle suas finanças

Como você pôde perceber, gerir as finanças da sua empresa é muito mais complexo do que apenas verificar se o saldo está positivo ou negativo. A boa notícia é que não é necessário ter uma equipe financeira apenas para cuidar disso - você mesmo pode dar conta do recado.

Mas, para isso, vai precisar de um bom software para agilizar os processos. Se não tiver um ambiente desenvolvido especialmente para o registro de entradas e saídas, planejamento tributário e outras tantas funções minuciosas do controle financeiro de uma empresa, você vai ficar o dia inteiro apenas preenchendo e conferindo planilhas.

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