Planilhas são efetivas no controle financeiro — mas até que ponto?

Será que planilhas são efetivas no controle financeiro das empresas? Até que ponto? Veja como dar o próximo passo na gestão.

As planilhas são efetivas no controle financeiro de pequenas empresas, mas só até certo ponto. 

A própria ContaAzul oferece um modelo de planilha de controle financeiro que é muito útil para empreendedores iniciantes e negócios menores, apesar de suas limitações.

Mesmo que você esteja conseguindo preencher e acompanhar as movimentações da empresa com um arquivo desse tipo, há formas muito mais ágeis, precisas e confiáveis de gerenciar suas finanças no ambiente digital.

Por isso, se você está sentindo que as planilhas não são tão efetivas assim, é melhor ler este artigo para descobrir como dar o próximo passo no seu negócio. 

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Quando as planilhas são efetivas para o controle financeiro?

As planilhas são efetivas para empreendedores iniciantes e pequenos negócios, quando a empresa ainda está dando seus primeiros passos e não tem uma estrutura muito complexa. 

Com poucas operações e uma equipe enxuta, você consegue gerenciar o fluxo de caixa diário e organizar contas a pagar e a receber com uma planilha, desde que tenha disciplina para preencher os dados e não se esqueça de nenhum lançamento.

Mas, conforme a empresa for crescendo e as vendas aumentando, você vai perceber que fica cada vez mais difícil manter os registros em dia e fazer as projeções necessárias com esses arquivos.

É claro que a planilha é um avanço em relação às anotações em papel ou ausência de qualquer método de gestão, mas chega um momento em que ela não é mais suficiente para acompanhar as finanças da empresa e tomar as decisões necessárias. 

Logo, cabe a você perceber quando as planilhas não são mais efetivas e adotar uma nova ferramenta de controle financeiro. 

Por que nem sempre as planilhas são efetivas?

As planilhas são efetivas enquanto há poucas variáveis para controlar, baixo volume de lançamentos e projeções de curto prazo. 

Mesmo assim, elas estão sujeitas a erros humanos de todo tipo e uma simples falha em uma linha ou coluna pode custar caro para a empresa. 

De acordo com um estudo da empresa de gestão financeira F1F9, publicado em 2015 na Business Insider, uma em cada cinco empresas de grande porte globais já sofreu perdas financeiras significativas por conta de erros em planilhas

Um exemplo é o do grupo financeiro multinacional JPMorgan Chase, que perdeu nada menos que US$ 6 bilhões em 2013 por causa de sucessivos erros de “copiar e colar” e uma equação mal formulada em uma planilha de Excel.

O relatório ainda lembra casos emblemáticos como o da gigante energética Enron, uma empresa norte-americana que declarou falência em 2001 após décadas de fraudes financeiras e planilhas adulteradas.

Não à toa, é impossível conceber uma grande empresa usando esse tipo de arquivo para controlar suas finanças hoje em dia, com tantas soluções digitais para tornar a gestão mais ágil e precisa.

Com a popularização dos softwares e soluções cada vez mais acessíveis, as micro, pequenas e médias empresas também já preferem uma ferramenta mais confiável do que confiar suas finanças ao preenchimento manual de arquivos. 

5 razões para evoluir das planilhas para soluções mais efetivas

Será que as planilhas são efetivas para o seu negócio ou está na hora de evoluir para um método mais avançado?

Confira algumas razões para optar por um sistema de gestão online e deixar o Excel para trás. 

1. Ganho de produtividade

As planilhas podem até ser efetivas para a sua empresa no momento, mas não é nada produtivo passar horas preenchendo lançamentos.

Ao utilizar um sistema de gestão financeira, você ganha tempo eliminando tarefas manuais e aumenta a produtividade, graças às funções que permitem importar e exportar dados em poucos cliques. 

2. Redução do erro humano

O erro humano é um dos principais problemas das planilhas, que são facilmente alteradas e dificultam a identificação de possíveis falhas.

Com uma plataforma de gestão, você pode reduzir drasticamente os erros com recursos pré-programados, formulários que padronizam o preenchimento de dados e mecanismos que facilitam a conferência das informações

3. Controle de acesso

Outro problema recorrente das planilhas é a dificuldade em controlar quem pode ou não acessar o arquivo, mesmo com o uso de senhas. 

No sistema online, você consegue gerenciar as permissões de acesso dos usuários e monitorar a atividade dos colaboradores com diferentes perfis, garantindo a segurança e confidencialidade necessárias. 

4. Fim do retrabalho com as integrações

Já imaginou integrar suas vendas diretamente com as contas a receber e fluxo de caixa a cada nota fiscal emitida?

Essa conexão é possível com os sistemas de gestão, para que você nunca mais tenha que digitar os dados de uma venda duas vezes em diferentes planilhas. 

5. Geração automática de relatórios

Em vez de aplicar fórmulas complexas e perder tempo com as projeções em planilhas, você pode simplesmente gerar relatórios financeiros e contábeis em um clique.

Os sistemas online ainda permitem que você organize relatórios conforme o regime de caixa ou regime de competência, para não perder nenhum prazo de pagamento ou recebimento.

Conta Azul: um passo além das planilhas

Todas as facilidades que você acabou de conferir fazem parte da plataforma de gestão online Conta Azul — e representam um grande avanço em relação às planilhas.

A melhor parte é que a Conta Azul é desenvolvida especialmente para micro e pequenas empresas, porque você não precisa ser grande para ter uma gestão ágil e aproveitar os benefícios da tecnologia. 

Com ela, você concentra todas as informações da empresa no mesmo sistema (inclusive, importando as planilhas atuais) e consegue controlar o fluxo de caixa em tempo real, fazer a conciliação bancária integrada ao seu internet banking, acompanhar o plano de contas e muito mais.

O sistema ainda oferece módulos para cadastrar produtos e serviços, controlar pedidos, gerenciar contratos e até gerir seu relacionamento com os clientes. 

Além disso, a Conta Azul conecta você diretamente ao seu contador, facilitando o compartilhamento de dados e documentos. 

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Entendeu até que ponto as planilhas são efetivas e como você pode evoluir sua gestão financeira? 

Então, comente sobre seu método atual de controle e planos para digitalizar o processo.

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