Centro de custo: como fazer? Planilhas e sistemas são grandes aliados

[Planilha] Centro de custo

Já pensou em usar uma planilha de centro de custo para o controle financeiro do seu negócio?

Esse sistema favorece a racionalização dos gastos de cada uma das unidades da empresa. Mas você sabe como utilizar esse modelo para tomar decisões estratégicas com maior embasamento em dados de receitas e despesas?

Central de Ajuda ContaAzul

Para obter melhores resultados, é essencial usar as ferramentas apropriadas. Então, se você tem dúvidas sobre planilhas e softwares que otimizam e aceleram esse processo, chegou ao lugar certo.

O que é centro de custo?

O centro de custos é uma separação interna da empresa para ratear despesas e receitas. Essa divisão em unidades associa custos e pagamentos a cada um dos projetos, departamentos ou filiais, por exemplo.

Com ela, você tem uma visão completa dos números de cada segmento da organização e pode tomar decisões estratégicas com embasamento sólido dos dados financeiros.

Qualquer companhia pode adotar essa abordagem, inclusive as de pequeno porte. Para garantir maior eficiência no trabalho, o recomendado é que seja feita uma divisão em pelo menos três centros. Por exemplo: produção, vendas e marketing, e administração.

As vantagens obtidas ao adotar esse modelo empresarial são as seguintes:

  • Análise facilitada da empresa, identificando as áreas que precisam de mais investimentos ou destaque
  • Compartilhamento da informação, permitindo que cada setor avalie sua própria performance e possa trocar os dados mais rapidamente
  • Distribuição da responsabilidade, porque vários agentes têm acesso a informações sobre a área de trabalho e se tornam responsáveis por ela
  • Melhoria do processo produtivo, porque se torna possível compreender como as atividades são executadas e estão inter-relacionadas
  • Redução de despesas eficiente, sem implicar diminuição da qualidade dos produtos e serviços
  • Auxílio ao alcance das metas devido à compreensão das despesas operacionais e criação de objetivos condizentes com as necessidades da empresa.

Como aplicar o centro de custos na sua empresa?

O emprego dessa abordagem inicia pelo conhecimento dos 2 tipos de centros existentes:

Centro de custos produtivos

Esses setores impactam diretamente a fabricação e comercialização dos produtos e serviços. Também podem ser chamados de centros diretos. É o caso do setor comercial e de telemarketing.

Centro de custos não produtivos

Essa expressão designa os departamentos que não influenciam a venda e a produção dos produtos e serviços. Dois exemplos são as áreas administrativa e jurídica.

A partir disso é possível separar a empresa em partes. Esse processo depende do tamanho e estrutura da organização. Perceba que o importante nesse momento é saber como o dinheiro é aplicado e qual área realizou o gasto.

Você perceberá que existem despesas que serão realizadas em somente um centro de custo, como os gastos com publicidade. Por sua vez, outros incidirão em mais de um setor, como administração e vendas.

Caso as despesas se refiram a mais de um departamento, o recomendado é fazer a divisão entre eles. A mesma atitude deve ser tomada para as receitas.

Nesse momento, é relevante aprender a categorizar os gastos. Eles devem ser divididos por categorias, por exemplo: aluguel, publicidade, materiais de escritório, folha de pagamento de funcionários etc.

Porém, todo esse procedimento fica muito mais simples quando é utilizada uma planilha otimizada ou um software adequado.

Como usar a planilha de centro de custo?

A planilha de centro de custo é uma boa maneira de descomplicar o cálculo dos gastos de cada setor. A versão oferecida pela Conta Azul oferece vários campos e já tem as instruções de uso, além de um exemplo de empresa fictícia para você saber exatamente o que fazer.

Planilha de Centro de Custo  Preparamos uma planilha para descomplicar o cálculos dos gastos para produzir  o que será oferecido aos clientes Baixar a planilha agora

Entre os dados solicitados, estão os valores pagos por atendimentos e visitas, quilômetros rodados, peças, diárias e outros aspectos. No final, o total por coluna e o total do rateio do centro de custo é contabilizado automaticamente.

Ainda existem algumas especificidades que precisam ser analisadas. Uma delas é a diária técnica, cujo valor só deve ser cobrado quando a quilometragem exceder 300 km. Nesse caso, deve-se ter um orçamento previamente aprovado.

Além disso, existem algumas quantias que só são reembolsadas conforme a tabela de valores da empresa e exigem a nota fiscal de serviço. São eles:

  • Visitas 1, 2 e 3
  • Deslocamentos respectivos
  • Diária técnica
  • Reparo
  • Peças
  • Frete.

Por sua vez, há despesas com reembolso somente com a apresentação de comprovante original e orçamento aprovado. Os valores são cobrados em nota de débito. Estão incluídos aqui:

  • Refeição.
  • Hospedagem.
  • Pedágio.
  • Telegrama.
  • Outros.

Na parte final, você ainda pode inserir dados da empresa para identificar a qual centro a planilha se refere. Lembre-se: cada unidade deve ter um arquivo específico para a inserção dos dados ou uma aba determinada. Desse modo, fica mais fácil visualizar os dados.

Como um software pode otimizar o processo?

Um sistema que contém a funcionalidade de organizar a gestão de custos por meio dos centros simplifica o rateio de despesas e receitas. Ao mesmo tempo, é garantida a precisão nos dados inseridos, o que possibilita ter uma visão mais ampla e maior segurança na hora de tomar decisões estratégicas.

Entre os benefícios obtidos com o software, estão:

  • Facilidade na gestão do dinheiro.
  • Conhecimento e distribuição de custos fixos e variáveis.
  • Geração de relatórios para identificar qual área consome mais recursos e precisa ser otimizada.
  • Integração das áreas da empresa, medida que facilita a gestão e economiza tempo dos gestores e aumenta a produtividade das equipes.

O resultado é uma garantia maior de controle das responsabilidades financeiras, operacionais e econômicas. Da mesma forma, o software possibilita reduzir custos e erros, que trazem ainda mais benefícios para a organização.

Em resumo, usar essa abordagem no seu negócio é uma boa maneira de identificar como os recursos estão alocados e de que maneira podem ser otimizados. Com uma planilha ou software de centro de custo, você tem ainda mais chances de sucesso e automatiza o processo, medida que evita erros e imprecisões.

E você, já utiliza algum recurso para aplicar a técnica dos centros de custos na sua empresa? Conte para a gente deixando seu comentário.

Quer acesso a materiais gratuitos?

Junte-se a mais de 800 mil donos de negócio e receba gratuitamente novidades e dicas sobre financeiro, nota fiscal e gestão selecionadas pela ContaAzul.

 
<https://cta-service-cms2.hubspot.com/ctas/v2/public/cs/c/?cta_guid=50ebdc92-329a-40a1-9caf-fa81543a8adc&placement_guid=2fe57723-5fb5-47c5-b9eb-e06d10883d31&portal_id=652034&redirect_url=APefjpH-sJodulB40LkLn3KOdjabGsRQrvD-UzG_-mxgFGYOQY7Pax91wMczwqC9tjy6OjwX00HU_Bo7PUPMr5BIKOv40gMMcHS86PIGVrS7qRooJBOJ-7oexC4LmqeY82ilgISiw_vgWj_M6UrXXz1MrtJWPp1fCkV3L8k9Z1TtKD_8zvHbHbmBJ-eUK8zfoV_QfTmHP_eg4dFVeSu30yynTNlUDR2aWCt8pi1edP5oHylON5s64GfVFnCwR305nirbsqyzLULbK7y2JSzUtMlN7fQ4XNMBWGbmU8axTsYxArQmFT5Bef95SSu6-RPgLNW5AplENu_zmV3QuRJ6K_Gd5RpBPj09UQ&hsutk=69c6ede4c71301f633be694182efeb4b&canon=https%3A%2F%2Fblog.contaazul.com%2Fo-que-e-pro-labore-ab&click=2a99f1b9-eb95-4503-bbbb-7be3d73be873&pageId=5442744710&__hstc=99675841.69c6ede4c71301f633be694182efeb4b.1512590389679.1512590389679.1512647250062.2&__hssc=99675841.7.1512647250062&__hsfp=1187972499>  <https://contaazul.com/funcionalidades/controle-financeiro/>   ContaAzul é o sistema de gestão online   para você organizar sua empresa   <https://contaazul.com/funcionalidades/controle-financeiro/>  Quero Saber Mais  <https://contaazul.com/funcionalidades/controle-financeiro/>  Experimente Grátis <https://contaazul.com/cadastro/>