[Planilha] Custo de funcionários para empresas

Sobre o que estamos falando?

  • Os custos dos funcionários de uma empresa incluem não somente o salário, mas também o dissídio, INSS, FGTS, férias, entre outros;
  • Esse controle é fundamental para calcular corretamente todos os impostos que incidem na contratação dos seus funcionários CLT;
  • Com a Conta Azul Pro, você pode gerenciar esses e outros custos de uma forma simples e 100% online. Monitore também o estoque, as vendas e emita as notas fiscais..

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Ao contratar colaboradores, o empreendedor deve se preparar para investir mais do que apenas o valor do salário. Isso porque o custo de funcionário para empresa inclui também os encargos e benefícios, como vale refeição e plano de saúde.

Então saber todos os fatores que devem ser incluídos nesse cálculo é fundamental para fazer um planejamento financeiro assertivo e não colocar em risco a saúde do negócio. Se você tem dificuldade para gerenciar esses valores, temos uma boa notícia. 

Neste conteúdo, além de informações valiosas para a gestão do negócio, preparamos um modelo de planilha grátis. Com ela, fazer estes cálculos ficará mais simples. 

Confira os seguintes tópicos: 

Custo de funcionários para empresa: quais são?

Salário, dissídio, INSS, FGTS e férias fazem parte dos direitos e encargos garantidos pela CLT, mas eles também representam custos para a empresa. Além disso, também podem existir variações conforme o enquadramento do negócio, dentre outras particularidades.

Esses já são pontos de atenção conhecidos pelos empreendedores e que ganharam alguns componentes em 2022. Isso porque o regime de tributação pelo Simples Nacional sofreu algumas mudanças, sem falar das novas regras trabalhistas, que passaram a vigorar em 2017. 

Mas, afinal, quanto custa um funcionário?

Calma! Vamos explicar tudo certinho. Porém, antes você deve entender alguns custos que englobam o pagamento do salário no regime CLT, além da remuneração em si. 

O que é considerado no cálculo? 

Como falamos, junto com o valor do salário, o dono do negócio também deve pagar outras despesas, que aumentam o custo do funcionário para a empresa. Abaixo, citamos quais são elas, acompanhe.

Vale-transporte e auxílio-alimentação

O vale-transporte é a primeira despesa além do salário que os empreendedores devem pagar aos colaboradores no regime CLT. Seu objetivo é custear o valor da locomoção entre a casa do funcionário e o local de trabalho.

Porém, desse valor, o colaborador arca com 6% dessa quantia mensal, independente do valor. O desconto é feito diretamente na folha de pagamento. 

Vale lembrar também que o vale-transporte não possui valores máximos e mínimos. Portanto, o empregador deve custeá-lo em sua totalidade. 

Já o valor do auxílio-alimentação é, muitas vezes, decidido pelo sindicato em convenções coletivas. Se for decidido que o valor diário para uma boa alimentação é de R$20, por exemplo, é só multiplicar por 20 dias mensais, resultando em R$400. 

Porém, assim como o vale-transporte, o colaborador pode arcar com um percentual deste benefício. No caso do auxílio alimentação, pode ser descontado em folha até 20% desse montante. Portanto, neste exemplo, a empresa deste exemplo pagaria um total de R$320.

Encargos Sociais

Para cada colaborador contratado, além do pagamento do salário e demais benefícios (vale-transporte e auxílio-alimentação), a empresa também precisa pagar algumas contribuições em cima do valor líquido. 

As duas principais são o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), que é equivalente a 8% do salário, e o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), cujo percentual é definido conforme a faixa salarial. 

Ambos são descontados da folha de pagamento e enviados aos órgãos competentes pela empresa.

Outros custos

Existem ainda outros custos que não são mensais, como o 13º salário, mas que devem ser levados em consideração ao final de todos os anos. Na prática, é como se o dono do negócio tivesse que arcar com 8,33% mensalmente para chegar aos 100% no final dos 12 meses. 

Assim, o 13º salário acrescenta mais R$ 83,30, considerando um salário de R$1000. 

As férias são outro exemplo de custo que impacta no caixa da empresa. O valor corresponde a um salário do colaborador mais o adicional de 1/3, a ser pago antes de cada período de descanso remunerado. 

Leia também: Controle financeiro empresarial em um ERP online simples de usar

O cálculo depende do tipo de empresa

Abaixo, explicamos melhor qual o custo de um funcionário para empresa nos modelos Simples Nacional e Lucro Real ou Presumido

Simples Nacional

As empresas dessa categoria são aquelas com receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões. Essa regra teve o objetivo de facilitar a vida dos pequenos e médios negócios. Isso porque  o valor dos tributos é pago de maneira proporcional ao faturamento.

Confira os impostos de uma empresa optante do Simples Nacional (Anexo I, II e III). Para exemplificar os cálculos, considere um colaborador com salário de R$ 1.000,00:

  • 8% de FGTS - R$ 80,00

  • Férias - R$ 1.000,00 (valor anual) - R$ 83,00 por mês; 

  • 1/3 sobre férias - R$ 333,33 (valor anual) - R$ 28,00 por mês; 

  • 13º salário - R$1. 000,00 (valor anual) - R$ 83,00 por mês;

  • 8% de FGTS sobre as férias - R$ 80,00 por mês;

  • Vale-refeição - R$ 10,00 por dia = R$ 220,00 por mês

  • Vale-transporte - R$ 6 por dia = R$ 132,00 (mensal);

  • Provisão Mensal (Férias + 1/3 sobre férias + 13º + 8% de FGTS anual) /12 - R$ 210,00

Observação: a provisão mensal é um valor que você deve guardar mensalmente, afinal, quando precisar cumprir com essas obrigações, você já terá o dinheiro em caixa.

Agora, vamos somar todos esses valores:

R$ 80,00 (FGTS) + R$ 83,00 (férias) + R$ 28,00 (1/3 sobre férias) + R$ 83,00 (13° salário) + R$ 80,00 (FGTS sobre as férias) + R$ 220,00 (vale-refeição) + R$ 132,00 (vale-transporte) + R$ 210,00 (provisão mensal) = R$ 916,00

Por mês, o custo total de um funcionário que recebe R$ 1.000,00 é de R$ 1.000 + R$ 916,00 = R$ 1.916,00

Porém, deste valor, o funcionário contribui com 6% sobre o salário referente ao vale-transporte e os 8% do FGTS. Então:

6% de R$ 1.000,00 (vale-transporte) = R$ 60

8% do FGTS = R$ 80,00

Portanto, do valor de R$ 1.916,00 o colaborador contribuirá com R$ 140,00. Já a empresa com o valor de R$ 1.916,00 -  R$ 140,00 = R$ 1.776,00

Para a empresa, o custo de um colaborador que recebe R$ 1.000,00, no regime CLT, é de R$ R$ 1.776,00.

Lucro Real ou Presumido

Nesse regime, existem mais alguns custos. São eles:

  • 20% de INSS (contribuição patronal);

  • 1% a 3% de seguro de acidente de trabalho;

  • 2,5% de salário educação;

  • 20% do descanso semanal remunerado;

  • 8,33% que correspondem ao 13º salário;

  • 3,3% para o “Sistema S” (SEBRAE, SENAI ou SESI);

  • 11,11% correspondentes às férias

Com esses custos, o salário de R$1000 pago para um colaborador custa para empresa aproximadamente R$ 1.700,00. Isso significa que o empregador pagará R$ 700,00 a mais do que a remuneração que o funcionário ganha. 

O que muda com a Reforma Trabalhista?

A Reforma Trabalhista, publicada em 13 de julho de 2017, através da Lei 13.647, trouxe diversas mudanças para os empreendedores e colaboradores. Vamos conferir os principais pontos que interferem no custo do funcionário para a empresa.

Contratação

A antiga legislação não previa jornada de trabalho parcial ou intermitente, muito menos a possibilidade de trabalho remoto ou a remuneração de colaboradores por jornada ou diária.

Agora, tudo isso passa a valer, o que torna mais flexível para funcionários e donos de negócio definirem o formato de contratação mais vantajoso para ambos. Por outro lado, aumenta o compromisso do empreendedor em fazer as contas e encontrar, de fato, a melhor situação também pelo ponto de vista econômico.

Terceirização

A nova legislação permite que as empresas terceirizem, inclusive, a sua atividade-fim, o que era vedado anteriormente. Isso abre a oportunidade de buscar prestadores de serviços sem que seja preciso contratá-los como funcionários. Nesses casos, o custo com obrigações trabalhistas fica a cargo das empresas às quais eles são vinculados.

Contribuição Sindical

Outra mudança relevante é a contribuição sindical que se tornou opcional, podendo ser descontado em folha de pagamento somente mediante autorização do funcionário.

Incidência de Encargos e Impostos

Por fim, mais uma mudança que pode impactar no cálculo de folha de pagamento do colaborador é quando ele recebe gratificações, comissões e afins, conforme Art. 457 da CLT

Antes da reforma, esses valores acima citados, caso ultrapassassem 50% do salário, sofriam desconto de INSS, FGTS e IRRF. Após as mudanças, não há mais incidência desses encargos.

Planilha de custo de funcionários

Para quem está começando a fazer o controle dos custos dos funcionários, uma planilha pode ajudar bastante. Mas montar uma do zero não é tão simples: para te ajudar, desenvolvemos um modelo pronto!

Para usá-la, é super fácil. 

Basta colocar o valor do salário-base do seu colaborador e, automaticamente, ela mostrará todos os custos adicionais que terá a empresa. A exceção são os benefícios que dependem de acordo coletivo. Mas, caso possua os valores, como auxílio-refeição e plano de saúde, você pode adicionar no campo específico.

Confira abaixo como os custos são divididos na planilha:

PLANILHA CUSTO FUNCIONÁRIO

Gerencie todos os custos com uma plataforma de gestão integrada

Uma empresa tem muitos outros custos além dos colaboradores. No início, a planilha pode até ajudar quem está começando a fazer este controle. 

Porém, à medida que o negócio cresce, é indispensável contar com uma forma de controle financeiro mais eficiente. Sabe quem pode te ajudar? A Conta Azul Pro!

Trata-se de uma plataforma de gestão integrada, que facilita o monitoramento do estoque, financeiro, fluxo de caixa e das vendas. Com poucos cliques, você tem acesso às informações mais importantes do seu negócio, sem precisar de outras pessoas. 

Outra vantagem é o App Conta Azul de Bolso, para controle do estoque, das vendas e do fluxo de caixa pelo celular. 

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