[Planilha] Cadastro de Produtos para empresas

Toda empresa que produz, armazena e vende mercadorias precisa se valer de um cadastro de produtos. Essa é uma ferramenta básica de gestão, indispensável para a organização em negócios de todo o porte. Neste artigo, vamos trazer dicas para realizar a tarefa e apresentar uma planilha que pode ser bastante útil no seu dia a dia.

Por que organizar seu cadastro de produtos

Que mercadorias entram e saem do seu estoque, chegando de fornecedores e passando pelo caixa até a mão dos clientes? Perceba que o questionamento não é sobre a quantidade delas, embora descobrir esse importante número seja consequência da resposta que for dada.

Um cadastro de produtos bem organizado indica ao gestor todas as informações que permitem um melhor controle sobre os itens presentes na empresa, sejam produzidos por ela, armazenados, distribuídos ou comercializados.

Imagine que você compre mensalmente uma determinada mercadoria para revenda no varejo. Assim que o produto chega à sua empresa, ele é direcionado ao estoque, mas sem registro algum. Quanto dinheiro irá perder (ou deixar de ganhar) quando o cliente bater à sua porta atrás do item e você não souber se o possui e em que quantidade possui ou mesmo onde ele está?

Perceba com esse exemplo que estamos falando do básico, pois é isso que essa importante ferramenta representa. Cadastrar produtos é uma tarefa rotineira e obrigatória para quem compra e vende mercadorias. Seja por uma lista, planilha ou catálogo eletrônico, o instrumento irá fornecer informações como:

• Nome dos produtos
• Número individual pelo qual são identificados
• Descrição geral (tamanho, peso, volume, etc.)
• Custo unitário
• Preço de venda
• Nome do fornecedor.

Com esses dados, é possível monitorar os produtos e melhorar seus processos, seja utilizando os artigos para produção ou venda. Por exemplo, quando identificar a proximidade de estoque mínimo de um determinado item e for preciso contatar o fornecedor para providenciar nova compra, terá acesso facilitado a esse tipo de informação.

É claro que, quanto maior o número de produtos existentes na empresa, maior é a necessidade de organização. Mas a função e a validade do cadastro são as mesmas e, por isso, a ferramenta deve ser adotada mesmo por pequenos negócios.

E não basta apenas ter - é preciso manter a relação atualizada. Afinal, seu estoque tem movimentação diária, com mercadorias entrando e saindo. Perder-se em meio à falta de informações é bastante fácil, gerando problemas e prejuízos.

Por essa razão, vale destacar que o controle sobre o cadastro de produtos é de responsabilidade não apenas do estoque, mas das demais áreas relacionadas com ele, como vendas e logística. Todos devem acessá-lo e, principalmente, trabalhar de forma integrada.

Padronização é importante

Para que cumpra essa função de integração entre as diferentes áreas, é fundamental que haja padronização nos termos e no formato de inserção e atualização de informações. Quanto maior a empresa, maior também é a chance de haver confusão. Mas mesmo se apenas o próprio dono do negócio acessá-lo, uma linguagem padrão ajudará a prevenir equívocos.

Tenha cuidado especial na descrição do produto e procure reproduzir nele as informações disponíveis na nota fiscal. Evite o uso de abreviaturas, por exemplo, pois isso poderá prejudicar a futura localização do item no cadastro.

Para a identificação, além de um código de uso interno, é válido utilizar como referência números previstos em normativas, como é o caso da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), criada para harmonizar e facilitar a comercialização entre os países-membros, e também o Número Global de Item Comercial (​​GTIN), código de barras atribuído para itens que podem ser precificados, pedidos ou faturados.

Planilha para cadastrar produtos

Se você quer eficiência no cadastro de produtos, fuja do papel. Inserções do tipo são pouco produtivas, tomam um tempo precioso e se tornam pouco funcionais no dia a dia, quando desejar encontrar informações sobre uma determinada mercadoria.

Para quem ainda não adota nenhuma ferramenta para essa tarefa, a planilha de cadastro de produtos pode resolver seus problemas. Você pode montar uma no programa Excel, de acordo com a realidade da sua empresa. Mas se quiser um modelo já pronto, sugerimos que faça o download abaixo do documento que criamos.

Nesta planilha, você encontrará os campos principais para registrar as mercadorias e controlar sua movimentação no estoque, com um código interno individual para cada item. Se preferir, pode atribuir um número que se aplique a cada tipo de produto, com a quantidade de dígitos que quiser.

O documento traz ainda 61 unidades de medida, o que deve contemplar as suas necessidades. É possível, contudo, que muitas delas não se apliquem às mercadorias com as quais trabalha. Nesse caso, você pode excluir e ficar apenas com aquelas diretamente relacionadas ao seu negócio.

Não perca tempo, faça o download dessa planilha e experimente utilizá-la para o cadastro de produtos em sua empresa.

Como fazer cadastro de produtos no ContaAzul

Ao utilizar a planilha e começar a cadastrar os produtos na sua empresa, é provável que o gestor perceba a relevância dessa tarefa e, talvez, veja a necessidade de tornar esse controle ainda mais ágil. Nesse caso, a solução passa pela adoção de um sistema de gestão online, que executa com muita eficiência essa função e agrega várias outras.

Para quem usa o software da ContaAzul, por exemplo, fazer o cadastro de produtos é bastante simples. Neste link, você encontra um passo a passo detalhado, mas resumimos as principais ações para você nesta sequência:

1. Acesse o menu Vendas e, em seguida, vá em Cadastros e, depois, clique em Produtos
2. Na janela que se abrirá, clique sobre o botão Novo produto
3. Insira o nome do produto e as demais informações relacionadas a ele
4. Se desejar, pode incluir os dados que aparecerão em uma futura nota fiscal
5. Você também pode optar por importar as informações de uma planilha ou de outro sistema de gestão.

Viu como é fácil? Se desejar, você pode experimentar o software da ContaAzul gratuitamente pelo período de testes.

Como organizar uma lista de preços

Uma boa forma de complementar seu cadastro de produtos é estabelecendo uma lista de preços, a qual irá ajudar a determinar quais são as mercadorias de maior valor do estoque e aquelas que mais geram receitas. Uma maneira eficaz de realizar essa classificação é através da chamada Curva ABC, que divide os itens em três classes:

• A: maior importância, valor ou quantidade, incluindo itens que representem até 65% das vendas.
• B: importância, valor ou quantidade intermediários, incluindo itens que representem até 25% das vendas.
• C: menor importância, valor ou quantidade, incluindo itens que representem até 10% das vendas.

Para construir a sua lista de preços, relacione todos os produtos e indique o valor unitário, a quantidade vendida e o valor total no recorte que melhor se adapta à sua realidade (semana, mês ou ano). Depois, é só calcular a participação em termos percentuais de cada item ou conjunto de itens.

Um exemplo: se um produto gera R$ 10 mil em vendas e o faturamento total da empresa alcança R$ 30 mil no período, significa que ele, sozinho, representa 33% das vendas, o que o coloca na classe A da sua lista.

Essa análise revela quais são as mercadorias cadastradas de maior ou menor saída do estoque, possibilitando que as compras sejam planejadas - tanto para repor mais rápido aquilo que não pode faltar quanto para preparar o caixa para a aquisição dos itens de maior custo.

Considerações finais

Você viu ao longo deste artigo que cadastrar produtos cumpre importantes funções no controle de estoque e planejamento financeiro de uma empresa, ainda que ela seja de pequeno porte. Se ainda não adota nenhum método do tipo, a sugestão é que experimente a nossa planilha e veja na prática como ela pode ajudar a proporcionar melhores resultados.

Como você vem lidando com o cadastro de produtos no seu negócio? Comente!