Planejamento e organização: 11 dicas para manter as contas em ordem

Quem administra uma empresa sabe que manter a ordem financeira não é a mesma coisa que cuidar das contas de casa. Além dos gastos fixos, como aluguel, funcionários, energia elétrica e materiais para escritório, há despesas que variam de acordo com as sazonalidades do mercado, os fatores econômicos e a demanda por parte do consumidor. Deste modo, planejamento e organização são palavras de ordem para quem tem o próprio negócio.

Quando o empresário organiza o pagamento das contas, ele evita juros por atraso, não perde prazos e conta com a possibilidade de agendamento de pagamentos. Tudo isso para não esquecer nem correr o risco de ter crédito negado ou serviço cortado.

Como a rotina dos pequenos empreendedores é sempre um corre de lá e outro de cá, por terem que tomar conta de muitas coisas ao mesmo tempo, às vezes a gestão financeira acaba ficando em segundo plano. Mas isso é extremamente perigoso, principalmente quando o negócio está crescendo e a entrada de dinheiro também.

11 dicas de planejamento e organização para não errar

Neste cenário, a tecnologia é uma grande aliada para contribuir na organização da empresa e manter as contas em ordem. Assim, o empresário ganha tempo e o negócio cresce de forma sustentável e sem surpresas desagradáveis. Pensando nisso, listamos 11 dicas e ferramentas que podem facilitar o seu dia a dia:

1 — Separe a conta pessoal da conta da empresa

É muito comum, e também um grande erro cometido por vários empresários, misturar a conta pessoal com a da empresa. Por isso, o primeiro passo para colocar tudo em ordem é separá-las. Crie uma conta empresarial com cartão de crédito e pague somente o que for da empresa com esta conta. Isso evita problemas com a contabilidade e será mais fácil verificar se as metas estão sendo atingidas e se a empresa está realmente dando certo.

2 — Não dê um passo maior que a perna

As dívidas surgem a partir do momento em que é assumido um compromisso que não se pode cumprir. Portanto, antes de comprar novos suprimentos, máquinas ou até mesmo contratar um novo funcionário, analise com muita atenção seu fluxo de caixa e avalie a real o impacto de contrair uma nova despesa.

Dica: O ContaAzul é um sistema de gestão financeira que permite controlar o financeiro, as vendas, o estoque e emitir nota fiscal eletrônica (NF-e). Além disso, possibilita a análise de relatórios de fluxo de caixa diário e mensal.

3 — Crie controles financeiros

Planilhas são ideais para iniciar o controle financeiro, mas um bom software é essencial para acompanhar o crescimento do negócio. Com essas ferramentas, você pode registrar as contas a receber e a pagar com suas respectivas datas de vencimento. Desta forma, fica fácil ter o controle de todas as entradas e as saídas do caixa.

4 — Tenha uma rotina

Para ter tudo em ordem e atingir os objetivos, é fundamental que a gestão financeira da empresa entre na sua rotina diária de trabalho. Deste modo, você terá um tempo para organizar as transações e não correrá o risco, por exemplo, de deixar alguma conta vencer e pagar taxas bancárias e juros desnecessários.

Dica: O Todoist é um gerenciador de lista de tarefas disponível para smartphones, tablets e computadores. Com este aplicativo é possível organizar o seu dia a dia, criando tarefas ou projetos, e determinar a prioridade de cada um.

5 — Economize

Pôr as contas em ordem é sinônimo de economizar também. Nunca exceda os limites da sua empresa, porque pode virar uma grande bola de neve. Sempre que você for efetuar uma nova compra, verifique a porcentagem de desconto no valor à vista ou negocie o número de parcelas.

Caso você esteja pensando em uma expansão do seu negócio, por menor que seja, economizar é mais do que necessário para que você não dependa exclusivamente de empréstimos bancários, cartões ou qualquer outra linha de crédito. Economize o máximo que puder, tenha como foco a redução de custos sem perder qualidade, é claro, e faça uma varredura das despesas fixas e variáveis para ver o que pode ser cortado.

6 — Faça a revisão das contas

Inclua a revisão das contas em seu processo de gestão. Muitas vezes, é possível identificar se não estão sendo cobradas taxas extras, multas ou outro valor que não estava previsto. Caso perceba que o que foi recebido ou pago não corresponde, entre em contato com a instituição e peça a revisão do valor. Renegociar tarifas ou pacotes de serviço adequados a sua empresa (com mais DOCs e menos saques, por exemplo, se esse for seu uso), evitando cobrança por operações avulsas ou contratação de serviços além dos necessários.

7 — Fique atento aos prazos

Para evitar surpresas desagradáveis, como pagamento de taxas bancárias, multas e juros, conheça os prazos de pagamento e recebimento. Desse jeito, fica mais simples e rápido controlar o fluxo de caixa, além de mantê-lo em dia e organizado.

Dica: Bills é um aplicativo disponível para Android e iOS que mantém as contas em dia, classificando os documentos por categoria e mantendo o status atualizado de cada uma das despesas. Nele, é possível configurar alertas para avisar quando a conta irá vencer.

8 — Dê prioridade ao contas a pagar

Se você não pagar a conta de energia elétrica ou a de água, elas serão cortadas, certo? Então, antes mesmo de gastar o dinheiro em qualquer outra coisa, tenha certeza que todas as contas estão pagas e que há uma reserva para as contas que irão vencer ao longo do mês. Você evita dores de cabeça e poderá fazer novos investimentos quando quiser.

9 — Acompanhe as movimentações da conta

A conciliação bancária é uma maneira rápida e eficaz de acompanhar a movimentação da conta da empresa. Existem softwares, como o próprio ContaAzul, que oferecem esta integração automática com os bancos em seu sistema, garantindo maior segurança e controle financeiro. Porém, não basta apenas colocar todas as contas no débito automático.

10 — Mantenha sua mesa em ordem

Para muitos, esse item pode parecer o menos importante, porém, é tão fundamental quanto qualquer outro dos que citamos até aqui. Ter seu ambiente de trabalho organizado pode ser o estopim para manter todo o restante em dia. Arquive suas contas já pagas, além de recibos e extratos bancários. Caso seja necessário, monte um sistema de armazenamento por data, tipo ou nome, dependendo do que você julgar melhor para se organizar — isso facilitará a sua vida se for necessário resgatar alguma informação passada.

Por isso, reserve sempre um tempo do seu dia para fazer uma varredura na sua mesa e colocar tudo em seu devido lugar. Desta maneira, você também não corre o risco de deixar nenhum pagamento para trás por falta de organização.

11 — Planeje o futuro

Grande parte das empresas bem sucedidas e com uma boa gestão das finanças tem uma visão clara da sua situação financeira e consegue se planejar com antecedência. Desta forma, ao deixar todas as suas contas em dia, faça uma previsão realista do seu faturamento, analise e planeje os próximos passos para não enfrentar nenhum problema e ficar preparado para enfrentar as sazonalidades do mercado, fatores econômicos e demandas dos clientes, sem desestruturar sua empresa por dividendos em atraso.

Organização e planejamento fazem a diferença

A organização e o planejamento, aliados a softwares adequados para auxiliar a lembrar informações importantes, como as datas de pagamento, são primordiais para manter as contas do seu negócio em dia. Assim, ele poderá crescer de forma sustentável e com estrutura para passar por qualquer dificuldade que possa surgir no meio do caminho.