[Planilha] Controle de horas para sua empresa

Planilha controle de horas ajuda empreendedores

Se a gestão de ponto gera dores de cabeça na sua empresa, está mais do que na hora de organizar suas informações. A planilha de controle de horas é uma ferramenta bastante útil para cumprir com mais essa obrigação prevista na legislação trabalhista. E neste artigo, além de dicas valiosas, traremos um modelo para você adotar no seu negócio.
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Fazer o controle de horas é uma rotina de extrema importância para as empresas. Além de ser uma exigência legal, essa atividade dá transparência e confiabilidade à relação entre empregador e funcionário.

É ela que torna possível a gestão de vários aspectos legais do negócio, como pagamento de horas extras, regularização da jornada de trabalho e compensação de banco de horas. Isso significa mais segurança tanto para o empregador quanto para o colaborador.

No entanto, mais do que uma obrigação, a empresa deve enxergar a gestão de entrada e saída dos colaboradores no dia a dia como um instrumento útil, já que a medida também pode auxiliar na produtividade dos colaboradores, gerando uma vantagem competitiva para o negócio no mercado.

Mas como colocar isso em prática na empresa? Neste artigo, você vai conhecer os principais benefícios do controle de horas e como essa gestão pode ser aprimorada por meio de uma planilha otimizada.

Controle de horas é obrigação da empresa

Controlar e registrar as horas trabalhadas de cada colaborador são ações previstas na Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), valendo para empresas com mais de dez trabalhadores. Essa medida deve ser realizada por registro manual, mecânico ou eletrônico com anotação da hora de entrada e saída.

Com a reforma trabalhista, em vigor desde novembro de 2017, a obrigatoriedade do controle de horas é condicionada a uma decisão entre as empresas e os sindicatos profissionais.

Mesmo condicionado, esse registro é crucial para que a empresa mantenha uma relação transparente com o empregado. Mas para que funcione, o empregador deve conhecer as mudanças geradas pela reforma trabalhista, que afetam diretamente o número de horas de trabalho dos funcionários.

Depois da alteração, por exemplo, o colaborador pode negociar uma jornada de até 12 horas por dia, desde que o descanso posterior seja de 36 horas. Já a jornada parcial pode subir para até 30 horas sem possibilidade de horas extras, ou, então, 26 horas com até seis horas extras, pagas com acréscimo de 50%.

Ou seja, muitas questões financeiras e legais estão em jogo quando o assunto é jornada de trabalho. É por isso que o controle de horas é tão importante para o empregador e para o funcionário. Trata-se, portanto, de uma obrigação que traz benefícios para as duas partes.

Exemplo disso é o pagamento de horas extras. Quando a empresa não mantém um controle da rotina dos funcionários, fica muito suscetível a cometer erros na hora de contabilizar as horas extras a serem pagas. Nessa equação, alguém sai prejudicado:

  • Erros que resultem em horas a mais no controle prejudicam a empresa.
  • Erros que resultem em horas a menos no controle prejudicam o colaborador.

E quando falamos em prejuízo especificamente para o empregador, ele pode não ser pequeno, principalmente se o erro se estender a um número grande de funcionários. Nesse caso, as despesas são multiplicadas por cada colaborador.

Bom, mas aí você pode argumentar que esse é um tipo de equívoco que logo seria notado e que dificilmente aconteceria. Não se engane, pois quando o registro ainda é manual, os controles são ineficientes.

Assim, erros tornam-se muito mais comuns do que qualquer empreendedor gostaria, principalmente se ele não utiliza um sistema confiável.

Se você tem um pequeno negócio, qualquer erro pode afetar o orçamento no fim do mês. Já em grandes empresas, o prejuízo também pode ser grande, devido ao número elevado de funcionários.

Como o controle de horas pode ajudar na produtividade

Quando uma empresa trata com atenção do controle de horas, ela está contribuindo para o aumento da própria produtividade. Não é só uma questão de economizar dinheiro, mas também de usar melhor o tempo de cada colaborador.

Isso porque, a partir dos registros, o gestor pode mensurar o desempenho da empresa, assim como acompanhar a performance de cada funcionário. Ele pode verificar quais colaboradores são mais produtivos ou propensos a realizar horas extras. Se alguém fica sempre além do tempo programado, há algo errado.

Tudo isso gera conhecimento que pode ser transformado em aprimoramento de processos e melhor utilização de recursos, de modo a aumentar a produtividade.

O funcionário também ganha com isso, já que as atividades designadas a ele podem ser melhor planejadas conforme o tempo disponível. Com isso, a jornada de trabalho torna-se menos sobrecarregada e, consequentemente, o colaborador preserva a sua capacidade de produção.

Afinal, sabemos que trabalhar por muitas horas nem sempre é sinônimo de produtividade. De nada adianta ter uma carga horária alta se o colaborador tem muitas distrações e não consegue dar conta do trabalho.

Por isso, o controle garante que o funcionário tenha momentos de lazer e descanso fora do ambiente de trabalho, auxiliando-o a manter mais concentração e produtividade quando, de fato, estiver desenvolvendo suas atividades na empresa.

Ao mesmo tempo, quando ele tem as tarefas definidas dentro da jornada de trabalho, pode planejar as horas de modo eficiente. Dessa forma, consegue dar conta de todo o trabalho - o que reflete no aprimoramento dos processos da empresa como um todo.

Esse melhor uso do tempo é essencial para melhorar os prazos de entrega dos serviços. Também é fundamental para que a empresa possa planejar a rotina produtiva, executá-la e, depois, verificar os resultados.

Pense que, com o controle de horas, uma possibilidade é mapear os períodos do ano com mais trabalho ou as tarefas que demandam hora extra.

Você pode fazer esse planejamento antes que os serviços fiquem atrasados e, de antemão, combinar com os funcionários sobre a necessidade de ficar no escritório algumas horas a mais em alguns dias desse período. Assim, toda a rotina da empresa fica mais organizada.

Além disso, vale lembrar que funcionários motivados apresentam maiores níveis de produtividade. Nada melhor para gerar satisfação do que uma empresa que valoriza o bem-estar do colaborador, garantindo que ele trabalhe somente dentro da sua carga horária.

Por fim, o controle de horas ajuda a eliminar faltas e atrasos dos funcionários, que prejudicariam a produtividade da equipe.

No entanto, lembre que a produtividade depende de um conjunto de fatores da empresa, como gestão de tempo, motivação e capacitação dos profissionais.

Controle de horas é segurança para empregado e empregador

O controle de horas dá mais segurança tanto para o empregador quanto para o funcionário, uma vez que torna as informações mais transparentes.

Por exemplo: se um funcionário tem alguma dúvida sobre jornada e horários, você precisa ter os registros acessíveis para comprovar os dados a ele. Então, não deixe de dar ao gerenciamento e ao controle de ponto a atenção que eles merecem.

E esse é apenas um exemplo de como essa relação pode ser beneficiada na prática. Veja outras vantagens do controle de horas para o empregado e para o empregador.

Segurança para o empregado

O controle de horas dá mais segurança ao empregado em relação à sua remuneração. Caso haja discrepâncias entre horas trabalhadas e o valor recebido, o empregado pode solicitar mais informações.

Ter esses registros, portanto, é uma garantia para o colaborador. Dessa forma, qualquer irregularidade fica registrada, e o funcionário tem provas em mãos para exigir seus direitos, caso esteja enfrentando rotinas exaustivas e sem a remuneração adequada.

Além disso, um controle mais rígido das horas evita o desgaste de uma jornada de trabalho muito exaustiva, já que o profissional é incentivado a cumprir sua carga horária sem excedentes.

Esse esforço da empresa é percebido como um fator positivo pelo funcionário. O resultado disso, como já mencionamos, é o ganho de produtividade e motivação do colaborador, que se sente valorizado no local de trabalho.

Segurança para o empregador

Um dos principais benefícios para o empregador é o controle da jornada de trabalho de cada colaborador. Assim, todos os cálculos referentes a pagamentos de horas extras e férias, por exemplo, são feitos com mais segurança. Isso é essencial para evitar erros que possam prejudicar o orçamento e o fluxo de caixa da empresa.

Nunca é demais reforçar também que esse tipo de ferramenta pode ser fundamental para o empregador se defender de uma reclamação trabalhista, já que os registros servem como prova, garantindo a ele a segurança jurídica.

Além disso, lembra da produtividade? O controle de horas permite ao empregador mapear as condições de trabalho dos funcionários, para que possa organizar as rotinas produtivas conforme a capacidade e tempo disponível de cada colaborador.

No médio e no longo prazo, isso é fundamental para uma gestão organizacional mais eficiente. E não há dúvidas de que a avaliação sobre a produtividade é um elemento estratégico para que o negócio seja mais competitivo no mercado.

Planilha de controle de horas

Se você ainda não possui um método eficiente de controle de horas, está na hora de organizar essas informações. Afinal, um controle informal pode ser uma dor de cabeça para a empresa, seja do ponto vista legal, seja do aspecto financeiro.

A boa notícia é que existem várias maneiras de administrar os dados, como os controles eletrônico e biométrico e o cartão de ponto, por exemplo.

No entanto, nossa indicação é a planilha de controle de horas, uma ferramenta bastante útil para armazenar as informações com segurança. Tenha em mente que ter um controle com o mínimo de rigor é fundamental.

Com a planilha, ainda que o registro do funcionário seja feito manualmente e o gestor precise catalogar os dados diariamente, você tem em mãos um instrumento confiável.

Se houver algum erro no preenchimento das informações, você poderá identificar de maneira precoce, corrigir o dado e se antecipar a um problema que poderia ficar bem maior.

Para lhe ajudar no desafio de organizar a gestão de ponto na sua empresa, a ContaAzul desenvolveu e oferece gratuitamente uma planilha de controle de horas. A sugestão é que você crie uma cópia da ferramenta para cada funcionário e armazene os arquivos em pastas no seu computador.

Planilha Controle de Horas  Preparamos uma planilha para ajudar você a fazer a gestão de ponto e controlar  as horas de trabalho na empresa Baixar a planilha agora

Ao padronizar a ação, torna-se mais fácil acompanhar as informações e identificar falhas. Isso também ajuda o empreendedor a já ir se preparando para os custos da folha de pagamento do próximo mês, projetando as horas de trabalho da sua equipe a partir dos atuais registros.

O preenchimento das tabelas disponibilizadas na planilha é fácil e intuitivo. Você deve indicar o total de horas trabalhadas em horário normal ou extra e o valor da hora de cada colaborador, preencher os campos destinados aos horários de entrada e saída, além de saída e retorno do intervalo.

A planilha de controle de horas criada pela ContaAzul pode ser utilizada tanto no programa Excel quanto no Google Drive. Nesse último caso, a vantagem é armazenar as informações na nuvem, de modo a acessá-las de qualquer lugar.

Além disso, a planilha já traz em suas células as fórmulas para cálculo automático. É só baixar e começar a preencher com as informações da sua equipe.

Um dos principais benefícios, além do controle rígido, é a centralização das informações em um único local. Quando falamos em controle de horas, é fundamental que os dados sejam organizados corretamente, senão, o gerenciamento é comprometido.

Ficou interessado? Não perca tempo, faça o download da planilha abaixo e qualifique a gestão de ponto na sua empresa.

Planilha Controle de Horas  Preparamos uma planilha para ajudar você a fazer a gestão de ponto e controlar  as horas de trabalho na empresa Baixar a planilha agora

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