Gestão de Pessoas

Planilha de custo de funcionário: baixe grátis

Equipe Conta Azul Equipe Conta Azul | Atualizado em: 26/01/2024 | 10 mins de leitura

Sobre o que estamos falando?

  • Os custos dos funcionários de uma empresa incluem não somente o salário, mas também o dissídio, INSS, FGTS, férias, entre outros;
  • Esse controle é fundamental para calcular corretamente todos os impostos que incidem na contratação dos seus funcionários CLT;
  • Baixe uma planilha de custos de funcionários grátis.

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Ao contratar colaboradores, o empreendedor deve se preparar para investir mais do que apenas o valor do salário. Isso porque o custo de funcionário para empresa inclui também os encargos e benefícios, como vale refeição e plano de saúde.

Então saber todos os fatores que devem ser incluídos nesse cálculo é fundamental para fazer um planejamento financeiro assertivo e não colocar em risco a saúde do negócio. Se você tem dificuldade para gerenciar esses valores, temos uma boa notícia.

Neste conteúdo, além de informações valiosas para a gestão do negócio, preparamos um modelo de planilha grátis. Com ela, fazer estes cálculos ficará mais simples.

Equipe de trabalho faz reunião em escritório.

Quais são os custos de um funcionário?

Salário, dissídio, INSS, FGTS e férias fazem parte dos direitos e encargos garantidos pela CLT, mas eles também representam custos para a empresa. Além disso, também podem existir variações conforme o enquadramento do negócio, dentre outras particularidades.

Esses já são pontos de atenção conhecidos pelos empreendedores e que ganharam alguns componentes em 2022. Isso porque o regime de tributação pelo Simples Nacional sofreu algumas mudanças, sem falar das novas regras trabalhistas, que passaram a vigorar em 2017.

Mas, afinal, quanto custa um funcionário?

Calma! Vamos explicar tudo certinho. Porém, antes você deve entender alguns custos que englobam o pagamento do salário no regime CLT, além da remuneração em si.

O que é considerado no cálculo?

Como falamos, junto com o valor do salário, o dono do negócio também deve pagar outras despesas, que aumentam o custo do funcionário para a empresa. Abaixo, citamos quais são elas, acompanhe.

Vale-transporte e auxílio-alimentação

O vale-transporte é a primeira despesa além do salário que os empreendedores devem pagar aos colaboradores no regime CLT. Seu objetivo é custear o valor da locomoção entre a casa do funcionário e o local de trabalho.

Porém, desse valor, o colaborador arca com 6% dessa quantia mensal, independente do valor. O desconto é feito diretamente na folha de pagamento.

Vale lembrar também que o vale-transporte não possui valores máximos e mínimos. Portanto, o empregador deve custeá-lo em sua totalidade.

Já o valor do auxílio-alimentação é, muitas vezes, decidido pelo sindicato em convenções coletivas. Se for decidido que o valor diário para uma boa alimentação é de R$20, por exemplo, é só multiplicar por 20 dias mensais, resultando em R$400.

Porém, assim como o vale-transporte, o colaborador pode arcar com um percentual deste benefício. No caso do auxílio alimentação, pode ser descontado em folha até 20% desse montante. Portanto, neste exemplo, a empresa deste exemplo pagaria um total de R$320.

Encargos Sociais

Para cada colaborador contratado, além do pagamento do salário e demais benefícios (vale-transporte e auxílio-alimentação), a empresa também precisa pagar algumas contribuições em cima do valor líquido.

As duas principais são o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), que é equivalente a 8% do salário, e o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), cujo percentual é definido conforme a faixa salarial.

Ambos são descontados da folha de pagamento e enviados aos órgãos competentes pela empresa.

Outros custos

Existem ainda outros custos que não são mensais, como o 13º salário, mas que devem ser levados em consideração ao final de todos os anos. Na prática, é como se o dono do negócio tivesse que arcar com 8,33% mensalmente para chegar aos 100% no final dos 12 meses.

Assim, o 13º salário acrescenta mais R$ 83,30, considerando um salário de R$1000.

As férias são outro exemplo de custo que impacta no caixa da empresa. O valor corresponde a um salário do colaborador mais o adicional de 1/3, a ser pago antes de cada período de descanso remunerado.

Leia também: Controle financeiro empresarial em um ERP online simples de usar

Como calcular o custo de um funcionário para a empresa?

A resposta para a pergunta desse tópico é: depende de qual tipo de negócio estamos falando. Abaixo, explicamos como fazer o cálculo de custo de funcionário para empresa nos modelos Simples Nacional e Lucro Real ou Presumido.

Simples Nacional

As empresas dessa categoria são aquelas com receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões. Essa regra teve o objetivo de facilitar a vida dos pequenos e médios negócios. Isso porque  o valor dos tributos é pago de maneira proporcional ao faturamento.

Confira os impostos de uma empresa optante do Simples Nacional (Anexo I, II e III). Para exemplificar os cálculos, considere um colaborador com salário de R$ 1.000,00:

  • 8% de FGTS – R$ 80,00
  • Férias – R$ 1.000,00 (valor anual) – R$ 83,00 por mês;
  • 1/3 sobre férias – R$ 333,33 (valor anual) – R$ 28,00 por mês;
  • 13º salário – R$1. 000,00 (valor anual) – R$ 83,00 por mês;
  • 8% de FGTS sobre as férias – R$ 80,00 por mês;
  • Vale-refeição – R$ 10,00 por dia = R$ 220,00 por mês
  • Vale-transporte – R$ 6 por dia = R$ 132,00 (mensal);
  • Provisão Mensal (Férias + 1/3 sobre férias + 13º + 8% de FGTS anual) /12 – R$ 210,00

Observação: a provisão mensal é um valor que você deve guardar mensalmente, afinal, quando precisar cumprir com essas obrigações, você já terá o dinheiro em caixa.

Agora, vamos somar todos esses valores:

R$ 80,00 (FGTS) + R$ 83,00 (férias) + R$ 28,00 (1/3 sobre férias) + R$ 83,00 (13° salário) + R$ 80,00 (FGTS sobre as férias) + R$ 220,00 (vale-refeição) + R$ 132,00 (vale-transporte) + R$ 210,00 (provisão mensal) = R$ 916,00

Por mês, o custo total de um funcionário que recebe R$ 1.000,00 é de R$ 1.000 + R$ 916,00 = R$ 1.916,00

Porém, deste valor, o funcionário contribui com 6% sobre o salário referente ao vale-transporte e os 8% do FGTS. Então:

6% de R$ 1.000,00 (vale-transporte) = R$ 60

8% do FGTS = R$ 80,00

Portanto, do valor de R$ 1.916,00 o colaborador contribuirá com R$ 140,00. Já a empresa com o valor de R$ 1.916,00 –  R$ 140,00 = R$ 1.776,00

Para a empresa, o custo de um colaborador que recebe R$ 1.000,00, no regime CLT, é de R$ R$ 1.776,00.

Lucro Real ou Presumido

Nesse regime, existem mais alguns custos. São eles:

  • 20% de INSS (contribuição patronal);
  • 1% a 3% de seguro de acidente de trabalho;
  • 2,5% de salário educação;
  • 20% do descanso semanal remunerado;
  • 8,33% que correspondem ao 13º salário;
  • 3,3% para o “Sistema S” (SEBRAE, SENAI ou SESI);
  • 11,11% correspondentes às férias

Com esses custos, o salário de R$1000 pago para um colaborador custa para empresa aproximadamente R$ 1.700,00. Isso significa que o empregador pagará R$ 700,00 a mais do que a remuneração que o funcionário ganha.

O que mudou com a Reforma Trabalhista?

A Reforma Trabalhista, publicada em 13 de julho de 2017, através da Lei 13.647, trouxe diversas mudanças para os empreendedores e colaboradores. Vamos conferir os principais pontos que interferem no custo do funcionário para a empresa.

Contratação

A antiga legislação não previa jornada de trabalho parcial ou intermitente, muito menos a possibilidade de trabalho remoto ou a remuneração de colaboradores por jornada ou diária.

Agora, tudo isso passa a valer, o que torna mais flexível para funcionários e donos de negócio definirem o formato de contratação mais vantajoso para ambos. Por outro lado, aumenta o compromisso do empreendedor em fazer as contas e encontrar, de fato, a melhor situação também pelo ponto de vista econômico.

Terceirização

A nova legislação permite que as empresas terceirizem, inclusive, a sua atividade-fim, o que era vedado anteriormente. Isso abre a oportunidade de buscar prestadores de serviços sem que seja preciso contratá-los como funcionários. Nesses casos, o custo com obrigações trabalhistas fica a cargo das empresas às quais eles são vinculados.

Contribuição Sindical

Outra mudança relevante é a contribuição sindical que se tornou opcional, podendo ser descontado em folha de pagamento somente mediante autorização do funcionário.

Incidência de Encargos e Impostos

Por fim, mais uma mudança que pode impactar no cálculo de folha de pagamento do colaborador é quando ele recebe gratificações, comissões e afins, conforme Art. 457 da CLT.

Antes da reforma, esses valores acima citados, caso ultrapassassem 50% do salário, sofriam desconto de INSS, FGTS e IRRF. Após as mudanças, não há mais incidência desses encargos.

Homem mexe em notebook com uma mão enquanto segura um papel com a outra.

Planilha de custo de funcionário Excel grátis

Para quem está começando a fazer o controle dos custos dos funcionários, uma planilha pode ajudar bastante. Mas montar uma do zero não é tão simples: para te ajudar, desenvolvemos um modelo pronto!

Usar a sua planilha de custo de funcionário é super fácil. Basta colocar o valor do salário-base do seu colaborador e, automaticamente, ela mostrará os custos que a empresa terá. A exceção são os benefícios que dependem de acordo coletivo, como auxílio refeição e plano de saúde. Caso possua os valores, você pode adicionar no campo específico.

Para fazer o download do material, basta clicar na imagem abaixo: dados solicitados pelo formulário.

Banner com link para download da planilha de custo de funcionários

Gerencie todos os custos com uma plataforma de gestão integrada

Uma empresa tem muitos outros custos além dos colaboradores. No início, a planilha pode até ajudar quem está começando a fazer este controle.

Porém, à medida que o negócio cresce, é indispensável contar com uma forma de controle financeiro mais eficiente. Sabe quem pode te ajudar? A Conta Azul Pro!

Trata-se de uma plataforma de gestão integrada, que facilita o monitoramento do estoque, financeiro, fluxo de caixa e das vendas. Com poucos cliques, você tem acesso às informações mais importantes do seu negócio, sem precisar de outras pessoas.

Outra vantagem é o App Conta Azul de Bolso, para controle do estoque, das vendas e do fluxo de caixa pelo celular.

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