Planejamento na crise: 4 passos para a retomada da micro e pequena empresa

O planejamento na crise é fundamental para retomar seu negócio e ter sucesso no “novo normal”. Aprenda a fazer em 4 passos.

O planejamento na crise é a solução para retomar seu negócio com sucesso quando tudo isso passar — e, acredite, já está passando. 

Para ajudar você a reestruturar sua empresa nesse momento pós-pandemia, eu, Amanda Morais, vou dividir meus conhecimentos neste artigo especial para a Conta Azul.

Sou consultora de finanças para pequenas e médias empresas credenciada pelo Sebrae e especialista em recuperação em momentos de crise, e também ministrei o curso online gratuito Planejamento da micro e pequena empresa para retomada pós-crise.

O conteúdo faz parte da Formação completa sobre Retomada Pós-crise promovida pela Conta Azul, que começou ensinando como conseguir capital de giro sem recorrer ao banco.

Agora, vou explicar como fazer seu planejamento na crise para reerguer sua empresa e encontrar seu lugar no “novo normal” do mercado.

Espero que goste da leitura e aproveite minhas dicas. 

Por que o planejamento na crise é essencial para a retomada

O planejamento na crise é um passo fundamental para a recuperação das empresas depois da pandemia.

Nesse momento, estamos saindo do pior momento para a economia e reabrindo aos poucos os negócios, seguindo os protocolos de saúde pública. 

De acordo com o último Boletim de Impactos e Tendências da COVID-19 nos pequenos negócios, publicado pelo Sebrae em julho de 2020, as micro e pequenas empresas apresentaram faturamento 55% menor do que no pré-crise. 

Embora preocupante, esse patamar já demonstra alguma melhora em relação a maio, quando as vendas se encontravam 60% mais baixas do que no período normal. 

A conclusão do Sebrae é que a pior fase da pandemia para as PMEs já passou, pelo menos no que diz respeito à queda do faturamento, que chegou aos -64% em março de 2020, esperançosamente o pior cenário.

Mas o ritmo de recuperação tem sido diferente para cada setor.

Para você ter uma ideia, enquanto os pet shops conseguiram reduzir a queda de -55% para -31% entre março e junho, as academias foram de -68% para -71% no mesmo período.

Ou seja: o impacto em cada setor é único, e as empresas estão tendo que rever seus modelos de negócio para sobreviver à crise.

A mudança como combustível da retomada

Outra pesquisa do Sebrae, realizada online com empresários entre abril e maio de 2020, mostra que 46% das pequenas empresas tiveram que interromper temporariamente suas atividades, 43% mudaram seu funcionamento e apenas 8% seguiram funcionando normalmente. 

O ponto mais interessante desse estudo é como as empresas aprenderam a se adaptar à situação: 44% começaram a funcionar por meio de ferramentas digitais, 29% aderiram às vendas por redes sociais e 12% passaram a gerenciar as contas da empresa por aplicativo.

No comércio varejista e na indústria alimentícia, por exemplo, 40% adotaram as vendas online, enquanto 29% dos serviços empresariais migraram para o home office. 

Moral da história: não basta esperar pela melhora — é preciso se planejar para a retomada dos negócios pós-crise.

Como o planejamento na crise pode reerguer seu negócio

Agora que você está por dentro do cenário atual, precisa entender como o planejamento na crise servirá como base para a retomada do seu negócio.

Costumo dizer que a alternativa para as empresas é se reinventar.

Isso significa revisar todo o negócio e fazer uma análise minuciosa dos processos administrativos, números contábeis, gestão de pessoas e relação com fornecedores e parceiros, por exemplo.

Afinal, estamos lidando com o “novo normal”, e a tendência é que as estratégias que funcionavam antes da pandemia não tenham o mesmo efeito nessa nova realidade.

Um exemplo claro é a digitalização acelerada da economia e surgimento de novos hábitos de consumo, que levaram empresas a migrar para os modelos de delivery, e-commerce ou take out (retirada no local). 

Conforme formos avançando no plano de reabertura dos negócios, você vai se deparar com um mercado muito diferente, onde as pessoas têm novas demandas e também esperam novas soluções da sua empresa.

Por isso, será preciso voltar alguns passos e reavaliar as bases do seu negócio: o que você vende? Como vende? Qual valor entrega? Para quem? 

Assim, você poderá reposicionar a empresa para competir no mercado pós-crise.

Planejamento na crise: passo a passo da retomada

Nos próximos tópicos, vamos abordar os passos essenciais para a reestruturação da sua estratégia global: pesquisa de mercado, análise SWOT e planejamento estratégico dos objetivos e metas para o negócio. 

Passo 1: Faça uma pesquisa de mercado pós-crise

O primeiro passo para colocar seu planejamento na crise em prática é fazer uma pesquisa de mercado.  

A Associação Brasileira de Empresas de Pesquisa (ABEP) define essa etapa como uma “atividade destinada ao levantamento sistemático, registro objetivo, classificação, análise e apresentação de dados sobre comportamentos, necessidades, atitudes, opiniões e motivações de indivíduos e organizações no contexto de suas atividades cotidianas, econômicas, sociais e políticas.”

Em outras palavras: é um estudo que identifica como o seu negócio se posiciona no mercado e como seus produtos ou serviços atendem às necessidades dos clientes. 

Se você acha que está vendendo os itens certos para o público certo, é o resultado dessa pesquisa que vai comprovar (ou derrubar) sua hipótese.

Confira a seguir os principais aspectos dessa etapa.

Principais fontes e dados para sua pesquisa

Antes de começar sua pesquisa de mercado, é importante saber a diferença entre as fontes e dados mais utilizados:

• Fontes internas: são as fontes de informação que já estão disponíveis dentro da sua empresa, como relatórios de vendas por região, produtos mais vendidos e clientes que mais compram de você
• Fontes externas: são fontes de informação encontradas fora da empresa, como publicações do setor, bancos de dados de mídias, relatórios do governo, whitepapers de consultorias, etc.
• Dados primários: são dados que você coletou com sua própria pesquisa para um fim específico (Ex.: fazer um levantamento por telefone para descobrir qual o meio de pagamento preferido dos seus clientes)
• Dados secundários: são dados coletados por terceiros, chamados de “secundários” porque foram identificados em uma pesquisa com um propósito anterior. 

Dicas: você já tem uma excelente fonte interna nos relatórios da Conta Azul, e pode buscar dados externos confiáveis nos estudos e pesquisas do Sebrae. 

Pesquisa qualitativa x pesquisa quantitativa

Agora que você sabe de onde tirar os dados, precisa entender a diferença entre pesquisa qualitativa e quantitativa:

Basicamente, a pesquisa qualitativa é como a prova com questões abertas: demora mais para o professor corrigir, mas ele capta detalhes do que o estudante entendeu sobre o assunto, porque ele explica com suas próprias palavras.

Já a pesquisa qualitativa é como a prova com questões de múltipla escolha: é mais rápido de corrigir, não existe meio-termo entre as respostas, e o professor consegue obter em números as questões que tiveram mais respostas a, b, c ou d.

Qual pesquisa usar no seu negócio

O ideal é que você use os dois tipos de pesquisa no seu negócio, mas a qualitativa é um bom começo para captar insights nesse momento inicial de reabertura do mercado.

Minha sugestão é que você use as perguntas abertas para entender as expectativas atuais do cliente e use o método quantitativo para confirmar seus planos depois, quando já for possível utilizar os números. 

Para começar, que tal criar um questionário para entender o que seu cliente precisa nesse momento? 

Você pode usar um simples caderno, um documento online ou mesmo criar um formulário no Google Formulários — o que funcionar melhor para você.

Então, basta coletar as opiniões dos clientes sobre os produtos e serviços que eles procuram hoje, como preferem comprar (online, presencial ou por telefone), como querem receber (delivery ou take out), entre outras questões essenciais.

A partir desses dados, você pode elaborar soluções criativas para atender seu público-alvo e reestruturar seu negócio. 

Depois que sua ideia for posta em prática, aposte na pesquisa de satisfação, utilizando métodos como o NPS (Net Promoter Score). 

Passo 2: Implemente a análise SWOT

O próximo passo é fazer a famosa análise SWOT (ou análise FOFA, em português), que significa Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças:

• Forças (Strenghts): são os pontos fortes da empresa, que estão sob seu controle agora e você considera positivo
• Fraquezas (Weaknesses): são os pontos do ambiente interno que prejudicam a empresa em relação à concorrência
• Oportunidades (Opportunities): são as variações do mercado que podem trazer benefícios para a empresa, mas que não dependem de você para existirem
• Ameaças (Threats): são os fatores externos e fora de controle que podem prejudicar a empresa e elevar seus riscos. 

O objetivo dessa matriz é detectar pontos fortes e fracos, com a finalidade de tornar a empresa mais eficiente e competitiva, corrigindo assim suas deficiências.

Montando sua matriz SWOT

Veja como é simples montar sua matriz SWOT para planejamento na crise com o diagrama abaixo (e vários exemplos):

Importante: na hora de preencher sua Matriz SWOT, use dados primários (da sua entrevista com o cliente) e secundários (de fontes externas confiáveis), sem inventar nenhuma informação. 

Passo 3: Crie o planejamento dos objetivos e metas para o negócio

Por fim, a última etapa do planejamento na crise para retomada do negócio é definir seus objetivos e metas.

Para isso, vou compartilhar uma ferramenta criada pelo Sebrae para ajudar empreendedores a planejar seus negócios: uma tabela pronta para você preencher a partir das suas análises.

Você pode baixar o modelo aqui para editar no Google Planilhas ou no Excel, ou pode desenhar a tabela numa cartolina e colar post-its sobre ela. 

Basicamente, ela será dividida em cinco blocos, que devem ser preenchidos com respostas para as seguintes perguntas:

1. O que mudar?

Liste as deficiências e os pontos de melhoria que você visualiza na sua empresa hoje.

2. Como causar a mudança?

Liste as ações que você precisa desenvolver para chegar aos seus objetivos de mudança.

3. Para o que mudar?

Aonde você quer chegar com a sua empresa? 

Liste seus objetivos e metas, lembrando que objetivos são macro e as metas são desdobramentos dos seus objetivos — e que ambos possuem prazo e indicadores de sucesso.

Se tiver dúvidas, leia nosso post completo sobre metas e indicadores.

4. Qual o investimento? 

Calcule e escreva qual será o investimento necessário para realizar as ações. 

5. Qual o ganho? 

Quando as ações forem concluídas, qual será o ganho da empresa?

Passo 4: Revise continuamente seu planejamento na crise

Depois que tiver preenchido os espaços, você estará firmando um compromisso consigo mesmo e com a empresa.

Mas, para que esse plano funcione, você precisa consultá-lo continuamente e adaptar suas metas e ações aos movimentos do mercado. 

Além disso, é importante que tanto a matriz SWOT quanto o planejamento do negócio sejam feitos em conjunto (você pode criar com seu sócio e/ou pedir ajuda do seu contador) e constantemente revisados por todos.

Afinal, em tempos de pandemia, as novidades chegam em alta velocidade no mercado e precisamos nos manter atualizados. 

E então, está pronto para colocar seu planejamento na crise em prática e retomar seu negócio com fôlego total? 

Já que chegou até aqui, não se esqueça de comentar o que achou das dicas e quais já está colocando em prática.