[Planilha] Como fazer o planejamento financeiro empresarial para crescer

1 Comentário Publicado:  Assunto: Controle Financeiro

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O planejamento financeiro empresarial é uma das etapas mais importantes na formação de um negócio. Mas a sua utilidade não aparece somente nessa fase. Quando o objetivo é crescer e ganhar o mercado, essa é a ferramenta ideal. Mas você sabe usá-la a favor do negócio?

Neste artigo, você vai ler:

  • Por que e como fazer um planejamento financeiro para sua empresa
  • Qual metodologia utilizar para isso
  • Como a gestão do caixa contribui com a estratégia
  • A importância da escolha certa do regime tributário
  • O que é capital de giro e fluxo de caixa
  • Modelo de planejamento financeiro em planilha para download. 

Banco do Brasil e ContaAzul: Extrato e financeiro conectadosPor que fazer planejamento financeiro empresarial?

Não se pode fazer uma viagem sem antes planejar o quanto vai ser gasto, onde vai se hospedar, que passeios serão feitos e de que forma vai se chegar ao destino. Com o planejamento financeiro empresarial, funciona da mesma forma.

É como se um negócio fosse uma viagem, que pode acabar antes do previsto ou se repetir quantas vezes você desejar. Mas, para isso, é necessário ter cuidado quanto a um aspecto primordial, sem o qual nada acontece; o controle das finanças.

Provavelmente, você já deve ter lido artigos ou escutado conselhos a respeito do quanto é importante realizar o controle financeiro na empresa. De certa forma, todos sabemos, na teoria, algo sobre a necessidade de sermos financeiramente disciplinados.

No entanto, entre conhecer a teoria e a colocar em prática, há uma distância considerável. É justamente isso que vamos o encorajar a fazer a partir de agora. Comece a praticar agora mesmo o controle de seus gastos.

Com o tempo, você vai se sentir gratificado por ter conquistado mais segurança e tranquilidade com relação às finanças de seu negócio. As contas deixarão de ser motivo de preocupação, e, com a empresa nas mãos, haverá condições de expandir.

Isso pode se materializar na compra daquele equipamento mais sofisticado, investir em mais espaço e, não menos importante, no aumento dos seus rendimentos.

Perceba que não faltam motivos para fazer um planejamento financeiro .

A metodologia para o planejamento financeiro

Um planejamento financeiro é parte do plano de negócios em uma empresa. Será esse o documento a apontar as diretrizes para que uma ideia se torne rentável, estabelecendo as ferramentas de controle para garantir a saúde do caixa e o cumprimento das metas propostas para curto, médio e longo prazos.

Existem boas metodologias para fazer um planejamento financeiro e é interessante recorrer a esse tipo de suporte para a definição das ações estratégicas ou mesmo para a sua revisão, promovendo ajustes.

Você pode escolher uma metodologia ou usar uma combinação delas, como a 5W2H e suas sete perguntas que guiarão os passos (o que será feito, quando, onde, como, por quem, por qual motivo e com que custo) e a Análise SWOT, bastante útil para definir pontos fortes e fracos da sua empresa frente à concorrência.

O ciclo PDCA

Como falamos no início, a viagem que sua empresa se propõe a fazer pode terminar antes do previsto ou se repetir anualmente. Significa que todo negócio é, por definição, a repetição de ciclos. Os processos se repetem: você vende - o cliente compra - você volta a vender e assim sucessivamente.

Parece muito simples - e realmente é. Contudo, entre uma etapa e outra, é necessário ajustar os detalhes. Para isso, existe um modelo conhecido como Ciclo PDCA, da sigla em inglês:

  • P: Plan - planejar
  • D: Do - fazer
  • C: Check - checar
  • A: Action - agir

Voltando à analogia da viagem, antes de partir, quais os pontos turísticos que você pretende conhecer no local para onde vai? Uma vez no destino, de que forma você pretende ser locomover? Quanto tem reservado para cobrir as despesas? Essas perguntas fazem parte da fase “P” - se estivéssemos aplicando o PDCA à sua viagem.

Ok, você chegou ao seu destino e agora está vivenciando tudo aquilo que havia planejado. Depois de voltar para casa, você poderá revisar o que foi feito e tirar conclusões para que a próxima viagem seja ainda melhor.

A dinâmica do PDCA é a mesma. A viagem da sua empresa, no caso, pode e deve ser avaliada permanentemente, em períodos de dias, semanas, meses e por ano. Assim, você terá mais tranquilidade ao se preparar para uma jornada que sempre reserva surpresas.

Você planeja, coloca em prática, analisa os resultados e faz os ajustes que são planejados para aprimorar os resultados. Veja que há um movimento cíclico, como a ferramenta sugere.

Você precisa aprimorar os registros

O primeiro passo para construir um modelo de planejamento financeiro empresarial eficiente é registrar as entradas e saídas de dinheiro com rigor e diariamente. Isso pode fornecer dados corretos sobre a situação do caixa e a sazonalidade de vendas e despesas variáveis.

Você precisa de um ambiente que facilite esse registro, e onde seja possível categorizar os gastos e receitas, inserindo mais informações, se necessário.

Para isso, o livro-caixa é coisa do passado, assim como a planilha de planejamento financeiro no Excel. Com um software de gestão inteligente, a tarefa de registrar as movimentações financeiras é muito facilitada.

Estabeleça métricas de desempenho

O faturamento de uma empresa está diretamente ligado ao seu desempenho. Então, se no seu planejamento financeiro, você prevê um crescimento nas receitas, precisa tornar a empresa mais eficiente. E isso só é possível através da correção de processos, o que depende de monitorar os resultados com métricas e indicadores.

Em primeiro lugar, você precisa definir quais são as variáveis que deve medir. Depois, encontrar uma boa maneira de fazer a medição. Por último, estabelecer os indicadores e ter a capacidade de interpretar o que eles revelam.

Um exemplo muito simples é o número de vendas, uma métrica básica para todo empresário, que pode ser cruzada com o total de visitantes na loja (física ou virtual). Assim, você tem o indicador da taxa de conversão, que é uma porcentagem de visitas que efetivamente resultaram em uma venda.

Crie o hábito de cruzar dados

Para quem não tem muita experiência em controle financeiro, pode parecer uma tarefa complexa lidar com números, entradas e saídas de dinheiro, cuidar do capital de giro e outros assuntos relacionados.

Mas não precisa ser assim. Felizmente, há uma maneira segura de apurar os números e realizar a sua interpretação, de modo que eles revelem o que precisa ser melhorado.

Por exemplo, digamos que sua empresa estipulou como meta o aumento no ticket médio, que é o valor total de vendas dividido pelo número de transações, resultando no valor médio de uma venda.

Um ticket médio baixo sugere que você está vendendo produtos baratos. O indicado é focar nas vendas de produtos com maior valor agregado. Isso pode ser estimulado entre os cliente, por meio de promoções, descontos e facilidades no pagamento. Não custa lembrar que, em qualquer um desses casos, você deverá observar a chamada regra dos 100.

O que é necessário saber é que não há como extrair informações úteis para o gerenciamento sustentável de seu negócio sem uma ferramenta que processe dados. O controle manual é útil, mas você estará seriamente restrito às limitações impostas pela transcrição diária de informações financeiras.

Portanto, não há caminho que não seja o da automatização. Isso pode ser feito de maneira simples e prática, desde que exista um software de gestão adequado.

Com o apoio da informática e do armazenamento em nuvem, é possível chegar ao patamar de excelência na gestão. Isso não significa gastos exorbitantes ou que não seja possível para pequenos e médios empreendimentos, muito pelo contrário.

Ao contar com esse tipo de sistema, você terá um meio de extrair dados estratégicos a partir do registro de suas atividades financeiras. É algo que seria muito difícil se fosse confiar apenas no tino comercial das pessoas à sua volta e na capacidade de sua velha calculadora de mão.

Você pode antecipar cenários futuros

Aprimorando o registro das informações financeiras e criando um bom sistema de indicadores e medição de resultados, você já terá evoluído muito. De qualquer forma, isso tudo ainda não é o suficiente. Como dono de negócio, você também precisa de uma boa visão para avaliar os possíveis cenários que estão por vir.

Isso não significa apenas conhecer a sazonalidade da área durante o ano, mas também avaliar o cenário econômico externo, os indicadores da macroeconomia, e entender que tipo de influência eles podem ter nos seus planos.

Um exemplo disso pode ser percebido quando o governo oferece incentivos fiscais, em função de determinadas conjunturas econômicas. Diante de desafios ou da necessidade de reformular suas políticas, as esferas federal, estadual e municipal, periodicamente realinham sistemas tributários para atrair investimentos.

Empreendedores atentos a essas mudanças têm capacidade maior de se adaptar às oscilações do mercado. Essa antecipação é fundamental para evitar uma situação pré-falimentar, quando muito pouco pode ser feito e a sobrevivência do negócio fica mesmo comprometida.

Faça um exercício de memória, tente relembrar de um negócio na sua região que fechou as portas e enumere possíveis causas para seu encerramento. Se tiver vontade, busque pelo período em que essa empresa fechou e quais eram as notícias sobre economia que estavam saindo no noticiário.

Toda forma de aprendizado é válida.

Muita atenção ao regime tributário

Por vezes, por não se colocarem a par de mudanças na tributação que afetam seu faturamento, as empresas perdem lucratividade. Com o tempo, se nada for feito, a carga tributária torna-se um fardo ainda mais pesado, que não raro encaminha o negócio para o fim das atividades.

Sem assessoria contábil que não tenha visão de longo prazo, outro problema que pode reduzir as margens de lucro é a escolha equivocada do regime tributário. Para uma empresa que pode optar pelo Simples Nacional, por exemplo, a escolha de um regime diferente talvez se mostre mais vantajosa - ou não.

Uma vez que o regime é definido, ele deve ser obrigatoriamente seguido ao longo do exercício. Somente em janeiro de cada ano é possível mexer nesse item do seu planejamento. Significa que, se o faturamento for diminuído em função da má escolha do regime tributário, a empresa terá que arcar com o custo dessa decisão equivocada.

Também é verdade que existem formas de mitigar os efeitos da sempre pesada carga tributária brasileira usando de estratégias como a elisão fiscal - que nada tem a ver com sonegação. No entanto, os benefícios desta prática são muito maiores quando a escolha pelo regime tributário é acertada.

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Saiba diferenciar capital de giro e fluxo de caixa

Em se tratando de finanças, o correto entendimento sobre o que representam os elementos contábeis e financeiros é a base do sucesso. Não são raros os donos de negócios que confundem as coisas, como os que não fazem a distinção entre finanças pessoais das que pertencem à empresa.

O hábito de fazer do caixa o seu caixa eletrônico é extremamente nocivo. Primeiro, porque torna a contabilidade caótica e exposta a ações que fogem ao seu controle. Não menos importante, tirar dinheiro da empresa para cobrir despesas pessoais, geralmente, se torna um perigoso hábito, que, com o tempo, vai tomando proporções cada vez maiores.

Evidentemente, isso coloca em sério risco as finanças da empresa, que se vê com menos recursos para bancar as suas atividades. Quem vai por esse caminho também se arrisca a ficar sem dinheiro. Afinal, se a empresa fica sem recursos, seus sócios e gestores também ficarão.

A origem desse hábito nada recomendável está fundamentalmente na falta de informação. A mais importante delas é conhecer as diferenças entre capital de giro e fluxo de caixa.

Capital de giro é o montante necessário para cobrir as despesas operacionais ao fim de um período. Pode ser calculado para pagar os custos ao longo de um mês, trimestre, semestre e de um ano inteiro.

Somadas as receitas e subtraídas as despesas, fixas ou variáveis, o que fica é o capital de giro líquido, que deve ser preservado, afinal, se há algo que se pode prever, é o imprevisível.

Já o fluxo de caixa é composto pelo movimento financeiro de uma empresa, que também pode ser avaliado em períodos diários, semanais, mensais e anual. As boas práticas de gestão recomendam que o fluxo de caixa seja apurado diariamente, principalmente em empresas com alta rotatividade em seus produtos e serviços.

No caso do movimento do caixa, é contabilizado tudo que entra e sai, inclusive receitas futuras, como duplicatas e cheques pré-datados. Apesar disso, em função da indisponibilidade imediata, essas receitas não compõem o capital de giro, que é o montante exigido para cobrir o passivo circulante, ou seja, tudo que deva ser pago no curto prazo.

De maneira resumida, fluxo de caixa é tudo que entra e sai em um determinado período, inclusive o que não representa custo ou ganho imediato. Já o capital de giro é a quantidade de dinheiro necessária para pagar as despesas da empresa ao final de um período.

Tendo em vista essas informações e compreendendo os elementos contábeis, você saberá como fazer um planejamento financeiro eficaz. O resultado será uma empresa pronta para a longevidade e um dia a dia muito mais tranquilo.

Modelo de planilha de planejamento financeiro

Para complementar o que você aprender neste artigo sobre planejamento financeiro empresarial, recomendamos que baixe a planilha que a ContaAzul preparou para facilitar a gestão do seu negócio.

Esse é um instrumento capaz de indicar os caminhos para tomar melhores decisões comerciais e estratégicas para investir seu capital da maneira correta. Interessado? Então, clique abaixo e faça o download.Planilha Planejamento Financeiro Empresarial  Preparamos a planilha para você ter o planejamento da sua empresa organizado Baixar a planilha agora

E você, como cuida do planejamento financeiro da sua empresa? Deixe um comentário!

Laudifer Sfreddo de Castro
Sobre o autor

Business Analyst da ContaAzul, é contador com especialização em Finanças Empresariais

MUDANDO UM POUCO DE ASSUNTO

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