Planilha de controle financeiro empresarial: como fazer e modelo grátis

Sobre o que estamos falando?

  • O controle financeiro é essencial para manter a sua saúde financeira e da sua empresa. Se você fizer isso no papel, pode levar muito tempo, além do risco de errar e refazer os lançamentos;
  • Entenda porque o controle financeiro é importante e quais são os principais tipos de planilhas que podem ajudar nesse processo. Aproveite e baixe gratuitamente um modelo de planilha desenvolvido pela Conta Azul;
  • Você pode abrir mão das planilhas e fazer o controle financeiro automaticamente: a Conta Azul integra todos os setores da sua empresa à contabilidade. Com poucos cliques, saiba tudo que está acontecendo no seu negócio em tempo real.

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Uma planilha de controle financeiro pode ser o que faltava para colocar as finanças pessoais e da sua empresa em dia. Nela, é possível registrar todas as movimentações financeiras, calcular o saldo automaticamente, classificar receitas e despesas e controlar de perto o resultado financeiro - seu ou do seu negócio. 

Sabemos que criar um arquivo como esse do zero não é tão simples, mas já imaginou ter uma planilha de controle financeiro pronta para baixar e usar? É o que a Conta Azul tem a oferecer neste conteúdo!

Para facilitar sua leitura, você pode navegar pelos seguintes tópicos:

Por que preciso ter uma planilha de controle financeiro para controlar o fluxo de caixa do meu negócio?

O controle financeiro é essencial para toda empresa que deseja crescer. É por meio dele que o empreendedor consegue identificar se o negócio está ou não sendo rentável. 

O ideal é que esse controle seja feito desde o início do negócio, quando ainda há poucas vendas, pedidos e lançamentos. Uma das formas de se fazer isso é com uma planilha de controle financeiro. 

No próximo tópico, veja os principais motivos para ter uma planilha de controle financeiro na sua empresa. 

1. Saiba exatamente de onde vem o seu dinheiro

Você já calculou quanto tempo gasta tentando descobrir quem pagou o quê? Ou então, já entrou um valor na empresa que seria usado para determinada coisa, mas acabou sendo usado em outra por falta de planejamento?

Acompanhando todas as movimentações financeiras da sua empresa, você não se perde nos recebimentos. À medida que o dinheiro vai entrando, basta registrar a venda e, ao final do período, será possível ver com clareza de onde veio cada centavo. 

Com isso, você economiza não precisa parar para organizar tudo o que recebe de uma só vez, além de evitar o estresse com a desorganização das entradas

2. Identifique quais despesas é possível cortar

Economizar é a palavra de ordem em todos os negócios. Na prática, isso significa reduzir despesas, sem prejudicar a qualidade do produto e/ou serviço oferecido ou a experiência do cliente.

Sem um controle financeiro, o dono do negócio, muitas vezes preocupado com o que cortar, minimiza a verba em aspectos importantes. Um exemplo é reduzir a quantidade de colaboradores do setor de atendimento, em vez de melhorar o monitoramento de vendas. 

Isso só é possível através do controle de entradas e saídas da empresa, que pode ser feito através das planilhas. 

3. Faça planos de curto, médio, e longo prazo 

O sonho de todo empreendedor é ver a empresa crescer, concorda? Mas quase sempre o dono está muito focado nas atividades operacionais do negócio e fica sem espaço para pensar no seu futuro. 

O controle financeiro dá ao empreendedor a clareza que ele precisa para definir as metas da empresa a curto, médio e longo prazo. Registrando tudo o que entra e sai na planilha e analisando seus resultados, ele descobre o que precisa fazer para alcançar cada objetivo. 

O que é uma planilha de controle financeiro? 

A planilha de controle financeiro empresarial é uma ferramenta importante para acompanhar as receitas e despesas do seu negócio.

Contratar novos funcionários, comprar novos equipamentos, participar de eventos, investir em marketing para redes sociais. É monitorando o fluxo de caixa da empresa que você tem o que precisa para tomar decisões importantes de forma assertiva.

Então, se você tem dificuldade de manter as contas no azul e precisa melhorar a gestão da sua empresa, uma planilha pode ser muito útil. Ela ajuda a reforçar a atenção aos números, sem que você se perca na movimentação financeira.

Não é algo tão prático anotar todas as transações do negócio à mão, certo? Até porque, dessa forma, as chances de erros são grandes. Por isso, a planilha é uma ferramenta acessível e essencial para profissionalizar o controle financeiro das pequenas empresas antes do próximo passo: a adoção de um software de gestão inteligente. 

Planilha de controle financeiro empresarial x pessoal

O controle financeiro, como já falamos, pode (e deve!) ser feito para empresas e pessoas. Para os dois casos, é possível utilizar sistemas e até aplicativos pelo celular, que ajudam esse monitoramento a ser muito mais rápido. Mas se preferir, nesse primeiro momento, você pode contar com a ajuda de planilhas. 

No entanto, as planilhas de controle financeiro empresarial e pessoal possuem algumas diferenças. Veja agora quais são:

Planilha de controle financeiro empresarial

A planilha de controle financeiro empresarial, como o próprio nome diz, serve para fazer o registro e o monitoramento das movimentações financeiras de uma empresa. Nela, deve constar, principalmente:

  • Datas de todos os lançamentos financeiros;

  • Descrição das entradas e saídas;

  • Categorias de despesas (compra de estoque, pagamento de fornecedores, contas da empresa etc);

  • Saldo atualizado. 

É importante também que você determine um período para acompanhamento dos dados financeiros - diário, mensal, quinzenal, bimestral ou semestral. 

Isso vai depender da quantidade de transações financeiras da sua empresa. Caso faça vendas diariamente ou precise comprar insumos, registre os lançamentos com a mesma periodicidade. É o caso dos restaurantes e demais serviços de alimentação. 

Agora, caso as vendas ou demais saídas da empresa tenham intervalos maiores, você pode fazer esse controle de forma quinzenal ou mensal.

Planilha de controle financeiro pessoal

O objetivo da planilha de controle financeiro pessoal é basicamente o mesmo para as empresas: registrar e monitorar gastos. 

A principal diferença está no fato de que é mais simples acompanhar os gastos pessoais do que todas as movimentações financeiras de uma empresa. Porém, ao fazer o controle financeiro pessoal, é importante ter atenção a dois pontos: 

  • Registre todos os gastos, do sorvete ao pagamento da conta de luz;

  • Não misture suas contas pessoais com o caixa da empresa.

De todas as informações que devem constar na planilha de controle financeiro pessoal, as principais são: 

  • Datas de todas as suas movimentações financeiras;

  • Divisão dos gastos (contas fixas e variáveis, como gasolina); 

  • Reserva financeira;

  • Saldo atualizado. 

Já em relação à periodicidade, o ideal é que a planilha de controle financeiro pessoal seja atualizada a cada 15 dias ou uma vez por mês. 

Principais tipos de planilhas de controle financeiro

 

Planilha de controle financeiro online 

O Google Sheets, que faz parte do pacote de programas gratuitos do Google, é um editor de planilhas 100% online, disponível gratuitamente para todos que tenham conta no Gmail.

Este recurso permite o acesso remoto e simultâneo, ou seja, as pessoas que receberam a permissão podem acessar os arquivos ao mesmo tempo, independente de onde estiverem. 

Além disso, as atualizações são salvas automaticamente e o histórico pode ser resgatado sempre que necessário.

Planilha de controle financeiro em excel

A Microsoft, através do Pacote Microsoft Office, disponibiliza as planilhas em Excel para edição.

Trata-se do editor de planilhas mais tradicional do mercado, produzido para computadores que usam o sistema operacional Microsoft Windows e também o Macintosh da Apple Inc. E, após o início do mundo mobile, o programa também foi disponibilizado para todos os dispositivos móveis.

Porém, por não ser online, você não conseguirá acessá-la de onde estiver e corre até o risco de perder as suas informações caso tenha problemas ao salvá-las. 

Planilha de controle financeiro avançada 

Outro tipo de planilha que você pode usar em sua empresa é a avançada, configurada com fórmulas que permitem os cálculos automáticos. 

Em relação aos outros tipos, essa proporciona um ganho maior de ganho de tempo e segurança. Evitando cálculos manuais, trabalhosos e repetitivos.

Existem várias fórmulas e recursos que podem ser inseridos em uma planilha de controle financeiro avançada. Algumas são mais complicadas e necessitam de um pouco mais de conhecimento sobre a ferramenta. Outras são mais simples, como:

  • Configurar os números em moeda. Para isso, basta ir nas colunas que você inseriu os valores, clicar em "Geral" e depois em "Moeda";

  • Inserir a fórmula "=soma" para que, à medida que os valores forem inseridos, a soma seja feita de forma automática;

  • Fazer a subtração automática entre os valores que você recebe e todos os seus custos. Nesse caso, é subtrair uma célula da outra. Por exemplo, se o valor do seu salário está na coluna B8 e os seus gastos na B9, é só colocar "=B8-B9";

  • Colocar o nome do período a ser analisado. Isso pode ser feito na parte de baixo da planilha, onde geralmente está escrito "Página 1". Para alterar, é só clicar e escrever o nome do mês. 

Apesar disso, como toda planilha, essa também precisa ser alimentada manualmente. 

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Qual a melhor planilha de controle financeiro? 

Embora todas as empresas tenham as contas a pagar e a receber, cada negócio é único e possui particularidades. As entradas de uma loja virtual de sapatos não são as mesmas de um salão de beleza, por exemplo.

Por isso, a melhor planilha de controle financeiro é aquela que atende às necessidades específicas da sua empresa. E, para encontrar o modelo ideal, é necessário conhecer bem todos os processos do negócio.

Dessas que citamos aqui neste conteúdo, uma planilha que podemos chamar de “ideal” contemplaria dois recursos: ser online, feita no Google Sheets e possuir fórmulas avançadas.

Afinal, os dados da planilha em excel podem ser perdidos devido a uma simples atualização ou problema no computador. E, sem ter as fórmulas prontas, calcular tudo “manual” daria muito trabalho. 

O melhor caminho para usar então uma planilha de controle financeiro é dominar alguns conhecimentos das ferramentas, para aproveitar melhor os recursos. 

Simplifique seus recebimentos! Conheça as modalidades do Receba Fácil da Conta Azul:

Como baixar um modelo grátis de planilha de controle financeiro empresarial?

Criar uma planilha de controle financeiro do zero pode ser bastante trabalhoso. Afinal, não basta criar tabelas e preencher. É preciso utilizar fórmulas e modelos do Excel para automatizar os cálculos e tornar a ferramenta mais inteligente. 

Para facilitar sua vida, a Conta Azul disponibiliza um modelo de planilha totalmente gratuito, que pode ser editado em Excel ou nas planilhas do Google - no seu computador ou online. 

Baixe gratuitamente:

Passo a passo para usar a planilha de controle financeiro Conta Azul 

Agora que você já está com o modelo de planilha de controle financeiro Conta Azul, é só seguir alguns passos e assumir o controle das suas finanças. Acompanhe!

1. Habilite a edição

Após baixar a planilha de controle financeiro da Conta Azul, selecione a opção “Habilitar edição” para utilizar o arquivo.

Você verá que as abas são divididas por mês, permitindo o controle anual das finanças da empresa.

2. Comece pela aba “Categorias”

A primeira aba da planilha, chamada “Categorias”, serve apenas para listar os tipos de receitas e despesas que você deve preencher a cada mês.

Elas são importantes para que tudo seja lançado nas abas com o mesmo nome, facilitando a contabilização no final do ano.

Estas são as principais classificações que você vai encontrar:

  • Receitas;

  • Despesas;

  • Receitas de serviços;

  • Receitas de vendas de mercadorias;

  • Despesas operacionais;

  • Receitas de venda de produtos;

  • Despesas administrativas;

  • Receitas operacionais;

  • Despesas financeiras;

  • Receitas financeiras;

  • Despesas trabalhistas e sindicais;

  • Despesas tributárias;

  • Serviços de terceiros;

  • Receitas diversas;

  • Receitas eventuais.

Para começar, dê uma olhada nas categorias e subcategorias e organize de acordo com as necessidades da sua empresa, incluindo ou excluindo o que for preciso.

3. Confira a aba “Janeiro”

Na aba “Janeiro”, você tem alguns lançamentos preenchidos como exemplos.

Basicamente, você deverá fazer os lançamentos mensais de entradas e saídas ao longo dos meses, conforme a movimentação do seu caixa.

É preciso sempre indicar a "Data da Movimentação", o "Histórico" (que, para facilitar, deve seguir as categorias definidas anteriormente) e o "Complemento" (alguma informação que você ache relevante registrar). 

A partir daí, é só indicar as "Entradas" (recebimentos) e "Saídas" (as despesas) - o "Saldo" é calculado automaticamente.

Não se esqueça de indicar, no canto superior direito, o Saldo Anterior - que no caso do mês de janeiro, é o saldo final do ano anterior.

Dessa forma, este número será preenchido automaticamente nas próximas abas, de acordo com o saldo total do mês.

4. Comece a preencher as abas

Agora que você entendeu como usar a planilha de controle financeiro empresarial, é só apagar os exemplos e preencher com as movimentações do seu negócio no mês atual. 

Lembre-se apenas destes detalhes:

  • Depósito em banco deve ser lançado em "Saída do Caixa"”

  • Retirada do banco deve ser lançada em "Entrada do Caixa";

  • Pagamento de contas deve ser lançado em "Saída do Caixa";

  • Recebimento de valores ou cheques devem ser lançados em "Entrada do Caixa".

Além disso, quando você pagar contas com cheques, é preciso lançar primeiro na entrada do caixa e, depois, na saída. 

5. Acompanhe o resultado financeiro

Na aba “Resultado Financeiro”, você encontra o resumo de despesas e receitas por categoria para entender o desempenho da sua empresa.

Os dados são preenchidos automaticamente conforme você alimenta a planilha, agilizando os cálculos e permitindo uma visão geral das suas finanças.

Você pode acompanhar essa aba mês a mês e extrair relatórios, além de usá-la para fazer o balanço anual do negócio.

Precisando de um modelo de planilha para controle financeiro? Clique aqui para baixar o seu gratuitamente!

Motivos para fazer o controle financeiro através de planilhas 

As planilhas são ótimos recursos para quem deseja organizar o setor financeiro da empresa. Através delas, você consegue:

  • Aprimorar o controle financeiro do seu negócio, com o registro de todas as movimentações;

  • Abandonar livros caixa e caderninhos na gestão das finanças;

  • Estruturar as movimentações financeiras a cada mês;

  • Obter uma visão melhor e mais abrangente de entradas e saídas;

  • Dividir as movimentações em categorias intuitivas e fáceis de acompanhar nos resultados;

  • Acompanhar o desempenho financeiro do negócio mensal e anualmente;

  • Reduzir os problemas com a conciliação bancária;

  • Poupar tempo e esforço com cálculos, graças às fórmulas do Excel. 

Com isso, acaba sobrando mais tempo para pensar em outras estratégias do negócio, como ações promocionais para conquistar mais clientes.

Na planilha de controle financeiro gratuito da Conta Azul você encontra todos esses recursos. Já baixou a sua?

5 dicas para ir além da planilha de controle financeiro

Como você viu, uma planilha de controle financeiro é extremamente útil, mas não é uma fórmula mágica para resolver sua gestão.

Na verdade, ela é apenas uma ferramenta que permite acelerar sua rotina e aumentar a eficiência. O resto depende da forma como você planeja, organiza e controla suas finanças. 

É preciso ir além desse documento para alcançar suas metas, implementando uma série de práticas e estratégias de controle financeiro. 

Confira algumas dicas essenciais para promover mudanças no seu negócio:

1. Separe dinheiro da PF do dinheiro da PJ

O primeiro passo para separar “o que é da empresa do que é seu” é fazer um controle efetivo das finanças.

Essa divisão é importantíssima para evitar que você faça retiradas constantes, como se a conta da empresa fosse uma segunda conta pessoal, e prejudique o desempenho financeiro do negócio. 

Em vez de cometer esse erro, você deve definir o pró-labore ou a distribuição de lucro e receber sua parte pela gestão do negócio, sem atrapalhar seu crescimento. 

2. Monitore os pequenos gastos

Sabe aquele relatório que você imprime toda vez que possui uma reunião. Ou aquela compra que sempre faz a mais porque não lembra direito quanto tem de produto no estoque?

Faça as contas e veja quanto dinheiro você gasta por mês nessas pequenas transações diárias.

Somados, esses gastos menores comprometem o controle financeiro do negócio. Assim, você perde de duas maneiras: por não saber exatamente para onde está indo o seu dinheiro e por não conseguir economizar mais.

Por isso, é importante manter um controle rigoroso sobre os pequenos gastos e verificar o quanto eles estão pesando no orçamento através da planilha.

3. Evite a síndrome do Super-Homem

Gerenciar uma empresa é uma tarefa complexa e envolve muito estresse e correria.

No entanto, muitos gestores sofrem da “síndrome do Super-Homem” e acreditam que dão conta de tudo, assumindo mais responsabilidades do que são capazes. 

Na ânsia de fazer a máquina rodar, você acaba negligenciando o controle dos gastos, parte fundamental da rotina.

Por isso, entenda a necessidade de delegar tarefas. Assuma que você tem apenas duas mãos e um número limitado de horas por dia.

4. Gaste, sim, quando for necessário

A vontade de cortar custos não deve atrapalhar o crescimento da sua empresa ou comprometer seu futuro.

Não adianta economizar no fornecedor e entregar um produto de menor qualidade, assim como oferecer baixos salários e perder grandes talentos.

Da mesma forma, o negócio só vai crescer se houver investimento - e esses gastos também precisam entrar no planejamento financeiro.

Lembre-se que o Retorno sobre Investimento (ROI) justifica esses custos e impulsiona sua empresa para frente. 

5. Use a tecnologia

A planilha é uma boa ideia e pode ser bastante útil, mas há soluções ainda mais poderosas.

Uma plataforma de gestão, por exemplo, oferece todas as ferramentas que você precisa para fazer o controle financeiro.

Quando a planilha já não for suficiente para organizar suas finanças, o próximo passo é adotar uma tecnologia superior para ter resultados ainda melhores.

Tem opção melhor do que a planilha de controle financeiro? 

A resposta é: sim! As planilhas são mais indicadas para quem ainda está começando a organizar o financeiro do negócio. Porém, à medida que a empresa cresce, as necessidades de acompanhamento e controle do fluxo de caixa e da contabilidade ficam cada vez mais complexas. 

Nesse caso, um software de gestão pode simplificar esse monitoramento, ajudando o empreendedor a acompanhar com mais clareza a rotina financeira e contábil do negócio. 

Assim, sobrará muito mais tempo para pensar estrategicamente sobre a empresa e elaborar planejamentos com base em dados reais e organizados. 

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Mantenha o fluxo de caixa sob controle com a Conta Azul

A Conta Azul é uma plataforma de gestão 100% online que centraliza todas as informações do seu negócio e permite um controle financeiro inteligente.

Entre os recursos oferecidos, estão: controle diário e mensal de fluxo de caixa, relatórios financeiros, contas a pagar e a receber. Além da integração com a frente de caixa para que você elimine falhas e reduza o trabalho operacional na sua gestão.

Além disso, a Conta Azul se conecta diretamente com o seu contador, facilitando o fluxo de comunicação e acelerando todos os processos tributários e fiscais.

Enquanto uma planilha armazenada no computador pode ser perdida ou corrompida, a plataforma na nuvem fica acessível 24 horas, 7 dias por semana, com a garantia de estabilidade e segurança de servidores externos.

Por isso, vale a pena dar o próximo passo na gestão financeira e adotar um sistema completo, que deixa você sempre no controle.

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